10 Zlatna pravila upravljanja projektima

Slijedite ova pravila kako bi bilo koji projekt uspio u potpunosti.

Canva.com

Sudjelujem u upravljanju projektima i portfeljima projekata više od 30 godina i postoji nekoliko zlatnih pravila koja sam naučio iz svih tih projekata koji su standardni za bilo koju vrstu projekata. U ovom članku želim podijeliti neke od njih s vama.

Ako primijenite ova pravila na bilo koji projekt koji poduzimate, imat ćete po svoj prilici uspješan projekt bez stresa!

Pravila upravljanja projektima

Shvatite opseg
Razumjeti ciljeve dionika
Plan
Nepredviđene slučajeve
Komunicirajte s timom
Testirajte rano / prototip
Monitor
Izvjestite klijenta i upravljajte očekivanjima
Dostaviti
Održajte sastanak za završetak / naučene lekcije

1. Razumjeti opseg

Ovo se može činiti kao da navodim očito, ali od vitalne je važnosti da znate o čemu se radi u projektu. Što pokušavaš izgraditi ili postići? Postoji li pisana specifikacija za projekt koje se morate pridržavati? Koji su poslovni ciljevi koji pokreću projekt?

Razgovarajte s ljudima koji su uključeni u odluku da se projekt krene naprijed. To bi mogao biti prodavač u vašoj organizaciji (ako projekt radite kao dobavljač druge tvrtke) ili osoba višeg rukovodstva u vašoj organizaciji ako je to interni projekt.

Saznajte koja su očekivanja vašeg klijenta (bilo da je to interni klijent ili vanjski klijent). Jesu li već radili nešto slično i kako osjećaju da je taj projekt prošao - što je bilo dobro, a što je moglo biti bolje?

Provjerite razumijete li sve tehničke zahtjeve za projekt - ako je potrebno, razgovarajte s tehničkom osobom u svom timu ili IT menadžerom / odjelom.

2. Razumjeti ciljeve dionika

Prije nego započnete projekt, pokušajte otkriti tko su sve dionice. Na primjer, ako radite projekt za vanjskog klijenta, mogli biste imati sljedeće dionike:

Poslovni sponzor - ovo je osoba koja stavlja ruku u džep i troši novac s vama ili vašom organizacijom. Oni će htjeti pravovremenu dostavu kvalitete bez dodatnih troškova onima koji su dogovoreni.
Klijentski voditelj projekta - ovo je osoba u vašoj klijentskoj organizaciji s kojom ćete se najviše povezivati tijekom projekta. Oni će htjeti projekt bez stresa i muke. Oni će htjeti izgledati dobro u očima svog šefa i možda ćete otkriti da će njihova naknada ili bonus biti povezani s uspjehom projekta.
Klijentski stručnjak - možda ćete u nekom trenutku u projektu morati stupiti u kontakt sa stručnjakom za klijente. Oni će htjeti imati doprinos i reći u dizajnu te će htjeti osjetiti da se njihova stručnost čuje i uvažava. Također će im općenito nedostajati vremena (s obzirom na to da su stručnjak u svom području)
Ostali dobavljači - ponekad ćete otkriti da ćete ovisiti ili o unosu drugog dobavljača vašeg klijenta, ili će oni čekati vaš unos. Morat ćete surađivati (općenito putem klijentskog projekt menadžera) s ovim dobavljačem i održavati ih sretnima.
Vaš vlastiti šef - vaš će šef htjeti izvještaje o tome kako ide vaš projekt (kako biste osigurali da ovog klijenta učinite sretnim i ostvarujete dobit za svoju organizaciju).

Svakako shvatite od svakog sponzora projekta što će od ovog gledišta učiniti ovaj projekt uspješnim.

3. Planirajte

Sad ne mogu ovo dovoljno naglasiti - plan, plan, plan. Navedite zadatke uključene u projekt i potrebne resurse (ljude i stvari). Pogledajte međuovisnost zadataka - što ne može započeti prije nego što nešto drugo započne ili dovrši, itd.

Upotrijebite alate kao što je MS Project ili čak jednostavna proračunska tablica Excel za pomoć u planiranju. Organizirajte ljude i stvari koje će vam trebati prije vremena i planirajte napraviti rano izradu prototipova i provjeru kvalitete kako biste riješili rane probleme.

4. Nepredviđene slučajeve

Bez obzira koliko dobar plan bio, stvari se neće odvijati prema očekivanjima. Život će intervenirati. Svakako dodajte malo nepredviđenih slučajeva u svoj plan. To bi mogli biti dodatni resursi ili dodatno vrijeme u vašem rasporedu, ali to će napraviti razliku između mirne dostave i mahnitih 2:00 kasno navečer kako bi se postiglo konačno dostavljanje.

Ako je vaš projekt za vanjskog klijenta, ohrabrite ga na početku da u proračun unese neke nepredviđene slučajeve (možda 10%). To će im omogućiti malo prostora za kretanje unutar opsega i značit će da će biti lakše dovesti projekt do kraja, a da se ne moraju vraćati kroz nabavu za svaku malu promjenu.

5. Komunicirajte s timom

Šanse su da ovaj projekt nećete dovršiti sami. Ne zaboravite da vaš tim ne može čitati misli i morat ćete s njima komunicirati kako bi ih ukrcali, tražili ideje, mozgali i obavijestili koji su rokovi. Budite iskreni i slušajte njihove misli o tome kako brže ili bolje obaviti stvari.

Ako se vaš projekt proteže na više tjedana ili mjeseci (ili čak godina), odredite redovno vrijeme sastanka s timom. Ako je vaš tim globalno raspršen, ovaj sastanak možete održati u prikladno vrijeme za sve putem konferencijskog poziva ili sesije, poput sesije Zoom ili Webex.

Svakako pobrinite se da svaki član tima razumije širu sliku i da svi razumiju učinak koji će njihov dobar (ili loš) posao imati na ostale članove tima.

Napišite projektni sažetak kako biste novim članovima pomogli da se brzo ukrcaju i ubrzaju.

6. Rano testiranje / prototip

Bez obzira na to što gradite, nemojte previše ulaziti u proizvodnju bez testiranja kako stojite. Ako je moguće, izradite rani prototip i prenesite ga donositeljima odluka na njihov doprinos. Što prije dobijete ovaj ulaz, to ćete manje morati ponovno raditi kasnije.

Rano testiranje ili prototipovi trebali bi pokušati testirati sve aspekte proizvoda. Uključite IT, krajnje korisnike, dionike i ostale u ovo rano testiranje.

7. Monitor

Nakon što se odjavite za rani prototip i testiranje, možete krenuti u cjeloviti razvoj. Ovdje će se potrošiti glavnina truda.

Vitalno je pratiti vaš projekt tijekom ove faze. Postavite privremene ciljeve i rokove i ne propustite ih - tretirajte svaki kao klijentov rok.

Nastavite provjeravati s timom i klijentom / dionicima kako biste bili sigurni da su očekivanja i dalje ista i da ste na cilju da ih ispunite.

8. Izvjestite klijenta i upravljajte očekivanjima

Klijenti vole znati što se događa. Ne vole da ih ostavljaju u mraku bez izvještaja o tome kako stoje stvari. I ne vole iznenađenja.

Obavezno redovito izvještavajte svog klijenta i obavještavajte ga kako stoje stvari s njihovim projektom - to je ipak njihov novac!

Ako se ne pridržavaju svoje strane dogovora (pružajući povratne informacije, pružajući bilo što!), Svakako ih obavijestite i obavijestite ih kako će njihovo kašnjenje utjecati na vremensku traku ili proračun.

9. Dostaviti

Dan D je stigao. Recite klijentu prije isporuke kada treba očekivati dostavu - trebaju li to očekivati prvo ujutro po svom vremenu, posljednje te noći, podneva itd.? Klijent se može naljutiti ako misli da će im isporuka biti prva stvar tog jutra, a vi ste je zapravo htjeli dostaviti negdje prije ponoći!

Kada isporučite, obavezno recite klijentu da je dostava izvršena i obavijestite ih koji su sljedeći koraci. Trebaju li se odjaviti, pružiti povratne informacije, obavijestiti druge recenzente itd.?

Ako je vaša isporuka softverska i isporučujete je elektroničkim putem, provjerite može li se ono što ste prenijeli (npr. Na FTP stranicu) uspješno preuzeti, raspakirati i pokrenuti.

Budite oprezni s članom tehničkog tima koji pretpostavlja da mora biti u potpunosti tamo i netaknut samo zato što su ga prenijeli!

10. Održavajte završni sastanak / sastanak naučenih lekcija

Nakon što je sve potpisano i projekt zatvoren, planirajte održati revizijski sastanak. Ovaj sastanak dat će vam priliku da zatražite dobre povratne informacije (pod pretpostavkom da ste dobro obavili svoj posao!), Da primijetite gdje se mogu uvesti poboljšanja u budućim projektima i da klijentu date povratne informacije o ulozi koju su odigrali.

Održajte interni sastanak sa svojim timom prije bilo kojeg sastanka s klijentom nakon pregleda projekta.

Budite iskreni, ali diplomatski. Pohvalite tamo gdje je pohvala zaslužna i dajte konstruktivne povratne informacije tamo gdje smatrate da će sljedeći put poboljšati postupak.

Dokumentirajte nalaze.