Sadržaj:
Bilo da se radi o farbanju zgrada, krovovima, betonu ili bilo kojem mnoštvu projekata popravka i zamjene, svi oni počinju na istom mjestu - postupku nadmetanja. To se može činiti herkulovskim pothvatom, ali evo nekoliko uputa za pomoć u zadatku.
Prije početka prikupljanja ponuda, prvi cilj je odlučiti o opsegu posla koji će se izvesti. Treba li izdatak popravak ili zamjenu? To je cijela komponenta ili samo odjeljak? Može li se posao dovršiti u fazama? Koji je vremenski okvir u kojem posao treba završiti? Nakon donošenja ovih odluka, sljedeća je točka sastaviti tehnički list ili obrazac koji navodi točne detalje o tome što udruga treba učiniti za projekt. (Iako će brojni projekti biti prilično jednostavni, udruga će možda trebati donijeti dodatnu pomoć za popunjavanje specifikacije.) To neće obuhvaćati samo ono što treba postići, već će također pomoći da ponude ostanu slične, ako ne točno, što se tiče rada i materijala.
U ovoj se fazi priprema poziv za nadmetanje. Ovo je detaljno pismo poslano dobavljačima u kojem se traži prijedlog posla. Najbolje je poslati ga što većem broju dobavljača, kako bi se dobro snašli u prosjeku tržišta, kao i iskorijenili krajnosti na svakom kraju spektra. Također postoji mogućnost da određeni broj tvrtki možda ne reagira, pa velik broj njih udruživanju neće ostaviti kratke mogućnosti. Izvođači koji bi trebali biti ciljani su oni koji rade više komercijalnih projekata jer će biti u mogućnosti izvršavati obveze koje imaju.
Što bi trebalo biti uključeno u poziv za nadmetanje:
- List s podacima treba priložiti kao zaseban obrazac uz pismo.
- U pismu treba napisati opseg posla.
- Razine osiguranja Workman's Comp koje udruga traži da ih nose.
- Zahtjev za dokaz o bilo kojoj dozvoli koju mora imati dobavljač. Provjerite sa županijom i državom da biste saznali što je obvezno.
- Obveznica za izvršenje posla, ako je potrebno. Iako to nije uobičajeni zahtjev, prije provjere dokumenata morali ste vidjeti je li to potrebno.
Kad ponude stignu, pripazite na određene detalje. Provjerite jamstva i za rad i za materijale. Ako očekivani životni vijek izdataka iznosi 20 godina, jednogodišnje jamstvo neće biti primjereno. Pregledajte hoće li postojati neki podizvođači s kojima će dobavljač surađivati. Provjerite s njima kako biste bili sigurni da su njihova jamstva i rad na odgovarajućem mjestu. Provjerite jesu li sve navedene specifikacije pokrivene ponudom. Ako se doda još nešto, preispitajte zašto i ne bojte se dobiti drugo mišljenje. Najvažnije je pregledati uvjete plaćanja. Ovo su pojmovi na kojima bi udruga trebala inzistirati:
- Avansni depoziti ne bi trebali biti veći od 5-10%. Pitanja poslovanja dobavljača i upravljanja novcem nisu teret udruge. Na fiskalnoj je odgovornosti odbora pametno upravljati sredstvima njihovih vlasnika kuća.
- Uvijek zadržite 10–15% plaćanja svih faza dok posao ne prođe inspekciju na zadovoljstvo odbora i, ako je uključen, uprave. Time će se uštedjeti sredstva koja će pomoći udruzi ako izvođač prošeta, a za dovršenje projekta mora se dovesti još jedan, kao i popraviti prethodni posao.
- Uplatu izvršite tek kad se završi lista za bušenje. Plaćanje vijesti izvođača da je faza ili cijeli projekt dovršen ne daje im motivaciju nakon činjenice da isprave sve što je pronađeno ispod standarda.
Napokon, prije potpisivanja ugovora, uzmite vremena da ga odvjetnici udruge ispitaju. Pisac bilo kojeg ugovora sastavit će ga u svoju korist. Odvjetnik koji je dobro upućen u reviziju ugovora moći će skrenuti pozornost odbora na sporna pitanja koja bi mogla biti problematična za zajednicu. Da, to će vas koštati. No, nekoliko stotina dolara odvjetničkom uredu moglo bi udruzi uštedjeti deset, ako ne i stotine tisuća dolara kasnije.
© 2018 Kristen Willms