Sadržaj:
- Skok od radnika do menadžera
- Znanje je moć
- Planiranje projekta za fokusiranje
- Svakodnevna i tjedna priprema
- Ključne točke
Pixabay
Priprema se može činiti dosadnom i dugotrajnom kada sve što stvarno želite učiniti je zaroniti u projekt i početi osjećati kao da ste nešto postigli. Pogotovo kad su rokovi tijesni. No, unca prevencije može ublažiti pola kilograma intervencije. Provođenje određenog vremena na početku projekta u organiziranju i mapiranje plana može uštedjeti tonu izgubljenog vremena kasnije u ponovnom obavljanju posla ili pomoćnicima koji vrte palčevima jer ne znate koji im posao treba pružiti. Uz to, ako odvojite vrijeme za poštivanje odgovarajućih postupaka, možete spriječiti da se kasnije pojave problemi koji gube vrijeme, predstaviti tvrtku loše klijentima i stvoriti nepotreban stres i tjeskobu na suradnicima.
Skok od radnika do menadžera
Kako napredujemo na korporativnoj ljestvici odgovornosti, možemo se naći kao da prelazimo iz uloge pčele radnice u ulogu menadžmenta, čak i ako naš naziv posla ne uključuje tu riječ. Posao pčele radnice je slijediti naredbe i označavati stvari sa poslovičnog popisa "Obaveze" što je brže moguće. Ali kad prijeđete u menadžersku ulogu, duboko ugrađena ideja "to moraš učiniti" može zapravo ometati vašu sposobnost upravljanja.
Menadžeri se moraju odmaknuti od vreve i naučiti trošiti vrijeme na pripreme, delegiranje i komuniciranje. Prema načinu razmišljanja radnice, te stvari izgledaju vrlo nematerijalno i mogu vam ostaviti osjećaj kao da ništa niste 'učinili'. Ali ignoriranje tih zahtjeva za ulogom može značiti da oni kojima upravljate zapravo ne rade ništa, jer niste odvojili vrijeme da im kažete što treba učiniti ili niste odvojili dovoljno vremena da biste bili sigurni da razumiju ono što tražite za. Također je važno da menadžeri razmotre potrebe svakog pojedinog radnika i svoj stil komunikacije i podučavanja prilagode potrebama tog radnika kako bi maksimizirali svoj potencijal.
Znanje je moć
Jedna od najboljih metoda pripreme za buduće događaje je dokumentiranje trenutnih. Znanje je moć. Ako vam treba neko vrijeme da korak po korak dokumentirate ono što ste upravo učinili da biste riješili problem ili konfigurirali značajku, znači da sljedeći put kada treba učiniti isto, taj zadatak možete prenijeti nekome drugome, jer svi vi trebaju ih uputiti na članak koji korak po korak objašnjava što trebaju učiniti. Uzimanje sat vremena da dokumentirate postupak koji će se ponoviti, štedi vam dva sata za 3 mjeseca i ponovno za 6 mjeseci i opet i opet i opet, svaki put kada ne trebate ponovno shvatiti postupak, a zatim to učinite ili nauči to nekoga drugoga. Ne izmišljajte kotačić, dokumentirajte izum i pustite da ga netko drugi izradi.
Planiranje projekta za fokusiranje
Pogled na opseg cijelog projekta može biti zastrašujući, čak i nadasve nadmoćan. Kada se projekt raščlani na male dijelove i određene zadatke, postaje lako usredotočiti se na svaki mali zadatak i učinkovito prelaziti s jednog na drugi. Planiranje projekta i utvrđivanje zadataka i rokova ključni je korak u pripremi za posao koji predstoji. Ovaj se proces može naučiti. Možete naučiti kako organizirati sebe i svoj posao, a time ćete više posla obaviti za manje vremena s manje stresa. Kada se suočite s novim projektom, prvo što treba identificirati je rok. Zatim projekt podijelite na ključne tematske dijelove rada. Ovo će biti vaše prekretnice. Procijenite rokove za svaku prekretnicu kako biste ispunili krajnji rok. Ako koristite Planner, organizator u kanbanskom stilu,ti će miljokazi postati vaši stupci ili segmenti. Zatim uzmite svaku prekretnicu i dalje je raščlanite na zadatke potrebne za postizanje te prekretnice. Organizirajte te zadatke u nizu, i voila, imate projektni plan koji će vas držati na mjestu.
Svakodnevna i tjedna priprema
Možda se vaš rad ne temelji na projektu ili obuhvaća više projekata. Svakodnevna i tjedna priprema tada postaje ključna za održavanje fokusa i postizanje ciljeva. Na početku svakog dana, nemojte samo uskočiti u prvu e-poštu koju vidite i počnite odgovarati. Započnite svaki dan s pripremom.
- Održavajte popis zadataka, uključujući kalendar
- Pregledajte postojeće zadatke
- Pregledajte sve nove komunikacije i dodajte stavke na popis zadataka. Ako su određeni za datum, poput sastanka, dodajte referencu na te zadatke u kalendar.
- Dajte prioritet popisu zadataka
- Pomoću kalendara i popisa zadataka utvrdite zadatke koje očekujete da ćete izvršiti do kraja dana
- Sada počnite raditi.
Svakog ponedjeljka pregledajte popis zadataka i kalendar kako biste dobili ideju kako će izgledati vaš tjedan. Blokirajte sve potrebne dijelove vremena za sastanke ili velike zadatke.
Ključne točke
- Priprema je bitna, a ne fakultativna
- Pripremljenost povećava učinkovitost, štedi vrijeme i novac
- Nepripremljenost dovodi u opasnost zadovoljstvo kupaca
- Nedostatak priprema povećava stres zaposlenika, tjeskobu, izostajanje s posla i izgaranje.
- Pripremite se kroz upravljanje popisima zadataka i procesima dokumentiranja.