Sadržaj:
- Uvod u ovu jedinicu
- 1.1 Objasnite ulogu uloge osobe koja planira i organizira sastanak
- 1.2 Opišite različite vrste sastanaka i njihove glavne značajke
- 1.3 Objasnite kako planirati sastanke koji ispunjavaju dogovorene ciljeve i ciljeve
- 1.4 Objasnite svrhu dogovaranja podneska za sastanak
- 1.5 Objasnite kako odrediti prikladna mjesta za različite tipove sastanaka
- 1.6 Opišite vrste resursa potrebnih za različite vrste sastanaka
- 1.7 Utvrdite glavne točke koje bi trebale biti obuhvaćene dnevnim redom i dokumentima o sastancima
- 1.8 Objasnite svrhu zadovoljenja potreba sudionika sastanka i posebnih zahtjeva te pružanje informacija potrebnih za sastanak
- 1.9 Opišite zdravstvene, sigurnosne i sigurnosne zahtjeve koje treba uzeti u obzir prilikom organiziranja sastanaka
- 1.10 Objasnite svrhu i koristi brifinga predsjedavajućeg prije sastanka
- 1.11 Objasnite svrhu dobrodošlice i pružanja prikladnih osvježenja polaznicima
- 1.12 Opišite vrste informacija, savjeta i podrške koje bi mogle biti pružene tijekom sastanka
- 1.13 Opišite vrste problema koji se mogu pojaviti tijekom sastanka i kako ih riješiti
- Problemi u ICT-u
- Problemi sa sudionicima
- Rješavanje sukoba
- 1.14 Objasnite što bi trebalo biti uključeno u zapisnik sa sastanka i svrha osiguranja da je zapisnik točan i odobren
- Prije sastanka
- Tijekom sastanka
- Nakon sastanka
- 1.15 Objasnite kako snimati radnje i slijediti daljnje korake ako je potrebno
- 1.16 Objasnite svrhu prikupljanja i ocjenjivanja povratnih informacija sudionika sa sastanka
- 1.17 Opišite kako se slažu točke učenja za poboljšanje organizacije budućih sastanaka
Pregledajte važne aspekte planiranja i organizacije sastanaka u ovoj jedinici.
Foto Christina @ wocintechchat.com na Unsplash
Uvod u ovu jedinicu
Ova je jedinica izborna jedinica grupe B na razini 3 s ukupno 5 bodova. Ova jedinica pomaže kandidatu da razumije aranžmane i radnje potrebne za planiranje i organizaciju sastanaka, kako se pripremiti za sastanak, kako podržati vođenje sastanka i kako dalje pratiti sastanak.
Primjer osobne izjave također je uključen za ovu jedinicu!
1.1 Objasnite ulogu uloge osobe koja planira i organizira sastanak
Da bi sastanak mogao učinkovito proći, potrebno je dobro planiranje i priprema. Ova dva koraka oduzimaju dosta vremena.
Kad planirate sastanak, uzmite u obzir sljedeće:
- Saznajte osnovne detalje sastanka: vrstu sastanka, proračunski iznos koji se može potrošiti, broj nazočnih, mjesto na kojem će se održati i druge pojedinosti.
- Otkrijte cilj sastanka
- Saznajte ulogu svake osobe koja prisustvuje u timu.
- Organizirajte kontrolni popis i stavite sve datume u kalendar kako biste bili sigurni da se različiti sastanci ili događaji međusobno ne sukobljavaju.
- Ako će se sastanci morati periodično zakazivati radi praćenja poduzetih radnji, sastanak koji se ponavlja svaki mjesec ili svaka dva tjedna može se staviti u elektronički kalendar
Pri organizaciji sastanka uzmite u obzir sljedeće:
- Potpuno razumjeti svrhu sastanka
- Saznajte vremenska ograničenja ljudi koji će biti uključeni u sastanak kako biste odredili najbolje vrijeme za održavanje sastanka kako ne bi bio u suprotnosti s drugim sastancima.
- Odaberite mjesto na kojem će svi sudionici biti lako dostupni.
- Planirajte duljinu sastanka, uzimajući u obzir posjetitelje i broj pitanja o kojima treba razgovarati.
- Planirajte koja će osvježenja biti osigurana i tko će biti glavni.
- Prikupite točke dnevnog reda i pripremite ih u odgovarajućem formatu i redoslijedu.
- Ako odgovornosti treba rasporediti među različite ljude, napravite popis tko će što raditi!
- Uvjerite se da osoba koja vodi sastanak zna što treba postići na sastanku i koliko dugo treba trajati.
1.2 Opišite različite vrste sastanaka i njihove glavne značajke
Postoje razne vrste sastanaka. Sastanci se razlikuju u odnosu na:
- Broj ljudi koji su prisustvovali sastanku
- Svrha sastanka
- Veličina organizacije
- Osoba koja je predsjedala sastankom
- Duljina sastanka
Osnovne vrste sastanaka su sljedeće.
- Stalni sastanak: Ovo je sastanak koji se redovito održava tjedno ili dvotjedno s upraviteljem u vezi s bilo kojim projektom koji je u tijeku. Ovi sastanci traju do završetka projekta i imaju općeniti format dnevnog reda i zapisnika.
- Tematski sastanak: Sastanak dogovoren za raspravu o određenoj temi koja se odnosi na posao ili projekt.
- Prezentacija: Sastanak održan općenito kako bi se tim informirao o promjenama u postupcima i postupcima. Na ovom sastanku postoji voditelj ili dva, a na kraju polaznici imaju priliku postavljati pitanja.
- Konferencija: Sastanak organiziran uz značajno planiranje i strukturu, a moderirala ga je osoba koja predsjedava. Broj sudionika ovisi o svrsi konferencije.
- Hitni sastanak: Sastanak održan odjednom, bez puno prethodne najave, radi rješavanja bilo koje krize unutar ili izvan organizacije. Svi članovi tima moraju prisustvovati sastanku.
- Seminar: Sastanak se održava uglavnom u obrazovne svrhe, a vode ga stručnjaci iz određenog područja.
1.3 Objasnite kako planirati sastanke koji ispunjavaju dogovorene ciljeve i ciljeve
Sastanke treba planirati s velikom pažnjom i detaljima, jer oni igraju vrlo važnu ulogu u postizanju ciljeva organizacije. Prvo i najvažnije, pripremite popis za sastanak.
Kontrolni popis sastanka:
- Provjerite jesu li postavljeni konkretni i realni ciljevi.
- Provjerite je li mjesto sastanka dostupno svima.
- Provjerite jesu li datumi i vrijeme prikladni za sve polaznike.
- Provjerite je li predsjedavajući svjestan dnevnog reda.
- Pripremite dnevni red koji može postići sve ciljeve.
- Provjerite je li dnevni red ispisan i spreman, jesu li resursi spremni za sastanak i jesu li poslani svi pozivi.
- Provjerite jesu li predsjedavajući, zapisničar i voditelji spremni i je li osvježenje spremno.
Planiranje: Planirajte sastanak zajedno s predsjedavajućim i svim sudionicima, uključujući vrstu sastanka, njegovu svrhu, raspoloživi proračun, broj prisutnih, mjesto održavanja i ostale osnovne detalje.
Zahtjevi za mjesto održavanja: Kada odabirete mjesto sastanka, pogledajte svrhu sastanka i broj prisutnih te je li mjesto dobro dosegnuto. Provjerite kod mjesta događaja imaju li sve potrebne sadržaje za sastanak. Također obavijestite predsjedavajućeg i prisutne ako je potrebno i po potrebi potražite ideje o njihovim očekivanjima od mjesta održavanja kako biste izbjegli gnjavažu ili neuspjehe na sastanku.
Ciljajte sudionike i pozivnice: Jasno navedite sudionike sastanka i pošaljite im pozivnice. Pitajte o čemu će razgovarati i koliko će im trebati. Na taj način možete izračunati duljinu sastanka.
1.4 Objasnite svrhu dogovaranja podneska za sastanak
Ukratko je kratka bilješka o tome što je sastanak: svrha, tko će prisustvovati i zašto će prisustvovati.
Ukratko nam omogućuje da se usredotočimo na ciljeve sastanka i njegove ishode, a to pomaže učinkovitom izgradnji tima.
Dobar sažetak mora biti kratak, jasan i fokusiran, zbrajajući sve misli koje treba prenijeti. To će dati jasno razumijevanje onoga što pokušavate učiniti bez ikakve zbrke.
U sažetku moraju biti vrlo jasni ciljevi sastanka u odnosu na posao.
Veličina mjesta održavanja važno je za sastanak.
1.5 Objasnite kako odrediti prikladna mjesta za različite tipove sastanaka
Pri odabiru mjesta sastanka ili konferencije mora se imati na umu nekoliko stvari.
- Pogodnost : Provjerite je li mjesto dovoljno veliko za smještaj svih polaznika sastanka.
- Mjesto : Provjerite je li mjesto događaja na mjestu dostupnom svim sudionicima sastanka.
- Dostupnost : Provjerite je li mjesto besplatno na traženi datum kako biste izbjegli razočaranje u zadnji čas. To može stvoriti daljnje probleme ako se ne zna da mjesto događaja nije dostupno nakon što su dogovoreni svi dolasci svih polaznika.
- Veličina : Provjerite može li mjesto primiti sve sudionike i resurse koji su im potrebni te je li dostupna pomoć za korištenje potrebnih resursa.
- Sadržaji : Provjerite mjesto održavanja kako biste vidjeli možete li tamo održati sastanak bez ikakvih problema pri korištenju resursa.
- Trošak : Također provjerite uklapa li se mjesto u proračun i je li isplativo.
1.6 Opišite vrste resursa potrebnih za različite vrste sastanaka
Slijede neki od osnovnih resursa potrebnih za sastanak.
- Materijal za pisanje: za bilježenje bilješki na sastanku.
- Grafoskop: za demonstraciju ili prikaz dokumenata ili dijapozitiva.
- Suha ploča: To pomaže osobi koja demonstrira da zapisuje stvari ili ideje polaznicima, tako da nema sumnje.
- PC / laptop: koriste se zajedno s grafoskopom za prikazivanje prezentacija ili dokumenata.
- Ispisi informacija za ostale sudionike: Uključuju dnevni red i ostale papire koji će sudionicima možda trebati da bez problema prate sastanak.
1.7 Utvrdite glavne točke koje bi trebale biti obuhvaćene dnevnim redom i dokumentima o sastancima
Dnevni red priprema se prije sastanka i šalje svim sudionicima. To je popis tema koje će se iznijeti na raspravu.
Dnevni red mora sadržavati:
- kratki opis ciljeva sastanka
- popis tema koje će biti obrađene
- popis u kojem se navodi tko će se baviti pojedinom temom i koliko dugo.
- Vrijeme, datum i mjesto sastanka i sve osnovne informacije sudionici će morati znati kako bi održali informiranu raspravu o temi sastanka.
Dokumenti sa sastanka zapis su o
- prisutni
- vrijeme kada je sastanak započeo i završio
- sve raspravljene teme; ništa se ne smije izostaviti.
1.8 Objasnite svrhu zadovoljenja potreba sudionika sastanka i posebnih zahtjeva te pružanje informacija potrebnih za sastanak
Organizator sastanka mora biti siguran da su zadovoljene potrebe svih polaznika. Uvijek dođite pripremljeni ako vam je dodijeljeno nešto određeno. Ako zakazujete konferencijski poziv, to učinite unaprijed. Od vas će se možda tražiti da ponesete hranu ili piće.
- Ako samo prisustvujete sastanku, trebali biste ponijeti najmanje dvije olovke i dovoljno papira za bilježenje.
- Ako ste odgovorni za organiziranje hrane i pića za polaznike, provjerite ima li netko od polaznika posebne prehrambene potrebe.
- Ako stolica ili zvučnik trebaju prijenosno računalo i projektor, provjerite jesu li postavljeni i spremni.
- Ako je polaznik tjelesni invalid i zahtijeva posebne aranžmane za pristup, pobrinite se da na mjestu postoje sadržaji za tu osobu.
- Provjerite s mjestom održavanja datuma i vremena sastanka i hoće li mjesto održavanja biti dostupno cijelo vrijeme.
- Ako sudionicima trebaju adresa i upute, pobrinite se da im pojedinosti pošalju unaprijed.
Obavještavajte sve vanjske sudionike o svrsi sastanka i pojedinačnim zadacima.
1.9 Opišite zdravstvene, sigurnosne i sigurnosne zahtjeve koje treba uzeti u obzir prilikom organiziranja sastanaka
Zdravlje, sigurnost i sigurnost najvažniji su faktori koje treba uzeti u obzir tijekom održavanja sastanka.
- Provjerite je li mjesto održavanja sigurna struktura za vrstu sastanka koji se održava.
- Provjerite jesu li električne žice pravilno učvršćene i ne vuku li se na podu.
- Provjerite je li oprema koja se koristi, poput prijenosnih računala i OHP-a, ispravna i da je prošla ICT testiranje kako bi se izbjegli sigurnosni problemi.
- Pazite da svi povjerljivi dokumenti odneseni na sastanak ne ostanu i da se sigurno vrate. Također pripazite da samo ovlaštenim osobama bude omogućen pristup tim dokumentima.
1.10 Objasnite svrhu i koristi brifinga predsjedavajućeg prije sastanka
Predsjedavajući sastanka trebao bi biti informiran o sastanku kako bi znao što može očekivati na sastanku. Neki predsjedavajući imaju puno posla prema svom rasporedu i stoga ne mogu svu svoju pažnju posvetiti jednom projektu ili području. Osoba odgovorna za informiranje predsjedatelja osoba je odgovorna za održavanje nesmetanog odvijanja sastanka.
1.11 Objasnite svrhu dobrodošlice i pružanja prikladnih osvježenja polaznicima
Svrha dobrodošlice i pružanja prikladnih osvježenja polaznicima je učiniti da se osjećaju dobrodošlo i opušteno te ih dovesti u dobro raspoloženje da budu pažljivi i sudjeluju. Odgovarajuće osvježenje također sprječava ljude da se osjećaju umorno.
1.12 Opišite vrste informacija, savjeta i podrške koje bi mogle biti pružene tijekom sastanka
Najočitija vrsta podrške koju bismo od vas mogli zatražiti traje nekoliko minuta. Od vas će se možda zatražiti da dostavite dnevni red i druge prateće dokumente. Druge vrste informacija i podrške mogu obuhvaćati IT resurse poput projektora, prijenosnih računala ili čak hrane i pića.
1.13 Opišite vrste problema koji se mogu pojaviti tijekom sastanka i kako ih riješiti
Tijekom sastanka mogu se pojaviti različiti problemi. Oni mogu nastati od ljudi koji sudjeluju na sastanku ili od resursa korištenih na sastanku.
Problemi u ICT-u
Prijenosno računalo ili projektor koji se koriste za sastanak možda neće ispravno funkcionirati zbog sukoba sa softverom. U većini slučajeva problem nije u vezi s intranetom. Takvi se problemi mogu riješiti samo ako netko ima administrativna prava za uvođenje promjena u sustav. Ako nije, treba potražiti savjet IT tehničara.
Problemi sa sudionicima
Osim toga, mogu postojati sukobi koji proizlaze iz sastanaka. Vrste sukoba na poslovnim sastancima mogu obuhvaćati:
- Profesionalne razlike: Nastaju zbog razlika u mišljenjima. Kad ove razlike ostanu neriješene, one mogu pokvariti radne odnose.
- Borbe za vlast i problemi s osobnošću: Oni nastaju kad se pojedinci ili skupine ne vole. Oni proizlaze iz osobnosti ljudi, a ne iz radnih sukoba.
Rješavanje sukoba
Ovo su neki pristupi i tehnike koje možete koristiti za rješavanje sukoba.
Sukobi mogu biti oko:
- Nesuglasice oko opterećenja
- Razlike u mišljenjima
- Nesuglasice oko pauza za ručak, godišnjeg odmora, praznika itd.
- Razlike u pogledu različitih načina rada.
Sukobi se mogu riješiti na sljedeće načine:
- Moraju se voditi rasprave licem u lice u kojima ljudi jasno slušaju. Oni su neophodni za detaljno razumijevanje problema i također za poznavanje ozbiljnosti problema
- Rotas se može mijenjati ili dopunjavati kako bi odgovarao potrebama i rješavao eventualne sukobe
- Kad puke rasprave licem u lice ne riješe sukobe, uprava se mora uključiti.
- Postupci za pritužbe moraju se provesti ako je problem ozbiljan, a pogođena osoba želi provesti postupak za pritužbu u vezi sa sukobom.
1.14 Objasnite što bi trebalo biti uključeno u zapisnik sa sastanka i svrha osiguranja da je zapisnik točan i odobren
Zapisnici trebaju sadržavati sve informacije u vezi s odlukama donesenim na sastanku i radnjama koje treba poduzeti u određenom vremenskom razdoblju. Kad se odluke bilježe, to omogućuje svim uključenim ljudima da stvari prate i podsjeća ih što trebaju učiniti. Sve sumnje ili zabune koje nastanu nakon sastanka mogu se razjasniti pozivanjem i pregledavanjem zapisnika.
Zapisnici moraju biti jasni i sažeti. Zapisnik minuta mora biti pripremljen prije sastanka, biti pažljiv i oprezan tijekom sastanka te zapisati zapisnik nakon sastanka.
Prije sastanka
Zapisnik minuta ne bi trebao biti aktivni sudionik sastanka jer može biti teško riješiti oba zadatka. Stvorite predložak za bilježenje zapisnika sa sastanka i ostavite prazno mjesto za snimanje bilješki. Uključite sljedeće podatke:
- Datum i vrijeme sastanka
- Svrha sastanka
- Ime voditelja sastanka ili predsjedavajućeg
- Dodijeljene radnje
- Donesene odluke
- Radnje koje treba poduzeti
- Bilo koja druga pitanja
- Datum sljedećeg sastanka
Prije sastanka prikupite što više podataka od organizatora. Zatražite popis sudionika, kao i neke informacije o svrsi sastanka.
Odlučite kako želite snimati bilješke. Ako vam nije ugodno oslanjati se na olovku i bilježnicu, pokušajte upotrijebiti magnetofon.
Tijekom sastanka
Dok ljudi ulaze u sobu, označite njihova imena na popisu sudionika ili zapišite imena dok ljudi ulaze u sobu za sastanke. Ako postoje novi ljudi kojih niste svjesni, zamolite stolicu ili samu osobu da ih upozna s timom. Također je dobro predstaviti sve prisutne, jer posjetitelji ili neki polaznici možda neće biti svjesni tko je nazočan sastanku. Uvodi vam također pomažu u zapisnicima zapisati kome je dodijeljeno što raditi.
Minutaš mora biti vrlo pažljiv slušatelj, ne odvraćajući um ni na što drugo, kako bi bilješke mogao točno zapisati. Ako ne razumijete točno koja je odluka donesena ili koja je radnja dodijeljena, zamolite voditelja sastanka da pojasni.
Nakon sastanka
Nakon sastanka pregledajte bilješke i dodajte sve dodatne točke koje su izostavljene, razjašnjavajući tada i tamo nedoumice kako ne biste izgubili trag o onome o čemu je bilo riječi na sastanku. Upišite bilješke u predložak koji ste kreirali prije sastanka, to će svima olakšati čitanje i upotrebu.
Kada ispisujete bilješke:
- Stranice numerirajte kako idete kako vas kasnije ne bi zbunilo.
- Usredotočite se na akcijske stavke, a ne na raspravu.
- Budite objektivni.
- Ako se trebate pozvati na druge dokumente, priložite ih u dodatku ili naznačite gdje se oni mogu naći.
- Kad završite s tipkanjem zapisnika, zamolite predsjedavajućeg da pregleda dokument zbog pogrešaka.
Dobra minuta osigurava da se odluke i radnje proistekle iz sastanka ne izgube ili zaborave. Oni također služe kao zapis za buduće reference i stoga su važni dokumenti za nesmetano funkcioniranje organizacije.
1.15 Objasnite kako snimati radnje i slijediti daljnje korake ako je potrebno
Svaka radnja o kojoj se raspravlja na sastanku mora se tada evidentirati. Radnje koje treba slijediti mogu uključivati pojedinca ili tim u cjelini. Dakle, prije sljedećeg sastanka tima, ako praćenje ima neke veze s vama ili vašim timom, provjerite je li dovršeno. Ako je povezan s drugim timom ili osobom iz vanjske organizacije, potražite telefonom ili e-poštom kako biste provjerili je li zadatak nastavljen.
1.16 Objasnite svrhu prikupljanja i ocjenjivanja povratnih informacija sudionika sa sastanka
Povratne informacije su odraz učinka pojedinaca u timu. Svaka osoba u timu radi drugačije. S naše točke gledišta, neka situacija može izgledati ispravno, ali stvari moramo vidjeti i sa stajališta promatrača. Povratne informacije daju priliku razumjeti pogled drugih ljudi na naš način rada.
Povratne informacije mogu biti pozitivne, negativne ili neutralne.
Povratne informacije mogu se dostaviti na više načina, a važno je obratiti pažnju na što veći broj njih. Povratne informacije prenose način na koji ljudi vide način na koji radimo i kako ga možemo poboljšati. Nisu sve povratne informacije nužno točne.
Svrha prikupljanja i ocjenjivanja povratnih informacija sa sastanka je:
1. Budući da organizacija radi za svoje kupce, korisnička usluga je vrlo važna za nesmetano poslovanje organizacije. Stoga moramo slušati povratne informacije kako bismo poboljšali korisničku uslugu.
2. Dobivanje povratnih informacija pomaže vam razlikovati između onoga što je ispravno i onoga što nije u redu. Također upoznajete što je potrebno ili bitno, a što ne, pomažući vam tako da poboljšate svoju učinkovitost.
3. Živimo u zajednici koja ima različite kulture i vjerovanja. Dakle, prikupljanje povratnih informacija pomaže vam da poboljšate svoj rad s raznolikom zajednicom.
4. Surađujemo s ljudima različitih osobnosti i odnosa i karaktera u zajednici. Dobivanje povratnih informacija pomaže nam da učinkovito radimo na način koji odgovara svakoj osobi u zajednici.
5. Povratne informacije govore vam je li način rada uspješan ili ne. Također će vam pomoći da razmotrite alternativne načine poboljšanja performansi.
6. Kroz povratne informacije doznajemo jesmo li nekoga povrijedili ili smo se nekome osjećali nelagodno ili smo nekoga nepoštivali. To bismo mogli učiniti nenamjerno, pa nam povratne informacije pomažu u prepoznavanju tih pogrešaka.
7. Povratne informacije pomažu nam da se usredotočimo na ono što sudionici sastanka zahtijevaju, a ne na ono što mi zahtijevamo.
Koristeći povratne informacije sudionika:
1. Povratne informacije možemo koristiti za bolje razumijevanje potreba zajednice.
2. Možemo ga koristiti za razumijevanje promjena u zajednici.
3. Možemo ga koristiti za poboljšanje samog programa.
4. Povratne informacije pomažu u razvoju organizacijske kulture koja prihvaća i primjenjuje ono što je dobiveno od drugih.
1.17 Opišite kako se slažu točke učenja za poboljšanje organizacije budućih sastanaka
Zabilježite probleme na koje nailazite na sastancima i razgovarajte o njima s menadžerima. Tako ljudi mogu odlučiti kako se s takvim problemima baviti u budućnosti.
Treba riješiti pitanja jer utječu na sve sudionike i posjetitelje na sastanku. Ako se ništa ne poduzme, neriješeni problemi mogu biti štetni za nesmetan rad organizacije.