Sadržaj:
- Savjeti za prezentacije od početka do kraja
- Početak putovanja
- 1. Započnite s obrisom
- 2. Prvo stvari stavite na prvo mjesto
- 3. Prijeđite s velike slike na pojedinosti
- 4. Slijedite zaključke s potporama
- 5. U redu je započeti sa sredinom
- Putujući u stilu
- 6. Koristite obični engleski jezik
- 7. Budite sažeti i otvoreni
- 8. Ne zloupotrebljavajte Power Point
- 9. Osigurajte da vaše oblikovanje dobro funkcionira
- 10. Učinite White Space svojim prijateljem
- Dolazak na odredište
- 11. Pišite za svoju publiku
- 12. Sve to povežite sažetkom
- 13. Ostvari svoj cilj
- Uživajte u Putovanju
- Pozdravljam vaša pitanja i komentare.
Izvješća i prezentacije smatrajte putovanjem - za vas i vašu publiku.
Pixabay (izmijenila Catherine Giordano)
U poslu nas često pozivaju da napišemo izvještaj ili dopis ili održimo prezentaciju. Evo nekoliko savjeta koji će vam pomoći da budete učinkovitiji komunikator.
Zamislimo ovaj zadatak kao putovanje. Postoje stvari koje treba obaviti na početku putovanja, stvari koje treba učiniti kako bi putovanje bilo lakše i ugodnije te stvari koje treba učiniti na kraju putovanja.
Savjeti za prezentacije od početka do kraja
- Započnite s obrisom
- Prvo stavite na prvo mjesto
- Idite od velike slike do detalja
- Slijedite zaključke s potporama
- U redu je započeti sa sredinom
- Koristite običan engleski jezik
- Budite sažeti i otvoreni
- Ne zloupotrebljavajte Power Point
- Provjerite radi li dobro oblikovanje
- Učinite White Space svojim prijateljem
- Napišite za svoju publiku
- Sve to povežite sažetkom
- Ostvari svoj cilj
Krenite dobro s planiranjem i organizacijom.
Pixabay (izmijenila Catherine Giordano)
Početak putovanja
Prije nego što krenete na putovanje, možda ćete htjeti prikupiti informacije - na primjer, istražiti mogućnosti prijevoza i smještaja i dobiti brošure za odredište. Slično tome, prva faza za pripremu poslovnog izvješća ili prezentacije je prikupljanje i organiziranje podataka o činjenicama i podacima koje želite uključiti.
Evo nekoliko savjeta koji će vam pomoći da započnete.
1. Započnite s obrisom
Navedite sve točke koje želite istaknuti u svom izvješću, dopisu ili prezentaciji. Grupirajte ih u tematska područja. Odlučite koje su točke vaši zaključci, a koji dokazni materijal.
Ovo je vaša karta puta. Nacrtajte svoju rutu - kako ćete doći od početka do zaključka. Možda ćete pronaći bolji put dok idete dalje, pa slobodno unesite promjene kako napredujete.
2. Prvo stvari stavite na prvo mjesto
Ako planirate putovanje, postoje neke stvari koje morate prvo znati prije nego što nastavite. Na primjer, ne biste odlučili koju odjeću spakirati prije nego što ste se odlučili za svoje odredište.
Isto tako, u izvješću vaše točke moraju biti predstavljene odgovarajućim redoslijedom. Nemojte započeti raspravu o točki prije nego što ste unijeli sve informacije koje će vašoj publici trebati da bi je razumjela.
Ako ćete koristiti tehnički izraz s kojim vaša publika možda nije upoznata, trebali biste ga definirati prije nego što ga uvedete u izvješće ili prezentaciju.
3. Prijeđite s velike slike na pojedinosti
Da ste na putovanju, krenuli biste s međudržavne, pa se premjestili na državne ceste i na kraju stigli na gradske ulice ili zemljane ceste.
Kada pišete izvještaj, želite započeti sa širokom slikom - glavnim problemima, najvažnijim točkama. Odatle ćete prijeći na detalje i manje važne točke.
4. Slijedite zaključke s potporama
Ovdje će vam obris dobro doći.
Svaki odlomak treba započeti zaključkom. Dalje ćete dostaviti dokaze koji podupiru taj zaključak. Svaki zaključak trebao bi imati dvije ili tri popratne izjave.
Ako imate poduži popis popratnih izjava, morate preispitati svoje crte. Možda dva ili tri različita zaključka pokušavate spojiti u jedan zaključak. Pokušajte svoje bodove pregrupirati u dva ili čak tri naslova, umjesto da ih sve stavite pod jedan naslov.
5. U redu je započeti sa sredinom
Kada putujete, ne možete započeti usred putovanja. Srećom, dok pišete, sasvim je dobro započeti sa sredine.
Ponekad imamo blokadu pisaca. Jednostavno ne možemo pronaći pravi način za početak. Kad se to dogodi, pogledajte svoje obrise. Pronađite dio koji vam najviše odgovara. Napišite taj dio. Nakon što to učinite, ostalo će često teći lako.
Dijelove izvješća ili prezentacije možete kasnije preurediti da biste postigli pravi tok.
Idite prvoklasno. Uvijek pišite sa stilom.
Pixabay (izmijenila Catherine Giordano)
Putujući u stilu
Na putovanju je uvijek lijepo putovati u velikom stilu - ako si to možete priuštiti.
Srećom, pisanje sa stilom ne košta posebno. Uvijek biste trebali pisati sa stilom, jer kako pišete ili govorite može biti jednako važno kao i ono što govorite.
Evo nekoliko savjeta za pisanje i predstavljanje sa stilom.
6. Koristite obični engleski jezik
Zaboravite riječi i žargon. Možda pokušavate zvučati poput insajdera ili impresionirate svoju publiku, ali na kraju ćete zvučati pompozno.
Koristite se običnim jezikom koji svi mogu razumjeti. Uzmite razgovorni ton što je više moguće. Ovaj savjet nije samo za prezentacije, već i za pisana izvješća i dopise.
7. Budite sažeti i otvoreni
Neka bude jednostavno. Dajte zaključak i popratne izjave, a zatim idite dalje. Ne ponavljajte se. Ne podmetajte prezentaciju. Ne preopterećujte ga trikovima.
Ako koristite grafikone ili tablice, ograničite količinu informacija na svakoj od najnužnijih stvari.
- Pokušajte imati samo jedan do tri stupca na grafikonu - pet bi trebalo biti maksimalno. Preostale podatke uvijek možete dati u drugom grafikonu ili tablici.
- Čitatelj ili gledatelj trebao bi biti u mogućnosti uhvatiti grafikon ili tablicu na prvi pogled. Detaljne tablice možete dati u dodatku izvješća ili u zasebnom priručnom materijalu.
8. Ne zloupotrebljavajte Power Point
Samo zato što Power Point softver dolazi s puno zvukova, ne znači da ih sve morate koristiti u jednoj prezentaciji. Ne želite zasljepiti svoju publiku; želite ih obavijestiti.
Neka slajdovi budu minimalni. Ponekad je dovoljna jedna riječ ili kratka rečenica. Svrha je slajda djelovati kao znak za poantu koju želite istaknuti i usmjeriti pažnju publike na temu.
- Ne želite da ljudi čitaju vaše slajdove dok razgovarate.
- Uz to, kada na dijapozitivu ima puno teksta, tekst postaje premalen da bi ga mogli vidjeti oni koji se nalaze u stražnjem dijelu prostorije.
Ako vam treba dva ili tri slajda da biste dovršili točku koju želite istaknuti, ponovite zaglavlje na svakom slajdu. Ponavljanje zaglavlja daje publici do znanja da još uvijek ističete. Na primjer, recimo da želim izvijestiti o popisu prodaje za dvanaest glavnih tržišta. Moje zaglavlje je "Podaci o prodaji", i ponovio bih to zaglavlje za svaki slajd sa samo tri ili četiri tržišta koja su navedena na svakom slajdu.
9. Osigurajte da vaše oblikovanje dobro funkcionira
Ne dopustite da slajdovi na kraju izgledaju "prezauzeto". Ako želite koristiti slike ili specijalne efekte, smanjite ih na minimum.
Odlučite se za shemu oblikovanja i budite dosljedni u cijelom izvješću ili prezentaciji. Konačni pregled trebao bi sadržavati provjeru formata.
- Koristite samo jedan font. Ako mijenjate veličinu fonta, budite dosljedni. Na primjer, zaglavlje može biti u većem fontu. Ako je to slučaj, provjerite jeste li koristili font iste veličine za svako zaglavlje.
- Koristite li uvlake ili metke? Ako je to slučaj, provjerite koristi li se ovaj format na jedinstven način i je li uvučen prostor jednak.
- Koristite li specijalne efekte u PowerPointu? Ako je to slučaj, odaberite samo jedan specijalni efekt i koristite ga na dosljedan način. Na primjer, izjave o podršci mogu uletjeti, ali ne i zaglavlja ili zaključci.
Ako koristite format obrisa, ne prelazite dvije razine. Ako to učinite, vaš će tekst biti toliko desno da će izgledati kao da će pasti sa stranice.
10. Učinite White Space svojim prijateljem
Guste stranice teksta nisu prilagođene čitateljima. Bijeli prostori su poput malih odmorišta uz autocestu.
Neka vaši odlomci budu kratki. Neka vaše karte budu kratke. Upotrijebite uvlake za izdvajanje potkrepljujućih izjava iz zaključaka.
Morate voditi svoju publiku do odredišta.
Pixabay (izmijenila Catherine Giordano)
Dolazak na odredište
Skoro ste stigli - Još samo nekoliko zaustavljanja i vaše je putovanje gotovo.
Evo nekoliko savjeta za "sretno slijetanje".
11. Pišite za svoju publiku
Jeste li pisali za svoju publiku? Jeste li uzeli u obzir ono što već znaju i što žele znati? Jeste li riješili bilo kakvu pogrešnu percepciju koju bi oni mogli imati? Govorite li im podatke koje će rado čuti ili će vas htjeti pobiti?
Pregledajte svoj tekst imajući na umu ova pitanja i po potrebi ih mijenjajte. Želite predvidjeti pitanja i prigovore i odgovoriti na njih tijekom izvještaja ili tijekom prezentacije.
12. Sve to povežite sažetkom
Sažetak nije mjesto za ponavljanje podataka prikazanih u glavnom dijelu izvještaja ili prezentacije. To je mjesto za prepričavanje priče. To je mjesto za sve.
U pisanom izlaganju sažetak će obično prethoditi tekstu. U prezentaciji će doći na kraju. To je sažimanje.
Izbjegavajte koristiti brojeve u sažetku. Umjesto toga izvijestite značenje iza brojeva. Uključite najvažnije dijelove i razgovarajte o implikacijama podataka koje ste pružili.
Ne morate iznositi činjenice istim redoslijedom kojim ste se koristili za izvješće. To je preispitivanje, a ne zbrajanje. Spomenite činjenice redoslijedom koji najbolje govori priču. Uklonite tangencijalne ili nevažne informacije.
Koristite sažetak da biste objasnili sve proturječnosti u podacima. Ako ne možete objasniti proturječnosti u podacima, niste spremni podnijeti izvješće ili održati prezentaciju. Radite s podacima dok ne pronađete odgovore.
13. Ostvari svoj cilj
Kamo želite da idu vaši čitatelji i slušatelji? Je li vaš cilj zagovaranje pravca djelovanja? Želite li da vaša publika donese određeni zaključak?
Možda ste postavili svoj cilj prije nego što ste počeli pisati, ali ponekad cilj nije jasan dok ne radite s podacima. Kad završite svoj prvi nacrt, pregledajte svoj rad i uredite kako biste bili sigurni da postižete svoj cilj.
Zamislite sebe kao da uzimate svoju publiku za ruku i vodite je korak po korak tamo kamo želite zatim ići. Kad dođete do svojih konačnih zaključaka ili preporuka, želite da vaša publika klimne glavom da, da, da. Doveli ste ih točno tamo gdje želite da budu.
Pričate priču, a ne izbacujete hrpu podataka. Publika bi trebala moći vidjeti kako se svi dijelovi priče slažu. Poput radnje priče, svaka informacija vodi do kraja.
Dok predstavljate svaku novu činjenicu, pokažite kako se uklapa u ostale prethodno dane činjenice.
Vrijeme je za slavlje sjajnog posla.
Pixabay (izmijenila Catherine Giordano)
Uživajte u Putovanju
Ako ste slijedili gornji savjet, bit ćete sigurni kada predate izvješće ili dopis ili kada izvodite prezentaciju. Jednako važno, vaša će publika biti sretna.
Tako da sada možete mai-tai na plaži. Zaslužio si.
© 2016. Catherine Giordano
Pozdravljam vaša pitanja i komentare.
Catherine Giordano (autorica) iz Orlanda Florida 12. rujna 2016.:
Hvala Larry Rankin. Drago mi je da ti se svidjelo.
Larry Rankin iz Oklahome 12. rujna 2016.:
Prekrasna analiza procesa.
Catherine Giordano (autorica) iz Orlanda Florida 25. kolovoza 2016.:
teahes12345 Sjajno je kad mi učitelj kaže da su moji eseji o pisanju boljih izvještaja i prezentacija (posebno Power Point) korisni. Dio koji mi se najviše sviđa dio je o tome da izvještaj ili prezentaciju gledam kao putovanje, a pisca / voditelja kao vodiča koji publiku vodi do zaključka.
Dianna Mendez 25. kolovoza 2016.:
Smatram da su vaši savjeti o Powerpointu izvrsni. Ovo su informacije koje sam dao studentima za prezentacije i pomažu im u ukazivanju na najvažnije dijelove. Vaš članak čitateljima daje vrijedne informacije koje će dovesti do uspjeha.
Catherine Giordano (autorica) iz Orlanda Florida 21. kolovoza 2016.:
AudreyHowitt: Thamks što ste mi dali do znanja da vam se sviđaju vještine koje sam podučavao u ovom članku.
Catherine Giordano (autorica) iz Orlanda Florida 21. kolovoza 2016.:
heidithorne: Puno vam hvala što ste pokazali zahvalnost. Drago mi je što vam je jedan od mojih savjeta bio koristan.
Audrey Howitt iz Kalifornije 21. kolovoza 2016.:
Kakav informativni članak - postoji velika vještina u učinkovitim poslovnim prezentacijama -
Heidi Thorne iz područja Chicaga 21. kolovoza 2016.:
Nekoliko sjajnih savjeta o PowerPoint slajdovima i praznini. Dijelim ovdje na HP-u!
Catherine Giordano (autorica) iz Orlanda Florida 21. kolovoza 2016.:
ChitrangadaSharan: Hvala vam na komentaru. Čini se da ste većinu toga već znali, ali nadam se da ste uzeli savjet ili dva. Kao što kažete, pisanje dobrih izvještaja i prezentacija važna je poslovna vještina.
Chitrangada Sharan iz New Delhija, Indija, 21. kolovoza 2016.:
Poslovna prezentacija je vještina koju imaju mnogi profesionalci, dok je drugi uče kroz iskustvo.
Vrlo ste lijepo objasnili od točke do točke kako pisati bolja izvješća i prezentacije. Stvarno impresivno.
Siguran sam da će pomoći mnogim zabrinutim profesionalcima.
Hvala na dijeljenju!
Catherine Giordano (autorica) iz Orlanda Florida 21. kolovoza 2016.:
FlourishAnyway: Slažem se. Prezauzete PowerPointove prezentacije više smetaju nego informativne. Posao govornika je ispuniti detalje. Tekst u PowerPointu samo je za usmjeravanje pažnje gledatelja na temu. Slike se trebaju koristiti samo ako dodaju nešto prezentaciji, a ne samo radi imanja slika. Hvala na komentaru.
FlourishAnyway iz SAD-a 21. kolovoza 2016.:
Ovdje su izvrsni savjeti za poslovna izvješća i prezentacije. Jedan od mojih ljubimaca je PowerPointov dijapozitiv prepun džema koji je toliko zauzet da je pažnja publike usmjerena na čitanje, a ne na slušanje. Nema razloga za zvučnika.