Sadržaj:
- Uvod u ovu jedinicu
- 1.1 Koja je svrha korištenja dnevničkog sustava?
- 1.2 Opišite različite vrste dnevničkih sustava.
- Ručni sustavi
- Elektronički sustavi
- 1.3 Zašto biste trebali dobiti relevantne informacije o traženim dnevničkim zapisima i promjenama?
- 2.1 Koje su informacije potrebne za unos u dnevnik?
- 2.2 / 3 Zašto biste trebali dati prioritete zahtjevima i kako to činite?
- 2.4 Zašto biste trebali pokušati uravnotežiti potrebe svih uključenih?
- 2.5 Zašto biste trebali priopćiti promjene onima koji su pogođeni?
- 2.6 Zašto biste redovito ažurirali sustav dnevnika?
- 2.7 Opišite različite vrste problema koji se mogu pojaviti kada se podnose novi zahtjevi i rješenja za te probleme.
- Rješenja
- Dijeljenje kalendara
- 2.8 Objasnite svrhu slijeđenja postupaka sigurnosti i povjerljivosti kada koristite sustav dnevnika.
- Sretno sa studijama
Pregledajte upotrebu dnevničkih sustava u poslovnoj administraciji, uključujući vrste dnevnika koji su dostupni, informacije koje treba uključiti i kako sigurno pohraniti unose.
Foto Viktor Talashuk na Unsplash
Uvod u ovu jedinicu
Ovo je neobavezna jedinica grupe B na razini 2 s ukupno 3 kredita. Po završetku ove jedinice kandidat će dobro poznavati svrhu dnevničkih sustava, kako ih koristiti i zašto ih koristiti. Oni će znati koji su podaci potrebni za održavanje dnevnika i zašto, te će znati kako jasno i precizno unositi dnevnike i zašto.
Kandidati će znati svrhu promjena i kako ih prioritetno priopćiti i priopćiti, zajedno s razumijevanjem potrebe za njihovim priopćavanjem. Kandidati će također znati prijaviti i riješiti sve probleme u dnevničkim zapisima i kako ih sigurno pohraniti, jer mogu sadržavati osjetljive i povjerljive podatke. Također je obuhvaćeno dijeljenje dnevnika, uključujući razine dijeljenja, koja prava svaka osoba ima na dnevnik i kako zadržati povjerljive i privatne sastanke dalje od svih korisnika.
Uključio sam i osobnu izjavu.
1.1 Koja je svrha korištenja dnevničkog sustava?
Vrijeme je vrlo važno i može se iskoristiti na vrlo učinkovit način održavanjem dnevničkog sustava. Učinkovito planiranje i organizacija vlastitog vremena i tuđih razloga jedna je od najvažnijih aktivnosti s kojima se možete uključiti.
Dnevnik je jedan od glavnih resursa u uredu, bez kojeg nitko od nas ne bi znao gdje bismo trebali biti ili što bismo trebali raditi u bilo kojem trenutku.
Dnevnik se može voditi ručno ili elektronički.
1.2 Opišite različite vrste dnevničkih sustava.
Dnevnički sustavi u osnovi se mogu podijeliti u dvije vrste:
Ručni sustavi
Najčešći tip ručnog dnevničkog sustava koji se koristi u uredima
je ukoričena knjiga u kojoj se bilježe termini.
To mogu biti:
- Jedan dan po stranici
- Dva dana po stranici
- Jedan tjedan za pregled
- Dva tjedna za pregled
Kada odabirete najprikladniju vrstu ručnog dnevnika za upotrebu, morat ćete razmotriti koliko ćete unosa vjerojatno izvršiti u jednom danu.
Alternativa uvezanoj knjizi je sustav labavih listova, često poznat kao menadžer vremena. To ima tu prednost što je odjeljak dnevnika neprekidan. Nove se stranice jednostavno dodaju kako godine odmiču, tako da nema potrebe za dobivanjem novog dnevnika pred kraj svake godine.
Drugi, potpuno drugačiji, ručni sustav je zidni planer. To su obično kaširane karte s dnevnim prostorom koji pokriva cijelu godinu.
Elektronički sustavi
Elektronički dnevnici mogu se voditi na osobnom računalu, prijenosnom računalu, dlančiću ili elektroničkom organizatoru. Imaju brojne prednosti u odnosu na ručne sustave:
- Isticanje potencijalnog sukoba između sastanaka
- Ulazak u redovite događaje samo jednom
- Koristi se manje papira.
- Zaštita lozinkom.
- Dostupan je višestruki pristup.
- Podsjetnik na sastanke na zaslonu.
- Kompatibilnost baze podataka.
- Elektronički kontakt.
Važno je provjeriti učinke promjena unosa.
123rf.com
1.3 Zašto biste trebali dobiti relevantne informacije o traženim dnevničkim zapisima i promjenama?
Zahtjevi za promjene mogu se činiti relativno malim, ali mogu imati utjecaj koji može imati velike implikacije. Odgađanje sastanka moglo bi dovesti do toga da osoba koja prisustvuje sastanku zakasni ili čak ne može prisustvovati drugim sastancima zakazanim za kasnije tijekom dana. Stoga je važno provjeriti učinke koje će tražena promjena imati prije nego što pristanete na nju.
Moraju se dobiti sve relevantne informacije jer se morate pobrinuti da svi koji prisustvuju sastanku ili bilo kojem sastanku imaju prikladnost i dati im sve detalje, tako da u bilo kojem trenutku ne dođe do pogreške.
2.1 Koje su informacije potrebne za unos u dnevnik?
Podaci kao što su vrijeme, trajanje, datum, mjesto održavanja, polaznici, stolica, posjetitelji moraju unijeti dnevnike.
2.2 / 3 Zašto biste trebali dati prioritete zahtjevima i kako to činite?
Neophodno je da odredite prioritete radnjama koje trebate poduzeti u slučaju da istovremeno primite brojne zahtjeve ili promjene aranžmana. Očito je da se s promjenama vjerojatno najbolje rješavati kronološkim redoslijedom. Također se moraju kontaktirati svi koji su uključeni u sastanak i provjeriti je li prikladno za sve prije nego što se potvrde zahtjevi ili promjene. Promjene koje utječu na sastanke na dan kada primite promjene, morat će se riješiti, prije promjena na sastancima ili sastancima u budućnosti.
Primjer dnevničkog softvera.
2.4 Zašto biste trebali pokušati uravnotežiti potrebe svih uključenih?
Svakoj osobi koja je uključena u sastanak ili sastanak mora se dati dovoljno vremena za planiranje, putovanje i druge potrebe kako bi sastanak protekao u najboljem redu, bez ikakvih problema. Da bi sastanak bio uspješan, svi koji sudjeluju moraju biti prisutni i dati im dovoljno vremena za pripremu.
2.5 Zašto biste trebali priopćiti promjene onima koji su pogođeni?
O promjenama se mora obavještavati na vrijeme, a ako ste odgovorni za tuđe dnevnike, vitalno je da im na vrijeme priopćite sve promjene kako biste im omogućili da se pripreme za sastanke ili putovanja. Također je važno ostaviti dovoljno vremena u danu da se bave rutinskim stvarima i dovoljno vremena za putovanje između sastanaka ako je potrebno.
Ostali koji su pogođeni promjenama također će imati druge sastanke u svojim dnevnicima. Važno je da ne stvorite dojam da se promjene vrše olako ili obratno, jer je došlo nešto važnije.
Sustavi elektroničkih dnevnika mogu automatski priopćiti promjene onima koji su uključeni čiji su sustavi povezani s vašim, ali morat ćete stupiti u kontakt sa svima drugima na koje to utječe. Ovisno o vremenskim rokovima, to se može učiniti telefonom, e-poštom, faksom, pismom ili usmeno.
Primjer ručnog dnevnika.
getent poduzetnički.com
2.6 Zašto biste redovito ažurirali sustav dnevnika?
Ažuriranje dnevnika kada su dogovorene promjene izuzetno je važno. Morate biti sigurni da ste izbrisali sve otkazane sastanke. Dosadno je i neugodno doći na sastanak samo da bi vam rekli da je otkazan, kao i gubljenje vremena.
Dnevnik koji se ne održava u potpunosti ažuran, unijet će sve vrste zabune. Zbog toga će ljudi izgubiti samopouzdanje i postaje gubljenje vremena.
Prilikom komuniciranja izmjena i dopuna aranžmana mogu postojati pitanja sigurnosti i povjerljivosti. Možda se vode pregovori koji bi mogli utjecati na budućnost organizacije. Ako ste toga upoznati kao rezultat dogovora za sastanke, važno je da ove podatke ne stavite na raspolaganje.
Za učinkovitost cijele organizacije može se reći da ovisi o ispravnom održavanju dnevničkih sustava koji se koriste. Iako se na prvi pogled može činiti vrlo neznatnom ulogom, bilo bi vrlo teško kad bi se svaki član osoblja u bilo kojem trenutku morao sjetiti koje je sastanke imao i gdje bi trebao biti.
2.7 Opišite različite vrste problema koji se mogu pojaviti kada se podnose novi zahtjevi i rješenja za te probleme.
Novi zahtjevi za sustavom dnevnika mogu se uputiti za sastanak ili sastanak, za rezervaciju sobe ili za promjenu postojeće rezervacije. Zahtjevi ovise o ulogama unutar kojih je nositelj dnevnika uključen. Kad se podnose zahtjevi, podnositelj zahtjeva je možda pregledavao sustav dnevnika da li ima slobodnih termina ili slobodnih vremena, a to može biti zato što nemaju pristup potrebnim informacijama. Kada se podnese novi zahtjev, mogu se dogoditi sljedeći problemi
- Implikacije za postojeće zahtjeve - oni se mogu temeljiti na sljedećim čimbenicima poput preklapanja i dupliciranja
- Preklapanje više zahtjeva - treba voditi računa da se zahtjevi ne preklapaju jer mogu stvoriti kaos i spriječiti ljude da prisustvuju sastancima ili sastancima.
- Dvostruke ili dvostruke rezervacije - česta pogreška koja se javlja kada dnevnikom rukuje više ljudi, a komunikacija je loša
- Ne komuniciranje zahtjeva ili promjena zahtjeva - loša komunikacija zakazuje cijeli sustav
- Nepotvrđivanje zahtjeva - zahtjevi moraju biti potvrđeni, inače čovjek neće biti siguran hoće li zahtjev ići dalje. Ponekad to rezultira slobodnim mjestima, što ljude na potrebi čeka
- Ne bilježenje zahtjeva - ovo će se pokazati praznim kada zahtjev zaista postoji
- Određivanje prioriteta zahtjeva - zahtjev za reprogramiranje zahtjeva kada stignu neki zahtjevi visokog prioriteta / hitnosti / hitnosti
- Ažuriranje zahtjeva - kako bi se izbjegle pogrešne komunikacije i pogrešne informacije
- Zaštita podataka
- Sigurnost
Rješenja
Rješenja ovih problema su:
- Temeljito znanje o dnevničkim sustavima, kako ih koristiti, kako planirati i koordinirati zahtjeve izbjegavajući dupliciranje i preklapanje
- Znanje o dobivanju relevantnih informacija o zahtjevu i vrstama potrebnih informacija
- Davanje prioriteta zahtjevima prema potrebama i hitnosti i njihovo bilježenje u ispravnom formatu, a također davanje pristupa potrebnom osoblju
- Komunikacija je još jedan važan aspekt koji, ako se ne koristi, neće uspjeti u radu organizacije
- Ažuriranje na više načina izbjegava razočaranja i pogreške
- Slijede politike i procedure organizacija koje se odnose na zaštitu i sigurnost podataka.
- Koristeći prijavljeni datotečni sustav, tako da nitko ne može pristupiti datotekama, a da nisu prijavljene u sustav
Dijeljenje kalendara
2.8 Objasnite svrhu slijeđenja postupaka sigurnosti i povjerljivosti kada koristite sustav dnevnika.
Dnevnik se može koristiti u razne svrhe. Osoba u svoj dnevnik rezervira osobne ili povjerljive sastanke, sastanke za sastanke, rasprave i druge podatke. Također mogu postojati unosi koji se odnose na povjerljive podatke drugih ljudi koji su osjetljivi i osobni. Dakle, svaki unos u dnevniku mora imati postavke poput "privatno" za privatne podatke i osigurati da samo odgovarajuće osobe vide bilo kakve unose, inače će doći do kršenja povjerljivosti. Ne želimo da netko vidi naše ili tuđe povjerljive podatke. Primjeri su imenovanje za zdravlje na radu, formalni pregled, disciplinski sastanak, sastanak za rehabilitaciju ili zaštitu itd. Dakle, pristup informacijama od strane ljudi mora se održavati i nadzirati.
Što se tiče sigurnosnih problema, ako kalendar ili dnevnik nisu zaštićeni, bilo tko će imati pristup podacima u dnevniku, a može čak i uređivati ili brisati važne podatke. Kad se ljudima omogući pristup kalendarima, daju im se određene razine dopuštenja prilikom razmatranja prava pristupa i prava uređivanja. Također, dnevnik bi trebao biti otvoren samo ljudima koji zahtijevaju te određene informacije i zatvoren od svih ostalih.
Dakle, kako bi organizacija ili odjel mogli pravilno funkcionirati i funkcionirati, moraju se slijediti postupci povjerljivosti i sigurnosni postupci.
Sretno sa studijama
Nadam se da vam je ovo bilo od koristi. Ne ustručavajte se ostaviti svoje komentare ili povratne informacije. Ako imate bilo kakvih pitanja ili vam je potrebna pomoć i savjet, slobodno me kontaktirajte. Hvala vam.