Sadržaj:
Sastanci se održavaju često u svakoj organizaciji i oni igraju vrlo važnu ulogu u odlučivanju o boljim nastupima. Svjestan sam da su za napredovanje i uspješno održavanje sastanka potrebno pravilno planiranje i organizacija. Kada planiram sastanak, uzimam u obzir cilj sastanka, vrstu sastanka, broj prisutnih, mjesto održavanja itd. Provjeravam ima li posjetitelja koji su zatražili da uđu na sastanak. Ako je odgovor da, i ja se povezujem s njima kako bih provjerio jesu li datumi prikladni.
Nakon planiranja, organiziram sastanak. Pazim da vrijeme sastanka ne bude u suprotnosti s drugim imenovanjima uključenih ljudi. Odabirem mjesto koje može primiti polaznike koji prisustvuju sastanku. Prisutnima dostavljam vrijeme sastanka i približno trajanje sastanka. Pazim da su i osvježenja dogovorena. Kada se dogovaram za osvježenje, promatram prehrambene potrebe polaznika ako ih netko ima. Važno je osigurati osvježenje jer se polaznici osjećaju dobrodošlo, a ujedno ih sprječava da se umore, pogotovo ako je nekima bio naporan dug dan.
Vrste sastanaka
U našoj organizaciji imamo različite vrste sastanaka, ovisno o potrebi i broju polaznika. Imamo sastanke timova koji se održavaju jednom u dva tjedna ili jednom mjesečno, ovisno o potrebama. Prisutni su uglavnom članovi mog tima i svi posjetitelji ako su to zatražili. Imamo zajedničke sastanke tima, što je kombinirani sastanak za ____________________________ (uklonjen radi povjerljivosti) tima koji prisustvuje zajedno sa svim posjetiteljima. Ponekad sazivamo hitne sastanke kada postoje hitna pitanja o kojima treba razgovarati. Također postoji jedan na jedan sastanak kada se raspravlja o povjerljivim pitanjima, a također i o učinku pojedinaca. Prezentacije se održavaju kada se izvrše promjene u sustavima ili uvedu nove politike i postupci koji se moraju priopćiti odjelu.
Kada planiram sastanke, vodim računa da postoji čvrst razlog za sastanak i da svi polaznici budu lako dostupni mjestu događaja. Pripremam dnevni red i prolazim ga kroz predsjedatelja kako bih bio siguran da je svjesna točaka o kojima će se raspravljati. Ukratko je informiram o tome što će biti na sastanku, tko će prisustvovati, tko neće, čemu će prisustvovati gost, gdje će se sastanak održati i koliko će trajati, te naprijed. Važno je da je izvijestite kako bi bila spremna i znala što treba pripremiti prije. Kopiju dnevnog reda šaljem svim sudionicima, a također i pozive na sastanke u pogledu na izgled. Obavještavam ih o adresi na kojoj će se održati sastanak. Ako bilo tko odbije poziv za sastanak, morat će ga obrazložiti i uzeti pristanak upravitelja te poslati isprike za sastanak.Također provjeravam može li se sastanak nastaviti s ljudima koji neće prisustvovati.
Rezervacija i postavljanje
Kada rezerviram mjesta ili prostorije za sastanke, tražim mjesta ili prostorije koje mogu primiti sve prisutne i da soba ili mjesto imaju sve potrebne sadržaje za sastanak. Razjasnim s mjestom održavanja ili provjerim je li prostor siguran u strukturi i jesu li sve električne ožičenja zapečaćene i da li su u skladu sa zdravstvenim i sigurnosnim postupcima. Ako ima polaznika s invaliditetom, pobrinem se da imaju sve potrebne sadržaje na mjestu sastanka. Također osiguravam da je mjesto događaja lako dostupno i prikladno za sve polaznike. Ako je mjesto događaja rezervirano unaprijed, nazvat ću ih kako bih bio siguran da je soba na raspolaganju za sastanak kako bi se izbjegla razočaranja u zadnji trenutak. Sve uplate koje treba izvršiti za mjesto održavanja dogovara se upravitelj proračuna.Budžet za osvježenje dijeli svo osoblje u timu.
Prije sastanka imam sve resurse poput bilješki, olovaka i opreme poput OHP-a, prijenosnog računala, projektora, produžnih kabela i Ethernet kabela itd. Neophodnih za sastanak. Stolice i stolovi raspoređeni su u skladu sa zahtjevima. Ispisujem nekoliko primjeraka dnevnih redaka i zapisnike s prethodnih sastanaka kako bih provjerio jesu li sve radnje dovršene. Ako bilo koji priručnik treba za tisak i distribuciju, spremam ga za ruku polaznicima. Postavio sam prijenosna računala i projektore ako su potrebni za sastanak. Sve povjerljive dokumente koji se odnesu na sastanak čuvam na sigurnom kako ne bi otišli u pogrešne ruke i da ih mogu pregledavati samo ovlaštene osobe.
Dnevni red
Dnevni red sadrži datum, naslov i mjesto održavanja, naziv sastanka, isprike, imena posjetitelja i popis stavki o kojima treba razgovarati. Ako postoje određene teme o kojima će razgovarati određena osoba, to se također spominje na dnevnom redu. Dnevni red i zapisnici nazivaju se dokumentima sastanka i sadrže sve pojedinosti svih važnih stvari o kojima se razgovaralo na sastanku.
Tijekom sastanka
Svi sudionici sastanka su dobrodošli i opskrbljeni su. Dijelim programe i bilo koji materijal koji treba distribuciju. Ako netko ima bilo kakvih pitanja o bilo čemu, pružam mu jasne informacije, a kada nisam svjestan, koristim savjete i smjernice svojih kolega ili menadžera.
Tijekom sastanaka zamoljen sam da podržim vođenje zapisnika i postavljanje IT opreme. Također uzimam kopije dnevnog reda i prethodnih zapisnika.
Svjestan sam da ću morati biti spreman riješiti sve probleme koji bi se mogli pojaviti tijekom sastanka. Ako postoje problemi s IT opremom, pokušat ću najbolje riješiti probleme u okviru svojih administrativnih prava. Ali ako je to povezano s bilo čim izvan toga, kontaktiram pomoć informatičke službe. Među prisutnima mogu biti problemi zbog problema s profesionalnošću i osobnošću. Oni se rješavaju raspravama licem u lice, promjenom rotacije, ako je potrebno, provođenjem postupaka za pritužbe itd.
Snimam zapisnik na sastanku, bilježim sve što je važno, jer to služi kao referenca u budućnosti i pomaže u razvoju organizacije. Zapisnik zapisujem jasno i kratko. Vrlo sam pažljiv kako ne bih propustio bilo koju informaciju. Sa sobom nosim predložak s detaljima svih stavki o kojima će se raspravljati na sastanku. Na njemu će biti datum, vrijeme i naslov sastanka. Također sadrži detalje o čemu se raspravljalo, donesene odluke i radnje koje treba poduzeti. Zabilježit će se i datum sljedećeg sastanka ako se odluči. Kad susret započne, ako ima novih polaznika i posjetitelja, predstavimo se jedni drugima. Pazim kad zapisujem zapisnike i brojim stranice dok pišem kako se kasnije ne bih zbunio.
Nakon sastanka
Na kraju sastanka prikupljam sve dokumente koje treba vratiti. Isključujem i spakiram svu korištenu IT opremu. Sve stolice i stolovi koji su preuređeni vraćaju se na svoja izvorna mjesta kako bi se izbjegle smetnje sljedećem sastanku. Nakon sastanka pregledam bilješke, razradim ih i otkucam poštenu kopiju prije nego što zaboravim o kakvim se raspravama radi. Zatim gotove zapisnike šaljem stolici bilo e-poštom ili u tiskanom primjerku i tražim da ih pregledaju prije nego što se mogu poslati polaznicima. Stolac ih pregledava i uvodi potrebne promjene. Izmjenjujem ih i pripremam poštenu kopiju i pošaljem polaznicima.
Nakon sastanka vodim evidenciju o radnjama koje treba pratiti. Ili zovem ili šaljem ljude e-poštom kako bih bio siguran da su radnje dovršene do ciljanog vremena.
Druga važna stvar je prikupljanje povratnih informacija od sudionika. Pomaže mi da slušam stavove ljudi i napravim bilo koje poboljšanje koje je potrebno. Vrlo mirno slušam povratne informacije i razmišljam o tome. Može biti pozitivan, neutralan ili negativan. Ne dopuštam da negativne povratne informacije utječu na mene. Umjesto toga koristim ga za poboljšanje performansi i učinka timova. Kada radite u timu, nisu važne ideja ili pogled pojedinca; važan je pogled cijelog tima. O svim se općim povratnim informacijama razgovara i komuniciraju s cijelim timom kako bi se poboljšali učinci tima.
Sva pitanja na sastancima bilježe se, raspravljaju se na sastancima menadžera i oni odlučuju o tome što se može učiniti kako bi se izbjegle te situacije u budućnosti.