Sadržaj:
- Ciljevi na koje biste se trebali usredotočiti prilikom pisanja pisma
- Primjer poslovnog pisma loših vijesti # 1
- Primjer poslovnog pisma loših vijesti # 2
Kaitlyn Baker putem Unsplash.com
Ponekad u poslu jednostavno ne možete izbjeći pisanje pisma s lošim vijestima. Međutim, možete pokušati napisati pismo na takav način da održavate dobar odnos s primateljem, kao i da na najlakši način razbijete loše vijesti. Ne želite spaljivati mostove u poslu, pa vam je zaista u korist napisati učinkovito pismo s lošim vijestima.
Ciljevi na koje biste se trebali usredotočiti prilikom pisanja pisma
- Minimiziranje štete u vezi: Loše vijesti ne bi trebale definirati odnos.
- Pokazujući da je odluka poštena i razumna: zamislite se na mjestu čitatelja i pokušajte ponuditi najbolje moguće objašnjenje.
- Jasno i čvrsto iznošenje loših vijesti:
- Otvaranje bi trebalo imati tampon kako bi se smanjila šteta na vezi. Koristite pozitivan ili neutralan otvor za održavanje dobre volje.
- Tijelo treba sadržavati razloge koji pomažu čitatelju da ga vidi s vašeg stajališta. Želite pokazati da ste i pošteni i razumni. Budite jasni i jasni u vezi s lošim vijestima, ali također budite kratki, pozitivni i niski u vezi s njima.
- Zatvaranje treba sadržavati odgovarajuću gestu dobre volje i možda potencijalno rješenje za čitateljev problem.
Primjer poslovnog pisma loših vijesti # 1
Pismo je bilo izravno i pristojno. Pisac je pružio izvrstan razlog za odbijanje položaja, ali je ostavio i otvorena vrata za buduću vezu. Pisac je na kraju pružio i moguće rješenje.
Primjer poslovnog pisma loših vijesti # 2
Ovaj loši bilten pokriva činjenicu da wok koji je gospođa Hodges naručila nije dostupan nadograđujući ga na bolji, veći wok. Isto tako, tona je toliko pozitivnog da čitatelj možda neće shvatiti da cijeli komplet koji je naručila nije stigao na vrijeme, jer će dva njegova komada stići kasnije. Ovaj se loši bilten uopće nije usredotočio na negativno, već je svoju poruku prenio na pozitivan način. Harry Figby također je pružio priliku za buduću vezu obavijestivši gospođu Hodges o predstojećim rasprodajama i događajima.