Sadržaj:
- Slika # 1: Procjena vremena i troškova u odnosu na planiranje projekata
- Potreba za procjenom vremena i troškova projekta
- Računalo koje radi cijelo vrijeme
- Preduvjeti: Što morate imati prije izrade procjene vremena i troškova
- Naša studija slučaja: Jednostavna procjena troškova web mjesta
- Tablica # 1: Ukupni iznosi rane procjene
- Tehnike rane procjene troškova i vremena
- Predstavljanje procjena redoslijeda veličine
- Razbijanje našeg uzorka projekta na nekoliko velikih dijelova
- Dobivanje visokih i niskih procjena za svaki komad
- Točnost ovisi o industriji
- Tehnike kasne procjene troškova
- Praćenje rada na projektu i prilagođavanje vaše procjene
- Tehnike procjene
Slika # 1: Procjena vremena i troškova u odnosu na planiranje projekata
Početno planiranje omogućuje ranu procjenu, dok detaljnije planiranje omogućuje preciznije procjene.
Šid Kemp
Potreba za procjenom vremena i troškova projekta
U poslu je svrha većine projekata zaraditi novac. To zahtijeva da projekt ili zaradi više ili uštedi više nego što to košta projekt. Projekt košta novac dok se ne završi i tek nakon što se završi započinje poboljšavati dno tvrtke. Također, svake godine tvrtka ima samo toliko novca koji može potrošiti na projekte. Dakle, čak i prije nego što projekt započne, rukovoditelji žele odgovore na četiri pitanja:
- Koliko će projekt koštati?
- Jesmo li sigurni da nećemo potrošiti proračun?
- Koliko će trajati projekt i kada će biti izveden?
- Jesmo li sigurni da nećemo kasniti?
To su vrlo razumna pitanja. Iste stvari pitamo kada odvezemo automobil na popravak ili popravimo klima uređaj. Ipak, više od polovice svih projekata - čak i onih kojima se dobro upravlja - kasne ili prelaze proračun. Dakle, odgovor na ova pitanja s procjenama na koje se možemo pouzdati i kojima se možemo posvetiti velik je izazov.
U svijetu upravljanja projektima sponzore nazivamo rukovoditeljima koji ulažu novac i organizacijski napor prema projektu, a njihova predanost presudna je za naš uspjeh kao projektnih menadžera. Ako se ne uključe u projekt, ostanu posvećeni do kraja, isporuče potrebne resurse i uklone prepreke, naš projekt neće uspjeti. A njihov je zahtjev za procjenom vremena i troškova iz njihove perspektive posve razuman.
Također je vrlo teško, ponekad i nemoguće, pružiti. Prema definiciji, projekt je "jedinstveni poduhvat poduzet za stvaranje jedinstvenog proizvoda ili usluge" (PMI Lexicon). Ako je svaki projekt jedinstven i nikada prije nije izveden, kako ćemo onda znati koliko će ga koštati? Kako znati koliko će to trajati? Kako možemo napraviti procjenu troškova nepoznatog? I kako možemo biti sigurni da smo u pravu? Ako ne budemo u pravu, izgledat ćemo loše kad pregazimo proračun ili isporučimo kasno ili oboje.
To su stvarna pitanja i oni imaju stvarne odgovore. Naučio sam preko 3.500 projektnih menadžera kako planirati projekte, procjenjivati troškove i vrijeme te isporučivati na vrijeme i u okviru proračuna. Napisao sam tri različite knjige o upravljanju projektima s tehnikama procjene vremena i troškova. A od svojih klijenata i učenika vidio sam sve, od izvrsnih procjena dolje koje mogu osvojiti konkurentne ponude, do sustava upravljanja koji čine dobru procjenu nemogućim. Ali dobre procjene su moguće. A mi dobivamo puno autoriteta koji nam olakšava posao kad kao voditelji projekata dobro procijenimo svoje projekte.
U ovom ćete članku naučiti kako mi kao voditelji projekata možemo stvoriti točne i pouzdane procjene. Naučit ćete: što trebamo imati da bismo stvorili procjenu; koje su vrste procjena moguće; i osnovne postupke za pripremu svake vrste procjene. Detaljne upute za tehnike procjene prevelike su da bi se mogle uklopiti u ovaj članak. Ali znat ćete naziv ispravne tehnike procjene i kako je koristiti. I imat ćete primjer koji ćete slijediti. Otuda to vjerojatno možete i sami. Ako ne, možete lako pronaći detaljne upute u udžbeniku za upravljanje projektima ili u PMBOK-u, Vodiču Instituta za upravljanje projektima kroz Tijelo znanja o upravljanju projektima.
Ovaj vam članak pokazuje kako napraviti najbolje moguće procjene vremena i troškova, kako na početku projekta, tako i kasnije, kada je planiranje gotovo dovršeno, kao što je prikazano na slici # 1.
Računalo koje radi cijelo vrijeme
Jedan od mojih klijenata pružao je računalne sustave državnim agencijama. Prije nego što sam surađivao s njima, agencija je tražila računalo za njihov sustav e-pošte koje bi "radilo cijelo vrijeme". Voditelj projekta trčao je s tim i kupio računalo od milijun dolara koje bi radilo 24 sata dnevno, 7 dana u tjednu, s dvostrukom automatskom sigurnosnom kopijom svega. Kad je rekao klijentu, bili su šokirani. "Ali otvoreni smo samo 16 sati dnevno. Ne treba nam da bi radio cijelu noć. A sigurno ga nećemo platiti!"
Tvrtka je zapela s računalom od milijun dolara koje klijent nije želio. A stvarno rješenje koštalo je mnogo manje od polovice onoga što je voditelj projekta pretpostavio da će biti potrebno.
Pouka: Nemojte pretpostavljati i ne pretpostavljajte da razumijete što vaš klijent misli kad koristi određeni jezik. Provjerite svaki detalj na jasan, definiran način.
Preduvjeti: Što morate imati prije izrade procjene vremena i troškova
Zamislite da vam je došao prijatelj i rekao: "Koliko će me koštati kupnja novog automobila?" Ne postoji način da se na to pitanje odgovori bez pitanja: "Kakav automobil želite?" A što ako odgovori: "Ma, ne znam ništa o automobilima. Samo mi nabavi automobil koji će raditi za mene. Koliko će to koštati?"
U toj situaciji ne možemo procijeniti troškove automobila. Moramo surađivati s našim prijateljem, postavljajući pitanja poput "Koliko je velika vaša obitelj?" "Vozite li se na posao?" i "Što volite raditi na odmoru?" Ako naš prijatelj surađuje s nama kroz sve ovo, a mi znamo automobile, vjerojatno možemo odabrati dobar automobil za njega, a zatim mu reći trošak. Ali ako naš prijatelj kaže: "Nemam vremena odgovoriti na sva vaša pitanja! Samo mi recite koliko košta automobil!" onda se vraćamo nigdje. Ili, kažemo otprilike, između 12.500 USD ako želite Hyundai i 85.000 USD ako želite Cadillac. To je istinit odgovor, ali ne baš koristan.
Kao projektni menadžeri, stalno se nalazimo u ovoj situaciji. Na primjer, klijent možda želi novo web mjesto. Ali on zapravo ne zna što je dobra web stranica za njegovo poslovanje. Samo zna da njegova sadašnja ne radi. Znamo da web stranica može koštati između 1.200 i 15.000 USD, a može potrajati između dva tjedna i četiri mjeseca, ovisno o tome koje su značajke potrebne za pojedinu tvrtku. Ali dok ne spoznamo njegovo poslovanje, ne možemo napraviti procjenu vremena ili troškova.
Dno crta je ovo: Prije nego što možemo pripremiti precizno vrijeme ili procjenu troškova, moramo surađivati s klijentom kako bismo definirali opseg projekta. U slučaju da je pojam "opseg" nepoznat, to znači "ono što radimo". Definicija punog opsega jasna je izjava onoga što radimo ovim projektom. Da biste saznali više o tome, pogledajte, Kako izraditi plan upravljanja projektom.
Uz jasnu izjavu o opsegu, trebaju nam još tri stvari:
- Moramo eliminirati neizgovorene pretpostavke. Na primjer, naš je prijatelj tražio "novi" automobil. Je li mislio na potpuno novi, ovogodišnji model, ili je mislio "nov za mene", a kupnja rabljenog automobila bila bi sasvim u redu. Ne znamo dok ne pitamo. Pogledajte bočnu traku o "Računalu koje cijelo vrijeme radi" za stvarni slučaj katastrofe procjene troškova projekta poput ove.
- Moramo odlučiti kako će se projekt izvoditi i od klijenta dobiti dogovor o osnovnom pristupu. Ne trebamo znati sve detalje. Ali moramo znati opći pristup. Primjerice, ako je naš projekt uspostava montažnog objekta, htjeli bismo znati želi li kupac uskoro to prerasti. Ako je tako, tada je iznajmljivanje nekretnine, umjesto kupnje ili dugoročnog najma, vjerojatno najbolja ideja. A cijena projekta koji uključuje najam nekretnina potpuno se razlikuje od cijene projekta koji uključuje kupnju ili zakup zgrade.
- Moramo znati trenutnu situaciju. Ako klijent želi novo web mjesto, tada moramo znati sve o njegovom starom web mjestu, te što funkcionira, a što ne. Također moramo znati o njihovim tiskanim marketinškim materijalima, opisima proizvoda i slikama njihovih proizvoda. Izrada web stranice iz trenutnog kataloga košta puno manje od izrade web stranice od nule, gdje se moramo dogovoriti kako bismo dobili fotografije i opise za desetke projekata.
Postoji priča koja ilustrira ovu posljednju točku. Jednom je postojao projekt isušivanja močvare. Županijski direktor pitao je, "koliko će koštati isušivanje ove močvare?" Voditelj projekta odgovorio je, "ovisi o tome koliko je aligatora tamo." "Pa, kako da znamo koliko je aligatora tamo?" "Isušujemo močvaru i vidimo koliko ih je ponestalo."
To je veliki problem s procjenom vremena i troškova. Moramo planirati dovoljno da znamo što kupac stvarno želi i odraditi dovoljno posla na projektu da otkrijemo što se stvarno događa, prije nego što možemo napraviti točnu procjenu troškova. No, rukovoditelji često žele točnu procjenu troškova prije nego što je projekt uopće započet.
Još će vam jedna stvar trebati, a o tome sam napisao članak: Razumijevanje ključnih čimbenika dobre procjene vremena, troškova ili bilo čega drugog.
Sad kad smo iznijeli problem, pogledajmo neka rješenja.
Naša studija slučaja: Jednostavna procjena troškova web mjesta
Količina posla koja je potrebna za izradu dobre procjene troškova ovisi o veličini projekta koji radite, kao i o tome koliko ste vi i tim upoznati s projektnim radom. Ovdje opisane tehnike procjene mogu vam dati dobru procjenu troškova projekta za nekoliko sati za projekt koji košta manje od 10.000 USD. Iste tehnike, primijenjene u nekoliko tjedana, mogu procijeniti projekte koji koštaju oko 100 000 USD. A iste se tehnike, pažljivo primijenjene s puno istraživanja, mogu koristiti za procjenu projekata koji će koštati milijune dolara. No to će potrajati mjesecima rada, a puno drugog korisnog planiranja projekata ući će u procjenu troškova i vremena.
Budući da smo se usredotočili na tehnike, radit ćemo na vrlo jednostavnom, malom projektu: prvom web mjestu za novu startup tvrtku, koje uključuje 40 stranica teksta i grafike i košarici s oko 200 proizvoda. Katalog ispisa sa svim slikama i opisima proizvoda već je napravljen. No, tvrtki se ne sviđa izgled kataloga, te joj trebaju nova umjetnička djela i dizajn koncepta za web stranicu, koji će također koristiti za budući tiskarski marketing.
Tablica # 1: Ukupni iznosi rane procjene
Komponenta projekta | Niska | Srednji | Visoko |
---|---|---|---|
Hosting (prva godina) |
300 USD |
360 dolara |
396 dolara |
Grafika |
2500 dolara |
3.500 američkih dolara |
5000 dolara |
Internet stranice |
1.824 dolara |
2.280 američkih dolara |
3.420 dolara |
Predmeti iz kataloga |
1.920 američkih dolara |
2.400 američkih dolara |
3.600 američkih dolara |
Ići uživo |
300 USD |
500 dolara |
600 dolara |
Ukupno |
6.844 dolara |
9.040 američkih dolara |
13.016 američkih dolara |
Tehnike rane procjene troškova i vremena
Kao što smo već rekli, najranija procjena troškova mora uslijediti nakon što se jasno definira opseg projekta, dogovori se o pristupu projektu i razjasne pretpostavke. Kada se to učini, ali još nemamo korak-po-korak plan za obavljanje svih poslova, možemo stvoriti ranu procjenu troškova. Rana procjena troškova od strane Instituta za upravljanje projektima naziva se procjenom troškova reda veličine . Kada ga kreiramo, pružamo raspon u kojem smo gotovo sigurni da će troškovi projekta pasti. Ali to je prilično velik raspon. Donji kraj je 50% naše procjene, a gornji je dvostruko veći od naše procjene. Dakle, ako mislimo da će projekt koštati 100.000 USD, možemo sa sigurnošću reći da će projekt koštati između 50.000 i 100.000 USD.
Predstavljanje procjena redoslijeda veličine
Kad dostavimo procjenu s tako velikim rasponom, sponzori projekta vjerojatno će postati balistički. Većina sponzora projekata želi i treba puno precizniju procjenu puno prije nego što je to moguće. Potrebno je educiranje prema gore, odnosno podučavanje naših šefova onome što je realno, kako bi im pomogli da shvate da je procjena reda veličine najbolje što čak i najbolji projektni menadžeri na svijetu mogu učiniti, rano u projektu, prije nego što se plan skoro približi dovršen. U ovoj je fazi jednostavno previše nepoznanica da bismo mogli dati realnije jamstvo.
Postoji nekoliko dobrih vijesti za nas i naše sponzore o ranoj procjeni projekta:
- Ako radimo vrstu projekta koja je timu poznata, možemo biti sigurniji da troškovi neće biti previše veći od središnje točke naše procjene.
- Ako možemo kontrolirati opseg, možemo ograničiti projekt na dostupni proračun isporukom nekih, ali ne svih značajki.
Na primjer, recimo da smo stvorili procjenu između 50.000 i 200.000 američkih dolara, a sponzor kaže: "Zaista mogu financirati samo 120.000 američkih dolara, a ako to pređe, možda mogu iscijediti ukupno 150.000 američkih dolara. Možemo odgovoriti, 100.000 američkih dolara je vjerojatna i vrlo su velike šanse da ćemo ući ispod 120 000 USD. Ako želite jamstvo na 150 000 USD, onda se složite da, ako to apsolutno moramo, možemo izrezati dvije od pet stavki s popisa i izvest će projekt za 150.000 USD ili manje. Vjerojatno ćete dobiti sve što želite. Ako ne, dobit ćete tri ili četiri najvažnije stvari, a posljednju ili dvije možemo napraviti za proračun za sljedeću godinu. "
Razbijanje našeg uzorka projekta na nekoliko velikih dijelova
Većina projekata može se podijeliti na nekoliko velikih dijelova, a procjene sastavljene iz dijelova uvijek su bolje od procjena stvorenih iz projekta u cjelini. Pa pogledajmo dijelove projekta web stranice u našem primjeru. Uključit ćemo:
- Hosting: postavite hosting i žičani okvir za web mjesto e-trgovine s košaricom
- Grafika: Razradite novi grafički dizajn: boje, slika web mjesta, logotip, ključne slike za svaku od 7 linija proizvoda
- Web stranice: Stvorite 40 stranica teksta i grafika
- Katalog predmeta: Stvorite košaricu od 200 kataloških predmeta od postojećih naziva proizvoda, opisa proizvoda i slika
- Pokreni uživo: testirajte cijelu web lokaciju, riješite probleme i pokrenite uživo
Dobivanje visokih i niskih procjena za svaki komad
Naš prvi korak je shvatiti najbolji način za dobivanje procjene troškova za svaki od pet gore navedenih dijelova projekta. Za stavke jedan, dva i pet, naše najbolje rješenje je stvoriti procjenu na temelju stvarnih troškova obavljanja istih stvari na sličnim web lokacijama za prijašnje kupce. Za stavku # 1 vjerojatno možemo zaključati i fiksnu cijenu. O točki # 2 razgovaramo s grafičarom. Može reći, "Pa, ovisi. Ako znaju opći stil poslovanja i ako im se sviđaju moje prve ideje, to je jedno. Ali ako nemaju pojma što žele i ako odbor donosi odluke i onda počinju mijenjati nazive svojih linija proizvoda dok ja radim grafiku, to bi moglo koštati puno više. " Ako imamo dobru komunikaciju s klijentom, možemo pokušati dobiti odgovore na ta pitanja. Ali recimo da nemamo.Tada tražimo od grafičara da procijene troškove za najbolji i najgori scenarij, a to su naše niske i visoke procjene.
Stavke 3 i 4 najbolje je procijeniti metodom segmenta. Ali metoda koja je opisana za stavke 1, 2 i 5 također će raditi.
Stavka 5. slična je stavci 2. Na primjer, ako se sva prodaja vrši u kontinentalnom dijelu SAD-a, tada je testiranje košarice standardno. Ako vam je potrebna međunarodna poštarina, zajedno s međunarodnim porezima i carinama, bit će potrebno puno više ispitivanja. U ovom smo slučaju otišli do klijenta i oni su rekli, "Oh, mi smo u SAD-u i trenutno prodajemo samo u SAD-u. Tako smo dobili prilično uski raspon niskog i visokog u našoj procjeni za puštanje uživo, kao vidite u tablici # 1.
Ova metoda sastavlja dobru ranu procjenu vremena i troškova. Procjena troškova prikazana je u tablici # 1. Procjena vremena kreira se na sličan način, tražeći od svakog radnika ili vođe tima nisku, vjerojatnu i visoku procjenu koliko će trajati posao i procjene se zbrajaju.
Ključna prednost ovog pristupa je u tome što će se, čak i ako se jedan dio procijeni preniskim, drugi dio vjerojatno procijeniti visokim. Dakle, ukupna procjena ima veće šanse da bude u pravu nego bilo koji dio. To je glavni razlog za razbijanje projekta na dijelove i procjenu svakog zasebno, umjesto pokušaja procjene cijelog projekta odjednom.
Točnost ovisi o industriji
Koliko je točna naša procjena? To se puno razlikuje, prema industriji, a također i prema ostalim čimbenicima projekta i tima. U građevinskoj industriji, s tvrtkama koje okupljaju konkurentne ponude za izgradnju cesta za projekte koje financira država, a koja općenito odabire najnižu cijenu, vidio sam projekt vrijedan 25 milijuna američkih dolara na posljednji dolar. Previsoka ponuda neće dobiti ugovor, a preniska ponuda značit će financijski gubitak za tvrtku.
Građevinski projekti mogu se tako precizno procijeniti jer su metode, materijali i troškovi vrlo standardni.
S druge strane, projekti informacijske tehnologije (IT) notorno se loše procjenjuju. Najgori slučaj za koji znam bio je IT projekt procijenjen na 2000 USD koji je na kraju koštao preko 170 000 USD - ali to je bio ekstreman slučaj. Ali stvarni rezultati koji završe dvostrukom ili trostrukom procjenom vremena ili troškova previše su česti. Jedan od razloga tome je što se alati, tehnike i okruženja brzo mijenjaju u IT svijetu. Čak se dogodi da se program napiše, recimo, za jednu verziju sustava Windows, a zatim se mora obnoviti za drugu verziju sustava Windows prije nego što se izda.
Kako napraviti najbolje procjene koje možemo u vlastitoj industriji? Dosljedno, cjelovito planiranje i praćenje upravljanja projektom te naučene lekcije za poboljšanje naših metoda na kraju svakog projekta su ključne. I, radeći svaku procjenu, pitajte: "Koliko je moj tim upoznat s točno tom vrstom posla? Jesmo li ikad ranije radili zajedno? Što je novo i drugačije na ovom projektu?" Što je češće vaš tim ranije radio ovu vrstu posla, vaša procjena može biti točnija. Istovremeno, kada procjenjujete rad pomoću novih alata i metoda ili razvijate eksperimentalne prototipove ili radite s novim klijentima, uzmite to u obzir i omogućite više slobodnog prostora za neočekivano.
Tehnike kasne procjene troškova
Kasnije u procesu planiranja projekta možemo stvoriti puno precizniju procjenu. I to je puno lakše učiniti. PMI poziva procjenu kasnog vremena i procjene troškova odozdo prema gore, jer procjenjujemo svaku detaljnu aktivnost i zbrajamo ih sve da bismo dobili ukupni iznos. PMI kaže da će stvarni trošak iznositi -10% do + 15% procijenjenih troškova pomoću procjene odozdo prema gore. I varijacija rasporeda je ista. To znači da, ako je procjena 100.000 USD, očekuje se da će stvarni troškovi projekta pasti između 90.000 i 115.000 USD. Ako se očekuje da će se projekt izvoditi 100 dana od početka do kraja, tada će vrlo vjerojatno biti pokrenut između 90 i 115 dana. S tim manjim rasponom puno je lakše raditi sponzorima projekta.
Kasna procjena vremena i troškova zahtijeva detaljan projektni plan koji uključuje:
- Struktura raščlambe rada (WBS) - detaljan popis svih komponenata projekta
- Popis aktivnosti - popis svih poslova koji će se obaviti i tko će ih obaviti.
- Detaljne informacije o troškovima, kao što su satnice za plaću, ugovorni posao i druge stavke poput uredskog prostora ili opreme.
- Plan nabave, uključujući procijenjene, ili kad je to moguće, potvrđene troškove svakog predmeta koji se kupuje.
- Plan rizika
U idealnom slučaju, detaljna procjena troškova bit će dio cjelovitog projektnog plana, u kojem se obrađuje svih devet područja znanja o upravljanju projektima, kako je opisano u članku koji sam gore naveo, Kako izraditi projektni plan.
Uz sve ove dostupne informacije izrada detaljne procjene troškova prilično je jednostavna - zapravo je jednostavnija od izrade rane procjene. Jednostavno zbrojimo troškove (vrijeme i materijale) za svaku aktivnost u projektu i dođemo do ukupnog iznosa. Kao dio ovog postupka možemo koristiti procjenu PERT-a. PERT je skraćenica od Tehnika ocjenjivanja i pregleda projekata, a to je način dobivanja jedne procjene troškova pomoću centrirajućeg prosjeka optimističnih, vjerojatnih i pesimističnih procjena za svaku stavku. PERT možete naučiti čitajući Kako koristiti PERT grafikon za upravljanje projektima.
Najbolja praksa za procjenu troškova uključuje faktoring rizik u jednadžbu. Dio upravljanja rizikom uključuje planove za nepredviđene slučajeve, odnosno planove za rad koji bismo mogli obaviti ako se dogodi rizični događaj. Recimo da gradimo novu zgradu na Floridi. Svjesni smo rizika da ćemo u slučaju uragana morati ugasiti gradilište do dva tjedna. Planiramo raspored kojim ćemo završiti zgradu, čak i ako dođe do uragana, korištenjem prekovremenih sati za vikend nakon uragana. To, naravno, dodaje trošak. Čimbenike rizika možemo predstaviti kao rezervne fondove. Na primjer, možemo reći: "Procijenjeni trošak izgradnje ove zgrade je milijun američkih dolara. Međutim, ako se dogodi veliki uragan, trebat će nam dodatnih 50 000 američkih sredstava da bismo na vrijeme završili projekt."
Praćenje rada na projektu i prilagođavanje vaše procjene
Kad se prihvate vaš projektni plan, raspored i procjena troškova, tada je posao planiranja vašeg projekta završen i vi možete početi raditi. Formalno se to naziva izvršenje i kontrola projekta. Izvršenje znači obavljanje posla. Kontrola znači praćenje rada i osiguravanje da se odvija na vrijeme i u okviru proračuna. Proces praćenja dovršenog rada (isporuke opsega) u odnosu na vrijeme i troškove naziva se Analiza zarađene vrijednosti (EVA). Kao što radimo EVA, radimo na tome da isporučujemo u okviru proračuna. Također saznajemo jesmo li uopće dobro radili svoju procjenu.
Praćenje stvarnog vremena i troškova dok radimo vrlo je važno iz dva razloga. Prije svega, ti su podaci koristan ulaz za buduće procjene. Drugo, na kraju projekta uspoređujemo naše procijenjene troškove sa stvarnim troškovima, red po red i naš planirani raspored s našim stvarnim rasporedom, iz dana u dan; i stvoriti dokument o naučenim lekcijama. Naučene lekcije uključuju bolje metode procjene troškova za naš sljedeći projekt.