Sadržaj:
- Kako koristiti ovaj članak
- 1.1 Objasnite prednosti poznavanja svrhe komunikacije
- 1.2 Objasnite razloge poznavanja publike kome se komunikacija prezentira
- 1.3 Objasnite svrhu svrhe poznavanja namjeravanih ishoda komunikacije
- 1.4 Opišite različite načine komunikacije i kada ih koristiti
- Verbalno
- Neverbalno
- Službena komunikacija
- 2.1 Utvrdite relevantne izvore informacija koji se mogu koristiti prilikom pripreme pisane komunikacije
- Primarni izvor
- Sekundarni izvor
- 2.2 Opišite komunikacijske principe za upotrebu elektroničkih oblika pisane komunikacije u poslovnom okruženju
- 2.3 Objasnite različite stilove i tonove jezika i situacije kada se mogu koristiti za pisanu komunikaciju
- 2.4 Objasnite razloge za odabir i upotrebu jezika koji odgovara svrsi pisane komunikacije
- 2.5 Opišite načine organiziranja, strukturiranja i prezentiranja pisanih informacija tako da zadovoljavaju potrebe različite publike
- 2.6 Opišite načine provjere točnosti sadržaja u pisanim informacijama
- Provjerite točnost točaka
- Provjerite pravopis i gramatiku
- Koristite predložak
- 2.7 Objasnite svrhu točne upotrebe gramatike, interpunkcije i pravopisa
- 2.8 Objasnite što znači obični engleski jezik i zašto se koristi
- 2.9 Objasnite svrhu lekture i provjere pisanog djela
- 2.10 Objasnite svrhu prepoznavanja rada koji je važan i rada koji je hitan
Ova jedinica pokriva odgovarajuću komunikaciju u poslovnom okruženju.
Fotografija Antena na Unsplash-u
Komuniciranje u poslovnom okruženju grupa je A, obvezna jedinica s tri kredita za nacionalnu diplomu strukovnog obrazovanja o poslovanju i administraciji razine 3, koja se nudi u Engleskoj, Walesu i Sjevernoj Irskoj. Ovaj modul pomaže kandidatu da postigne temeljito razumijevanje svrhe komunikacije. Kandidati također uče kako usmeno i pismeno komunicirati, kako tražiti i koristiti povratne informacije (i njihovu važnost) i kako razvijati komunikacijske vještine za sljedeće razine.
Ovaj će se članak baviti svakim ishodom modula, objasniti što oni znače i raspraviti kako ih postići. Pomoći će vam da shvatite što se od kandidata očekuje da općenito napišu. Ovisno o vašem konkretnom poslu, morat ćete izmijeniti ono što je ovdje napisano za vlastiti rad i organizaciju prilikom pripreme vlastitog portfelja.
Kako koristiti ovaj članak
Ovaj članak pokriva rezultate 1 i 2 jedinice 304 za NVQ razinu 3 diplome o poslovanju i administraciji, koji obuhvaća elemente komunikacije na radnom mjestu.
Čisto je informativnog karaktera i trebao bi vas voditi kroz postupak sastavljanja vlastitog portfelja. Ovdje nemojte izravno kopirati ništa za svoju datoteku, jer vaša datoteka mora biti prilagođena specifičnostima vašeg posla i organizacije. Izravno kopiranje jezika iz ovog članka ne samo da je nepošteno, već će i oslabiti vašu datoteku.
Ishod 1: Razumjeti svrhu planiranja komunikacije
1.1 Objasnite prednosti poznavanja svrhe komunikacije
Komunikacija se odnosi na prijenos ideja ili sadržaja između pojedinaca, skupina ili pojedinaca i grupa. Komunikacija se sastoji od:
- Izvor: osoba ili ljudi koji stvaraju poruku.
- Poruka: sadržaj komunikacije.
- Srednji: kako se prenosi komunikacija (e-pošta, telefon, osobno, itd.).
- Primatelj : publika ili osoba s kojom se komunicira. Vještine primanja uključuju učinkovito slušanje i čitanje.
U poslovnom okruženju komuniciramo osluškujući međusobne probleme i zajedničkim rješavanjem svakodnevnih problema.
1.2 Objasnite razloge poznavanja publike kome se komunikacija prezentira
Ako razumijete svoju publiku, možete učinkovitije komunicirati s njom i nagovoriti je.
Da biste bili sigurni da će vaša poruka biti dobro primljena, morate naučiti što vaša publika očekuje, u kakvom je raspoloženju i na koja pitanja može željeti da odgovorite.
1.3 Objasnite svrhu svrhe poznavanja namjeravanih ishoda komunikacije
Razumijevanje "namjeravanog ishoda" komunikacije znači razumijevanje i vlastite poruke i načina na koji je publika može primiti.
Publika može biti:
- Samac suradnik
- Brojni ljudi na sastanku
- Soba puna ljudi
Kada komunicirate, trebali biste znati pokušavate li:
- Prenesite informacije
- Uvjeriti
- Zabavite se
Učinkovitost vaše komunikacije ovisi o tome koliko dobro razumijete kako se vaša svrha miješa s položajem i očekivanjima vaše publike.
1.4 Opišite različite načine komunikacije i kada ih koristiti
Komunikacija se može klasificirati kao: verbalna ili neverbalna, formalna ili neformalna.
Verbalno
- Verbalna komunikacija najvažnija je, najčešća i najučinkovitija vrsta komunikacije. Govoreći direktno i slušajući pomaže nam razumjeti emocionalne potrebe drugih.
- Učinkovita verbalna komunikacija ima veze s tim koliko dobro slušate druge kao i s tim kako razgovarate s njima.
Neverbalno
- Neverbalna komunikacija znači pisanje, ali se odnosi i na jezik znakova, izraze lica i geste. Neverbalna komunikacija manje je učinkovita od verbalne - uvijek je bolje biti izravan - ali svejedno vam je važno da preuzmete neverbalne znakove.
- Neverbalna komunikacija može poboljšati verbalnu komunikaciju. Govor tijela i izrazi lica obično su iskreni i mogu pomoći u prenošenju iskrenosti.
- Neki ljudi - uključujući, ali ne ograničavajući se na nagluhe - primarno koriste neverbalnu komunikaciju u obliku znakovnog jezika, gesta i izraza lica.
- Neformalne komunikacije su interakcije licem u lice koje se događaju slučajno tijekom dana. Mogu biti povezani s poslom ili ne, verbalni ili neverbalni.
- Neki su primjeri: razgovor o nečemu što nije povezano s poslom u blagovaonici, brzi e-mail s pitanjem o statusu projekta ili ljepljiva bilješka u kojoj se traži improvizirani sastanak da nabrojimo samo neke.
Službena komunikacija
- Neke vrste komunikacije u skladu su sa službenim očekivanjima ili protokolom, snimaju se na neki način ili se planiraju i uvježbavaju prije vremena.
- Primjer formalne verbalne komunikacije bila bi scenaristička prezentacija. Neverbalna formalna komunikacija uključuje pisane stavke kao što su godišnja izvješća, uvjeti zaposlenja i ugovori.
Ishod 2: Razumjeti kako komunicirati u pisanom obliku
2.1 Utvrdite relevantne izvore informacija koji se mogu koristiti prilikom pripreme pisane komunikacije
Izvori informacija mogu se klasificirati kao primarni ili sekundarni.
Primarni izvor
- Primarni izvor stvara se tijekom događaja. Ovu vrstu podataka prikuplja osoba koja je izravno u kontaktu s incidentom ili događajem.
- Ti izvori mogu biti dnevnici, pisma, novine, sudski spisi, intervjui, ankete itd.
- Primarni izvori obično su nepatvoreni i najbliži samim događajima.
Sekundarni izvor
- Ova vrsta informacija filtrira se kroz nekoga tko je uklonjen iz primarnog događaja.
- Ti izvori mogu se tumačiti ili analizirati literatura iz primarnog izvora, a uključuju knjige, interpretativne dokumente ili izvještaje o strancima o nekom događaju.
- Uobičajeno, sekundarni izvori tumače događaj i mogu nastati nakon njega.
2.2 Opišite komunikacijske principe za upotrebu elektroničkih oblika pisane komunikacije u poslovnom okruženju
Elektronička komunikacija odnosi se na e-poštu, faksove ili bilo koju pisanu komunikaciju koja se prenosi i pohranjuje elektroničkim putem.
- Učinkovita elektronička komunikacija uključuje određeni stupanj tehničkog majstorstva. Trebali biste biti dovoljno vješti za prijenos podataka putem telekomunikacijskih tehnologija i znati koristiti potrebni softver.
- Kada odabirete elektroničke komunikacije za razmjenu informacija, trebali biste dobro razmisliti i odlučiti koja je najbolja i najučinkovitija metoda komunikacije.
- U uredskom okruženju trebali biste biti sposobni tumačiti informacije iz elektroničkih izvora i imati dobre vještine parafraziranja.
2.3 Objasnite različite stilove i tonove jezika i situacije kada se mogu koristiti za pisanu komunikaciju
Kolokvijalno, ležerno i formalno pisanje različiti su stilovi sa svojim očekivanjima i ishodima. Stil pisanja koji koristite ovisi o vašim namjerama, mediju i publici.
- Ležeran jezik je neformalan i razgovorni. To je način na koji pišete u prijateljskim tekstualnim porukama ili chatovima. Vjerojatno se na poslu razumno služite samo usputnim jezikom, posebno s nadređenima. Ležeran jezik je način na koji razgovarate s vršnjacima.
- Razgovorni jezik je sličan i odnosi se na jezik koji koristimo za komunikaciju s obitelji i bliskim prijateljima. Kolokvijalni jezik uključuje sleng i dijalekt.
- Formalni jezik koristi se u poslovnoj komunikaciji, a koristi se kada želite naići na profesionalnog i autoritativnog. Ovisi i o riječima i tonu koji koristite. U formalnom pisanju, vaš bi jezik trebao imati odgovarajuću sintaksu, rječnik i gramatiku.
2.4 Objasnite razloge za odabir i upotrebu jezika koji odgovara svrsi pisane komunikacije
Komunikacija je proces razmjene informacija, ideja, misli, osjećaja i osjećaja kroz govor, signale, pisanje ili ponašanje. Jezik koji koristimo trebao bi biti lako razumljiv, točan i taktičan.
Svaka vrsta poruke - žalbe, zapisnici i pritužbe, da nabrojimo nekoliko - zahtijeva različite razine takta.
- Osobito kad pišete nešto kritično, uvijek se pokušajte obratiti organizaciji ili grupi općenito, umjesto da to učinite osobnim.
- Započnite s pozitivnim bodovima prije negativnih, tako da se primač ne stavlja odmah u defenzivu.
- Objasnite činjenice izravno, umjesto da koristite nejasan ili neizravan jezik.
- Dok pišete, izbjegavajte upotrebu masnih ili velikih slova. To dolazi do neprijateljstva u pisanoj komunikaciji.
2.5 Opišite načine organiziranja, strukturiranja i prezentiranja pisanih informacija tako da zadovoljavaju potrebe različite publike
Kada organizirate, strukturirate i prezentirate pisane informacije, imajte na umu sljedeće:
- Prilikom prezentacije pripremite sve potrebne dokumente prije vremena. To mogu uključivati PowerPoint prezentacije (ili sličan softver za prezentacije), brošure ili skriptu za sebe.
- Držite dokumente u ispravnom redoslijedu, tako da komunikacija teče bez zabune ili pogreške. Unaprijed provjerite narudžbu.
- Dok izlažete, budite jasni o svojim ciljevima. Navedite uvod o tome što ćete predstaviti, svojim motivima u izlaganju, zašto su prisutni i zašto je tema važna.
- Predstavite svoj rad korak po korak, jasno koristeći odgovarajuće reference tamo gdje je potrebno.
- Na kraju, zaključite objašnjavanjem kako su svi vaši ciljevi ispunjeni.
- Odvojite vrijeme za odgovore na pitanja.
2.6 Opišite načine provjere točnosti sadržaja u pisanim informacijama
Svaka pisana komunikacija mora biti točna, profesionalno oblikovana i bez pravopisnih ili gramatičkih pogrešaka. Provjerite sljedeće prije nego što dokument bude finaliziran za slanje primateljima.
Provjerite točnost točaka
- Netočnosti mogu naštetiti vašoj reputaciji i ugledu vaše organizacije. Ovisno o problemu, učinci mogu biti od neugodnih do katastrofalnih.
- Pojedinosti koje treba provjeriti uključuju: datume, imena, statistiku, događaje i citate.
- Ako niste sigurni ni u što, obratite se nekome s upućenim ili iskusnim osobama.
Provjerite pravopis i gramatiku
- Većina procesora za obradu teksta i sustava e-pošte imaju ugrađene provjere pravopisa. Ipak upotrijebite svoju prosudbu, jer one nisu uvijek točne, posebno kada je riječ o imenima ljudi ili žargonu specifičnom za određenu industriju.
- Uvijek dvaput sami pročitajte dokument prije finaliziranja.
- Neka netko drugi pročita i uredi dokument umjesto vas. Svježi par očiju primijetit će pogreške koje ste propustili.
Koristite predložak
- Mnoge organizacije imaju vlastite stilove za različite dokumente. Svi će biti dostupni kao predlošci u koje možete lako unijeti informacije.
- Ako komunikacija nema propisani predložak, trebali biste istražiti ispravan stil, ovisno o potrebama vaše organizacije ili odjela. Pitajte svoje kolege ili pronađite slične dokumente da biste stekli osjećaj za pravi stil.
2.7 Objasnite svrhu točne upotrebe gramatike, interpunkcije i pravopisa
- Ispravna gramatika, interpunkcija i pravopis osiguravaju čitatelju lako čitanje vaše komunikacije, čineći komunikaciju učinkovitijom.
- Kad dokument ima stvarne pogreške, čitatelji imaju tendenciju nepovjerenja u cijelu stvar. Uočena nepouzdanost mogla bi negativno utjecati na vašu reputaciju, a time i na položaj u vašoj organizaciji.
2.8 Objasnite što znači obični engleski jezik i zašto se koristi
Obični engleski jezik je jezik koji naglašava jasnoću i izbjegava tehnički jezik ili žargon. Posebno je važno kada razgovarate s ljudima izvan vaše profesije, kojima je potreban tehnički jezik preveden na nešto lakše za razumijevanje.
Obični engleski:
- Može se koristiti za komunikaciju sa svima, bez obzira na njihove vještine čitanja ili znanje.
- Jasno i izravno, bez ičega skrivenog, bez nepotrebnih riječi ili ideja.
- Bez tehničkog žargona ili slenga.
2.9 Objasnite svrhu lekture i provjere pisanog djela
Trebali biste lektorirati sve napisane radove. Nekoliko je razloga za to:
- Gramatički ispravno pisanje dobro se odražava na vašu profesionalnost i previdnost, kao i na vašu organizaciju. Drugi će vas ocjenjivati na temelju izgleda vašeg rada.
- Dobro napisana proza za vašeg čitatelja oduzima manje vremena od teksta s pogreškama, što pisanu komunikaciju čini učinkovitijom.
Sav pisani rad, od e-pošte do zapisnika sa sastanka do formalnih izvještaja, trebao bi biti lektor za pogreške.
2.10 Objasnite svrhu prepoznavanja rada koji je važan i rada koji je hitan
U svakodnevnom radu imamo kombinaciju zadataka, od kojih su neki važni, neki hitni, a neki niskog prioriteta. Svi zadaci imaju rokove koje treba poštivati. Međutim, važnost i hitnost su dvije različite stvari. Neki zadaci mogu biti oboje, ali prepoznavanje zadataka