5 pravila za profesionalnije e-mailove

Držite svog profesionalca za pisanu komunikaciju

Vjerojatno ste čuli ovo: "Kako pišete jednako je važno kao i ono što pišete." Danas je nečiji „osobni brand“ sve - i na mreži i u profesionalnom svijetu. " Ako profesionalno držite e-poštu, uvelike ćete podržati vašu osobnu marku.

Programi e-pošte i razmjene trenutnih poruka na mnogo načina omogućuju vizualni ekvivalent prisluškivanju telefonskog razgovora. Postoje blogovi koji daju savjete o tome kako napisati e-poštu "kao da će se jednog dana pročitati u sudskoj izjavi." Ovi blogovi imaju puno savjeta o tome što ne treba raditi, ali vrlo malo o tome što bi osoba trebala učiniti ili zašto je to važno.

Evo mojih pet najboljih pravila "što ne treba raditi" i prijedlozi za ono što treba učiniti:

Pravilo 1: Budite svjesni svojih reakcija (zvano "Bez odzračivanja")

Ovo je možda najteže slijediti. Evo najčešće uočene situacije:

Čujete nešto na virtualnom sastanku i vaša je reakcija da odmah pošaljete instant poruku, emoji (ako vaš IM ima tu mogućnost) ili e-poštu nekome tko je također na sastanku.

Koji je rizik?

Ako osoba kojoj šaljete komentar dijeli svoj zaslon s većom publikom, ali ta je osoba zaboravila isključiti obavijesti e-poštom i / ili zadržati zaslon za razmjenu trenutnih poruka zatvoren… vaši su komentari sada javni.

Nemojte ni minute pomisliti da to nitko nije primijetio - vjerujte mi, SVI SU TO VIDJELI.

Što uraditi?

1. Ako je vaš komentar relevantan za temu sastanka: govorite na sastanku.
2. Ako je vaš komentar samo crijevna reakcija: zadržite ga minutu za sebe i poslušajte malo bliže razgovoru. Moguće je da je izjava na koju ste reagirali bio samo dio priče.
3. Pričekajte do nakon sastanka: ako je doista bilo toliko dobro ili loše, spremite ga za privatnu raspravu nakon završetka sastanka.

Pravilo 2: Dobro provjerite kome ide vaša e-pošta

Zbog brzog tempa poslovanja, svi smo cijelo vrijeme u pripravnosti i sve bi trebalo biti jučer.

Evo vjerojatnog scenarija:

Netko pošalje e-mail. Tada se za pet minuta ili manje ta osoba pojavi za vašim stolom, nazove ili IM-ove "Jeste li dobili moju e-poštu?"

Na kraju naučite zaustaviti sve što radite kako biste odmah pročitali svaku e-poštu koja stigne. Kao rezultat toga, motivirani ste i da odmah odgovorite.

Tada saznajete da je vaš odgovor poslan pogrešnim osobama u tvrtki.

Kako se to dogodilo?

Možda ste iz navike pogodili "odgovori svima", umjesto da prosljeđujete e-poštu kao početak sporednog razgovora. Možda je pošiljatelj upisao pogrešno ime ili imate isto ime kao netko drugi u tvrtki.

Što uraditi?

1. Prije nego što pritisnete send: odvojite dodatnu minutu za lektoriranje svega: popisa primatelja, e-pošte općenito (možda vaša poruka nije jasna, izostavljene su riječi itd.);
2. Pokušajte otkazati poruku čim shvatite pogrešku. Ako značajka "Opozovi ovu poruku" ne radi:

Pravilo 3: Držite osobno odvojeno od profesionalca

Ako to niste sami učinili, čuli ste ovakve priče:

Vrlo osobni e-mail poslan je ne samo namijenjenoj osobi, već i CIJELOJ TVRTKI.

JAO!!! Faktor neugodnosti nije na ljestvici… i za pošiljatelja i za primatelje.

Što uraditi?

UVIJEK držite svoj posao i svoju osobnu e-poštu odvojenim i izbjegavajte prijavu na mrežnu verziju računa Gmail, MSN, Yahoo ili Hotmail sa svog radnog računala (ili stolnog računala).

Jednostavnije je kombinirati osobnu i poslovnu e-poštu na jednom mjestu kako biste mogli pripaziti na obje. Međutim, sada kada su naši mobiteli pametni i moćni poput naših prijenosnih računala (tableta itd.), Kombiniranje adresara e-pošte više nije potrebno.

Pravilo 4: Budite svjesni svoje publike

Čak i ako je vaša e-pošta namijenjena određenoj publici, ona može biti proslijeđena bilo kome, bilo gdje u tvrtki ili šire.

U korporacijskom svijetu nikada ne pišete samo svom prijatelju ili suradniku. Uvijek biste trebali pretpostaviti da će e-poštu čitati netko tko je viši u tvrtki. Najbolja opcija je pristupiti svakoj e-pošti kao da pišete svom menadžeru, šefu menadžera ili klijentu.

Istodobno , izbjegavajte koristiti industrijske žargone, kratice ili riječi koje bi mogao koristiti samo vaš profesor književnosti na fakultetu. Zbog ovih stvari ne izgledate pametnije… to samo živcira čitatelje i otežava razumijevanje vaše poruke.

PRAVILO 5: Pazite na svoj jezik

To ne znači samo "bez psovki" (ili neka bude "PG" poput ocjene filma) - to bi trebalo biti očito. Ako nije, očekujte razgovor s ljudskim resursima.

"Pazi na jezik" znači i da bude "PC" (politički korektan).

ZAPAMTITE: Vašu e-poštu mogao bi pročitati bilo tko unutar ili izvan tvrtke. Budući da nikako ne možemo znati tko bi mogao biti konačni čitatelj, držite svoj jezik i svoj ton neutralnim.

Što ako niste sigurni?

1. Neka pouzdani kologovor pročita e-poštu i da povratne informacije ili prijedloge kako bi poruka mogla biti bolja.
2. Napišite e-poštu (bez primatelja), a zatim je na neko vrijeme spremite u mapu "skica". Sljedeći dan (ili kasnije tog dana ako imate rok), pregledajte ga.

• Govori li još uvijek ono što ste mislili da pišete?
• Prikazuje li vas e-pošta kao profesionalca kojim se bavite? Ako ne, popravite to ili zatražite pomoć.

BUDITE VRLO PAZLJIVI pri objavljivanju na društvenim mrežama.

Ako ste vlasnik male tvrtke, neovisni dobavljač itd. - trebali biste imati zasebne stranice na društvenim mrežama za svoju tvrtku. Pazite da vaši komentari i postovi budu izravno povezani s proizvodom ili uslugom koju nudite.

Ako ste imali loš dan, nemojte ga emitirati na Facebooku ili Twitteru i nemojte uništavati tvrtku u kojoj radite. Vaš suradnik ili nadređeni Facebook prijatelj (nekadašnji i sadašnji) možda neće razumjeti. Uz to, mnoge tvrtke sada imaju programe koji nadgledaju kako i kada koristi njihov naziv tvrtke i tko ih koristi (provjerite priručnik svoje tvrtke).

Ne zaboravite - potencijalni poslodavci pokušat će ući na vaše stranice kako bi odlučili jeste li „prikladni“ za posao. Ne treba puno dovesti u pitanje svoju reputaciju (osobni brend) i izgubiti na razgovoru ili ponudi posla.

Vaš najbolji plan: uzmite telefon (da onu s brojevima) i nazovite nekoga od povjerenja da isprazni svoje frustracije.

Kada radite u poslovnom okruženju, važno je imati na umu da nijedna vaša komunikacija nije privatna. Svaku e-poštu koju pošaljete (i internu i vanjsku) mogao bi pročitati svatko koga zanima tema. Recite pogrešnu stvar, odgovorite svima ili je pošaljite pogrešnoj osobi i mogli biste ugroziti svoju profesionalnu reputaciju (osobni brand), svoj posao i tvrtku.

Na kraju je najbolji savjet da samo koristite zdrav razum i osobno držite odvojeno od posla koliko god možete. Kao što nas podsjeća film iz 1972. "Kum " - "To nije osobno, to je posao."