Sadržaj:
- Integriranje vanjskih podataka u HRIS
- Integrirani informacijski sustavi
- Prednosti integracije podataka
- Izazovi koje treba razmotriti
- Najbolji postupci za integriranje podataka
- Izvori:
Integriranje vanjskih podataka u HRIS
Ovaj članak pruža sveobuhvatan pregled integriranja vanjskih podataka u jezgru HRIS-a, mogućnosti i izazove te integracije te pruža najbolje prakse koje treba imati na umu prilikom planiranja integracije. Iako je ova tema primjenjiva na sva područja HR i HR podataka, primarni fokus ovog članka ispituje integraciju istraživanja o plaćama i tržišnih podataka.
Informacijski sustav o ljudskim potencijalima (HRIS) definiran je kao sustav evidencije za sve podatke o ljudskim potencijalima. Učinkoviti HRIS pruža organizacijama mogućnost upravljanja tijekovima rada uobičajenih HR aktivnosti poput zapošljavanja, ukrcavanja, praćenja pogodnosti i izvještavanja (Celergo.com, 2017.). Nerijetko je da različite funkcije HR-a koriste specijalizirani sustav za upravljanje svakodnevnim radom funkcije. Tradicionalno, organizacija kupuje jezgru HRIS-a koji služi kao temeljni operativni sustav i sadrži podatke o ljudskim resursima poput zaposlenika:
- Ime
- adresa
- broj socijalnog osiguranja
- naslov radnog mjesta
- FLSA status itd.
Jednom kad se osnovni sustav uspostavi, organizacije obično pronađu potrebu za dodatnim sustavima kako bi udovoljili rastućim potrebama poslovanja. U savršenom svijetu, dodatne potrebe HR funkcije mogu se zadovoljiti kupnjom i primjenom modula temeljnog sustava. U nekim situacijama dodaci jezgrenog sustava ne podržavaju na odgovarajući način poslovne procese. U tim se slučajevima mora donijeti odluka o promjeni organizacijskih procesa, kupnji drugog softvera koji će podržati trenutni poslovni proces ili o razvoju potpuno prilagođenih domaćih sustava. Sve se češće pozivaju stručnjaci HRIS-a da integriraju različite HR sustave (Kavanagh i Johnson, 2018). Osim integracije sustava, od stručnjaka HRIS-a također se može zatražiti da integriraju elemente podataka u sustav koji pomažu organizacijskim čelnicima u donošenju odluka.
Integrirani informacijski sustavi
Kavanagh i Johnson (2015) definiraju integrirane informacijske sustave kao „sustave izgrađene na zajedničkim platformama koji omogućuju upotrebu pojedinačne instance podataka u nekoliko aplikacija i nesmetan prijenos podataka između sustava“ (str. 165). Integracija podataka minimalno uključuje povezivanje informacija u dva sustava, ali poslovne potrebe mogu zahtijevati više od dvije veze. Integracije često uključuju povezivanje transakcijskih operacija u jedan sustav koji započinju neke radnje u sljedećem sustavu. Primjer za to je sustav praćenja podnositelja zahtjeva (ATS) koji je povezan s više sustava. Radi primjera, nakon odabira i potvrde kandidata,ATS aktivira ulazak u sustav plaća koji aktivira ulazak u sustav evidencije radnog vremena i upozorava odjel za oznake da novi zaposlenik započinje i da treba stvoriti značku kako bi zaposlenik mogao prelaziti prema satu. U ovom se primjeru podaci neprimjetno prenose bez potrebe za dodatnom ljudskom intervencijom izvan početnog okidača u ATS-u. Ova vrsta podrške tijeku rada oslobađa HR stručnjake od većine transakcijskih i administrativnih dužnosti koje su tradicionalno bile dio HR funkcije i pruža im mogućnost da postanu strateški poslovni partneri i podrže donošenje organizacijskih odluka.podaci se neprimjetno prenose bez potrebe za dodatnom ljudskom intervencijom izvan početnog okidača u ATS-u. Ova vrsta podrške tijeku rada oslobađa HR stručnjake od većine transakcijskih i administrativnih dužnosti koje su tradicionalno bile dio HR funkcije i pruža im mogućnost da postanu strateški poslovni partneri i podrže donošenje organizacijskih odluka.podaci se neprimjetno prenose bez potrebe za dodatnom ljudskom intervencijom izvan početnog okidača u ATS-u. Ova vrsta podrške tijeku rada oslobađa HR stručnjake od većine transakcijskih i administrativnih dužnosti koje su tradicionalno bile dio HR funkcije i pruža im mogućnost da postanu strateški poslovni partneri i podrže donošenje organizacijskih odluka.
Integrirajući sustave i druge podatke, HRIS-ovi stručnjaci imaju potencijal stvoriti i proizvesti značajne metričke podatke i pružiti sveobuhvatnu podršku u odlučivanju. Integriranjem nadoknade, tržišta rada i vremena za popunjavanje podataka za djelatnost zapošljavanja, HR može biti u mogućnosti identificirati djelotvorne stavke za poboljšanje zapošljavanja i / ili administracije nadoknade. Za ilustraciju ove točke dat je sljedeći primjer regrutiranja medicinske sestre:
Primjer zapošljavanja medicinskih sestara
Ukupno prosječno vrijeme popunjavanja slobodnih mjesta u Medicinskom centru ABC je 40 dana. Međutim, prosječno vrijeme za popunjavanje njegovateljskih mjesta je 70 dana. Neki mogu tvrditi da postoji nedostatak sestara što dovodi do duljeg vremena za popunjavanje broja. Kombinirajući podatke, vješti HRIS-ov stručnjak otkriva da se vrijeme kad zaposlenici oglašavaju slobodna radna mjesta koristeći 75. percentil tržišne referentne plaće, vrijeme za popunu smanjilo na 50 dana…
… u usporedbi s vremenima u kojima se koristila standardna filozofija tvrtke za naknadu i vrijeme punjenja u prosjeku je iznosilo 80 dana. Pomoću ovih podataka uprava može donijeti odluku o promjeni filozofije kompenzacije ABC Medicinskog centra koja se odnosi na medicinske sestre. U ovom pojednostavljenom primjeru podaci su izvučeni iz temeljnog HRIS-a, ATS-a i tržišta rada i korišteni za donošenje odluke koja utječe na proračun organizacije. Integracija podataka daje organizaciji sposobnost da shvati promjene uvjeta i shvati njihov utjecaj tijekom vremena - ili odmah - da utječe na promjene.
Prednosti integracije podataka
Postoji nekoliko razloga zašto bi se organizacija odlučila integrirati vanjske podatke s jezgrom HRIS-a. Kao što je objašnjeno u gornjem primjeru, integrirani podaci vođama omogućuju pravovremenu analitiku kao i ad hoc izvještavanje. Integriranjem skupova podataka, HRIS stvara vrijednost u dostupnosti mogućnosti izvještavanja na jednom mjestu. U slučaju planiranja naknada, integrirani sustavi mogu sadržavati smjernice za zasluge na temelju mjesta i unutar odgovarajućeg raspona plaća na temelju ocjena učinka. Na taj način integracija podataka eliminira potrebu za menadžerima da tumače složenu matricu i smanjuje vjerojatnost pogrešaka na temelju ručnih izračuna i tumačenja politika. Uz to, planiranje naknada koje se ne provodi pomoću integriranog sustava u stvarnom vremenu dugotrajno je i skupo.U istraživanju HR o samoposluživanju iz 2002. godine, Cedar Group procijenio je da su u Sjevernoj Americi tvrtke imale uštedu od 5,29 USD po prosječnoj transakciji s automatiziranim sustavom planiranja naknada (Wright, 2004). Ako je ta brojka istinita, čak i male i srednje tvrtke mogu profitirati integriranjem podataka i automatizacijom planiranja naknada za stvaranje takve vrste menadžerske samoposlužne aplikacije.
Integrirani HRIS također pruža bezbrižno savezno poštivanje izvješća. Organizacije koje su dužne izvještavati podatke godišnje, napori na prikupljanju podataka mogu biti dosadni i dugotrajni. Na primjer, integriranim sustavom koji prati potrebnu obuku lako se može manipulirati kako bi se stvorila standardna izvješća Zajedničke komisije. Isto vrijedi i za izvještavanje EEO-1 i Vets-100. Uz planiranu usklađenost, integrirani sustavi omogućuju organizacijama da pravovremene odgovore revizorima i proizvode podatke za obavljanje samorevizije. Integriranje podataka sa samouslužnih platformi zaposlenika putem weba također povećava učinkovitost i smanjuje pogreške tako što zaposlenici predaju vlastite podatke u HRIS.
Izazovi koje treba razmotriti
Integriranje vanjskih podataka nije sve pozitivno i zasigurno donosi niz izazova koje organizacija treba uzeti u obzir. Integriranje podataka i sustava skupo je i često puta trebaju zaobilazna rješenja ili zakrpe kako bi se dobili podaci korisni za podršku odlukama. Ako organizacija želi integrirati domaći sustav sa sustavom dobavljača ili integrirati dva ili više sustava dobavljača, bit će potreban stručnjak HRIS-a s tehničkim znanjem protokola i programskih jezika za razmjenu podataka između sustava (Kavanagh i Johnson, 2018). Ako ovaj programer trenutno nije dio osoblja organizacije, voditelj HRIS-a morat će financirati dodatno mjesto. Iako visoko integrativni HRIS može pružiti veću učinkovitost korištenjem samoposluga podnositelja zahtjeva, zaposlenika i menadžera,neki tvrde da ovi sustavi mogu prenijeti posao s ljudskih resursa na menadžere i zaposlenike, preopterećujući tako rukovoditelje i zaposlenike. To bi trebalo imati dugoročni učinak smanjenja ukupne produktivnosti u organizacijama. Sustavi pogodnosti možda neće biti dobro prihvaćeni od strane zaposlenika koji smatraju da im je potrebna dodatna podrška u donošenju odluka (Stone, et al. 2015). Uz to, neki zaposlenici možda se ne osjećaju ugodno pri korištenju tehnologije i možda preferiraju papirnate obrasce od ulaska na računalo.neki zaposlenici možda se ne osjećaju ugodno pri korištenju tehnologije i možda preferiraju papirnate obrasce od ulaska na računalo.neki zaposlenici možda se ne osjećaju ugodno pri korištenju tehnologije i možda preferiraju papirnate obrasce od ulaska na računalo.
Sljedeći glavni izazov koji treba razmotriti je fleksibilnost sustava - što je presudno za uspjeh integracije podataka. U primjeru automatizacije naknada, planovi naknada mijenjaju se tijekom vremena i HRIS mora biti u stanju pratiti te promjene. Promjene mogu uključivati prihvatljivost, poslovna pravila (npr.: minimalni i maksimalni iznos povećanja), proračune, smjernice, datume pristupa, izračune, pa čak i prezentacije na ekranu. Dodavanje ili uklanjanje osnovnih komponenti plaća, planova bonusa ili planova dionica potrebno je kako bi se osigurala fleksibilnost za tipične promjene programa (Wright, 2004). Sustavi također moraju pružiti fleksibilnost koja je potrebna kako bi se udovoljilo promjeni potrebama povezanim s usklađenošću. Na primjer, planiranje naknada za izuzete zaposlenike i neoslobođene zaposlenike može slijediti različite smjernice.Integracija podataka o naknadama može upraviteljima pružiti zastave koje ukazuju na potencijalne probleme usklađenosti - na primjer, pokazatelje za žene i zaposlenike u manjinama kada njihove plaće padnu ispod slično kvalificiranih muških i većinskih zaposlenika. Ova vrsta zastave može biti složena za implementaciju, jer zahtijeva da sustav izvlači podatke iz nekoliko različitih sustava (temeljni HRIS, ATS, podaci o tržištu plaća), primjenjuje izračune (kompatibilni omjer na temelju satnice ili godišnje plaće, ovisno o statusu FLSA), i iznesite indikator ili zastavicu upravitelju na temelju poslovne definicije onoga što čini stavku koja zahtijeva pregled (Wright 2004).Ova vrsta zastave može biti složena za implementaciju, jer zahtijeva da sustav izvlači podatke iz nekoliko različitih sustava (temeljni HRIS, ATS, podaci o tržištu plaća), primjenjuje izračune (kompatibilni omjer na temelju satnice ili godišnje plaće, ovisno o statusu FLSA), i iznesite indikator ili zastavicu upravitelju na temelju poslovne definicije onoga što čini stavku koja zahtijeva pregled (Wright 2004).Ova vrsta zastave može biti složena za implementaciju, jer zahtijeva da sustav izvlači podatke iz nekoliko različitih sustava (temeljni HRIS, ATS, podaci o tržištu plaća), primjenjuje izračune (kompatibilni omjer na temelju satnice ili godišnje plaće, ovisno o statusu FLSA), i iznesite indikator ili zastavicu upravitelju na temelju poslovne definicije onoga što čini stavku koja zahtijeva pregled (Wright 2004).
Najbolji postupci za integriranje podataka
Wright (2004.) nudi osam prijedloga koje treba uzeti u obzir prilikom integriranja podataka i njihove upotrebe za automatizaciju planiranja naknada. Prijedlozi su primjenjivi na HR funkcije i stručnjaci HRIS-a trebaju imati na umu preporuke.
- Temeljito planirajte. Integracija podataka ne bi trebala biti odluka u posljednjem trenutku ili naknadna misao. Podaci iz svih sustava koji su uključeni u vezu moraju se mapirati kako bi se osiguralo da su skupovi podataka kompatibilni za prijenos.
- Funkcionalnost bi se trebala vremenom postupno uvoditi. Savjetuje se da organizacije ne pokušavaju učiniti previše prebrzo. Implementacijom u fazama, organizacije sebi daju priliku da odgovore na izazove i preusmjere resurse ako je potrebno.
- Važno je istraživati i pridržavati se najboljih praksi specifičnih za određenu industriju. Potrebe medicinske ustanove vjerojatno bi se uvelike razlikovale od potreba proizvođača. Ne postoji jedinstveno rješenje za potrebe integracije podataka i HRIS-ovi stručnjaci toga bi trebali biti svjesni kad započinju projekt.
- HR bi trebao provjeriti učestalost iznimaka od poslovnih pravila kako bi utvrdio treba li novi integrirani sustav konfigurirati tako da uvaži iznimke.
- Organizacije bi trebale razmotriti implikacije izračuna koji se temelje na zaokruživanju. Ovaj je savjet specifičan za podatke o naknadi, ali je važan za razmatranje. Ako se brojke zaokruže, to može neočekivano utjecati na proračun i poremetiti proračunske projekcije. To se čini malom stvari, međutim, s vremenom bi se moglo pokazati skupo.
- Potvrdite potrebne podatke u jezgru HRIS-a i planirajte vrijeme za provedbu planiranog čišćenja podataka ako je potrebno.
- Wright naglašava potrebu testiranja bilo kakvih izmjena sustava prije nego što krenu uživo. Važno je da se svi mogući scenariji testiraju u sustavu kako bi se osiguralo da je sigurnost netaknuta i da integrirani sustav funkcionira kako se predviđa.
- I konačno, osma preporuka je planiranje komunikacije o upravljanju promjenama. Kaže se da implementacije HRIS-a ne uspijevaju zbog problema s hardverom ili softverom, već zbog vođe promjene i ljudi i organizacijska pitanja povezana s promjenom (Kavanagh i Johnson, 2015).
Zaključno, integracija vanjskih podataka ima nekoliko prednosti. Integracija podataka omogućuje bolju podršku odlukama i metriku. Iako se učinkovitost na kraju ostvaruje, postoje početni troškovi povezani s integracijom podataka na koje stručnjaci HRIS-a moraju računati. Uz to, neki zaposlenici i menadžeri mogu biti otporni na korištenje samoposlužnih funkcija o kojima ovise integrirani podaci. Ako čelnici primijene učinkovite metode upravljanja promjenama i u skladu s tim planiraju resurse, integracija podataka vjerojatno će imati pozitivan utjecaj na HR funkciju i cjelokupno poslovanje.
Izvori:
HRIS integracija s globalnim platnim spiskom - četiri ključa uspjeha. (2017., 6. listopada). Preuzeto 24. veljače 2018. s
Kavanagh, MJ, i Johnson, RD (2018). Informacijski sustavi za ljudske resurse (4. izdanje). Los Angeles, CA: Sage.
Stone, DL, Deadrick, DL, Lukaszewski, KM, i Johnson, R. (2015). Utjecaj tehnologije na budućnost upravljanja ljudskim resursima. Pregled upravljanja ljudskim potencijalima, 25 (Upravljanje ljudskim potencijalima: prošlost, sadašnjost i budućnost - svezak 2), 216-231. doi: 10.1016 / j.hrmr.2015.01.002
Wright, A. (2004.). Ne rješavajte manje: Programi globalne naknade trebaju globalne alate za naknadu. Pregled plana primanja zaposlenika, 58 (9), 14.
© 2018 Jess Newton