Sadržaj:
Kad posjetitelji dođu u poslovno okruženje, treba ih ljubazno dočekati i dočekati.
Foto Helena Lopes na Unsplash-u
Kada se sastajete i pozdravljate posjetitelje / kupce u poslovnom okruženju, imate prvih nekoliko sekundi da stvorite dobar dojam koji će imati dugotrajan utjecaj.
Posjetitelji ulaze u poslovno okruženje iz različitih razloga; to bi mogli biti kupci (postojeći ili novi), predstavnici, dobavljači, poslovni partneri, ljudi iz različitih odjela / područja / organizacija itd.
Prva točka kontakta s posjetiteljem ovisi o strukturi organizacije. Uredsko ili industrijsko okruženje vjerojatno će imati recepciju, gdje će administrativni službenik na recepciji biti prva kontaktna točka, dok bi u maloprodajnom okruženju svako osoblje moglo biti prva kontaktna točka.
Postoje razne stvari na koje treba imati na umu prilikom susreta i pozdravljanja kupaca. Ako ste svjesni i imate dobro znanje o poslovnoj praksi, politikama, propisima, zakonima i najvažnije međuljudskim i komunikacijskim vještinama, tada ćete moći stvoriti taj prvi najbolji dojam.
Sadržaj se temelji na jedinici NVQ za poslovanje i administraciju razine 2, a ova jedinica ima kreditnu vrijednost 3. Razgovarat ćemo o različitim postupcima koje treba slijediti i gostoljubivosti koju treba pružiti prilikom sastanka, pozdrava i dobrodošlicu posjetiteljima u poslovnom okruženju.
Postoje dva dijela ove jedinice. Prvi će se dio ocjenjivati na temelju znanja i razumijevanja koje kandidat ima o postupcima okupljanja i dočekivanja posjetitelja, a drugi će se dio ocjenjivati na temelju učinka kandidata; to je promatranjem, osobnim izjavama, svjedočenjem itd. Oba dijela također se mogu procijeniti ispitivanjem i stručnim raspravama.
1. Razumijevanje postupaka za susret i doček posjetitelja
1.1. Opišite različite razloge za ljude koji posjećuju tvrtku, njihove zahtjeve i kako njihove potrebe mogu biti zadovoljene
S obzirom na poslovno okruženje i vrstu posla, posjetitelje iz različitih razloga mogu očekivati da posjete poslovni prostor. Odgovornost organizacije je da se posjetitelji osjećaju dobrodošlo, udovoljavaju njihovim zahtjevima i potrebama i pružaju im informacije i usluge povezane s posjetom.
Različiti razlozi zbog kojih ljudi mogu posjetiti poslovni prostor su:
- Upiti u vezi s proizvodima i uslugama
- Razgovarajte s članom osoblja o postojećim uslugama
- Prigovori
- Marketing
- Razni sastanci, to uključuje sastanke odbora / odbora, sastanke sa ozbiljnim problemima, grupne rasprave itd
- Kolekcije i isporuke
- Popravci i održavanje
- Revizije
Različiti zahtjevi za posjetitelje koji posjete tvrtku mogu biti:
- Navedite točnu adresu, uključujući poštanske brojeve i orijentire ako postoje.
- Parkirni sadržaji - pobrinite se da ima dovoljno parkirnih mjesta na razumnoj udaljenosti, kao i da postoje parkirna mjesta namijenjena invalidima
- Neki klijenti mogu imati posebne potrebe, a time i sadržaje koji se odnose na vrstu kupaca ili posjetitelja za koje organizacija očekuje da moraju biti na mjestu.
- Vidljivi znakovi koji vode posjetitelje na pravo područje bez ikakve zbrke. I znakovi moraju biti profesionalni. Provjerite jesu li ulazi jasni, čisti i gostoljubivi te odražavaju li prirodu posla.
- Svakako ima nekoga tko će posjetitelja pozdraviti i dočekati u recepciji, ima li dovoljno mjesta za sjedenje, toaleta, knjižica, časopisa, časopisa itd.
Različiti načini na koje se mogu zadovoljiti potrebe posjetitelja koji posjećuju tvrtku su:
- Uvijek neka mjesta za recepciju budu lako dostupna sa putokazima i ostalim informacijama gdje god je to potrebno.
- Ulaz bi trebao biti uredan i čist jer odražava organizaciju.
- Treba imati na raspolaganju sve osnovne potrepštine i sadržaje - parking, sjedala, toalet, novine / časopise u čekaonici, pitku vodu.
- Budite spremni odgovoriti na sve upite vezane uz posao, gdje je to moguće, dostavite letke / brošure ili druge izvore informacija.
- Pristupna područja posjetitelja moraju slijediti zdravstvene i sigurnosne standarde.
1.2 Objasnite svrhu hitnog i uljudnog odnosa s posjetiteljima
Kad posjetitelji dođu u poslovno okruženje, treba ih ljubazno dočekati i dočekati. Ako organizacija poslužuje nešto za jelo ili piće, pitajte ih bi li htjeli nešto, ako ne, možete pitati žele li popiti malo vode. Ugovorite sa svakim posjetiteljem što prije možete i odgovorite na njegove upite odmah i uljudno.
Postoje slučajevi kada je recepcija zauzeta posjetiteljima koji moraju pričekati neko vrijeme. Svakako se ispričajte zbog kašnjenja i zahvalite im se što su čekali.
Svrha brzog i uljudnog obraćanja posjetiteljima su:
- Posjetitelji će znati da ih se poštuje, s obzirom na važnost, a tvrtka također smatra da su važni.
- Posjetitelji će zauzvrat zadržati profesionalni stav i ponašanje.
- Posjetitelji će vjerovati tvrtki, a imat će i dobru primjedbu i dojam o organizaciji.
- Svaki zaposlenik i njegovo ponašanje bit će odraz organizacije, a time će brz i uljudan odgovor ostaviti dobru sliku o organizaciji.
- Posjetitelji će preporučiti organizaciju drugima i širiti dobru riječ te će je također koristiti u budućnosti.
1.3 Objasnite svrhu prikazivanja pozitivne slike o sebi i organizaciji
Kad posjetitelji posjete poslovno okruženje, prva kontakt osoba bit će osoba na recepciji (većina organizacija je ima) ili barem osoba koja se sastaje i pozdravlja. Kao što svi znamo, prvi dojam uvijek promijeni i stoga je predstavljanje pozitivne slike o vama i organizaciji vrlo važno. Odjenite se i uredno predstavite. Držite se pravila odijevanja organizacije. Nasmiješite se, održavajte kontakt očima, slušajte, budite pozitivni i potrudite se da im pomognete u njihovim upitima.
Svrha toga je:
- U tom određenom trenutku vi predstavljate organizaciju posjetitelju. Tako će se vaše ponašanje i pristup odraziti na organizaciju u cjelini. O vama i organizaciji će se suditi ili ocjenjivati na temelju vašeg pristupa i usluge.
- Stvara posjetitelju osjećaj povjerenja.
- Posjetitelji stječu pozitivan dojam o organizaciji.
- Pomaže u izgradnji povjerenja između organizacije i njezinih kupaca i zaposlenika.
- Privlači kvalitetne klijente koji će poboljšati poslovanje organizacije povećavajući tako profit organizacije.
1.4 Objasnite svrhu slijeđenja postupaka zaštite na radu, zaštite na radu, uključujući vlastite odgovornosti
U svakoj organizaciji postoje različiti postupci zaštite na radu. Zaposlenici se u svakom trenutku moraju odgovorno pridržavati ovih postupaka, što uključuje i rad s posjetiteljima.
nioh.ac.za
Svrha slijeđenja ovih postupaka su:
- Da bi organizacija i okoliš bili sigurnije mjesto za posjet i rad
- Imati sve potrebne objekte za prvu pomoć u odgovarajućim uvjetima.
- Da bi se spriječili rizici po zdravlje zaposlenika i posjetitelja.
- Kako bi bili sigurni da su strojevi i svi uređaji ili oprema koji rade u prostorijama organizacije sigurni za upotrebu.
- Pomoći u poduzimanju preventivnih mjera ili uspostavljanju hitnih planova prema potrebi.
- Zabilježiti i prijaviti nesreće, ozljede i bilo koja druga zdravstvena i sigurnosna pitanja.
- Da bi bili sigurni da su radne prakse sigurne i da su mjere zaštite na radu provedene i da se slijede.
- Podovi, stepenice i drugi prostori moraju biti sigurni za upotrebu
- Potvrditi da ako se opasni materijali, ako se koriste, čuvaju na siguran način, na sigurnom mjestu i da se njima rukuje i koristi na siguran način, jer mogu na mnogo načina naštetiti
- Da biste bili sigurni da postoji odgovarajuća ventilacija u prostorima gdje posjetitelji imaju pristup i gdje zaposlenici rade
- Da bi se temperatura radnih i radnih prostora održavala na odgovarajućim razinama, kao i da su zahodi, umivaonici i zahodi u dobrom stanju, tako da ih posjetitelji mogu bez problema koristiti i mučiti se
- Prostori za posjećivanje i rad moraju biti bez zapaljivih materijala, eksplozivnih materijala i drugih štetnih radioaktivnih materijala.
- Ogromne strojeve i opremu treba držati podalje od mjesta koja posjećuju kako bi se izbjegle nesreće
- Znakove upozorenja treba postaviti na potrebna područja.
- Uvjerite se da nema vučenih žica i vodite računa da izbjegnete zdravstvene i sigurnosne rizike
- Obavite odgovarajuću obuku ako koristite bilo kakvu opremu na radnom mjestu i pridržavajte se zdravstvenih i sigurnosnih politika i postupaka nesreća organizacija.
- Obavezno evidentirajte posjetitelje u skladu s organizacijskim procedurama kako biste osigurali sigurnost.
Nadam se da su vam ovdje bile korisne i zanimljive informacije. Molimo vas, nemojte se ustručavati s povratnim informacijama i podijelite svoje misli i iskustva.
Hvala vam što ste navratili.
Livingsta.
Ljubazna napomena kandidatima za NVQ: Ovo je samo za referencu i nemojte ih reproducirati. Također, pri zapisivanju jedinica, obratite se svom poslovnom okruženju i opisu posla. Sve najbolje!