Sadržaj:
- Uvod u ovu jedinicu
- 1.1 Utvrdite različite izvore informacija o proizvodima i uslugama organizacije.
- 1.2 Objasnite kako koristiti različite izvore informacija o proizvodima i uslugama.
- 1.3 Opišite kako napisati specifikaciju proizvoda ili usluge.
- 1.4 Utvrdite izvore proizvoda i usluga koji udovoljavaju očekivanjima od kvalitete organizacije.
- 1.5 Objasnite svrhu odabira proizvoda i usluga koji udovoljavaju očekivanjima kvalitete organizacije.
- 1.6 Opišite kako pregovarati o najboljoj vrijednosti za novac.
- 1.7 Objasnite svrhu razvijanja i održavanja dobrih odnosa s dobavljačima i načine za to.
- 1.8 Opišite lanac opskrbe i kako on funkcionira.
- 2.1 Opišite postupke za naručivanje i isporuku proizvoda i usluga za organizaciju.
- 2.2 Opišite potrebe i prioritete za naručivanje i isporuku proizvoda i usluga za organizaciju.
- 2.3 Objasnite svrhu organiziranja politike primanja darova i ugostiteljstva.
- 3.1 Objasnite svrhu nadzora i procjene postupaka za naručivanje i isporuku proizvoda i usluga i načine za to.
- 3.2 Opišite radnje koje se mogu poduzeti kako bi se poboljšala učinkovitost naručivanja i isporuke proizvoda i usluga.
- 3.3 Opišite načine postizanja bolje vrijednosti za novac za proizvode i usluge.
- Zašto je važno odabrati proizvode i usluge koji predstavljaju najbolju vrijednost za novac?
Za stjecanje diplome 3. stupnja iz poslovanja i administracije potrebno je temeljito znanje o naručivanju proizvoda i usluga.
Uvod u ovu jedinicu
Ova jedinica je neobavezna jedinica razine 3 grupe B s 5 bodova, prilično dugačka jedinica. Po završetku ove jedinice kandidat će moći identificirati i koristiti različite proizvode i usluge, napisati specifikacije za proizvode i usluge i osigurati da proizvodi i usluge odgovaraju očekivanjima i standardima organizacije ili tvrtke.
Kandidat bi trebao znati objasniti razlog zašto se biraju proizvodi dobre kvalitete, ali s najboljom vrijednosti za novac. Oni bi također trebali biti u mogućnosti objasniti kako pregovarati o najboljoj vrijednosti za novac. Kandidat će morati znati kako i zašto održavati dobre odnose s dobavljačima i pružateljima usluga, a također treba znati i razumjeti što je opskrbni lanac i kako on funkcionira.
Uz ovaj članak postoji i osobna izjava koja pokriva većinski dio jedinice!
1.1 Utvrdite različite izvore informacija o proizvodima i uslugama organizacije.
Tvrtke uvijek traže informacije o proizvodima koje koriste u različitim izvorima i dobavljačima, tako da mogu donijeti dobru odluku o tome što im je potrebno za učinkovito poslovanje. Pregledavaju troškove proizvoda kod različitih tvrtki; promatraju cijenu pojedinih usluga i pronalaze najbolje podudaranje, tj. proizvod koji najbolje odgovara njihovoj organizaciji s obzirom na cijenu i kvalitetu. Informacije za njih mogu se prikupiti putem kataloga, web stranica, novina, letaka ili pozivima i posjetima tvrtki.
1.2 Objasnite kako koristiti različite izvore informacija o proizvodima i uslugama.
Podaci o proizvodima i uslugama dostupni su na mreži ili u brošurama ili se mogu dobiti izravno od tvrtke. Te podatke treba koristiti za prepoznavanje usluge ili proizvoda koji najbolje odgovaraju potrebama tvrtke i zaposlenika. Različiti izvori također pomažu u usporedbi različitih proizvoda i usluga kako bi se odabrao pravi. Možemo zatražiti da nam pošalju uzorke i kataloge kako bismo imali uvid u troškove i kvalitetu. Također za skupne kupnje možemo zatražiti ponude i odabrati najbolju.
1.3 Opišite kako napisati specifikaciju proizvoda ili usluge.
Specifikacija je opis predmeta koje želite kupiti i onoga što dobavljač mora citirati i pružiti.
Pri pisanju specifikacije proizvoda:
- Smjernice moraju biti jasne i kratke.
- Mora sadržavati troškove, količinu i navesti je li za dostavu ili preuzimanje.
- Također mora sadržavati priručnike ili napomene o zaštiti na radu.
- Svakako shvatite što je potrebno.
- Temeljito istražite tržište razgovarajući s raznim dobavljačima u vezi s troškovima i skalama vremena isporuke
- Utvrdite moguće rizike povezane s nabavom proizvoda
- Jasno razumjeti robu i usluge svakog pružatelja usluga
1.4 Utvrdite izvore proizvoda i usluga koji udovoljavaju očekivanjima od kvalitete organizacije.
Pri odabiru proizvoda i usluga za organizaciju obavezno dobivajte ponude različitih pružatelja usluga i tvrtki kako biste mogli usporediti različite usluge i odabrati onu koja je isplativa. Druga stvar koju treba imati na umu je kvaliteta. Usporedite različite usluge i posjetite tvrtke kako biste vidjeli koje usluge pružaju i uvjerili se u kvalitetu usluga prije nego što odaberete što ćete kupiti. Kvaliteta puno znači za organizaciju.
Nakon što dovršite gore navedeno, usporedite i odaberite najbolju uslugu koja je isplativa i kvalitetna te ih kupite.
1.5 Objasnite svrhu odabira proizvoda i usluga koji udovoljavaju očekivanjima kvalitete organizacije.
Svaka organizacija dobro razmisli prije nego što kupi bilo koji proizvod. Kupuju samo ono što je potrebno. Da bi bili uspješni u svom poslu moraju kupovati proizvode ili usluge s jasnim razumijevanjem zahtjeva svojih klijenata. Samo ako organizacija odabere proizvode i usluge koji udovoljavaju očekivanjima kvalitete, moći će pružiti najbolju uslugu svojim klijentima.
Također je bitno za dobrobiti zaposlenika koji rade za organizaciju. Da bi organizacija bila uspješna i učinkovita, kvaliteta se mora proširiti na sve ljude, odjele, aktivnosti i funkcije.
1.6 Opišite kako pregovarati o najboljoj vrijednosti za novac.
Pregovaranje o najboljoj vrijednosti za novac važno je kako biste ostali na vrhu svog proračuna i uštedjeli na potrošnji. Prije pregovora prikupite što više podataka o proizvodima ili uslugama koje želite kupiti i nakon toga provjerite jesu li usluge ili proizvodi kvalitativni i korisni za organizaciju. Provjerite isti proizvod kod različitih tvrtki; to možete učiniti istraživanjem na mreži, provjerom knjižica, zvonjavom tvrtki ili osobnim posjetom.
Jednom kad se odlučite potražite cijenu i budite čvrsti u tome. Trebali biste biti spremni za odlazak ako se dobavljač ne slaže. Možda će vam se vratiti na pregovore ili će vam druga tvrtka pružiti konkurentne cijene.
1.7 Objasnite svrhu razvijanja i održavanja dobrih odnosa s dobavljačima i načine za to.
Održavanje dobrih odnosa s dobavljačima dobra je poslovna praksa. Koristi i organizaciji koja ste vi i dobavljaču. Dobavljači vam mogu pružiti ponude i biti fleksibilni u poslovanju ako je vaš odnos s njima dobar. Uvijek pazite da na vrijeme podmirite sve račune, budite pažljivi prema prodajnim predstavnicima, narudžbe izvršavajte znatno prije vremena, dajući dobavljaču dovoljno vremena da vam ih dostavi na vrijeme, umjesto da to učinite u zadnji čas i napokon budite vrlo oprezni o oštećenoj ili nestaloj robi. To se mora riješiti pažljivo.
1.8 Opišite lanac opskrbe i kako on funkcionira.
Prema Wikipediji i drugim definicijama na mreži,
U lancu opskrbe odvijaju se razne aktivnosti, poput transformacije proizvoda iz prirodnog resursa ili sirovina u konačni ili gotov proizvod koji će se isporučiti kupcu ili kupcu. Lanac opskrbe čine sve uključene strane, poput proizvodnog tima, tvrtke, dobavljača, organizacije kojoj je isporučen i kupaca koji ga kupuju. U osnovi su to proizvođači, dobavljači ili veletrgovci, trgovci na malo i potrošači.
Ukratko, opskrbni lanac prebacuje proizvod od dobavljača do potrošača, a svaki pojedinac koji je uključen u lanac doprinosi opskrbnom lancu.
2.1 Opišite postupke za naručivanje i isporuku proizvoda i usluga za organizaciju.
Naručivanje i isporuka proizvoda i usluga za organizaciju vrlo je važan zadatak jer uključuje brigu o kupcima. Proizvodi mogu obuhvaćati osnovne stvari poput uredskog materijala poput tiskarskog materijala, stacionarnog materijala, IT opreme itd., Što može koštati puno novca. Usluge mogu uključivati bilo koju uslugu koju je uzela druga organizacija ili davatelj usluge. Na primjer, naša organizacija uzima usluge iz NHS-a i domova za njegu.
Kada naručuje usluge i proizvode, odgovorna osoba mora naručiti dovoljnu količinu kako ih ne bi ostalo bez zaliha i utjecalo na funkcioniranje organizacije. Na primjer, ako nam ponestane omotnica, materijala za tisak itd., To može utjecati na organizaciju na razne načine.
Pri naručivanju proizvoda morate se pridržavati sljedećih postupaka:
- Pri naručivanju uredskog materijala navedite jasne i točne detalje o proizvodima, uključujući kod proizvoda, gdje je to moguće.
- Treba navesti veličinu, boju i sve ostale detalje
- Obavezno nabavite obrazac za narudžbu koji je odobrio upravitelj ureda
- Naručivanje se može izvršiti putem obrasca za narudžbu ili putem kataloga u sustavu, a u našem uredu to se vrši na SRM-u.
- Kada se isporuči stacionarni nalog za opskrbu, treba ga detaljno provjeriti, kako bi se osiguralo da su sve tražene zalihe u narudžbenici ispravno isporučene i u ispravnoj naručenoj količini.
- Narudžbenicu potpisuje osoba koja provjerava zalihe kako bi pokazala da je isporučena narudžba dogovorena.
- Bilo koji predmet za koji se utvrdi da nije ispravan ili oštećen ionako treba vratiti što je prije moguće i zamijeniti ga dobavljač kako bi se izbjegla nepotrebna kašnjenja.
2.2 Opišite potrebe i prioritete za naručivanje i isporuku proizvoda i usluga za organizaciju.
Kada naručujete proizvode i usluge za organizaciju, provjerite jesu li oni zaista neophodni za organizaciju i kako će to pomoći nesmetanom poslovanju organizacije, koje su prednosti i nedostaci, tko ih treba i što će biti ostale prednosti korištenja tih proizvoda i usluga. Također dajte prednost proizvodima prema njihovim potrebama i naručite samo one najvažnije, jer naručivanje svega traženog može prouzročiti problem kasnije u financijskoj godini u proračunu.
2.3 Objasnite svrhu organiziranja politike primanja darova i ugostiteljstva.
Za organizaciju je važno imati pisanu politiku koja regulira odnos između tvrtke, njenog osoblja i vanjskog okruženja. Svaka organizacija ima pravila u vezi s prihvaćanjem darova. U našoj tvrtki prihvaćanje poklona ili gostoprimstvo bez odobrenja ili otkrivanja nije prihvatljivo . Ovo pojašnjava standarde organizacije i govori zaposlenicima što se od njih očekuje te štiti tvrtku ili organizaciju. Prihvaćanje darova može dovesti do sumnje u neprimjereno ponašanje.
Prema politici o darovima i ugostiteljstvu,
3.1 Objasnite svrhu nadzora i procjene postupaka za naručivanje i isporuku proizvoda i usluga i načine za to.
Praćenje i ocjenjivanje postupaka nabave sastavni je dio upravljanja organizacijom. Tijekom postupka nabave uključena je visoka razina pažnje i koncentracije. Svaka narudžba mora se nadgledati i ocjenjivati kako bi se izbjegao gubitak organizacije.
Praćenje: U ovom se procesu proizvodi neprestano pregledavaju. Narudžbe se prate kako bi se vidjelo jesu li ispunjene do potrebnog vremena i jesu li ciljevi ispunjeni, što uključuje proračun i druge potrebe. Praćenjem se mogu poduzeti potrebne radnje ako se pojave problemi i spriječiti bilo kakva loša praksa.
Procjena: Ovoradi se na analizi napretka prema već utvrđenim ciljevima. U svim organizacijama, proizvodi i usluge trebaju se ocjenjivati na mjesečnoj, kvartalnoj ili godišnjoj osnovi, ovisno o njihovom kapacitetu ili mogućnostima. Pomaže u praćenju jesu li ciljevi i planovi ispunjeni, čime se utire put budućim planovima.
To mogu postići
- Izradite kontrolni popis da biste vidjeli slijede li se postupci nabave. Pripremite kontrolni popis uz raspravu između članova tima i članova organizacije, kao što je to povezano sa svima, a ne samo s vama
- Ako postoje bilo kakve nedoumice, to se može prepoznati slijedeći grafikon ili grafikon. Područja rizika mogu se identificirati i rješenja se mogu potražiti od iskusnih ljudi.
- Trebali biste pratiti i pratiti svaku nabavu kroz cijeli postupak nabave.
- Također uvijek utvrdite je li korištena metoda nabave prikladna za robu ili usluge koje se nabavljaju.
- Dokumentirajte sve nabave i transakcije.
3.2 Opišite radnje koje se mogu poduzeti kako bi se poboljšala učinkovitost naručivanja i isporuke proizvoda i usluga.
Učinkovitost u naručivanju i isporuci proizvoda i usluga može se poboljšati na sljedeći način:
- Naručite putem sustava koji nudi tvrtka kako biste izbjegli bilo kakve probleme.
- Odaberite najisplativiju i najkvalitetniju tvrtku
- Uvijek držite popis predmeta koje treba naručiti ako se naručivanje vrši povremeno, na primjer jednom mjesečno, kako ne biste propustili nijedan artikl.
- Ako ne dobijete narudžbu na vrijeme, obratite se dobavljaču da biste vidjeli koji je razlog tome.
- Obavezno odaberite ispravne stavke s točnim kodovima i količinom te uvijek provjerite jesu li upravitelji odobrili narudžbe iznad ograničenja.
- Nakon što je narudžba dostavljena, provjerite račun i fakturu primite i pošaljite je središnjem timu za plaćanja, tako da dobavljač plaća na vrijeme.
3.3 Opišite načine postizanja bolje vrijednosti za novac za proizvode i usluge.
Sve javne nabave dobara i usluga moraju se temeljiti na vrijednosti za novac. Vrijednost za novac nije u postizanju najniže početne cijene, već u kvaliteti i cijeni kvalitativne usluge
Bolja vrijednost za novac od nabave može se postići na mnogo načina:
- Povećana razina ili kvaliteta usluge uz isti trošak.
- Izbjegavajte nepotrebne kupnje, jer to troši novac.
- Osiguravanje da se potrebe korisnika zadovoljavaju kvalitativno.
- Uvijek možete surađivati s drugim odjelima i izdavati skupne narudžbe jer mogu biti bolji popusti pri skupnoj kupnji.
- Odnosi između vas i dobavljača moraju biti dobri kako bi se postiglo isplativo poslovanje.
Zašto je važno odabrati proizvode i usluge koji predstavljaju najbolju vrijednost za novac?
Pri odabiru proizvoda i usluga važno je odabrati one koji u svakom trenutku predstavljaju najbolju vrijednost za novac. Ovo je važno jer:
- Ima pravu ravnotežu između cijene i kvalitete i ove su usluge najpouzdanije.
- Najbolja vrijednost za novac i dobavljača i kupca čini sretnima jer ravnoteža isključuje nesuglasice.
- Pomaže u izgradnji odnosa s kupcem i dobavljačem
- Ovi proizvodi traju dulje i štede na toliko drugih malih troškova. Na primjer, kada pogledate cijenu skupog proizvoda, to će biti puno jeftinije u usporedbi s ukupnim životnim troškovima proizvoda koji je kupljen u početku jeftiniji, a zatim je tijekom života imao druge male troškove.
- Rok isporuke bit će brži, čime će se uštedjeti gubici u poslu i njegovom poslovanju.
- Uvjeti plaćanja bit će fleksibilni, a cijene se često ne razlikuju.
- Na ovaj način štedite na novcu ne žrtvujući kvalitetu, ali najbolja vrijednost za novac uvijek ne znači i uštedu novca. Na primjer, dobavljač koji pruža kvalitetnu uslugu s brzim odgovorima po višoj cijeni i dalje može biti najbolja vrijednost za novac, jer ste za potrošeni novac dobili kvalitetne usluge.