Sadržaj:
Julie DeNeen 2012
U doba Interneta, činilo se da pisanje bilješki više nije u modi. Tko treba poslati dopis kada možete poslati SMS ili poslati e-poštu? Ali činjenica je da još uvijek postoji puno razloga za slanje jednog, a ako se želite pokazati profesionalnim, postoje pravila koja morate slijediti. Evo kako to pravilno učiniti.
Situacije koje zahtijevaju dopis u tiskanom obliku
- Slanje dokumenata faksom organizacijama koje umjesto e-pošte trebaju tiskane primjerke (medicinske ustanove, vladini uredi itd.)
- Slanje paketa, knjige ili dokumenta koji zahtijeva bilješku koja objašnjava radnje za primatelj
- Privatna poruka koju nije prikladno slati e-poštom
- Masovna dostava informacija radnicima distribuiranih u njihovim poštanskim sandučićima (ako sustav e-pošte na cijelom poslu još nije uspostavljen)
Imajte na umu da je čak i ako podatke možete slati e-poštom, neformalni format dopisa u e-pošti profesionalni je način komunikacije.
Naslov
Svi dopisi započinju riječju "dopis" ili "memorandum". Ako upotrebljavate Microsoft Word, pronađite predložak koji odgovara stilu vašeg poslovanja ili organizacije. Mnogi uredi koriste zaglavnu datoteku koja je prilagođena njihovom poslovanju. Zatim na vrh želite uključiti najvažnije informacije kako bi čitatelju bilo lako.
- Kome treba
- Od koga je
- Datum
- Tko je još mogao dobiti dopis
- Redak predmeta
Julie DeNeen 2012
Tijelo
Pisanje tijela dopisa prilično je jednostavno. Recite ono što trebate reći u što manje riječi. Ako možete koristiti podebljane podnaslove i popise, samo naprijed i učinite to, jer će to čitatelju olakšati brzo prikupljanje važnih podataka. Koristite ista pravila i gramatiku kao i kada biste pisali internetski članak. Ne koristite žargonske riječi poput "hoću" ili "želim". Izbjegavajte kratice poput "LOL" ili "TTL". To su previše neformalno za čak i neformalne dopise.
Upotrijebite provjeru pravopisa u programu Word i pobrinite se da nemate pravopisnih pogrešaka i neugodnih fraza. Velika i velika imena i mjesta dodajte velikim slovima, ali riječi u naslovu nemojte pisati velikim slovom (osim prve riječi).
Na kraju dokumenta odjavite se kao da biste napisali pismo. Iako ste u zaglavlje stavili informacije "od", lijepo ih je odjaviti. Budući da je većina bilješki teško kopirana, ostavite prostor za potpisivanje. Ako ga pošaljete e-poštom, to nije potrebno.
Julie DeNeen 2012
Različite vrste dopisa
- Smjernice: Ovaj tip upućuje vaše suradnike na novu akciju koju želite da slijede.
- Odgovori: Ova vrsta obično je napisana kao rezultat promjene stavke radnje. Ako je vaš memorandum najavljivao promjenu u tjednom vremenu sastanka, tada bi memorandum o odgovoru mogao dobiti suradnik koji ima sukob.
- Izvješća o putovanjima: Ova vrsta daje sažete informacije o sastanku, poslovnom putovanju ili drugom pothvatu koji zahtijeva da se zaposlenik javi nadzorniku ili većoj grupi.
- Izvješća s terena: Ova vrsta je obično odgovor na inspekciju.
- Krediti: Ova vrsta je vrlo različitog formata jer obično opisuje financijske podatke o uslugama ili robi. Pogledajte obrazac Microsoft Word-a za kreditne napomene da biste vidjeli format.
Pogrešna bilješka!
Kao uvijek…
Imajte na umu da se bilo koji zapisan podatak ne može povući. Svakako pazite da u svojim formulacijama zvučite profesionalno i činjenično, čak i ako se radi o neformalnom dopisu. Vježbom ćete i vi postati stručnjak za pisanje dopisa!