Dogovorite se o proračunu: procjenama, prioritetima i financijskim resursima te o svrsi i prednostima proračuna

Ovaj je članak napisan na temelju NVQ jedinice " Dogovor o proračunu ". Ovo je jedinica razine 3 s kreditnom vrijednošću 4.

U ovoj su jedinici dva dijela; prvi se dio ocjenjuje na temelju znanja i razumijevanja, osobnih izjava, ispitivanja, rasprava i drugih dokaza. Drugi dio procjenjuje se na temelju dokaza kroz različite postupke.

Što znači dogovaranje proračuna

Ako imate neke kvantificirane ciljeve koje trebate postići ili znate da se morate nositi s kritičnim situacijama koje se mogu pojaviti u bilo kojem trenutku, trebat će vam plan. Morat ćete planirati svoju štednju, prihode i izdatke, a to se odnosi i na osobne i na poslovne ciljeve. Ukratko, morat ćete "dogovoriti proračun".

Što je proračun?

Proračun je financijski dokument koji planira buduću uštedu, potrošnju, prihode i rashode. Pojedinci ili tvrtke ili organizacije mogu planirati proračun tako da prognoziraju mogu li poslovati s planiranim prihodima i troškovima. Proračun će također dati ideju o tome kako će se poslovanje odvijati tijekom sljedeće financijske godine.

Mnoge vrste proračuna

Može postojati mnogo različitih vrsta proračuna ovisno o situaciji ili dijelu dotičnog poduzeća, kao i dostupnim financijskim podacima.

• Kad su dostupne nedovoljne financijske brojke, proračun se priprema na temelju procjena iz prethodne godine i to se naziva Prognoziranim proračunom.
• Proračun koji se temelji na tome koliko će novca biti potrošeno u sljedećoj financijskoj godini naziva se novčani proračun.
• Ako se izračunavaju troškovi za pokretanje novog posla, uključujući troškove sve imovine potrebne za pokretanje posla, tada se to naziva Pokretanje poslovnog proračuna.
• Postoje i proračuni za izvedbu koji se temelje na uslugama ili projektima gdje se proračuni kreiraju procjenom svake pojedine stavke.
• Procjena buduće prodaje tvrtke naziva se Proračun prodaje.

Postoji mnogo više vrsta proračuna, sve ovisno o svrsi, ciljevima i ostalim uključenim čimbenicima.

Zašto je važno stvoriti proračun?

Planiranje s proračunom dat će vam jasan uvid u to koliko novca ćete uplatiti i koliko ćete potrošiti. Dakle, prije nego što stvarno potrošite na nešto, možete odlučiti hoće li to utjecati na financije te godine. Možete odrediti prioritete, postići ciljeve, smanjiti neželjene troškove i učinkovito upravljati novcem. Stvaranje proračuna oslobodit će vas stresa i sumnji, jer već znate što imate i što možete očekivati.

Vještine i procesi potrebni za izradu proračuna

Postoje razni procesi koje treba znati i razumjeti prije izrade i dogovora o proračunu. O nekima od njih govori se u nastavku:

• Kako koristiti procjene pri izradi nacrta proračuna (odjeljak 1.1)
• Kako prepoznati prioritete i financijska sredstva potrebna za pripremu proračuna (odjeljak 1.2)
• Svrha i koristi utvrđivanja prioriteta prilikom pripreme proračuna (odjeljak 1.3)
• Svrha i koristi procjene i opravdanja procijenjenih troškova i prihoda (odjeljak 1.4)

Razumjeti kako razviti proračun

Izrada proračuna ima različite faze, a potrebno je uzeti u obzir i razne čimbenike. Izrađuje se nacrt proračuna koji sadrži prijedloge rashoda i investicija za spomenuto proračunsko razdoblje.

Objasnite kako koristiti procjene pri izradi nacrta proračuna (odjeljak 1.1)

Pri izradi nacrta proračuna uzima se u obzir proračun prethodnih financijskih godina, izvještaji o prihodima i novčani tijek za poslovanje. Kada projicirate prihode i troškove, budite vrlo oprezni i konzervativni i uvijek koristite točne i određene stvarne brojke ako ih imate u ruci. Također budite spremni za upravljanje varijacijama u procijenjenim vrijednostima proračuna.

Napomena: Tamo gdje nemate stvarne brojke, prilikom procjene troškova procijenite najvišu moguću, na primjer najvišu komunalnu naknadu; prilikom procjene dohotka pogodite nisku vrijednost, na primjer uzmite vrijednost koja je donijela najmanji prihod za uslugu.

Kada koristite procjene za izradu nacrta proračuna, pripremite popis svih resursa koji će vam trebati za izradu proračuna. Prikupite sve resurse, a zatim ih napokon sastavite za razvoj proračuna. Morat ćete to pripremiti prije početka financijske (fiskalne) godine.

Važne činjenice kojih se treba pridržavati prilikom praćenja gore navedenog postupka su:

• Morate stvoriti popis svih troškova. Troškove posebno kategorizirajte i sastavite popis. Na primjer, uredski pribor, oprema, plaće i osiguranje. Pripremite popis procijenjenih troškova i upotrijebite troškove iz prethodne godine za referencu.
• Potražite bilo kakva ograničenja, poput maksimalnog ili minimalnog iznosa potrošnje ili razdoblja dodijeljenog određenim zadacima i projektima, i uzmite ih u obzir.
• Sljedeći je korak stvaranje popisa svih prihoda. Kategorizirajte kao gore i pripremite popis svih izvora putem kojih ćete imati prihod i procijenjeni iznos za svaki. Na primjer, prihod od pruženih usluga, isporučenih proizvoda, vanjskog financiranja, poreza, prodaje ili bilo kakvih događaja prikupljanja sredstava.
• Stvorite vezu između prihoda i troškova. Imate popis prihoda i troškova. Otkrijte izvor prihoda koji će vam pomoći u troškovima i stvorite interaktivni obris.

• Najbolje je tijekom pripreme proračuna poslušati savjete iskusnih i vještih ljudi, jer nisu svi sposobni sami razvijati proračun, posebno u velikim organizacijama ili tvrtkama.
• Iako imate popis troškova, izradite prioritetni popis uzimajući u obzir koji troškovi doprinose razvoju organizacije ili postizanju određenog cilja. Zapišite procijenjene troškove za svaki prioritetni zadatak (uzmite u obzir sve troškove poput osoblja, plaće, prijevoza, resursa, komunalnih računa i svih ostalih povezanih troškova).
• Ne pretpostavljajte da će usko odgovarati prihodima i troškovima. Neočekivani troškovi mogu nastati bilo kada, pa je stoga pametno novac odvojiti za razne troškove.

• Napravite popis stvari koje biste željeli provesti prvi put u novoj fiskalnoj godini; na primjer, povećanje plaće ili produženje ili obnova uredskog prostora. Stvorite popis procijenjenih troškova za ove stvari.
• Najbolji način za popis svih gore navedenih podataka je upotreba proračunske tablice s prihodima i troškovima navedenima zajedno s izvorima. Ako su predviđene vrijednosti prihoda i rashoda približno jednake, proračun se naziva uravnoteženim proračunom. Ako su vaši troškovi niži od prihoda, tada imate višak i možete provjeriti može li se s tim učiniti bilo što za poboljšanje poslovanja ili organizacije. Ako su troškovi veći od prihoda, bit će deficita, a organizacija će morati potražiti načine smanjenja troškova; na primjer, smanjenje troškova za komunalne usluge i uredskoga pribora ili traženje događaja za prikupljanje sredstava ili donacija.

Napomena: Kako steknete iskustvo u izradi proračuna, izrada nacrta proračuna za naredne godine postat će lakša. Znat ćete gdje potražiti informacije i resurse i kako prepoznati prioritete.

Objasnite kako prepoznati prioritete i financijske resurse potrebne za pripremu proračuna (odjeljak 1.2)

Da bi se posao održao na tragu, prioriteti moraju biti točno identificirani (proračun usmjeren na prioritete), a financije dobro planirane i upravljane.

Logika koja stoji iza proračuna usmjerenog na prioritet je da se financijski resursi moraju dodijeliti proračunskim stavkama - na primjer uslugama ili projektima - na temelju učinkovitosti koju ova proračunska stavka ima u postizanju ciljeva koji imaju veliku vrijednost za organizaciju. Dakle, stavke proračuna rangiraju se na temelju gore navedenih činjenica i financiranje se raspoređuje u skladu s tim.

Sada moramo potražiti načine za utvrđivanje prioriteta i financijskih sredstava.

Kako netko može prepoznati prioritete?

Potrebne su vam vještine, iskustvo, logično razmišljanje i dobro znanje o tome kako organizacija radi ili djeluje. Ako ste izradili proračun za prethodnu godinu, imat ćete ideju kako ste prepoznali ove čimbenike i to će vam olakšati zadatak. Predmeti s prioritetom su usluge koje nude najveću vrijednost za organizaciju ili tvrtku.

Neki načini na koje možete prepoznati vlastitost prilikom izrade proračuna

• Ako ste izrađivali proračune u prethodnim godinama, koristite te popise predviđenih prihoda i rashoda kao osnovu. Koristite nedavni financijski izvještaj tvrtke ili organizacije za podatke o prodaji i dobiti. Možda postoje manje promjene ili fluktuacije na određenim brojkama, a prioriteti bi se također promijenili. Zabilježite sve ove promjene i uzmite u obzir sve gore navedene čimbenike prilikom izrade proračuna.

• Kada dajete stavke proračunu kao prioritet, temeljito proučite svaku stavku i njezinu važnost za organizaciju. Istražite na koja će područja ova stavka utjecati i navedite odjele koji o tome ovise; na primjer, poboljšanje IT usluga, poboljšane tehnologije, smanjenje troškova, produktivnost na radnom mjestu itd. Zatražite informacije i ideje od pravih ljudi - na primjer više osoblje ili menadžeri, ovisno o organizaciji - i donesite odluku da neka stavka postane prioritet.
• Potražite temeljne svrhe za koje organizacija upravlja, na primjer, dobrobit zajednice, podržavanje zdravog života, pružanje kvalitetnih usluga za starije ljude ili pružanje kvalitetnih proizvoda za dom po razumnim cijenama. Stvorite strateški plan za utvrđivanje prioriteta.
• Možete provoditi ankete, sastanke ili fokusne grupe, uključujući i javnost, kako biste donijeli odluke o tome da li je usluga prioritet.

Jednom kad se na popisu prioriteta donese logična odluka, moramo dodijeliti resurse za te stvari. Da bismo to učinili, moramo identificirati financijske resurse.

Načini identificiranja financijskih sredstava potrebnih za pripremu proračuna

Resursi će biti potrebni za tekuće izdatke, kratkoročne izdatke i jednokratne troškove.

• Pregledajte listu prioriteta za vaše troškove. Možete se pozvati na obrazac raspodjele resursa iz prethodne godine i slijediti to ili napraviti promjene ako je dostupna praktičnija i korisnija alternativa. Jedna stavka može zahtijevati više sredstava u odnosu na drugu, samo zato što je na višem prioritetu. Neke službe mogu imati zajedničko financiranje.
• Pogledajte svaki trošak i nacrtajte sve što ovisi o tom određenom trošku; na primjer, odjeli, uslužna područja i područja djelovanja. Istražite učinke koje proračun ima na ta područja rada i pomoću ovih podataka sastavite prioritetni popis. Pogledajte prethodna financijska izvješća. Otkrijte prednosti trošenja na tim područjima, uzimajući ih u prioritet.
• Provjerite postoje li dovoljni resursi za sve stavke koje su definitivno prioritetne, a ako nedostatka možete potražiti sponzore, organizirati događaje za prikupljanje novca ili surađivati ​​s partnerskim organizacijama kako biste smanjili ili podijelili troškove.

Napomena: Ovisno o organizaciji ili tvrtki u kojoj radite, njenoj veličini i načinu rada, možda će vam trebati jedan ukupni proračun ili više pojedinačnih proračuna za različite operacije.

Objasnite svrhu i koristi utvrđivanja prioriteta pri pripremi proračuna (odjeljak 1.3)

Znanje prepoznavanja prioriteta za izradu proračuna također ima brojne prednosti.

Svrha i koristi utvrđivanja prioriteta prilikom pripreme proračuna su:

• Proračun vam pomaže na vrlo učinkovit način upravljati raspoloživim novcem.
• Utvrđivanje prioriteta i raspoloživih resursa pomoći će pri dodjeli odgovarajućih resursa relevantnim ili prioritetnim projektima.
• Nakon što uspostavite dobro isplanirani proračun, možete učinkovito nadzirati uspješnost organizacije kako biste vidjeli jesu li ciljevi ispunjeni. Svaka pogreška koja se dogodila u odlukama o proračunu ili bilo koja slaba / slaba izvedba u poslovanju zbog neučinkovitog proračuna može se koristiti za poboljšanje postupka donošenja odluka u budućnosti.

• Sposobni ste planirati buduće ciljeve, ciljeve i uspješnost organizacije.
• Učinkovito utvrđivanje prioriteta pomoći će vam da točnije postavite buduće proračune.
• Imat ćete jasnu ideju kada poduzeti potrebne radnje ako bilo što izađe iz plana.
• Moći ćete prepoznati probleme čak i prije nego što se pojave jer ćete nadgledati proračun: na primjer, hitne financijske potrebe ili problemi s novčanim tijekom.
• Ispravno planiranje proračuna prema prioritetima pomoći će nesmetanom funkcioniranju organizacije i povećat će motivaciju osoblja.

Objasnite svrhu i koristi procjene i opravdanja procijenjenih troškova i prihoda (odjeljak 1.4)

Nakon utvrđivanja prioriteta i resursa za proračunske stavke, trebate izdvojiti troškove za svaku stavku u proračunu. Da biste to učinili učinkovito, trebate istražiti i procijeniti iznos koji je potreban za svaku stavku proračuna. U ovom se procesu radi analiza troškova i koristi.

• Možete procijeniti je li neka proračunska stavka u skladu s načelima koja reguliraju rad organizacije.
• Možete shvatiti hoće li korist od akcije premašiti troškove ili će se produktivnost povećati kao rezultat proračuna.
• Moći ćete utvrditi postoje li potrebe za izvanproračunskim sredstvima, je li razlog odgovarajući ili su legitimni.
• Možete izbjeći promjene u zadnji trenutak ili revidirati nadolazeće proračunske planove i biti spremni suočiti se s njima.
• Možete prepoznati područja koja mogu zahtijevati dodatnu potrošnju, na primjer projekti koji mogu imati dodatnih troškova i biti spremni
• Možete biti sigurni da su procjene realne i točne te ih primijeniti bez brige.
• Možete smanjiti troškove ili izbjeći troškove tijekom procjene ako utvrdite da trošak nije uvjet ili potreba.
• Moći ćete lako odlučiti hoće li ugovori (predaja projekta ugovornim agencijama) biti isplativiji od organizacije koja izravno radi na projektu.

Evo popratnog članka o pregovaranju o zamijenjenim proračunima i vještinama potrebnim za dogovaranje proračuna.

Nadam se da će vam ovdje biti korisne informacije. Molimo vas, nemojte se ustručavati ostaviti svoje prijedloge, iskustva i ideje u odjeljku za komentare u nastavku.

Hvala vam što ste navratili.

Sve najbolje!

Livingsta