Sadržaj:
- Uvod u ovu jedinicu
- 1.1 Navedite primjere različitih vrsta dokumenata koji se mogu izraditi za poslovno okruženje i objasnite različite stilove koji se mogu koristiti.
- Posjetnice
- Faks dokument
- Dnevni red
- Memos
- Zapisnik
- Proračunske tablice
- Grafikoni analize
- Liste podataka
- Pisma
- Dijaprojekcije
- 1.2 Navedite primjere i objasnite različite formate koji se koriste za tekst.
- 1.3 Koja je svrha i koristi izrade visokokvalitetnih i atraktivnih dokumenata?
- 2.1 Objasnite različite resurse potrebne za izradu visokokvalitetnih i atraktivnih dokumenata.
- Za proizvodnju
- Za kvalitetu
- 2.2 Na koje načine možete koristiti različite resurse za izradu visokokvalitetnih i atraktivnih dokumenata?
- 2.3 Opišite različite vrste tehnologija dostupnih za unos, formatiranje i uređivanje teksta i njihove glavne značajke.
- Dostupna tehnologija za unos teksta
- Dostupna tehnologija za oblikovanje i uređivanje teksta
- 3.1 Koje su prednosti dogovora o svrsi, sadržaju, stilu i rokovima za izradu dokumenata?
- 3.2 Opišite načine organiziranja sadržaja potrebnog za dokumente.
- 3.3 Opišite načine integriranja i polaganja teksta i ne-teksta.
- 3.4 Kako biste provjerili točnost ispunjenih dokumenata, poput pravopisa i gramatike, interpunkcije, ispravnosti? Zašto bi to učinio?
- 3.5 Objasnite zašto biste dokumente spremali sigurno i sigurno. Navedite primjere kako biste to učinili.
- 3.6 Koja je svrha povjerljivosti i zaštite podataka prilikom pripreme dokumenata?
- 3.7 Koja je svrha i koristi pridržavanja rokova?
Pregledajte politike i postupke koji se odnose na stvaranje visokokvalitetnih poslovnih dokumenata.
Foto Sharon McCutcheon na Unsplash
Uvod u ovu jedinicu
Ovo je neobavezna jedinica grupe B na razini 3 s 4 boda. Kandidati će imati temeljito znanje i praktične vještine povezane sa svrhom izrade visokokvalitetnih dokumenata. Morat će znati koji su resursi dostupni u organizaciji / tvrtki i kako ih koristiti, slijediti sve politike i postupke za izradu dokumenata, učinkovito koristiti resurse i pridržavati se specifikacija.
1.1 Navedite primjere različitih vrsta dokumenata koji se mogu izraditi za poslovno okruženje i objasnite različite stilove koji se mogu koristiti.
Postoji mnogo različitih vrsta dokumenata koji se mogu izraditi u poslovnom okruženju. Uključuju: faks dokumente, posjetnice, dopise, dnevni red, minute, proračunske tablice, grafikone analize, podatkovne listove, pisma, prezentacije i još mnogo toga. Svi oni imaju različite svrhe i namjene;
Posjetnice
Oni se koriste za davanje informacija kupcu o načinu kontaktiranja tvrtke. To mogu biti male karte.
Faks dokument
Druga vrsta dokumenta koji se koristi u poslu je faks dokument; To su vrlo korisni u poslu i najbrži su način prijenosa dokumenata. To su u papirnatom formatu, bilo u boji ili crno-bijeli.
Dnevni red
Dnevni red vam govori što će se dogoditi. Pomažu ljudima da se organiziraju tako da znaju točno što trebaju učiniti i što će se dogoditi. Oni su u papirnatom obliku kada se nose na sastanke i mogu se distribuirati elektroničkim putem.
Memos
Dopisi se koriste za neformalnu komunikaciju s organizacijom i mogu biti u papirnatom ili elektroničkom obliku.
Zapisnik
Oni imaju detalje o onome što se dogodilo na sastanku. Oni se mogu tiskati u papiru za sastanke i mogu se distribuirati elektroničkim putem.
Proračunske tablice
Oni se mogu koristiti u razne svrhe, od statističkih do analitičkih. To su u elektroničkim formatima, njima se može upravljati u istoj knjizi ili na različitim listovima prema potrebi.
Grafikoni analize
To mogu biti grafovi ili dijagrami koji pomažu u praćenju statistike izvedbe. Oni su također u elektroničkom formatu i po potrebi se mogu ispisati na papiru.
Liste podataka
Ovi listovi mogu biti u word ili excel formatu. Oni se mogu koristiti za prikupljanje određenih podataka koji se prenose unutar ili izvan organizacija, ili također za praćenje statistika i uspješnosti.
Pisma
To su dokumenti koji se koriste za različite vrste komunikacija u svim odjelima u različite svrhe. Postoje razne vrste pisama, formalne, neformalne, poslovne itd.
Dijaprojekcije
To su PowerPoint dokumenti i koriste se u demonstracijske svrhe na sastancima. Oni su u elektroničkom formatu i po potrebi se mogu ispisati.
1.2 Navedite primjere i objasnite različite formate koji se koriste za tekst.
Kada spremite dokument, možete postaviti naziv datoteke i mjesto na kojem želite pohraniti datoteku na računalo.
Možete promijeniti i format datoteke. Pri promjeni formata mijenja se dizajn, izgled ili fontovi. To je potpuno drugačiji format, dok sadržaj ostaje isti.
Svaki program za obradu teksta ima svoj format za pohranu. Mnoge tekstualne datoteke koriste obični tekst (.txt), obogaćeni tekst (.rtf), kao i Microsoft Word (.doc) i sada.docx. Ali postoje mogućnosti za uvoz i izvoz u Word formatu.
RTF datoteke može čitati svaki paket za obradu teksta i njihova je veličina manja.
PDF je još jedan prijenosni format datoteke koji se ne može uređivati. Međutim, postoji nekoliko onih koja se mogu uređivati, a koja omogućuju određena polja koja imaju okvire za tekst koji omogućuju unos podataka. PDF datoteke mogu se pretvoriti u riječ i formatirati, a zatim po potrebi pretvoriti u PDF. Ali PDF-ovi se uvijek koriste za gotove dokumente koji ne zahtijevaju daljnje uređivanje. Ako dokumente šaljete drugima koji ne zahtijevaju ili ih ne treba uređivati, najbolje je poslati ih u PDF-u.
1.3 Koja je svrha i koristi izrade visokokvalitetnih i atraktivnih dokumenata?
Dokumenti koje izrađujete za svoju organizaciju slika su ili predstavljaju vašu organizaciju. Tako automatski stvara dojam na čitatelja o standardima organizacije i o tome kako cijeni svoje kupce. Kvalitetan dokument također dobro izgleda na očima čitatelja i jednostavan je za praćenje i čitanje.
Kvalitetni dokumenti privlače kupce i dobavljače, a time povećavaju dobit organizacije. Pomaže u poboljšanju različitih područja i povećava kreativnost u onome što radite, što će zauzvrat privući kupce. Uredno proizveden dokument imat će detaljno objašnjenje ili plan ili statistiku onoga što se traži i pomoći će u prepoznavanju, upravljanju i praćenju rizika. To će zauzvrat pomoći organizaciji da se brine i bude odgovorno za svoje kupce.
Također, kvaliteta vaših dokumenata odraz je vas.
2.1 Objasnite različite resurse potrebne za izradu visokokvalitetnih i atraktivnih dokumenata.
Resursi koji će vam možda trebati za izradu visokokvalitetnog i atraktivnog dokumenta su
Za proizvodnju
1. Kvalitetni fotokopirni uređaj i korisnik fotokopirnog stroja tako da dobijete uredan i jasan ispis
2. Kvalitetni pisač za kvalitetne ispise
3. Skener, tako da možete skenirati dokumente u izvornom obliku.
4. Računalo za obradu i upravljanje svim gore navedenim strojevima
5. Kvalitetan softver, tj. Microsoft Word za obradu teksta
6. Sposoban ili kvalificirani daktilograf za izradu dokumenta tako da se dokument priprema u potrebnom formatu i rasporedu
7. Vjerojatno pokrivač ili povez za taj uredan i završen izgled
Za kvalitetu
1. Slike kako bi dokumenti izgledali privlačnije i prijateljskije
2. Čitljiv font za čitanje bez poteškoća
3. Pristojna veličina fonta tako da je čitaju svi
4. Jednostavan izgled za uredan i ugodan izgled.
2.2 Na koje načine možete koristiti različite resurse za izradu visokokvalitetnih i atraktivnih dokumenata?
Korištenjem visokokvalitetnih papira, kvalitetnih laserskih mlaznih pisača i dobrog softvera za uređivanje može se proizvesti kvalitetan i atraktivan dokument.
2.3 Opišite različite vrste tehnologija dostupnih za unos, formatiranje i uređivanje teksta i njihove glavne značajke.
Različite tehnologije dostupne za unos, formatiranje i uređivanje teksta su:
- Računalo s monitorom, tipkovnicom i mišem ili prijenosnim računalom
- Pisač, skener
- Softver za obradu teksta
Uobičajeni ili standardni način unosa teksta u računalo (ili je nekada bila pisaća mašina) je putem tipkovnice. To može biti bežična ili žičana tipkovnica ili dodirna pločica, ovisno o uređaju koji koristite. Na tipkovnici korisnik pritiska određenu tipku za svaki znak koji treba unos, a ovaj se prenosi na softver za obradu teksta koji je dostupan, instaliran ili se koristi na uređaju. Obično je riječ o aplikaciji Microsoft Word koja se obično koristi za obradu teksta u većini organizacija.
Drugi oblik unosa teksta je putem skenera. Skener može skenirati kao JPEG ili PDF, ovisno o potrebama. Također se u nekim slučajevima skenirani dokumenti mogu pretvoriti u riječ i unijeti promjene. Na raspolaganju je softver koji to može postići.
Dostupna tehnologija za unos teksta
Tipkovnica (i miš) služe za ručni unos teksta. Može biti sporo i / ili sklono pogreškama, ovisno o vještini operatora tipkovnice. Oni su univerzalno dostupni i obično se isporučuju s računalom.
Dokumenti se skeniraju pomoću skenera, a zatim se pomoću softvera za optičko prepoznavanje znakova mogu pretvoriti u tekst. Točnost pretvorbe ovisi o kvaliteti sustava. Izvorni dokument mora biti vrlo jasan i u odgovarajućem fontu. Ne mogu se svi sustavi nositi s grafikom na originalu.
Dostupna tehnologija za oblikovanje i uređivanje teksta
Najjednostavniji uređivač teksta je notepad. Može se koristiti samo za osnovno uređivanje. ne možete odabrati previše pomodnih fontova ili formata ili umetnuti znakove. Ovo se u osnovi koristi za uređivanje i ispravljanje i ne zauzima previše prostora u memoriji jer je njegova veličina premala u usporedbi s drugim procesorima za obradu teksta.
Kada trebate odabrati modne stilove i izglede, najbolji procesor za obradu teksta koji će se koristiti bit će Microsoft Word. Ima niz ugrađenih značajki koje omogućuju višu razinu uređivanja, ispravljanja i poboljšanja teksta. Ima bezbroj dostupnih fontova, rasporeda, predložaka, funkcija, boja itd. Zbog ovih prednosti veličina datoteke je relativno velika u usporedbi s bilježnicom ili pločicom za riječi, jer se svi ovi detalji oblikovanja spremaju zajedno sa znakovima.
Ostali softver (proračunska tablica, aplikacije baza podataka) koristi se za sortiranje teksta i ostalih podataka. Oni se također koriste u statističke i analitičke svrhe.
3.1 Koje su prednosti dogovora o svrsi, sadržaju, stilu i rokovima za izradu dokumenata?
Svi dokumenti
- su napisani određenoj publici;
- imaju dosljednu poruku
- u dokumentu trebaju imati podatke kojima je lako pristupiti, biti jasan, točan i čitljiv;
- Zapravo dosegnite željenoj publici.
- Trebali biste doći do predviđene publike na vrijeme
Kad pišete dokumente ili pripremate dokumente, uvijek mora postojati svrha. Također mora postojati određeni izgled ili stil dokumenta, ovisno o svrsi, bit će i rokova za dokument. Dakle, svi ovi aspekti moraju se uzeti u obzir i dogovoriti s vašim menadžerom ili organizacijom ili timom, ovisno o tome koja je politika i postupak. To će odlučiti hoće li dokument biti točna replika onoga što je potrebno za organizaciju i pomoći će vam da stvorite dokument bez pogrešaka i onaj koji je u skladu sa zahtjevima publike koju dosegnete. Dakle, planirajući sve ovo unaprijed, završite s pripremom dokumenta na vrijeme uz minimalno gubljenje vremena i pogrešaka.
3.2 Opišite načine organiziranja sadržaja potrebnog za dokumente.
Prije nego što započnete s radom na dokumentu, morate to saznati
- Kako treba predstaviti dokument
- Informacije koje treba uključiti.
- Kome je namijenjen dokument
- Koliko dokument može biti dug
- Svrha dokumenta
- Koji će formati biti potrebni
- Razradite grubi nacrt
- Odaberite ispravan jezik (formalni / neformalni)
Svi podaci potrebni za pripremu dokumenta trebaju se sigurno pohraniti s jasnim imenima datoteka, popisom ili bazom podataka. Način na koji će gotov dokument biti predstavljen i organiziran ovisit će o tome za koji će se dokument koristiti, formatu i sadržaju. Stoga se to mora dogovoriti s nalogodavcem i redovito ažurirati kako bi se osiguralo da gotov proizvod odgovara svojoj namjeni. Podnaslovi su korisni tako da je lako pronaći određenu informaciju.
3.3 Opišite načine integriranja i polaganja teksta i ne-teksta.
Tekst i netekst mogu se lako integrirati u Microsoft Office Word. Microsoft Office Word omogućuje vam umetanje slika, grafikona, isječaka i umotavanje teksta, a pomaže vam da zaobiđete njegove različite značajke kako biste dobili taj dosljedni format. Postoji niz različitih značajki koje se također mogu koristiti. Tu su i razni drugi uredski programi koji pomažu u integraciji i rasporedu teksta i ne-teksta, na primjer Excel i PowerPoint, pomažu u integriranju teksta i ne-teksta u proračunske tablice i dijapozitive. Koja se aplikacija ikad koristi, formatiranje i drugi postupci moraju biti obavljeni, imajući na umu kako vam treba izlazni dokument
3.4 Kako biste provjerili točnost ispunjenih dokumenata, poput pravopisa i gramatike, interpunkcije, ispravnosti? Zašto bi to učinio?
Većina procesora za obradu teksta ima provjeru pravopisa. Dakle, dok nešto upisujete u računalo, neprestano će se provjeravati pravopis. Provjere pravopisa nisu potpuno točne, a ako upišete drugu riječ umjesto potrebne, provjera pravopisa neće je prepoznati. Trebat će vam rječnik. Provjera pravopisa neće imati sve riječi, pa ćete uvijek trebati dodavati nove riječi kad ih zatrebate u rječniku. Također se mogu dodati riječi i nazivi koje više puta upotrebljavate, ali ne u rječniku kako biste spriječili njihovu uvijek provjeru pravopisa.
Nakon završetka provjere pravopisa dobro je izvršiti i provjeru gramatike, iako provjera gramatike nije toliko dobra i neće izdvojiti sve gramatičke pogreške. Stoga je najbolje da dokument pročitate sami jednom ili dvaput, čak i nakon što su sve ove provjere obavljene, a ako možete, dobro je da ga pročita druga iskusna osoba, jer uvijek ne vidimo sve pogreške u vlastitom pisanom dokumentu.
Preciznost i ispravnost provjeravaju se jer su dokumenti slika organizacije i moraju biti na visokom nivou. Također pomaže čitatelju da lakše razumije što pokušavate objasniti ili iznijeti.
Postoje i digitalna i fizička rješenja za pohranu dokumenata.
3.5 Objasnite zašto biste dokumente spremali sigurno i sigurno. Navedite primjere kako biste to učinili.
Važni dokumenti, bez obzira jesu li manji ili veći, moraju se čuvati sigurno i sigurno slijedeći politike i postupke organizacija. To može biti digitalna ili fizička pohrana, ovisno o potrebama i uzimajući u obzir njezinu povjerljivu prirodu. Digitalna pohrana može biti poslužitelj, pogon ili flash pogoni organizacije koji su svi sigurni. Fizičko spremište mogu biti ormari. U svakom slučaju su pohranjeni za buduće reference i stoga su važni. Također se treba pridržavati Zakona o zaštiti podataka.
Datoteke i zapisi trebaju se čuvati u skladu s propisima kako bi se osigurala sigurnost spomenute dokumentacije / podataka i od vitalnog je značaja za nesmetano poslovanje tvrtke. Podaci moraju biti sigurno pohranjeni kako se ne bi mogli otkriti trećim stranama bez odgovarajućih dozvola. Važno je jer se svi podaci koji nisu sigurni mogu širiti po cijelom Internetu. Obavezno sačuvajte svoj rad i pravilno ga osigurajte.
Također biste uvijek trebali što češće spremati promjene u dokumentu, crtežu ili listu za širenje na kojem radite - u slučaju nestanka struje ili pada računala.
Većina se tvrtki danas oslanja na elektroničke podatke i stoga je najbolje imati dobro rješenje za sigurnosne kopije. Naša organizacija izrađuje sigurnosne kopije podataka svake večeri na svom poslužitelju i moguće na vanjske medije gdje god je to potrebno kako bi se izbjegao gubitak podataka u neizbježnim padovima.
3.6 Koja je svrha povjerljivosti i zaštite podataka prilikom pripreme dokumenata?
Objavljivanje osobnih podataka može dovesti do ozbiljnih posljedica. Vjerojatno nema važnijeg aspekta bilo kojeg posla od zaštite podataka i povjerljivosti. Pomaže u spašavanju tvrtke, njezinih vrijednosti i povjerenja kupaca.
3.7 Koja je svrha i koristi pridržavanja rokova?
Važno je poštivati rokove jer štedi vrijeme, novac i resurse i uvijek želimo biti ispred svojih konkurenata.
Svrha i koristi pridržavanja rokova su ušteda na financijskim stvarima poput smanjenja troškova i ušteda dragocjenog vremena. Ako se rokovi ne ispoštuju, trošite više novca na posao koji čeka završetak, a to utječe na ukupan promet i drastično utječe na vaš proračun.
Nepoštivanje roka neizravno utječe i na druge međusobno povezane odjele. Primjeri mogu biti odjel za financije, odjel za obračun plaća i računovodstvo, a sigurno i svi drugi odjeli koji su povezani. Tada to utječe na ukupni prihod ili dobit organizacije, što će opet utjecati na plaće zaposlenika, rast plaća i bonuse.