Softver za obradu teksta: nvq diploma iz poslovanja i administracije i to: dio ii

Stvaranje i izmjena izgleda i struktura dokumenata za obradu teksta

Dokument ne može biti napisan tek tu i tamo razbacanim tekstom i slikama. Svi dokumenti trebaju urednu prezentaciju sa standardnom strukturom i izgledom. Da bi se to postiglo, treba znati kako strukturirati dokument, koje su tehnike i alati potrebni za to i gdje ih pronaći.

2.1 Utvrdite zahtjeve za dokumentom za strukturu i stil

Bilo koji dokument koji je stvoren mora se pridržavati određenih standarda radi lakše čitljivosti i održavanja profesionalnosti. Ako generalno pogledamo standardnu ​​strukturu bilo kojeg dokumenta, on će imati naslovnu stranicu, sadržaj, uvod, tijelo dokumenta i tako dalje.

Uzorak naslovne stranice za dokument

nsf.gov

Svaki dio dokumenta ima svoj stil i strukturu.

Primjerice, naslovna stranica dokumenta imat će naslov izvješća, datum, status dokumenta itd., A sadržaj će sadržavati sve odjeljke i pododjeljke dokumenta, s odgovarajućim brojevima stranica itd..

Ovisno o vrsti dokumenta, morate postaviti standardni izgled stranice za stranice u programu za obradu teksta. Neke od osnovnih postavki uključuju veličinu papira, vrstu papira, orijentaciju papira, osnovni font, jezik, postavke datuma, opravdanje sadržaja u dokumentu, margine, razmak između redaka, stupce, zaglavlja, podnožja, brojeve stranica, naslove odlomaka, tablice, i toliko drugih ovisno o svrsi.

Osim ovih, moramo pogledati i grafički dio dokumenta. Grafika koju koristite u dokumentu također mora biti u skladu s određenim standardima. Moraju biti jednostavni i slagati se sa sadržajem dokumenta (biti smisleni) , imati odgovarajuće natpise, po potrebi biti označeni legendama ako postoje.

Sljedeći važan aspekt koji se mora uzeti u obzir u dokumentu je gramatika, čitljivost i stil dokumenta. Provjera pravopisa i provjera grešaka u gramatici. Neki su osnovni standardi izbjegavanje podcrtavanja teksta, korištenje jednostrukih navodnika umjesto dvostrukih navodnika, ostavljanje razmaka između rečenica i odlomaka, provjeravanje interpunkcijskih znakova itd. Također, bolje je koristiti aktivan glas tijekom pisanja dokumenta, umjesto pasivnog glasa.

Nakon što se pobrinu za sve stilove i strukturu dokumenta, potrebno je prilagoditi postavljenu stranicu tako da dokument izgleda uredno i predstavljivo za ispis i čitanje.

2.2 Utvrdite koji su predlošci i stilovi dostupni i kada ih koristiti

Skup specifikacija poput veličine stranice, orijentacije stranice, margine, fontove, prored, itd, se naziva predloška. Svaki pojedinačni dokument izrađen u programu Word temelji se na predlošku.

Na primjer, kada otvorite novi dokument u programu Word, Word koristi zadani predložak s nekim normalnim ili zadanim postavkama, a to se naziva Uobičajeni predložak.

Predložak također dolazi sa stilovima za dokument.

Na primjer, za normalni predložak zadani je stil normalan stil. Imat će zadani font, veličinu fonta, razmak između redova, marginu i tako dalje. U samoj riječi dostupni su razni drugi stilovi ( Oblikovanje -> Stilovi i oblikovanje ) među kojima možete odabrati jedan, ili možete izmijeniti postojeći stil ili stvoriti svoj vlastiti stil.

Ovisno o svakoj organizaciji i odjelu u kojem radite, možda već imate različite predloške koji su prethodno dizajnirani za određene svrhe uzimajući u obzir potrebe i zahtjeve organizacije i njezinih standarda. Predlošci mogu imati različite formate stranice, različite stilove i neki standardni tekst, a sve ovisno o potrebama i standardima organizacije.

Na primjer, memorandum koji ima svaka organizacija primjer je predloška. Na njemu se mogu nalaziti osnovne informacije i kontakt podaci o tvrtki. Te se predloške mogu mijenjati ili ih možete izraditi i spremiti na lako dostupno mjesto na tvrdom disku. Izgled dokumenta određen je stilovima i specifikacijama dokumenta.

Predlošci mogu biti uobičajeni zadani predlošci ili predlošci s makronaredbama. Ako trebate izraditi predložak za dokumente koje ćete često stvarati, ono što morate učiniti je: stvoriti predložak sa potrebnim stilom i specifikacijama i dodati tekst koji će se pojaviti svaki put kad se kreira novi dokument, zatim spremite predložak sa suvislim nazivom. Ako želite izmijeniti već postojeći predložak prema svojim potrebama, otvorite već postojeći predložak, izvršite potrebne izmjene i spremite ga s drugim imenom.

Vodič za Word 2003 pomoću predložaka

Dvije su vrste predložaka: ugrađeni i prilagođeni predlošci.

Ugrađeni predlošci dolaze s unaprijed postavljenom strukturom koja je dizajnirana za razne vrste dokumenata.

Na primjer, faks, dopisi, pisma, životopisi, izvještaji itd.

Prilagođeni predlošci predlošci su koje je kreirao korisnik kada ugrađeni predložak za njihovu svrhu i zahtjev nije dostupan ili onaj koji je na raspolaganju nije zadovoljavajući. Korisnik stvara predložak koristeći vlastito oblikovanje i stilove te ga sprema zajedno s ostalim predlošcima kako bi bili dostupni za buduću upotrebu.

Datoteka - Predlošci - Označite "Automatski ažuriraj stilove dokumenta"

michaelgoerz.net

U slučajevima kada želite preoblikovati stilove postojećeg dokumenta u stilove koje ste stvorili u novom predlošku, to možete postići dodavanjem novostvorenog predloga dokumentu koji zahtijeva preoblikovanje.

Da biste dokumentu dodali predložak, Datoteka -> Predlošci -> Označite opciju 'Automatski ažuriraj stilove dokumenta' -> Kliknite U redu

Word će prebrisati stilove koji imaju odgovarajuća imena u starom dokumentu, a novi predložak i novi stilovi dodaju se na popis stilova. U ovom se procesu mijenjaju samo stilovi i ostale specifikacije poput margine, zaglavlja, podnožja itd. Ne mijenjaju se jer su postavke na razini dokumenta. Postavke razine dokumenta uvijek zamjenjuju postavke razine predloška.

Da biste pogledali oblikovanje i dostupne stilove, kliknite Format - Stilovi i oblikovanje

Umetanje tablice

Tablice se koriste u raznim vrstama dokumenata u razne svrhe, a postoje i različite vrste tablica. Razmotrit ćemo različite postavke i značajke dostupne za izmjenu tablice i organiziranje podataka u njoj.

Stvaranje ili umetanje tablice - Tablica -> Umetanje -> Tablica -> Postavljanje broja redaka i stupaca -> Možete koristiti Automatsko prilagođavanje sadržaju koji će prilagoditi tablicu prema sadržaju ili odabrati automatsko uklapanje u prozor, koji će protezati tablicu do margina stranice.

Dodavanje i izmjena strukture tablice - Uvijek možete desnom tipkom miša kliknuti na tablicu i ući u svojstva tablice i unijeti toliko promjena u svojstva tablice. Također možete dodavati i brisati retke i stupce, mijenjati širinu, obrube, sjenčanje i mnoga druga svojstva tablice.

Da biste tekst pretvorili u tablicu, prvo unesite podatke odvojene karticama ili zarezima, ovdje sam podatke odvojio karticama

Da biste spojili stanice u tablici, odaberite stanice koje želite spojiti - kliknite desnim klikom na odabrane stanice - odaberite "spajanje stanica"

Spajanje i razdvajanje stanica u tablici - da biste spojili stanice, odaberite ćelije koje trebate spojiti -> desni klik na njih -> kliknite na spajanje stanica.

Da biste podijelili stanice -> desnom tipkom miša kliknite ćeliju koju trebate podijeliti -> kliknite podijeljene stanice -> postavite broj redaka ili stupaca u koje želite da se ćelija podijeli

Poravnajte tekst vodoravno ili okomito u tablici - odaberite ćelije u kojima želite poravnati tekst. Desni klik na njih -> kliknite "Smjer teksta" ->, a zatim odaberite poravnanje koje vam treba

Margina ćelije, Granice i sjenčanje u tablici - Desni klik na tablicu -> kliknite Obrubi i sjenčanje -> promijenite postavke margina, obruba i sjenčanja

Kako stvoriti obrazac?

Također ćemo pogledati kako stvoriti i izmijeniti obrazac. Obrasci su tekstualni dokumenti koji imaju polja obrasca koja popunjavate po potrebi. Ovi se obrasci mogu koristiti na računalu ili ispisati i popuniti. Slično ostalim dokumentima, obrasci se također mogu spremiti kao predložak. Da biste stvorili obrazac, MS Word -> Novo -> Prazan dokument -> Po potrebi možete upisati potreban naslov i ostale pojedinosti. Također možete koristiti tablicu da biste obrascu dali profesionalni izgled.

Pogled - Alatne trake - Obrasci, prikazat će alatnu traku obrazaca

Za dodavanje znakova i stilova popisa - Format - Oznake i numeriranje

Ugrađeni stilovi olakšavaju rad kada oblikujete naslove, odlomke i sadržaj. Na primjer, kada ručno odaberete naslov, promijenite font, veličinu fonta, boju fonta, radnje radite u tri koraka da biste postigli rezultat i to ćete morati ponoviti za svaki naslov. Ali kada promijenite stilove s ugrađenim ili već stvorenim stilovima, posao dovršite jednim klikom.

Povezani stilovi zajedno mijenjaju stilove i znaka i odlomka i na kraju su označeni s " ¶a". Ti se stilovi ponašaju poput odlomka ili stila znakova i mogu se primijeniti klikom bilo gdje unutar odlomka da biste se prijavili za cijeli odlomak, ili možete odabrati određeni odjeljak odlomka i primijeniti stil ako vam je potreban stil primijenjen samo na dio stavka.

Stilovi popisa koriste se za promjenu izgleda popisa. Ima razine hijerarhije s uvlačenjem i stilovima numeriranja.

Stilovi tablica koriste se za promjenu izgleda tablica. Dolaze s različitim izgledima granica, sjenčanjem, poravnavanjem i fontovima u tablicama.

Molimo povratne informacije:

Nadam se da svi imate znanje o

• Proučavanje potrebne strukture i izgleda potrebnih za dokument
• Dostupni stilovi i predlošci
• Korištenje tablica i ostalih podataka potrebnih za dokument
• Primjenom gore navedenih tehnika na dokument

Pokušao sam svim silama priložiti snimke zaslona za većinu ovdje objašnjenih radnji. Neke su snimke zaslona iz Microsoftove riječi 2010 i zamijenit ću ih riječju 2003 što je prije moguće.

Nadam se da su vam ove informacije bile korisne. Slobodno nam pošaljite povratne informacije i postavite bilo kakva pitanja ako imate. Prvi odjeljak ove jedinice nalazi se na donjoj poveznici

Odjeljak 1 - Točno unesite i kombinirajte tekst i druge informacije unutar dokumenata za obradu teksta (softver za obradu teksta, pitanja od 1.1 do 1.7)

Sljedeći odjeljak ove jedinice nalazi se na donjoj poveznici

Odjeljak 3 - Upotrijebite softverske alate za obradu teksta za učinkovito oblikovanje i prezentaciju dokumenata kako bi udovoljili zahtjevima (Softver za obradu teksta, pitanja 3.1 do 3.6)