Sadržaj:
- Pravilo br. Etiketa e-pošte: Uvjerite se da je format poruke profesionalan
- Pravilo bontona e-pošte br. 2: Neka vaša poruka bude kratka
- Ups ... Nisam to mislio poslati
- Pravilo br. Etiketa e-pošte: Koristite profesionalni jezik
- Etiketno pravilo br. 4: Nema bezvrijednih poruka
- Pravilo br. 5 e-pošte e-pošte: E-pošta nije privatna
- Pravilo br. Etiketa e-pošte: Brzo reagirajte na dolazne poruke
Snimka zaslona pristigle pošte s korisnim savjetima.
(c) C. Calhoun 2012. Sva prava pridržana.
Kako napredujemo sve dublje u digitalno doba, otkrivamo da još uvijek postoje pravila bontona kojih se moramo pridržavati. Svijet e-pošte također ima posebna pravila bontona. Svaki put kad pošaljete e-poštu, šaljete i poruku o sebi. Ljudi će o vama donositi zaključke bez obzira znaju li vas ili ne, na temelju vašeg pisanja.
Ako slijedite ovih šest pravila e-pošte e-pošte, najbolje ćete se pomaknuti. Možete biti sigurni da ćete ostaviti pozitivan dojam. Ova se pravila posebno primjenjuju na radnom mjestu.
Pravilo br. Etiketa e-pošte: Uvjerite se da je format poruke profesionalan
- Kada šaljete e-poštu, upotrijebite odgovarajući pozdrav. Možete se obratiti osobi po imenu ili čak uključiti "zdravo".
- Koristite rodno neutralan jezik.
- Ako ovo prvi put šaljete nekome e-poštu i ne znate tko je osoba, upotrijebite adresu "Poštovani ili gospođo."
- Završite e-poštu odgovarajućim završetkom, poput zahvalnosti, iskreno, s poštovanjem i drugim sličnim riječima.
- Uključite elektronički potpis s vašim imenom, naslovom i adresom e-pošte i / ili drugim načinima komunikacije poput telefonskih brojeva, web stranica itd.
Pravilo bontona e-pošte br. 2: Neka vaša poruka bude kratka
- Uključite temu kako bi ljudi znali o čemu se radi u poruci i mogli utvrditi relevantnost e-pošte. Ako predmet ne stavite u naslov, primatelj će možda biti oprezan i neće provjeriti poruku.
- Tekst poruke trebao bi biti kratak - odmah prijeđite na stvar. Nekoliko rečenica trebalo bi biti sve što vam treba.
- Vaše pisanje treba sadržavati kratke rečenice.
- Napišite kratke odlomke i iskoristite razmak. Odnosno, pišite za internet.
Ups… Nisam to mislio poslati
Pravilo br. Etiketa e-pošte: Koristite profesionalni jezik
- Poruke e-pošte manje su formalne od pisanja pisama, ali ne dopustite si neurednost.
- Provjerite ispravnost gramatike, interpunkcije i pravopisa. Ništa vam ne potkopava vjerodostojnost više od poruke prepune pogrešaka.
- Izbjegavajte pretjeranu upotrebu emotikona. Ako umetnete previše, mogli biste ugroziti svoju profesionalnost. Neki bi tvrdili da je uporaba emotikona općenito neprofesionalna.
- Razmislite o formulaciji u svojoj poruci. Ponekad je teško pismeno prenijeti ton svog značenja. Izbjegavajte sarkazam jer vaš čitatelj to lako može protumačiti kao uvredu.
- Izbjegavajte pisati emocionalno nabijene poruke. Ako ste u emocionalnom stanju, pričekajte dok ne budete u mirnijem stanju uma prije nego što pokušate nešto napisati.
- Korištenje ALL CAPS podrazumijeva da vičete na nekoga. Također je teško čitati.
Izmijenjeni princip "KISS". Manje je više.
C. Calhoun
Etiketno pravilo br. 4: Nema bezvrijednih poruka
- Slanje neželjene e-pošte živcira ljude i može ih zatražiti da vas blokiraju.
- Ne prilažite nepotrebne datoteke. Ljudi su gadni za privitke nepoznatih pošiljatelja i s pravom: oni mogu sadržavati viruse.
- Izbjegavajte slanje "naprijed". Te su poruke bezlične i često će ih ljudi izbrisati prije čitanja.
- Otmjene fontove i pozadine može biti teško pročitati i odvući pažnju čitatelja. Vaša će vas publika možda shvatiti i manje ozbiljno. Tko želi biti poznat kao Curly Cue Sue - a to nije referenca na njezinu kosu.
Pravilo br. 5 e-pošte e-pošte: E-pošta nije privatna
- Poruke i dalje možete učiniti osobnima, ali imajte na umu da bi je druge oči mogle vidjeti.
- Svaka poruka koju nekome pošaljete podliježe prosljeđivanju.
- Koristite funkciju "CC" (kopiraj u) samo ako ta strana mora znati podatke koji su joj pri ruci. Inače ćete pretrpati nečiju pristiglu poštu.
- Funkcija "BCC" (slijepa kopija) dobra je za masovnu poštu, jer primatelji neće morati pomicati kroz puno adresa e-pošte. Ako potajno uključujete nekoga u razgovor, imajte na umu da e-pošta NIJE privatna.
- Uvjerite se da osobna poruka koju šaljete zapravo ide onome koga namjeravate. Mnogi su e-mailovi poslani pogrešnoj strani, na štetu pošiljatelja.
- Ako tražite posao, nemojte, NE koristite e-poštu trenutnog poslodavca za obavljanje ove vrste posla. Vaš budući poslodavac samo će pretpostaviti da ćete to ponoviti - ali njima.
- Budući da e-pošta nije sigurna, pretpostavimo da vaš poslodavac nadzire sve dolazne i odlazne poruke.
Pravilo br. Etiketa e-pošte: Brzo reagirajte na dolazne poruke
- Očuvat ćete svoju sliku profesionalnosti ako brzo odgovorite na poruke.
- Odgovarajte na pitanja koja vam je netko postavio e-poštom. Ponekad ljudi šalju informacije koje su nebitne, zaboravljajući odgovoriti na izvorno pitanje.
- Dobar način da iznervirate čitatelja je ako upotrebljavate potvrde o "zahtjevu za dostavu / čitanje". Ponekad vaš primatelj neće čitati takve poruke i / ili neće moći čitati zbog programa za filtriranje e-pošte. Izbjegavajte ovu funkciju.
© 2012 Cynthia Calhoun