Sadržaj:
- Što je politika i postupak?
- Što uključiti u politiku i postupak
- Kako oblikovati politiku i postupak
- Najbolji font za korištenje u skladu s pravilima i postupcima
- Oblikovanje korišteno u gore navedenom primjeru pravila i postupka
- Savjeti u vezi s politikom i postupkom
- Prednosti korištenja politike i postupka
- Protiv upotrebe politike i postupka
Ovo je vodič za pisanje pravila i postupaka za vaše radno mjesto.
David Livermore
Što je politika i postupak?
Dakle, što je politika i postupak? Jednostavno rečeno, to su detaljne upute o tome kako učiniti nešto u svojoj organizaciji. To može biti nešto općenito poput onoga što se očekuje od svih zaposlenika ili može biti način izvršavanja određenog radnog zadatka. U svakom slučaju, politika i postupak mogu te misli staviti na papir da bi ih svi mogli vidjeti i slijediti.
Ovaj članak pokriva sljedeće:
- Što uključiti u politiku i postupak
- Kako oblikovati politiku i postupak.
- Primjer jednog
- Savjeti
- Prednosti i nedostaci korištenja politike i postupka.
Što uključiti u politiku i postupak
Ispod je navedeno što je potrebno u svakoj politici i postupku.
- Zaglavlje - Ovo bi trebalo uključivati naziv vaše organizacije, odjela itd. Ovo će identificirati kome je postupak namijenjen.
- Naslov - naslov postupka. Pokušajte da ovo ne bude predugo. Olakšajte pamćenje i pozivanje na njih.
- Broj postupka - Ovo je također za lakšu referencu. To omogućuje da postupci budu u određenom redoslijedu u knjizi, povezivanju, internetskoj bazi podataka itd. Ne samo da trebaju biti numeričkim redoslijedom, već i jednak razmak između broja postupka (tj. 100, 105, 110, itd.).
- Datum stupanja na snagu - datum kada je postupak prvi put stupio na snagu. Može biti važno u pokušaju uspostavljanja vremenske linije za određeni posao.
- Revidirani datum - Ako su u jednom trenutku izvršene promjene u postupku, tada taj datum treba promijeniti na datum revidiranja postupka. Na taj način svi su u tijeku s trenutnim promjenama.
- Pregledan datum - ako je postupak pregledan kako bi se utvrdilo trebaju li neke promjene, tada taj datum treba promijeniti. Nije bitno ako nisu napravljene promjene, ovaj datum treba promijeniti na naznačen kada je zadnji put pregledan.
- Ovlašteno od - Ime osobe koja je odobrila objavljivanje police i postupka. Ovo bi bio šef odjela ili nadzornik.
- Politika - Ovo bi trebalo ići u pitanje tko, što, kada, gdje, zašto i kako. Međutim, ovaj bi dio trebao biti kratak. To bi najviše trebao biti pregled zašto je politika na snazi.
- Direktiva - Ako nešto treba poduzeti ili ako postoji općenita uputa koju osoba mora slijediti, to bi trebalo biti u direktivi. Nemojte to uključivati osim ako postoji nešto kritično što se mora odmah primijetiti.
- Postupak - Ovo će biti većina vašeg pravila i postupka. Pruža detaljne korake o tome kako postići ono što politika nalaže.
- Broj stranice - Na svakoj stranici trebao bi biti broj stranice.
- Zaglavlja stranica - Zaglavlja stranica trebaju sadržavati naslov i broj postupka politike i postupka.
- Inicijali - Ovo bi trebali biti inicijali posljednje osobe koja je pregledala politiku i postupak. Također bi trebao sadržavati datum zadnjeg pregleda.
- Primjeri - Bit će na zasebnim stranicama koje neće imati zaglavlje, brojeve stranica itd. Ovo su primjeri onoga što je opisano u važnim koracima u postupku.
Kako oblikovati politiku i postupak
Postoji nekoliko osnovnih pravila kada je riječ o pisanju pravila i postupka:
- Font - Font bi trebao biti uobičajeno korišten i prepoznatljiv, ali se ne smatra neprofesionalnim. Primjerice, Comic Sans neprofesionalni je font.
- Veličina fonta - Ne biste trebali koristiti veliku veličinu fonta tijekom postupka. Uvijek treba biti dosljedan od postupka do postupka.
- Boje - boje zapravo nisu potrebne. Postupak treba biti na bijeloj pozadini s crnim fontom. Međutim, boje se mogu koristiti u primjerima.
- Razmak - Procesni dio treba razmaknuti na odgovarajući način radi lakšeg čitanja. Ako između koraka nema razmaka, tada će se tekst pokrenuti zajedno kad netko pročita pravila.
- Marže - trebale bi biti prema svim standardima u vašoj organizaciji za ostale dokumente. To čini korisnike sklonijima čitanju i korištenju postupka.
Ispod su preporučeni zahtjevi za stilom za svaku od gore navedenih kategorija.
- Zaglavlje - Zaglavlje uvijek treba biti središnje, podebljano, velikim slovima i na samom vrhu politike. Također bi trebao imati font najveće veličine u usporedbi s ostatkom pravila i postupka.
- Naslov i broj postupka - Obje bi trebale biti u istoj liniji jer se obje koriste kao referenca u politici i postupku. Oni mogu biti iste veličine ili nešto manji od zaglavlja, ali također trebaju biti podebljani i velikim slovima. Naslov bi trebao biti krajnje lijevo, a krajnji broj postupka.
- Datum stupanja na snagu, revidiran i pregledan - vidio sam ih na razne načine. Ponekad su u svojoj koloni, dok sam ih drugi put vidio u njihovom redu. To je osobna želja, ali oni bi uvijek trebali biti ispod naslova i imati font male veličine. Baš kao i prethodne kategorije, i ove bi trebale biti podebljane i napisane velikim slovima.
- Ovlašteno od - To može biti zadnji redak u gornjem dijelu politike i postupka. Ovo bi trebalo biti podebljano, velikim slovima i na krajnjoj lijevoj strani dokumenta.
- Politika - Trebalo bi nešto ukazivati na to da politika započinje u ovom trenutku. Riječ "politika" obično možete napisati velikim slovima i podebljanim slovima, dok sama politika nije objašnjena podebljanim slovima ili velikim slovima. Morat ćete obrazložiti i tekst na dokumentu.
- Direktiva - To je nešto što obično želite istaknuti, pa će biti podebljano i velikim slovima. Obrazložite odlomak tako da dobro izgleda na politici i postupku.
- Postupak - Ovo je najteže objasniti jer je tako detaljno orijentiran. U osnovi, željet ćete odvojiti svoje korake što je više moguće. Ne želite odlomke informacija, želite jednostavno slijediti tekst. Stoga razdvojite koliko god možete koristeći različite vrste popisa s različitim udubljenjima. Na primjer, A.1.ia, svaki s drugačijim uvlačenjem od onog prije njega. Međutim, kada prelazite na "B", to mora biti isto udubljenje kao i "A" prije njega. Primjer u nastavku pokazat će stvarni primjer toga.
- Broj stranice - trebao bi biti centriran u podnožju dokumenta. Ili napravite broj za svaku stranicu ili pokažite trenutnu stranicu i ukupan broj stranica (tj. Stranicu 1 od 2). Na prvoj stranici ne mora biti naveden broj stranice.
- Zaglavlja stranice - Zaglavlje stranice na svakoj sljedećoj stranici nakon prve trebalo bi izgledati jednako kao i za naslov, a broj postupka nalazi se na prvoj stranici.
- Inicijali - Na samom kraju svakog postupka osoba koja pregledava / revidira postupak treba sadržavati svoje inicijale i datum kada ih je zadnji put pregledala / revidirala.
- Primjeri - odvojeni su od postupka koji se piše. Mogu sadržavati snimke zaslona iz programa, tablice za pregled itd. Na relevantnoj točki postupka treba se uputiti na primjer (tj. Na primjer A). Tada bi u gornjem desnom kutu svakog primjera trebala postojati referenca koji je to primjer.
Najbolji font za korištenje u skladu s pravilima i postupcima
Postoje četiri fontova koja preporučujem:
- Arial - Ovaj se font smatra industrijskim standardom za većinu dokumenata. Mnogo računala je zadano za ovaj font i lako se čita. S ovim fontom nikad ne možete pogriješiti.
- Times New Roman - Još jedan industrijski standard. Također se koristi kao zadani font za neke računalne programe. Neki ovo smatraju starim stilom koji prepoznaje prva generacija korisnika računala.
- Calibri - Za mekši pristup možete odabrati ovaj font. Lako je za oči i izglađuje izgled dokumenta. Budući da je čitanje i pisanje politike i postupka dosadno, ovo bi mogao biti jedan od boljih fontova za upotrebu.
- Georgia - Ovo je neuobičajeno korišten font, ali onaj koji vam može iskočiti. Smatram to križanjem Ariala i Times New Romana.
Ne bih koristio nijedan prednji dio koji je pretežak za čitanje ili izgleda neprofesionalno. Nitko neće ozbiljno shvatiti politiku i postupak ako se koristi neprofesionalni font.
Slika ispod prikazuje sva četiri fontova u akciji.
Primjeri gore spomenutih fontova.
David Livermore
Primjer politike i postupka.
David Livermore
Oblikovanje korišteno u gore navedenom primjeru pravila i postupka
Kategorija | Format |
---|---|
Zaglavlje |
14 pt., Podebljano, centar |
Titula |
14 pt., Podebljano |
Broj postupka |
14 pt., Podebljano |
Datumi |
12 pt., Podebljano, centar |
Ovlašteno od |
12 pt., Podebljano, centar |
Politika |
12 pt., "Politika" je podebljana, opravdana |
Direktiva |
12 pt., Podebljano, opravdano |
Postupak |
12 pt., Opravdano |
Broj stranice |
10 pt., Centar |
Zaglavlje stranice |
12 pt., Podebljano |
Inicijali |
12 pt. |
Savjeti u vezi s politikom i postupkom
Evo nekoliko općih savjeta koje treba slijediti u vezi s politikom i postupkom.
- Često pregledajte postupke. To što napišete postupak ne znači da je to gotovo. Povremeno se morate vraćati i pregledavati postupak radi bilo kakvih promjena. Neki preporučuju da ih pregledavam svakih nekoliko godina, ali ja ih volim pregledavati svake godine, ako je moguće. Nadalje, kada se nešto promijeni u organizaciji što utječe na postupak, politiku i postupak treba odmah promijeniti.
- Neka postupak bude pregledan prije nego što bude dostupan. Neka nekoliko ljudi pregleda postupak kako bi provjerilo ima li smisla. U ovaj proces uključite nove zaposlenike kao i one iskusne. Oni mogu pružiti informacije na koje možda niste pomislili. Ako imate redoviti odbor koji preispituje postupke, to je još bolje.
- Neka svi potvrde da su pregledali postupak nakon što je objavljen. Kad završim s pisanjem ili revizijom postupka, sve to šaljem svom osoblju. Potpisuju i daju datum kad ga pregledavaju. Također šaljem osoblje e-poštom kako bih savjetovao o promjenama u politici i postupku. Na ovaj način imam dokumentaciju da sam obavijestio sve. U velikim organizacijama time bi se trebali baviti nadzornici na razini tima ili odjeljenja.
- Izradite sadržaj. Ako na kraju razvijete puno pravila i postupaka, izradite sadržaj da biste olakšali pronalaženje određene politike.
- U postupku dopustite malo vrckanja. Ne smije se očekivati da će osoblje doslovno slijediti politike i postupke. Trebao bi vam poslužiti kao vodič za obavljanje posla. Sve dok nisu počinjene pogreške i nisu prekršeni zakoni, tada se može dopustiti određeni slobodan prostor pri slijeđenju postupka.
- Neka postupak bude što kraći. Ne uključuju svaki scenarij ili situaciju koja bi se mogla dogoditi. Ako se nešto dogodi jednom godišnje, zašto razviti postupak na tome? To bi najbolje moglo biti dostavljeno u dopisu ili e-poštom.
- Uvjerite se da u postupku ne kršite pravila ili zakone. U velikim organizacijama možda ćete morati potvrditi da ne oštećujete poslodavca ili zaposlenika prilikom razvijanja postupka. Ako je potrebno, uključite pravni temelj zašto su politika i postupak razvijeni u dijelu postupka s politikom.
- Potraži na Googlu. Prije nego što započnete s pisanjem pravila, pretražite na mreži je li neka druga organizacija napisala slične politike. Ne plagirajte postupak. Umjesto toga, samo ga pročitajte i stvorite svoj na temelju ideja onoga koga pronađete.
Prednosti korištenja politike i postupka
Ispod su prednosti u razvoju politike i postupka:
- Omogućuje uniformiran način rada. Bez postojanja politike i postupka to bi ljudima moglo omogućiti da rade stvari onako kako žele. Mogli bi pogriješiti ili uzrokovati pogreške u procesu. Politika i postupak rješavaju taj problem.
- Eliminira stalno postavljanje pitanja od osoblja. Kao supervizor, stalno primam pitanja od svog osoblja. Sad kad su naša politika i postupak u potpunosti ažurirani, mogu ih samo uputiti na postupak da odgovore na njihova pitanja. Međutim, ponekad je potrebno pojašnjenje postupka.
- Politika i postupak drže zaposlenike odgovornima. Ako se to pravilno izvede, upotreba pravila i postupaka može držati vaše osoblje na određenim standardima. Netko ne može reći da nečega nije bio svjestan ili se nema na što pozivati. Politikom i postupkom informira osoblje o tome što se od njih očekuje.
- Izvrsno za obuku novih zaposlenika. Kad primim novog zaposlenika, prvih dan ili dva provedem u bliskoj suradnji s njima. Pokažem im glavninu posla, ali onda odem. Jedino što im ostavljam je politika i postupak. Kako imaju pitanja, usmjeravam ih na taj postupak. Uče o poslu i kamo ići ako imaju pitanja. Osim toga, ovo me oslobađa da radim svoj posao.
- Može postaviti ciljeve. Sjajna stvar kod pismenih radnih zadataka je što to može postaviti ciljeve vašem osoblju. Postupak može naznačiti što se mora učiniti i kada se mora spavati. Osoblje to može tretirati kao cilj za sebe u nastojanju da promovira, zaradi povišicu itd.
Protiv upotrebe politike i postupka
Ispod su nedostaci u razvoju politike i postupka:
- Guši kreativnost. Osoblje se osjeća kao da nema slobodu u donošenju odluka. Neće razmišljati izvan okvira ili pronaći nova, kreativna rješenja problema ako smatraju da uvijek moraju slijediti postavljeni postupak. Uvijek kažem svom osoblju da su postupci namijenjeni smjernicama, a ne strogim pravilima. Sve dok uspješno postignete cilj, pitanje nije važno.
- Zahtijeva stalno ažuriranje koje može potrajati. Kad god se nešto promijeni, netko se mora vratiti politici da bi je revidirao. Kada se pojave nove dužnosti, netko mora napisati postupak kako to učiniti. To je vrlo dugotrajan proces. Svaki tjedan imam posla s ažuriranjem, pregledom ili planiranjem ažuriranja politike i postupka.
- To može zaustaviti rast organizacije. Mnogi se zaposlenici vrate na frazu da se nešto "uvijek radilo na taj način, pa zašto to mijenjati?". To nije isto kao kad nekoga spriječite u kreativnosti. Umjesto toga, politika i postupak mogu zaustaviti promjene u organizaciji ako netko ima dokument koji navodi da je nešto uvijek bilo učinjeno na određeni način.
- Zaposlenici mogu više koraka protumačiti u postupku. Netko može pročitati korak na jedan način, dok drugi može pročitati korak na drugi način, kad je autor postupka mogao značiti nešto sasvim drugo. Riječi na papiru mogu se interpretirati. Dakle, kad se razvije postupak, posebno dugotrajan, o njemu bi trebala postojati neka usmena komunikacija.
- Dosadno im je pisati. Ponekad sam proveo više dana zaredom pišući i revidirajući postupak. To može biti vrlo dug i dugotrajan proces, tako da to nije najuzbudljivije u mom poslu. Problem s dosadnošću je taj što ste skloniji griješiti, pa je zato važno da više ljudi provjerava pravila nakon bilo kakvih revizija.
© 2014 David Livermore