Sadržaj:
- Praćenje i kontrola
- Praćenje
- Pregledavanje
- Replaniranje - planirajte ponovno ili na drugačiji način
- Ljudski menadzment
- Osobni akcijski plan
- Upravljanje projektima: definiranje ciljeva
- Upravljanje projektima: planiranje
- Kako sam postao certificirani suradnik u upravljanju projektima
Slika Gerda Altmanna s Pixabaya
Praćenje i kontrola
Svrha provedbe ili izvršavanja plana projekta je postizanje očekivanih rezultata.
Kao voditelj projekta, morate se suočiti sa bilo kojim problemom u fazi implementacije onog trenutka kada znate za njega. Najbolji način da se pristupi rješavanju problema je veseleći se onome što se može učiniti, a ne unatrag što se moglo učiniti da se to osujeti. Morate prepoznati i razumjeti problem ako želite pronaći najbolje rješenje.
Upravljanje ljudima i kontrola dva su ključna dijela u upravljanju projektom u fazi provedbe. Oni su međusobno povezani; problem u jednom od njih može stvoriti ili dovesti do problema u drugom.
Vi upravljate načinom na koji se projekt provodi praćenjem, pregledom i ponovnim planiranjem. Također morate upravljati ljudima i postupcima.
Praćenje
Praćenje znači nadgledanje aktivnosti koje su u tijeku kako bi se osiguralo da su na putu i prema rasporedu kako bi se postigao ukupni cilj učinka. Ciljevi definiraju što se želi postići, te kada i kako će se to učiniti.
Provodite provedbu projektnog plana redovitim korištenjem alata za prikupljanje podataka o napretku.
Uspostavljate metode upravljanja varijablama na poželjan način. Te se metode nazivaju nadzornim mehanizmima. Da bi se to dogodilo, morate opisati:
- Vrste informacija koje su potrebne.
- Količina i pojedinosti potrebnih podataka.
- Formalna i neformalna metoda za dobivanje informacija poput promatranja, razgovora s predmetnim stručnjacima, sastanaka i izvještaja.
- Dostava informacija, bilo da će biti usmena ili pismena, licem u lice, telefonom, poštom, e-poštom ili na virtualnom sastanku.
Pregledavanje
Napredak mjerite uspoređujući informacije o napretku s planom u vezi s tri ograničenja kvalitete, rasporeda i troškova:
- Kvaliteta obavljenog posla.
- Datum završetka.
- Trošak rada.
Nakon što uspostavite dobre sustave za nadzor i ako redovito primate informacije, možete mjeriti napredak projekta u odnosu na vrijeme, troškove i kvalitetu posla koji treba obaviti.
Većina softverskih paketa omogućuje vam mjerenje napretka pamćenjem „osnovnih“ podataka, tj. Informacija na početnoj točki. Nakon što unesete nove podatke, računalo će ih prikazati u odnosu na osnovni plan kako biste mogli uspoređivati i analizirati napredak.
Replaniranje - planirajte ponovno ili na drugačiji način
Morate preplanirati kada postupak pregleda pokaže neusklađenost između planiranih i stvarnih dovršenja u bilo kojem trenutku ili kad se ciljevi projekta promijene.
Bilo koji problem u fazi izvršenja ispitujete s ljudske i tehničke strane jer utječu jedni na druge. Korisno je problem riješiti na brz način, jer se čak i jednostavan problem može pogoršati i ugroziti uspješan završetak cijelog projekta.
Želite izbjeći usvajanje visoko rizičnog rješenja problema ako nema rezervnu kopiju u slučaju da nešto pođe po zlu, jer će to ugroziti izvršenje projekta.
Prilikom ponovnog planiranja promijenili biste glavni cilj projekta samo kao zadnju opciju. Kad promijenimo glavni cilj, mogli bismo doći do nečega što se naziva 'puzanje opsega', što se smatra štetnim.
Opseg projekta je zajedničko razumijevanje među dionicima o tome što ulazi u projekt i što definira njegov uspjeh. Opseg su dobro definirane karakteristike i funkcije proizvoda ili rad potreban za dovršetak projekta.
Puzanje opsega podrazumijeva stalne ili pomahnitale promjene u glavnom cilju bilo kad nakon početka projekta. To se može dogoditi kada opseg nije definiran, dokumentiran ili kontroliran na odgovarajući način.
Svaku promjenu opsega morate uputiti naručitelju projekta koji ga mora prvo odobriti.
Postupak praćenja, pregleda i ponovnog planiranja trajat će tijekom trajanja projekta.
Replaniranje je potrebno kada projekt očito ne postiže svoje ciljeve ili ako su se ciljevi promijenili. To je situacija kada morate koristiti scenarije Što-ako (pogledajte moja načela upravljanja projektima, članak 2 od 3) o zadacima i aktivnostima koje još treba obaviti.
Ljudski menadzment
Vi ste kao voditelj projekta odgovorni za projekt. Prihvaćate odgovornost za svakodnevno vođenje projekta, kao i rukovanje svojim timom i rješavanje nesuglasica.
Ako se pojavi problem, izbjegavajte napast traženja žrtvenog jarca jer bi to moglo odgoditi traženje rješenja. Kao opće pravilo, bolje je pregovarati nego se sukobljavati kad se suočite s problemom.
Učinkovito vodite tim kada pojašnjavate ulogu i odgovornosti svakog člana tima, razjašnjavate razine autoriteta i odgovornosti, postavljate realna očekivanja, pružate podršku članovima tima i donosite odluke koje su realne.
Učinkovito motivirate članove svog tima kada ih uključujete u donošenje odluka, delegirate bez mikro-upravljanja, postavljate realne osobne ciljeve za tim i za svakog člana tima i nagrađujete doprinose.
Pregovarate raspitujući se tražeći prirodu konkurentskih zahtjeva, znajući da su ti zahtjevi valjani, razgovarajući s timom o rješenjima, prezentirajući prednosti i slabosti alternativnih rješenja, objašnjavajući zašto i kako je usvojen postupak za rješavanje situacije i razumijevanje nepogrešivo globalni cilj projekta.
Povezujete se stvaranjem komunikacijskih i nadzornih sustava, upravljanjem protokom informacija unutar tima, razmjenom informacija s timom, sponzorom projekta i svim dionicima, traženjem povratnih informacija o cjelokupnoj komunikaciji i uključivanjem tima u donošenje odluka o povećanju njihove motivacije za posjeduju svoj rad.
Osobni akcijski plan
Upravljanje projektima ne mora biti veliko. Nije ograničen na velike projekte poput izgradnje nove željezničke stanice ili poboljšanja postojeće.
Neke informacije predstavljene u moja tri članka o principima upravljanja projektom možete koristiti za izradu osobnog akcijskog plana. Možete, na primjer, odlučiti za tri područja u svom životu za koja mislite da bi im koristilo neko poboljšanje.
Zapišite svoje ciljeve na način koji vam je jasan, postavite si realne rasporede i jednostavne, ali učinkovite postupke za praćenje i pregledajte svoj napredak.
Volio bih čuti od vas o osobnom projektu koji namjeravate poduzeti i na koji biste mogli primijeniti neke informacije dane u moja tri članka.
Upravljanje projektima: definiranje ciljeva
- Upravljanje projektima: definiranje ciljeva
Praksa upravljanja projektima dobro je uspostavljena. Rasprostranjen je asortiman u raznim industrijama. Nekoliko poduzeća i organizacija iz područja kao što su marketing, financije, razvoj proizvoda, potrošačke usluge i vlada sada se prijavljuju
Upravljanje projektima: planiranje
- Upravljanje projektima: Planiranje
Planiranje je važno za pronalaženje najboljeg pravca djelovanja, razjašnjavanje onoga što treba učiniti, provjeravanje onoga što je izvan našeg područja stručnosti i znanje dodijeljivanja i postavljanja djela drugima.
Kako sam postao certificirani suradnik u upravljanju projektima
- Kako sam postao certificirani suradnik u upravljanju projektima,
prepoznajte se cjeloživotnim učenjem