Sadržaj:
- Metode praćenja, kontroliranja i evidentiranja prihoda i rashoda
- Praćenje prihoda i rashoda
- Kontrola prihoda i rashoda
- Evidentiranje prihoda i rashoda
- 5 sjajnih alata za praćenje poslovnih troškova
- Načini na koje se troškovi mogu smanjiti na nečijem području odgovornosti
- Učinkovito korištenje tehnologije
- Dugovi
- Proračun
- Smanjenje troškova
- Rad od kuće
- Kako prepoznati situacije u kojima će možda biti potrebne korektivne mjere
- Opseg vlastitih ovlasti za upravljanje proračunom i odobravanje izdataka
Da bi se proračunima moglo učinkovito i djelotvorno upravljati, potrebno je…
- nadgledati, kontrolirati i evidentirati sve financije (prihode i rashode),
- znati kako minimizirati troškove u područjima za koja ste odgovorni,
- biti u mogućnosti istražiti ili identificirati problematična područja i ispraviti ih, i
- učinkovito upravljati i odobravati izdatke.
Ovaj se članak temelji na NVQ razini 4, "Upravljanje proračunima". Da biste dobili jasnu ideju i razumijevanje svrhe proračuna, pročitajte ovaj članak. Dobit ćete razumijevanje svrhe proračuna, uključujući blagodati učinkovitog i djelotvornog upravljanja financijskim resursima; zakonski, regulatorni i organizacijski zahtjevi za upravljanje proračunom; te različite vrste proračunskih sustava i njihove značajke.
Sada ćete trebati temeljito razumijevanje načina upravljanja proračunima. Proračunski postupak obično je odgovornost višeg rukovodećeg osoblja i financijskog osoblja. Ovi zaposlenici moraju imati točne i ažurirane informacije i znanje o učinkovitim proračunskim postupcima.
Proračuni se izrađuju za svaku financijsku godinu. Uključeni menadžeri i osoblje morat će izraditi proračune za svoja područja odgovornosti, a zatim ih predati financijskom odjelu. Zatim te nacrte proračuna pregledava viša uprava, a kasnije ih odobrava odbor ili nešto slično, ovisno o organizaciji.
Metode praćenja, kontroliranja i evidentiranja prihoda i rashoda
Znate svrhu proračuna. Sada je vaša odgovornost upravljati njima. Upravljanje proračunima zahtijeva da neprestano nadzirete, kontrolirate i evidentirate prihode i rashode kako biste pratili svako financijsko kretanje i njegov ishod. Kako ćete to postići? Pogledajmo nekoliko načina ili metoda.
Praćenje prihoda i rashoda
Nadzor proračuna vrši se kako bi se osiguralo da se resursi koriste prema planovima navedenim u proračunu. Praćenje ili praćenje načina korištenja financijskih sredstava vrlo je važno za svaki odjel i organizaciju. Kontinuirani je postupak kojim se osigurava ispunjavanje ciljeva kako je navedeno u proračunu. Kroz ovo praćenje moći ćete donositi odluke o proračunu i poduzimati odgovarajuće mjere kad god i gdje god je to potrebno.
Prihod i rashode treba pratiti kako bi se utvrdile bilo kakve promjene u obrascima kako bi se mogle poduzeti odgovarajuće akcije. Ovaj postupak praćenja može se izvoditi u redovitim intervalima, kao na primjer svaki mjesec. Prilikom praćenja podataka, uzmite u obzir da je proračun planiran za godinu koja slijedi, kao i dosadašnje troškove i prihode.
Pogledajte preostali saldo za ostatak razdoblja u tekućoj financijskoj godini i izradite prognozu kakva će biti situacija po ovoj stopi do kraja financijske godine. Pogledajte sve varijacije, i pozitivne i negativne, i poduzmite potrebne mjere kako biste ih ispravili. U svakom koraku važno je dokumentirati (zabilježiti) sve činjenice i radnje.
Najbolje je nadzirati prihode i rashode kod nositelja proračuna i viših razina upravljanja putem redovitih sastanaka. Mora postojati učinkovito upravljanje novčanim tokovima, jer je to vrlo važno za usluge i proizvode koje tvrtka pruža.
Proračuni se mogu podijeliti prema mjestima troška ili drugim kodovima ili razinama, tako da ih je lakše nadzirati. To će pomoći identificirati područja koja se pretjeruju i nedovoljno postižu.
Trebali biste biti u mogućnosti analizirati i pružiti objašnjenje za bilo koje odstupanje od predloženih izdataka, bilo da je pozitivno ili negativno. To mora biti popraćeno akcijskim planom. To će osigurati da se resursi koriste ekonomično, učinkovito i djelotvorno.
Kontrola prihoda i rashoda
Sljedeće važno pitanje je kontrola prihoda i rashoda. Bez ovog koraka novac će se trošiti izvan kolosijeka. Kako bi se kontrolirali prihodi i rashodi, najbolje je izravno uključiti osobu koja je zadužena za kontrolu financija i uspješnosti odjela tijekom izrade proračuna. Dostupni proračun treba priopćiti svom relevantnom osoblju.
Mogu postojati različiti dijelovi proračuna koje će kontrolirati različito osoblje, pa je najbolje dodijeliti i dati ovlasti ljudima koji su izravno uključeni - na primjer, odobravatelj proračuna i upravitelj proračuna. Odjeli ili timovi trebaju biti upoznati s osobom koja je odgovorna za kontrolu prihoda i troškova.
Ukupan iznos financija raspoloživih za određenu godinu trebao bi odražavati ukupne troškove planirane za tu godinu.
Evidentiranje prihoda i rashoda
Evidentiranje prihoda i rashoda može se izvršiti ručno ili elektronički. Snimanje se mora obaviti trenutno i svakodnevno. Svi računi koji se odnose na prihode i rashode, bilo koji dospjeli prihod, sve primljene uplate, izdani računi i računi, dugovanja itd., Moraju biti jasno evidentirani s datumom i svrhom.
Evidentiranje prihoda način je utvrđivanja donosi li tvrtka dobit ili ne, jer uključuje detalje o primljenom i potrošenom novcu.
5 sjajnih alata za praćenje poslovnih troškova
Zabilježite detalje o područjima poslovanja redom, počevši od najisplativijeg do najmanje isplativog. To će vam automatski pomoći da analizirate i poduzmete mjere na područjima koja stvaraju ogromne gubitke.
Za male troškove dobro je koristiti sitni novčani račun koji ćete koristiti i pratiti male troškove. Njihovo evidentiranje pomoći će u učinkovitoj nadoknadi novca, a nadoknadit će se samo evidentirani novac. Ovo je učinkovit način bilježenja malih troškova koji u protivnom mogu proći nezapaženo.
Načini na koje se troškovi mogu smanjiti na nečijem području odgovornosti
Smanjenje troškova poslovanja jedan je od učinkovitih načina upravljanja proračunima ili raspoloživim sredstvima. Ako svatko minimizira troškove u svom području odgovornosti, to će sve zajedno dodati ogromne uštede za posao. Treba znati donositi ispravne odluke kada je u pitanju trošenje novca na određena područja poslovanja.
Načini na koje se troškovi mogu umanjiti u vlastitom području odgovornosti su:
Učinkovito korištenje tehnologije
Danas je dostupno mnogo naprednih tehnologija, od internetske kupovine do plaćanja računa itd. Učinkovito koristite sljedeće tehnologije kako biste uštedjeli vrijeme i novac.
- Sastanci se mogu održavati pomoću telekonferencija, što znači da štedite novac na putovanjima, uređenju soba / prostora, štedite vrijeme na organizaciji i planiranju soba za sastanke itd.
- Tehnologiju možete učinkovito koristiti na način da ne ispisujete na papir i koristite elektroničku pohranu za datoteke i druge poslovne podatke. To štedi vrijeme, novac i okoliš.
- Nekim se tvrtkama može upravljati putem interneta, ovisno o prirodi ili se barem marketing može izvršiti putem interneta. To će vam pomoći uštedjeti puno novca utrošenog na marketinško osoblje, uredski prostor, opremu itd.
Dugovi
Kreditne kartice imaju visoke kamatne stope i stoga ih treba platiti što je prije moguće. To će dugoročno pomoći poslu.
Proračun
Uvijek izradite proračun za svoje područje odgovornosti i pridržavajte ga se. Svako odstupanje od njega može biti prilično štetno, ali dat će vam jasan plan što učiniti, a što ne raditi, a što izbjegavati.
Smanjenje troškova
Kupite samo potrebnu stacionarnu opremu, opremu, namještaj, softvere potrebne za svakodnevno poslovanje. Smanjite sve druge neželjene troškove. Kupite energetski učinkovite strojeve i koristite žarulje kako biste mogli uštedjeti na računima za energiju. Koristite pravilno izolirana vrata i prozore. Ponekad proizvođači prodaju obnovljene predmete po puno nižim cijenama i ako se čini da su kvalitetni, odaberite ih.
Rad od kuće
Ovo je učinkovit način uštede novca od uredskog prostora i troškova goriva. Dok smanjujete troškove, pametno ih je smanjiti na pravim područjima jer rezanje troškova na pogrešnim područjima može imati katastrofalan ili negativan učinak. Uvijek tražite dobru vrijednost za novac, a to se može postići održavanjem dobrih odnosa s dobavljačima i partnerskim organizacijama.
Kako prepoznati situacije u kojima će možda biti potrebne korektivne mjere
Potrebne su korektivne mjere u područjima koja nisu u skladu s politikama, postupcima ili procesima organizacije. Treba utvrditi razloge tih nesukladnosti i poduzeti preventivne mjere prema onima koje će se događati u budućnosti, a to se naziva korektivna radnja. Korektivne mjere mogu se poduzeti kao rezultat žalbe ili revizije ili negativnih učinaka na financije tvrtke i tako dalje. Da bi se poduzela ispravna radnja, potrebno je provesti istragu o određenom pitanju.
Neke situacije koje mogu zahtijevati korektivne mjere su:
- Budžeti projekata izmiču kontroli. njegovo se može izbjeći ako pomno nadgledate proračun, a također ako zaposlenici znaju da vi nadgledate proračun. Tjedni pregled i ponovno predviđanje proračuna.
- Posao traje duže od planiranog, a samim time i dodatni proračun, trud i vrijeme.
- Kada jedan ili više članova tima odbaci projekt.
- Kada je zadatak ili projekt izvan rasporeda ili preko proračuna zbog tehničkih ili financijskih ograničenja.
- Propušta se važan zadatak ili projekt ili cilj.
- Kada rad ili izvršeni zadaci ne ispunjavaju ciljeve.
- Kupci koji nisu zadovoljni uslugama ili proizvodima jer ne ispunjavaju specifikacije ili očekivanja.
- Kad resurs ili sponzor propadnu.
- Tijekom procjena rizika, revizija ili inspekcije osiguranja kvalitete.
Korektivne akcije mogu biti bilo što poput ponovnog planiranja projekata, preraspodjele resursa, reorganizacije timova, različitog upravljanja projektima, redizajniranja procesa ili proizvoda itd. Utvrditi glavni uzrok i poduzeti potrebne radnje.
Opseg vlastitih ovlasti za upravljanje proračunom i odobravanje izdataka
Upravljanje proračunom ne podrazumijeva samo pravilno održavanje financijskih brojeva, već i upravljanje ljudima koji su uključeni. Na primjer, zaposlenici ili članovi tima. Treba imati dobre upravljačke vještine za upravljanje proračunima i odobravanje troškova. Nositelj proračuna odgovoran je za novac dodijeljen za određeni proračun i stoga mora provjeriti jesu li troškovi legitimni, a zatim odobriti proračun. Vlast za trošenje ne znači da čovjek može jednostavno potrošiti dodijeljeni novac, samo tako; to znači da novac treba trošiti odgovorno i pametno. Netko može upasti u probleme ako postoje propusti u upravljanju proračunom, a također biti nagrađen ako je uspio u upravljanju proračunom.
Dok upravlja proračunima i troši proračunski novac, nositelj proračuna mora imati na umu ciljeve i zadatke organizacije. Postojat će specifični ciljevi i odgovornosti koje treba uzeti u obzir za postizanje ciljeva. Također treba imati na umu zakonske propise i organizacijske zahtjeve prilikom rukovanja proračunom / upravljanja njime. Uvijek poduzmite potrebne radnje kako biste umanjili troškove, a također odgovarajuće akcije u slučaju prekomjernog trošenja proračuna.
Nadgledajte, kontrolirajte i evidentirajte prihode i rashode. Stvorite dokumente koji ocrtavaju uspješnost organizacije u odnosu na proračun. Održavajte sve evidencije ažurnim i točnim.
Nadam se da su vam ovdje bile korisne informacije. Molimo vas, nemojte se ustručavati ostaviti svoje misli i iskustva. Svaka čast i hvala vam što ste navratili.