Sadržaj:
- Što je komunikacijski plan?
- Korak 1. Upoznajte svoju publiku
- Korak 2. Koja je vaša poruka?
- Korak 3. Koja je svrha vaše poruke?
- Korak 4. Koji je način isporuke?
- Korak 5. Kada je najbolje vrijeme za komunikaciju?
- Korak 6. Isporučite svoj plan!
Komunikacijska riječ kolaž
catherinecronin putem Flickr Creative Commons
Ako ste se ikada suočili s otporom zbog promjena na poslu, dobar komunikacijski plan može vam pomoći u podržavanju vaše inicijative za upravljanje promjenama. Dobar komunikacijski plan ne samo da vam može pomoći da budete u tijeku sa svim svojim dionicima, već također može pomoći vašoj organizaciji da prikupi podršku za projekt ili organizacijske promjene.
Što je komunikacijski plan?
Komunikacijski plan pomoći će vam da organizirate ono što je važno reći svim svojim dionicima, koja je poruka koju želite komunicirati, kako to reći i kada. Komunikacijski plan trebao bi pokriti velikih 5 pitanja - Tko? Što? Zašto? Kako? Kada?
Započnite s izradom jednostavne matrice, poput one u nastavku, koja će vam pomoći održati plan organiziranim i ispuniti ga dok prolazite kroz svaki od dolje navedenih koraka.
Publika | Poruka (što) | Svrha (zašto) | Metoda (kako) | Cilj (kada) |
---|---|---|---|---|
Interni dionici |
||||
Vanjski dionici |
||||
Pogledajte ove jednostavne korake u nastavku kako biste lakše započeli izgradnju uspješnog komunikacijskog plana za svoje poslovanje.
Korak 1. Upoznajte svoju publiku
Najlakše je započeti izgradnju komunikacijskog plana identificiranjem publike. Ako vaš projekt zahtijeva da ljude i unutar i izvan organizacije redovito informirate i ažurirate, započnite s izradom popisa internih i vanjskih dionika.
Neki primjeri unutarnjih i vanjskih dionika
Primjeri internih dionika: | Primjeri vanjskih dionika: |
---|---|
Vodstvo na izvršnoj razini |
Izvršni pokrovitelji projekta |
Voditelji odjela |
Vlasnici poduzeća |
Zaposlenici na prvoj liniji |
Kupci na prvoj liniji |
Jednom kada napravite popis svih svojih unutarnjih i vanjskih dionika, može vam pomoći da ispod svakog napravite bilješku koja odgovara na sljedeća pitanja:
- Što oni znaju?
- Što trebaju znati?
- Koje skupine imaju veći prioritet nad drugima?
- Zahtijevaju li različite skupine različite poruke?
Nakon što odgovorite na osnovna pitanja o svakom segmentu publike, vrijeme je da odredite što ćete priopćiti svakom od njih.
Sada bi vaša komunikacijska matrica trebala imati popunjen stupac publike:
Publika | Poruka (što) | Svrha (zašto) | Metoda (kako) | Cilj (kada) |
---|---|---|---|---|
Interni dionici |
||||
Izvršno vodstvo |
||||
Menadžeri |
||||
Zaposlenici |
||||
Vanjski dionici |
||||
Izvršni sponzori |
||||
Vlasnici |
||||
Frontline kupci |
Korak 2. Koja je vaša poruka?
Razmišljajući o tome koja je poruka koju trebate prenijeti svojoj publici, jednostavno razmislite o odgovoru na pitanje "što?" Svrha poruke i način na koji će biti isporučena doći će kasnije.
Pomoću sljedećeg kontrolnog popisa utvrdite što vaša publika treba znati:
- Što vaša ciljna publika trenutno zna? (odredite ovo za popis svakog segmenta publike koji ste napravili u koraku 1).
- Što trebaju znati?
- Što ne trebaju znati?
- Koji ton glasa ćete trebati uzeti sa svakom publikom? (Možda ćete pristupiti profesionalnom, izravnom pristupu s izvršnim komunikacijama, dok vaše komunikacije izravno s kupcima moraju biti energičnije i opipljivije)
- Koje su brige vaše publike? Pazite da vaše poruke za svaku publiku odgovore na njihova jedinstvena i pojedinačna pitanja i nedoumice. Zapamtite, pitanja internog zaposlenika o projektu ili promjeni mogu se potpuno razlikovati od onih koja se tiču izvršnog sponzora.
Nakon što odgovorite na ta pitanja, popunite 2. stupac svoje matrice:
Publika | Poruka (što) | Svrha (zašto) | Metoda (kako) | Cilj (kada) |
---|---|---|---|---|
Interni dionici |
||||
Izvršno vodstvo |
Poslovna vrijednost promjene. |
|||
Menadžeri |
Što vaš tim treba znati o promjeni. |
|||
Zaposlenici |
Kako će promjena utjecati na vaš svakodnevni posao. |
|||
Vanjski dionici |
||||
Izvršni sponzori |
Prednosti promjene za organizaciju. |
|||
Vlasnici |
Kako će promjena utjecati na vaš krajnji rezultat. |
|||
Frontline kupci |
Kako će promjena utjecati na vaš svakodnevni posao. |
Korak 3. Koja je svrha vaše poruke?
Tijekom ovog koraka odgovorite na pitanje "zašto?" Zašto je potrebno svaku poruku (Što) prenijeti svakoj svojoj publici? Odgovor na ovo pitanje pomoći će vam da shvatite zašto je važno prenijeti svaki podatak svojim zaposlenicima i kupcima i vrijednost koju će priopćavanje tih informacija donijeti vašem poslovanju i vašoj vrijednosti za kupca.
Neki od uobičajenih razloga za priopćavanje ključnih poruka dionicima:
- Povećati razumijevanje oko promjene i projekta
- Da bi se istakle prednosti projekta ili promjene
- Da bi se prozvali pozitivni utjecaji na dno organizacije
- Da bi publika upoznala s bilo kojim vještinama ili informacijama koje će trebati naučiti u pripremi
- Pomoći svojoj publici da shvati kako će to utjecati na nju
Zapamtite, pokušajte odgovoriti "Što je to za mene?" prilikom utvrđivanja svrhe svake komunikacije kako biste bili sigurni da ste dobro informirani o svojoj publici.
Jednom kada saznate "što je tu" za svakog od vaših dionika, ispunite 3. stupac svoje matrice:
Publika | Poruka (što) | Svrha (zašto) | Metoda (kako) | Cilj (kada) |
---|---|---|---|---|
Interni dionici |
||||
Izvršno vodstvo |
Poslovna vrijednost promjene. |
Za informiranje o financijskoj i kupčevoj vrijednosti. |
||
Menadžeri |
Što vaš tim treba znati o promjeni. |
Pripremiti timove za promjenu prije nego što se dogodi. |
||
Zaposlenici |
Kako će promjena utjecati na vaš svakodnevni posao. |
Omogućiti zaposlenicima da nauče vještine i svakodnevne promjene prije nego što se promjena dogodi. |
||
Vanjski dionici |
||||
Izvršni sponzori |
Prednosti promjene za organizaciju. |
Da biste informirali o uštedama i prednostima. |
||
Vlasnici |
Kako će promjena utjecati na vaš krajnji rezultat. |
Da biste prikupili podršku za promjenu isticanjem utjecaja na dno crte. |
||
Frontline kupci |
Kako će promjena utjecati na vaš svakodnevni posao. |
Pripremiti kupce za promjene; istaknuti prednosti. |
Mobilni društveni mediji
jasonahowie putem Flickr Creative Commons
Korak 4. Koji je način isporuke?
Sad kad znate s kime komunicirate, što ćete reći i zašto ćete to reći, morate odrediti najbolji način za isporuku poruke. Ovisno o vašoj organizaciji, moglo bi biti korisno voditi "varalicu" svih različitih komunikacijskih kanala koji su dostupni.
Neki uobičajeni komunikacijski kanali mogu obuhvaćati:
- Komunikacija putem e-pošte
- Pismene komunikacije dostavljene poštom
- Podsjetnici na tekstualne poruke
- Poruke na društvenim mrežama
- Sastanci u vijećnici
- Kombinirana tehnika
- Priopćenja za tisak
- Leci ili plakati
Savjet
Iako je komunikacija putem e-pošte možda prikladna, nemojte se ustručavati objaviti istu poruku na više kanala. Slanje prijateljskog podsjetnika nema štete. Previše komunikacije je bolje nego nedovoljno.
Sada, možete ispuniti u 4 -og stupcu vaše matrice:
Publika | Poruka (što) | Svrha (zašto) | Metoda (kako) |
---|---|---|---|
Interni dionici |
|||
· Izvršno vodstvo |
Poslovna vrijednost promjene. |
Za informiranje o financijskoj i kupčevoj vrijednosti. |
Komunikacija putem e-pošte |
· Menadžeri |
Što vaš tim treba znati o promjeni. |
Pripremiti timove za promjenu prije nego što se dogodi. |
Komunikacija putem e-pošte |
Zaposlenici |
Kako će promjena utjecati na vaš svakodnevni posao. |
Omogućiti zaposlenicima da nauče vještine i svakodnevne promjene prije nego što se promjena dogodi. |
Komunikacija putem e-pošte, plakati, flajeri, gradske vijećnice |
Vanjski dionici |
|||
· Izvršni sponzori |
Prednosti promjene za organizaciju. |
Da biste informirali o uštedama i prednostima. |
Komunikacija putem e-pošte |
· Vlasnici |
Kako će promjena utjecati na vaš krajnji rezultat. |
Da biste prikupili podršku za promjenu isticanjem utjecaja na dno crte. |
Pismeno, poštansko pismo |
· Frontline kupci |
Kako će promjena utjecati na vaš svakodnevni posao. |
Pripremiti kupce za promjene; istaknuti prednosti. |
Pismeno pismo, pismo e-poštom, podsjetnik e-poštom |
Bilješka
Uvijek dodijelite "vlasnika" iza svake stavke koju navedete u stupcu "metoda" kad god je to moguće kako biste osigurali odgovornost da se poruke dostavljaju na vrijeme i točno.
Korak 5. Kada je najbolje vrijeme za komunikaciju?
Vaš komunikacijski plan gotovo je gotov! Identificirali ste svoju publiku, poruku koju želite priopćiti, svrhu svake poruke i način na koji ćete je isporučiti; sada morate shvatiti najbolje vrijeme za isporuku ovih poruka svakoj vašoj publici. Ispod je nekoliko pitanja koja ćete možda htjeti razmisliti kako biste lakše odredili najbolje vrijeme za svaku poruku.
- Koga treba prvo informirati?
- Kada se događa promjena?
- Koliko brzo prije vremena svi trebaju biti informirani?
- Postoje li rokovi na koje morate paziti?
- Hoće li netko od dionika vaše publike biti nedostupan ili ima datume oko kojih trebate zaobići?
- Dostavljate li svoju poruku više od jedne metode za svaku publiku? Što se treba dogoditi prvo, drugo, treće itd.?
S tim pitanjima, na koja biste odgovorili, trebali biste moći lako popuniti zadnji stupac vaše matrice s datumima početka i završetka kako biste bili sigurni da ste odgovorni prema svojoj vremenskoj traci:
Publika | Poruka (što) | Svrha (zašto) | Metoda (kako) | Cilj (kada) | |
---|---|---|---|---|---|
Interni dionici |
|||||
Izvršno vodstvo |
Poslovna vrijednost promjene. |
Za informiranje o financijskoj i kupčevoj vrijednosti. |
Komunikacija putem e-pošte |
Početak: mmddyyyy Kraj: mmddyyyyy |
|
Menadžeri |
Što vaš tim treba znati o promjeni.. |
Pripremiti timove za promjenu prije nego što se dogodi. |
Komunikacija putem e-pošte |
Početak: mmddyyyy Kraj: mmddyyyyy |
|
Zaposlenici |
Kako će promjena utjecati na vaš svakodnevni posao |
Omogućiti zaposlenicima da nauče vještine i svakodnevne promjene prije nego što se promjena dogodi. |
Komunikacija putem e-pošte, plakati, letaci, sastanci vijećnica |
Početak: mmddyyyy Kraj: mmddyyyyy |
|
Vanjski dionici |
|||||
Izvršni sponzori |
Prednosti promjene za organizaciju. |
Da biste informirali o uštedama i prednostima. |
Komunikacija putem e-pošte |
Početak: mmddyyyy Kraj: mmddyyyyy |
|
Vlasnici |
Kako će promjena utjecati na vaš krajnji rezultat. |
Da biste prikupili podršku za promjenu isticanjem utjecaja na dno crte. |
Pismeno, poštansko pismo |
Početak: mmddyyyy Kraj: mmddyyyyy |
|
Frontline kupci |
Kako će promjena utjecati na vaš svakodnevni posao. |
Pripremiti kupce za promjene; istaknuti prednosti. |
Pismeno, poštansko pismo; podsjetnik e-poštom |
Početak: mmddyyyy Kraj: mmddyyyyy |
Korak 6. Isporučite svoj plan!
Čestitamo! Uspješno ste dovršili svoj komunikacijski plan. Nakon što podijelite svoj plan s dionicima projekta, sada možete početi raditi na stvaranju svojih poruka, dovršenju izgleda i izgleda vaših materijala i isporucivanja svojih poruka dionicima u skladu s vašim vremenskim rasporedom.
Uz malo naprednog planiranja pomoću matričnog predloška, stvaranje komunikacijskih planova za vaše projekte omogućit će vam da informirate sve svoje dionike, izbjegavate zabune, nesporazume i stječete podršku za svoj projekt. Promjena može biti neugodna za mnoge ljude na radnom mjestu. Utvrđivanje vremena za stvaranje dobrog komunikacijskog plana može pomoći i onima kojima je najneugodnije suočiti se s nepoznatim licem s povjerenjem i razumijevanjem.