Sadržaj:
U svakom se uredu velika količina komunikacije poput pisama, okružnica i telegrama šalje strancima ili se od njih prima. Unutar organizacije razmjenjuju se pisani materijali između različitih odjela. Planirano i učinkovito rukovanje poštom neophodno je za uspjeh bilo koje poslovne organizacije. Opisana je kao okosnica i sastavni dio ureda.
Učinkovito postupanje s poštom zahtijeva uspostavljanje određenih postupaka koji uključuju postupanje s poštom. Dolaznu poštu treba primati i distribuirati brzinom i točnošću. Točan način rukovanja unutarnjom poštom razlikuje se od ureda do ureda.
U našoj organizaciji imamo dva različita sustava pošte, internu poštu i vanjsku poštu.
- Dostupne interne poštanske usluge namijenjene su distribuciji pošte u uredima i odjelima ____________ (uklonjene radi povjerljivosti) . Oni se prikupljaju i dostavljaju svakodnevno.
- Vanjske mailove šalju se putem ______________ (uklanjaju se radi povjerljivosti) . Vanjske poštanske usluge koriste se kada pošta ne može ili ne mora pokrivati unutarnje kriterije poštanskih usluga. Na primjer, tamo gdje se pošta mora dostaviti klijentima ili drugim tvrtkama ili ____________ (uklonjena radi povjerljivosti) korespondencija. Također se dostavljaju i prikupljaju svakodnevno.
Pošta se sastoji od tri glavne vrste - prema unutra, prema van i među odjelima. Poštanska usluga pomaže tvrtki da uspostavi kontakt s kupcima i javnošću u cjelini. Osnovan je neovisni odjel za poštu koji će rukovati svim vrstama pošte u uredu. Prednosti centraliziranih poštanskih usluga su specijalizacija, bolji nadzor, ekonomičnost, bolje performanse, optimalno korištenje opreme poštanske sobe i obučeno osoblje.
Rutina ulazne pošte uključuje korake poput primanja pošte, sortiranja pošte, otvaranja pošte, označavanja pošte, snimanja pošte (ulaznog registra) i distribucije pošte.
Rutina vanjske pošte također uključuje razne korake poput prikupljanja odlazne pošte, unosa odlazne pošte (registara otpreme, knjige glasnika), presavijanja slova, pripreme omotnica, sortiranja, vaganja i žigosanja i na kraju otpreme.
Svakodnevno sakupljam poštu ujutro i popodne, kako internu tako i vanjsku poštu. Ja toj osobi distribuiram poštu adresiranu na određenu osobu, a bilo koju drugu opću poštu za odjel otvaram ja. Gledam kroz njih da vidim što se tiče i distribuiram ih u skladu s tim. Kad je moja upraviteljica mjesta na godišnjem odmoru ili zbog odsutnosti zbog bolesti, pripazim i na njezinu poštu i rješavam hitne slučajeve kontaktirajući šefa službe. Također se pobrinem da ih distribuiram na vrijeme, tako da zadatak naveden na pošti bude dovršen u spomenutom vremenskom roku i ispoštovan rok.
Koristimo vanjske poštanske usluge tamo gdje je isporuka izvan županije i tamo gdje je za druge tvrtke ili klijente. To će biti područja koja ne potpadaju pod ______________ ( uklonjena radi povjerljivosti ) uredska područja. Koristimo internu poštu gdje se dostavlja u urede ili odjele koji spadaju pod ___________________ ( uklanja se radi povjerljivosti ). Interne mailove štede vrijeme i novac. Dakle, bilo koja pošta koja se može poslati putem interne pošte šalje se na taj način, a samo ostatak se šalje putem vanjskog sustava pošte.
Odlazne postove prenosim na recepciju popodne. Stupove sortiram prema veličinama. Odlaznu internu poštu ostavljam u odgovarajućim okvirima koji su poredani prema području. Također odlaznu internu poštu sortiram prema hitnosti i važnosti kao prva ili druga klasa. Sve inozemne objave također se moraju riješiti.
Prije slanja pošte izračunavaju se odgovarajuće poštarine, ovisno o tome jesu li poštanske pošiljke prve ili druge klase ili evidentirane isporuke. Da bih izbjegao kašnjenja, poštu šaljem u pravo vrijeme s ispravnom poštarinom. Sa sumnjivim paketima ili poštom postupa se izuzetno pažljivo, a ako se utvrdi da su sumnjivi, bit će prijavljeni upravitelju ureda i zabilježeni u knjizi nezgoda na recepciji.
Pri rukovanju poštom moram se pridržavati i slijediti određene postupke.
- Prvo pregledam poštu za svaki odjel i sortiram ih prema veličini i klasi, a zatim pronađem najbolju metodu slanja - normalnu ili snimljenu.
- Zatim gledam težine i veličine i tražim troškove. Uteg se može potražiti na stroju koji služi za vaganje stupova.
- Ako su iz bilo kojih razloga potrebne posebne dostave putem kurira, razgovarat ću sa svojim upraviteljem za odobrenje, a zatim s upraviteljem ureda, a zatim ćemo se dogovoriti da novac nestane iz naše šifre troškova. Inače usluge koje se koriste u našoj tvrtki su ___________ (uklonjene radi povjerljivosti) .
- Tamo gdje vidim stavke s natpisima snimljene u prvoj klasi, bilježim sve detalje pošte, uključujući adresu pošiljatelja i primatelja i činim potrebno označavanje za hitne i evidentirane isporuke.
- Sve pakete pošte koji su teži od normalne težine i veći od normalne veličine, koristim uređaj za vaganje poštanskih pošiljaka i izračunavam ispravne poštarine. Za ostatak pošte imamo tablicu koja sadrži troškove prema veličini i za prvu i za drugu klasu dostave.
- Objave su u skladu s tim razvrstane za svaki odjel. Dakle, troškovi za svaki odjel idu na njihova mjerodavna mjesta troškova. Za ostale evidentirane isporuke troškovi se bilježe u knjizi na recepciji.
- Svi postovi su žigosani i sortirani te svakodnevno spremljeni za slanje do 15:45. Imamo člana ________ (uklonjene radi povjerljivosti) posade koji svakodnevno dolazi po poštu iz zgrade na recepciji.
Mnogi se problemi mogu pojaviti tijekom rukovanja poštom i paketima.
- Na svim pristiglim poštanskim pošiljkama i paketima žigovi tvrtke na recepciji. Sve mailove sa sumnjivih adresa ili ljudi ili bilo koje pakete koji se ne osjećaju normalno ili izgledaju sumnjivo ostavljaju po strani, bez obrade.
- Sumnjive mailove i pakete prijavljujemo upravitelju ureda. Voditelj ureda i administratori na recepciji bilježe incidente u knjigu nezgoda i poduzimaju potrebne radnje. Također će osigurati da je ____________ (uklonjen radi povjerljivosti) obaviješten o problemima.
Pitanja i odgovori
Pitanje: što je neželjena pošta?
Odgovor: Neželjena pošta je neželjeni ili neželjeni reklamni ili promotivni / promidžbeni materijal primljen poštom ili e-poštom. Obično ih šalju marketinške tvrtke radi uvođenja novih proizvoda ili da bi se obavijestile o mogućnostima ulaganja itd. Kad se neželjene pošalju putem e-pošte, nazivaju se i neželjenom poštom.