5 načina na koje vlasnik tvrtke može smanjiti troškove

Pet savjeta i trikova za smanjenje troškova (za vlasnike tvrtki)

Marten Bjork putem Unsplash.com

U ovom gospodarstvu izvršni direktori žele postići dvije stvari: povećati prihod i smanjiti troškove. Uspješno upravljanje s ta dva područja, prihodima i troškovima, donosi povećanu dobit. Upravljanje samo jednim, a zanemarivanje drugog često znači glavobolju i stres, a u nekim slučajevima i zatvaranje vrata.

Direktorima i vlasnicima tvrtki lako je usredotočiti se na povećanje prihoda. Povećavanje prihoda znači rad na zadacima koji su kritični za misiju, ili drugim riječima, rad na zadacima koji su "posao": tj. Izgradnja boljeg widgeta, prodaja velikih računa i pronalaženje ili povećanje te konkurentske prednosti.

Za mnoge je kontrola i smanjenje troškova naknadna pomisao, ponekad i smetnja. Troškovi izravno povezani s prihodom obično se vrlo pažljivo prate. Uključuju troškove materijala, prodaje i rada. Međutim, neki troškovi povezani s „vođenjem posla“, poput računovodstvenih funkcija (npr. Obračun plaća, A / P, A / R), upravljanje ljudskim resursima i upravljanje evidencijama mogu se lako zanemariti.

Nekontroliranje ili praćenje ovih neizravnih troškova obično dovodi do snježne grude problema, poput povećanja otpada, rizika od prijevare, napuhanih troškova rada i većih oportunitetnih troškova. Evo pet načina na koje izvršni direktor ili vlasnik tvrtke mogu bolje upravljati i smanjiti svoje neizravne troškove.

1. Primijenite "Metodu" na Ludilo

Jedna od prvih stvari koje trebate učiniti da biste stekli kontrolu nad aktivnošću koju vi ili vaše poslovanje obavljate je primjena metodologije ili sustava na tu aktivnost. Na primjer, umjesto da samo prelistavate slučajni, neorganizirani svežanj radova svaki put kad tražite nešto određeno, možete sortirati radove po abecedi po temama. To vam omogućuje brže pronalaženje onoga što tražite svaki put kad pristupite toj hrpi papira.

Primjena sustava abecede radova znači da stvari možete pronaći u nekoliko sekundi, a ne minutama. Pomnožite tu uštedu sa svakim traženjem nečega, a zatim izračunajte troškove svog vremena i počinjete shvaćati da vam nešto tako jednostavno kao abecedni papir može uštedjeti novac.

Radovi po abecedi samo su primjer s kojim se svi mogu povezati, a koji ilustrira neučinkovitost napada na posao bez uspostavljenog postupka koji olakšava radnu funkciju.

Primjena standardne metode na poslovnu aktivnost naziva se "upravljanje poslovnim procesima" ili BPM. Koristeći gornji primjer, papiri se magično ne alfabetiziraju, pa je potrebno uspostaviti postupak kako bi se osiguralo da su papiri pohranjeni u abecednom stanju.

2. Automatizacija

Automatizacija procesa može biti jedan od najbržih načina smanjenja troškova. Točno, troškovi. Ako se pravilno izvede, automatizacija može smanjiti više od pukih troškova rada. Automatizacija također može smanjiti troškove otklanjanja nedostataka uklanjanjem ljudskih pogrešaka (i ostalih varijabli) iz procesa. Automatizacija će također pomoći u izlaganju otpada i učinkovitijem korištenju resursa.

Da pojasnimo poantu smanjenja troškova rada - automatizacija ne znači nužno da ćete moći sudjelovati u velikom smanjenju na snazi. To znači da će vaši zaposlenici moći preciznije usmjeriti svoje napore i obaviti više posla za manje vremena.

Automatizacija ne znači implementaciju robota ili trošenje velike količine kapitala na velike složene računalne sustave. Implementacija automatiziranog postupka može biti jednostavna poput izrade makronaredbe u Excel proračunskoj tablici ili može biti složena kao implementacija potpuno nove platforme za obradu dokumenata. U oba slučaja, slično primjeni "metode za ludilo", trebali biste moći prepoznati gdje se štedi vrijeme i / ili materijali i prevesti to u dolare.

3. Tehnologija

Tehnologija je sredstvo za automatizaciju, ali je ne treba miješati s automatizacijom. Kao što je gore rečeno, automatizacija može biti jednostavna poput korištenja Excela za izračunavanje potrošnje materijala ili Accessove baze podataka za implementaciju jednostavnog sustava praćenja tijeka rada. Tehnologija omogućuje prikupljanje podataka u mjerilu koji je nedostižan u ručnom postupku.

Korištenje prave tehnologije za pravi posao trebalo bi poboljšati kvalitetu, povećati brzinu i smanjiti otpad. Tehnologija ne bi trebala biti ograničena jer samo motor koji pokreće rad kroz korake poboljšanja procesa, također se može koristiti za uvođenje rada u sustav (npr. Skeniranje papirnatog dokumenta ili primanje e-pošte) i izlazak iz rada iz sustava (npr., ispunjavanje ispisa ili povezivanje izlaznih podataka).

Ispravna tehnologija trebala bi olakšati život vašim zaposlenicima i početi prikupljati vrijedne informacije o tome koliko dobro vaša tvrtka izvodi svoje osnovne i administrativne procese.

4. Praćenje

Informacije su ključne za poboljšanje procesa. Nije važno prikupljaju li se podaci automatiziranim postupkom ili se prikupljaju pomoću tehnologije. Važno je da imate informacije na dohvat ruke kako biste mogli prepoznati ključne obrasce i trendove kako biste odredili putanju troškova za svoje procese. Kao izvršnom direktoru već ste upoznati s vršenjem ove vrste nadzora s financijskim podacima, tržišnim podacima i čitanjem ključnih pokazatelja uspješnosti vašeg osnovnog posla.

Informacije o svim procesima u vašem poslu trebaju biti dostupne svim dionicima u vašoj organizaciji. To omogućuje tim dionicima (tj. Upraviteljima ureda, voditeljima nabave, upraviteljima skladišta itd.) Da izvrše istu analizu koju biste učinili za svoje poslovanje u cjelini, ali na razini koja odgovara njihovom području odgovornosti. Sada su vaši dionici ovlašteni donositi informirane odluke o značajnim promjenama procesa. Oni mogu vidjeti koristi (ili nedostatak istih) od tih promjena, započinjući proces uklanjanja nedostataka i troškova.

5. Vlasništvo

Sad kad vaši dionici imaju informacije za praćenje svojih procesa, počet će osjećati veću odgovornost i vlasništvo, umjesto da samo upravljaju statusom quo. Dionici procesa koji se osjećaju kao da doprinose dobrobiti tvrtke troše više vremena strateški razmišljajući o tome kako mogu uštedjeti vrijeme, novac i druge resurse organizacije; umjesto da reaktivno upravlja krizama i prekoračenjem troškova.

Ponekad izvršnom direktoru može biti teško odreći se neke kontrole nad određenim procesima. Koliko ste puta rekli: "Svi izdaci koji prelaze 1000 američkih dolara moraju imati moje odobrenje" ili "Moram odobriti sve nove zahtjeve za zapošljavanje"? To usporava okretnost vaše tvrtke; dopuštajući svojim menadžerima da rade svoj posao, omogućava vam da radite svoj. Ustupiti vlasništvo svojim menadžerima puno je lakše kada su uspostavljeni metoda, tehnologija i nadzor.

Zaključak

Uvijek postoji trošak promjene načina poslovanja vašeg poduzeća (tj. Primjene promjene procesa). Svaka promjena u procesu trebala bi barem zaslužiti brzu analizu troškova i koristi. Što je promjena veća, analiza je dublja. Analiziranje promjena procesa može biti složen pothvat. Kvantificiranje uštede troškova u područjima poput otpada i kvalitete može biti teže od onih pronađenih u vremenu i resursima.

Primjena metode, automatizacije, tehnologije, praćenja i vlasništva približava vam mogućnost prepoznavanja stvarnih troškova poboljšanja pružajući vam informacije potrebne za donošenje tih odluka. Za poboljšanje procesa obično je potrebno vrijeme, a u nekim slučajevima troškovi poboljšanja procesa su unaprijed učitani u projektu. Ne gubite iz vida dugoročne ciljeve i prerano napustite projekt za poboljšanje procesa.

Ovi načini upravljanja troškovima provjereni su vremenom. Na tržištu postoje mnoge metodologije koje možete implementirati, kao i softverska / hardverska rješenja koja će vam pružiti informacije potrebne za učinkovitije poslovanje vašeg poslovanja. Kao izvršni direktor, na vama je da pokrenete proces promjene.