Sadržaj:
- Kako tražimo proizvode i usluge
- Praćenje i ocjenjivanje naloga
- Kako osiguravamo najbolju vrijednost za usluge i proizvode
- Pregled i povezivanje s dobavljačima i pružateljima usluga
Za učinkovito upravljanje tvrtkama i organizacijom svi proizvodi i usluge moraju biti na mjestu u pravo vrijeme. Svaka tvrtka ima svog dobavljača. Informacije o dobavljačima i proizvodima prikupljaju iz različitih izvora. Naša je organizacija u prošlosti koristila __________ (uklonjeno zbog povjerljivosti) za naručivanje dopisnica, a nedavno se preselila u _______________ (uklonjena radi povjerljivosti) jer je smatrala da je to isplativije. Uspoređuju se troškovi proizvoda i dobavljači dobivaju ukupnu ponudu. Za usluge je odabrana tvrtka koja pruža najbolju ponudu uz kvalitetu.
Pozvat ćemo dobavljače i po mogućnosti dogovoriti posjet dobavljaču kako bismo pogledali kvalitetu usluge koju pružaju. Naša tvrtka prima usluge od _____________ (uklonjene radi povjerljivosti) . Dakle, obično se dogovara posjet kako bi se provjerilo jesu li usklađeni sa svim pravilima i postupcima, kao i hoće li to biti sigurnije i bolje mjesto za klijenta. Također provjeravamo kako bismo pronašli cijene kako bismo pronašli najbolju kvalitetu i uslugu.
Kako tražimo proizvode i usluge
Nakon odabira dobavljača, nastavljamo primati usluge od njih. Svakog mjeseca narudžbe se daju prema zahtjevima za stacionarne i svakodnevne ostale usluge. Kada tražimo uslugu ili proizvod, vodimo računa da vrlo jasno odredimo potrebe i specifikacije. Zapisujemo naziv proizvoda, kod ako je dostupan, količinu i troškove. To je moguće samo ako sam svjestan proizvoda i usluga.
Pri odabiru proizvoda i usluga, moj upravitelj ureda uspostavlja vezu s dobavljačima i dobiva cijene od različitih dobavljača. Dobavljači također pružaju uzorke proizvoda koje možemo provjeriti kako bismo vidjeli kvalitetu. Nakon temeljitog istraživanja troškova i kvalitete, moj upravitelj ureda odlučuje s kojom će tvrtkom ići i od njih prima usluge.
Kvaliteta je vrlo važna pri odabiru usluga i proizvoda. Mora ispuniti očekivanja klijenata. Također je jednako važno kako će ove usluge koristiti zaposlenicima.
Još jedna važna stvar koju moramo imati na umu je kupnja samo onih proizvoda koji su nam potrebni, imajući na umu zahtjeve klijenata i zaposlenika. Ako ne, novac potrošen na neželjene predmete postat će otpad. Jasno planiranje pomaže u uštedi proračuna.
Kada pronalazi dobavljače i proizvode, poslovni menadžer uspostavlja vezu s različitim dobavljačima kako bi dobio najbolju ponudu. To pomaže organizaciji da uštedi novac i ostane na vrhu proračuna.
Kada se povezuju s dobavljačima, svi se brinu da održavaju profesionalnost, izvršavaju plaćanja na vrijeme i slijede narudžbe i isporuke. Pazimo da narudžbu predajemo na vrijeme i dajemo dobavljaču dovoljno vremena da na vrijeme isporuči proizvode ili usluge.
Naručivanje, primanje i sve što je povezano s pružanjem i primanjem dobara i usluga pripada onome što se naziva opskrbnim lancem. Lanac opskrbe započinje od sirovina koje se koriste za proizvodnju proizvoda, pa sve do isporučenih proizvoda za potrošače, uključujući sve, poput veletrgovca, maloprodaje itd. Između. Dakle, svi uključeni u ovaj lanac odgovorni su za izvedbu i kvalitetu.
Kada naručujem proizvode, vodim maksimalnu brigu kako bih osigurao da pružim jasne detalje o proizvodima koji su mi potrebni, a koji uključuju kôd, veličinu, boju i ostale potrebne detalje. Provjeravam jesu li svi predmeti po narudžbi potrebni i tko ih treba. Narudžbu dajem po prioritetu prema potrebama i poredam samo one bitne. Tada ih ovlašćujem od svog menadžera. Naručujem putem sustava nazvanog ____________ (uklonjen radi povjerljivosti) . Narudžbe se daju putem kataloga dobavljača koji je već dostupan u sustavu. Nakon što primimo narudžbe, temeljito se provjeravaju na računu kako bi se utvrdilo da smo primili sve stavke prema računu, a zatim se potvrda potpisuje. Također robu primam narudžbu dana ____________ (uklonjeno radi povjerljivosti), tako da upozorava tim za plaćanja da smo primili narudžbu. Sustav generira broj narudžbenice. Zatim na račun zapišem broj narudžbenice i pošaljem ih timu za plaćanja, koji uplate oslobađa dobavljaču.
Praćenje i ocjenjivanje naloga
Narudžbe nakon postavljanja nadgledaju se kako bi se pratilo što se događa. Narudžbe se prate radi brze isporuke i kvalitete kako bi se spriječilo pojavljivanje problema. Narudžbe za ICT opremu vrše se putem našeg ICT servisa i prate se svi proizvodi od narudžbe do isporuke.
Narudžbe i usluge također se ocjenjuju svaki mjesec kako bi se provjerilo udovoljavaju li potrebnoj kvaliteti i izvedbi. To će također pomoći u poboljšanju izvedbe i pronaći načine za poboljšanje izvedbe, jer to neće utjecati na jednog pojedinca, već na tim i organizaciju.
Jednom kada su praćenje i evaluacija završeni, mogu se koristiti za poboljšanje učinkovitosti uključenih postupaka. Može se poboljšati odabirom prave tvrtke i korištenjem pravog sustava za naručivanje. Uvijek imam popis predmeta koje moram naručiti. Također timom pošaljem e-poštu tražeći njihove zahtjeve, zatim ih poredavam i stavljam po narudžbi. Ako ne primim narudžbu na vrijeme, stupim u kontakt sa svojim upraviteljem ureda koji je pak juri s dobavljačem. Kada primim narudžbu, robu primam na sustav, tako da dobavljač plaća na vrijeme.
Kako osiguravamo najbolju vrijednost za usluge i proizvode
Zajedno radimo u timu na postizanju veće vrijednosti za novac za usluge koje pružamo i primamo. Bolja vrijednost za novac odnosi se na pravi kvalitativni proizvod po nižoj cijeni. Da bismo to postigli, morat ćemo pregovarati s dobavljačima ili pružateljima usluga, izbjegavamo nepotrebne kupnje. Skupne narudžbe dajemo tamo gdje je to potrebno jer štedimo vrijeme i novac. Da bismo sve to održali, održavamo dobar odnos s dobavljačem.
Sjećam se da sam se povezao s ____________ (uklonjen radi povjerljivosti) 3 tjedna prije kada sam pokušavao ______________ (uklonjen radi povjerljivosti) za klijenta. _______________ (uklonjen radi povjerljivosti) obavijestio me da neće moći pružiti uslugu jer nisu bili sigurni traži li netko tu uslugu. Odmah sam ih obavijestio o gubitku za našu organizaciju, ako taj klijent nije ___________ (uklonjen radi povjerljivosti) . Naša će organizacija plaćati novac za uslugu, a nitko je nije imao, jer je __________ (uklonjen radi povjerljivosti) . Gospođa na telefonu razgovarala je sa svojim menadžerom, a zatim je pristala prihvatiti ono što sam tražio. Ovo je jedan od načina na koji se novac uštedio za organizaciju.
Zaposlenici koji rade za našu organizaciju ne smiju prihvatiti bilo kakve darove ili gostoprimstvo bez odobrenja ili otkrivanja. Pravilo navodi da „ ___________________ (uklonjeno radi povjerljivosti) “. Ako se bilo koji zaposlenik ne pridržava pravila i postupaka organizacije, poduzet će se u formalne radnje, što bi čak moglo dovesti do otkaza, jer će to biti ozbiljno kršenje zakona.
Uvijek dobivamo komunikaciju od pružatelja usluga u vezi s novim uslugama koje pružaju. Šalju nam ažurirane letke koje dajemo klijentima koji ih trebaju. Svaka komunikacija koju primim slaže se s timom i bilo kojim drugim odjelima za koje mislim da će ih trebati.
Prilikom naručivanja imam ograničenje ______________ (uklonjeno radi povjerljivosti) za autorizaciju. Također kada dođe faktura za veći iznos ili uslugu ili kada se mora poslati narudžba za veći iznos, pregledam je i provjerim je li to nešto što nam zaista treba i tek onda nastavim s narudžbom.
Kada naručujem proizvode, provjeravam da li smo dobili ono što želimo. Na primjer, prilikom naručivanja telefaksa, pregovarao sam sa svojim menadžerom i ICT timom o skupom uređaju, jer je jeftiniji stroj trošio previše tinte ili vrpci, što je koštalo više novca, dok je skupi stroj trošio manje tinte. Iznio sam argument da jednom trošim, a nakon toga štedim novac, umjesto da kupujem jeftin stroj na koji ćemo svaki put morati trošiti novac.
Kada naručujem proizvode i usluge, obavezno slijedim i pridržavam se pravila i postupaka organizacije. Pazim da fakture koje primam budu izvorne i originalne, a ne da kopiraju račune. Proizvode naručim samo kod tvrtki s kojima imamo ugovorene i dopuštene narudžbe.
Kada uspostavim vezu s ____________ (uklonjen radi povjerljivosti) radi pružanja usluga klijentima, kada nema dostupnih ___________ (uklonjen radi povjerljivosti) , savjetujem timu da zatraži ___________ (uklonjen radi povjerljivosti) . Na taj način koristimo novac koji smo platili, a svoje usluge ne ostavljamo neiskorištenima, a time ne trošimo ili gubimo novac.
Pregled i povezivanje s dobavljačima i pružateljima usluga
Prilikom odabira dobavljača za tiskanice ili usluge njege, upravitelji i stariji ljudi sastaju se zajedno i po potrebi dogovaraju posjete pružateljima usluga kako bi provjerili jesu li dovoljno dobri za klijente, a zatim dogovaraju ugovor o uslugama. Kada naručujem kancelarijske kancelarije, slažem se s proizvodima koji spadaju u moje ograničenje odobrenja i uvijek se pobrinem da naručujem potrebne proizvode, a ne neželjene. Kad premaši moju granicu, potražim savjet od svoje upraviteljice i objasnim joj zašto je važno prije nego što nastavim s narudžbom.
Kada se povezujem s pružateljima usluga, zadržavam profesionalnost. Pregovaram o uslugama koje su nam potrebne kako bismo mogli učiniti najbolje za naše klijente. Kao što je gore objašnjeno, razgovarao sam s domovima kako bih spriječio gubitak novca za našu organizaciju, što spada u moje ovlasti.
Kada se usluge pružaju za klijente, šaljem ugovore koji su ugovor između davatelja usluga, klijenta i naše organizacije. Mi kao organizacija osiguravamo da se svi pridržavamo onoga što je potpisano u ugovoru. Pružene usluge uvijek se prate i provode pregledi kako bi se osiguralo da poštuju ugovore i zakone organizacija. Svi problemi koji se pojave prenose se višem rukovodstvu, a rasprave i odluke donose hitnim sastancima.
Povremeno se provode pregledi radi rasprave o pružateljima usluga. Svi problemi koji se pojave uzimaju se ozbiljno, a primljene usluge privremeno ili trajno se obustavljaju uzimajući u obzir dobrobit klijenata.