Sadržaj:
- Pisanje prigovora
- Kako napisati prigovor s puno riječi: sažetak
- Kako napisati učinkovito žalbeno pismo
- Korak 1: Obavezno ga pošaljite na pravo mjesto
- Korak 2: Započnite pismo s pravim tonom
- Korak 3: Učinkovito objasnite problem
- Korak 4: Predložite rješenje
- Korak 5: priložite ili priložite relevantne i potrebne dokumente
- Korak 6: Postavite vremensko ograničenje
- Korak 7: Napišite snažan kraj
- Razlozi za pisanje prigovora
- Uzorak pisma za neispravan pametni telefon
- Uzorak pisma za lošu uslugu u restoranu
- Koji je najbolji način za žalbu: pismo ili e-pošta?
- Najbolji savjeti
Pisanje prigovora
Svi smo bili tamo kad nas tvrtka ne ostavlja zadovoljnima svojim proizvodom. Uvijek treba riješiti kupnju predmeta koji su neispravni, loše kvalitete ili jednostavno ne premašuju vaša očekivanja. Ponekad vam restoran može poslužiti hranu koja nije ono što ste očekivali (kosa u mesu, bilo tko?).
Iako su ljudi općenito zadovoljni proizvodom ili uslugom, ponekad tvrtka može napraviti iznimku ili vas jednostavno potpuno iznevjeriti.
Primanje neispravnog proizvoda ili loše postupanje prema konobaru ne bi trebalo proći nezapaženo! Ovakva pitanja mogu se jednostavno riješiti - pismom ili e-poštom žalbe.
Kako napisati prigovor s puno riječi: sažetak
Koraci | Što trebate reći | Primjer - proizvod |
---|---|---|
Korak 1: Obavezno ga pošaljite na pravo mjesto |
Adresa odjela i tvrtke slijeva. Pozdravite se s Poštovanim / Gospođo |
Obraćajte se, poštovani gospodine ili gospođo Blakey |
Korak 2: Započnite pismo s pravim tonom |
Proizvod ste kupili u _store_ dana _date_. Navedite ostale relevantne informacije kao što su referentni kodovi, detalji o jamstvu, jamstva i rokovi trajanja hrane. |
Nedavno sam kupio pastelne zavjese od lavande dimenzija 1,5mx 2m u Super Storeima, Bakers Lane 12. rujna 2020. Referentni kod za zavjese je 338J. |
Korak 3: Učinkovito objasnite problem |
Što nije bilo u redu s proizvodom ili uslugom? Budite kratki, precizni i jezgroviti. Navedite točno što nije u redu s proizvodom. |
Zavjese su imale pukotinu na vanjskom šavu što je vrlo uočljivo i ne može se fiksirati bez oštećenja tkanine. |
Korak 4: Predložite rješenje |
Navedite kako želite da se problem riješi, što će izmijeniti problem? To bi mogao biti povrat / popravak / zamjena / promjena usluge / kupona / besplatni proizvodi |
Da bih izmijenio problem, želio bih potpuno plaćenu zamjenu gore spomenutog tipa zavjese. |
Korak 5: priložite ili priložite relevantne i potrebne dokumente |
Možete spomenuti i da su u prilogu relevantni dokumenti, tj. Jamstva, potvrde |
U prilogu se nalazi račun s potrebnim detaljima i jednogodišnjim jamstvom. |
Korak 6: Postavite vremensko ograničenje |
Dajte prikladan vremenski okvir za odgovor. |
Bilo bi mi drago da možete poslati zamjenu u bilo kojem trenutku od 6. lipnja do 15. lipnja. |
Korak 7: Napišite snažan kraj |
Zaključite rekavši da se nadate da će oni riješiti problem i odjaviti se. |
Imam potpuno povjerenje da ćete poslati zamjenu i izmijeniti problem. S poštovanjem…. |
Kako napisati učinkovito žalbeno pismo
Korak 1: Obavezno ga pošaljite na pravo mjesto
Prvo što vam treba je
- adresa sjedišta tvrtke u vašoj zemlji i
- odjelu u koji ćete ga poslati.
U početku će biti teško pronaći mjesto na koje treba pisati, jer tvrtke možda neće pokazati gdje im je baza vrlo učinkovito. Više nego vjerojatno ćete moći pronaći njihove kontakt podatke na:
- garancija ili stranica s jamstvom isporučena s vašim proizvodom
- njihovu web stranicu. Kliknite veze "Kontaktirajte nas" ili "O nama" koje sadrže relevantne informacije
- sam proizvod. Hrana i piće obično imaju kontaktne podatke na pakiranju, pa ih obavezno provjerite! Iznenadili biste se da su informacije na najjednostavnijim mjestima.
Kad dobijete njihovu adresu, provjerite nadležni odjel kojem ćete poslati pismo. Za male usluge kao što su restorani nema potrebe, ali za velike tvrtke (Unilever ili Pepsi, na primjer) trebat će odjel. Na svojoj web stranici tvrtka će odrediti gdje poslati vaše pismo bilo da se radi o tehničkoj službi, službi za korisnike ili tako dalje.
Korak 2: Započnite pismo s pravim tonom
Jednom kad saznate tu dosadnu adresu i budete spremni za početak, možete započeti pismo!
- Prvo što trebate je staviti adresu pošiljatelja u gornji desni kut, a adresu u lijevi kut. To je zbog formalnosti, što vašem pismu uvijek dodaje lijep dodir.
- Zatim napišite Poštovani ako ne znate tko je predstavnik korisničke službe. Ako pišete menadžeru ili izvršnom direktoru, napišite poštovani gospodine / gospođo…..
Zatim započinjete sa stvarnim dijelom pisma koje će biti u središtu pozornosti onoga tko će ga čitati!
- Započnite tako što ćete reći da ste neki predmet kupili u bilo kojoj trgovini na bilo koji datum. Za hranu navedite datum isteka roka upotrebe i šifru trgovine. Za bilo što drugo, to je relevantno. npr.: Nedavno sam 19. studenoga 2014. kupio bocu Pepsi Max od 2 l u Super trgovinama. Datum isteka boce bio je 30. studenoga 2014., a kôd na uskom grlu glasio je 113A.
- Recimo da ste uvijek očekivali najvišu kvalitetu od te tvrtke i tog određenog dana, vaša su očekivanja bila prigušena, npr.: Uvijek sam visoko cijenio TechnoPC i vjerovao svakom vašem laptopu. Otišao sam u Super Stores kako bih kupio prijenosno računalo s istim očekivanjima, ali moje iskustvo s laptopom smatra da je ta izjava neistinita.
Korak 3: Učinkovito objasnite problem
Sljedeći je dio najvažniji jer se točno spominje što se dogodilo kad ste koristili proizvod ili prisustvovali usluzi.
- Recite u kakvom je stanju bio proizvod kad ste otvorili ambalažu i što točno nije u redu s njim. Ako interno ne možete prepoznati što nije u redu, samo recite da ne radi ispravno i tvrtka će ga ispitati, npr.: Otkrio sam da kamera nije ispravno funkcionirala. Svaki put kad bih uključio kameru, ušao bi u fotogaleriju. To mi nije omogućilo fotografiranje, jer mi je samo omogućilo pristup galeriji.
- Ako govorite o usluzi, navedite što se dogodilo tijekom vašeg posjeta, npr.: Kad sam imala sastanak s frizerom pod imenom "Lizze", provela je 30 minuta u razgovoru sa svojim prijateljima i na kraju sam čekao vrlo Dugo vrijeme!
Savjeti za prenošenje pravog tona:
- Ostanite smireni cijelo vrijeme. Nemojte se razbjesniti, imate svako pravo to biti, ali zamislite koliko je pritužbi tim korisničkih usluga primio toga dana. Čitatelj bi mogao biti frustriran, iznerviran s vama i baciti ga smatrajući ga lažnim ili neželjenom.
- Budite jezgroviti, ne zamućkujte svoje pismo nevažnim izjavama kao što je recimo o kakvom se bacanju novca radi, koliko ste pretrpjeli ili kakav je to loš proizvod. Jednostavno žele znati što nije u redu i popraviti ga, obično nikada ne pročitaju ni polovicu slova, već samo ključne rečenice.
- Budite što precizniji kada govorite što nije u redu s proizvodom ili uslugom. To će tvrtki uštedjeti puno vremena.
Ako imate prigovor, nemojte oklijevati! Tome služi korisnička služba. Samo naprijed!
Korak 4: Predložite rješenje
U ovom ćete odjeljku reći što želite učiniti kako biste riješili problem. Imate brojne mogućnosti koje možete zatražiti od tvrtke, uključujući:
- Povrat za proizvod
- Vaučer koji se koristi s bilo kojim njihovim asortimanom
- Proizvod koji treba popraviti
- Promjena u njihovoj usluzi, poput posluživanja kvalitetnije hrane, povećanja higijene ili promjene u stavu osoblja.
- Kuponi za hranu
Primjeri: Želim puni povrat novca za svoj fotoaparat jer bih umjesto toga želio kupiti zamjenski fotoaparat.
Recite kakav biste željeli da proizvod bude u budućnosti ako ga želite ponovno kupiti, npr.: Nadam se da se ovaj problem neće ponoviti za ostale kupce i da ću uvijek dobiti najvišu kvalitetu vaših proizvoda.
Korak 5: priložite ili priložite relevantne i potrebne dokumente
Ako imate slike koje biste željeli priložiti (posebno za e-poštu), referentne stranice poput garancija, jamstvenih stranica ili potvrda, morat ćete to spomenuti u pismu.
- Recite da je priloženo jamstvo / jamstvo / potvrda.
Primjeri:: "U privitku pronađite kopiju moje izvorne potvrde, zajedno s jamstvenom stranicom budilice i podacima u vezi sa serijskim brojem."
Ako imate oštećeni proizvod koji biste željeli popraviti, svakako spomenite i ovo.
Primjer: U prilogu se nalazi i neispravna kamera na koju sam spomenuo u svom pismu.
Korak 6: Postavite vremensko ograničenje
Zašto postaviti vremensko ograničenje? Pa, tvrtke svakodnevno dobivaju desetke pisama, ako ne i stotine. Šanse su da može potrajati od 6 tjedana do 3 mjeseca da biste dobili odgovor od tvrtke, a ako želite popravak, trebat će još više. Sad je to prilično dugo čekanje!
Većina tvrtki će pogledati vaše pismo otprilike 2 tjedna nakon što ga pošaljete zbog zaostalih predmeta. Da biste ih izbjegli baciti na backburner, možete postaviti vremenski okvir kada želite odgovor. Sad je to fino.
Primjeri: Želio bih odgovor čim prije, u bilo koje vrijeme od 16. kolovoza do 30. kolovoza. To bi bilo jako zahvalno.
Korak 7: Napišite snažan kraj
Pismo možete završiti rekavši da se nadate da će problem biti riješen i odjaviti se s Vašim vjerno - ako ne znate njihovo ime ili s poštovanjem - ako im znate ime.
Primjer: Nadam se da će ovaj problem biti riješen i imam najveće povjerenje da ćete problem izmijeniti.
Pošaljite svoje pismo i trebali biste očekivati odgovor u roku koji ste naveli.
Razlozi za pisanje prigovora
Mnogi ljudi ignoriraju proizvod koji ih iznevjeri ne radeći uopće ništa. Kao potrošač imate pravo na povrat novca ili zamjenu proizvoda za drugi. Evo nekoliko razloga zbog kojih je pisanje žalbenog pisma učinkovito:
- Tvrtka će biti obaviještena o bilo kakvim neispravnim proizvodima u njihovoj liniji koji mogu prouzročiti veću opasnost za druge. Ako ih kontaktiraju, mogu vidjeti zašto je došlo do kvara i spriječiti da se ponove.
- Tvrtke mrze vidjeti nezadovoljnog kupca, tako da imate dobre šanse za zamjenu ili povrat proizvoda.
- Za pića i prehrambene proizvode, umjesto zamjene, možete dobiti besplatne kupone ili čak besplatne proizvode! Tvrtke ih uvijek drže kako bi vas zasladile.
- Restoran ili druga tvrtka koja pruža uslugu može se skrenuti pozornost zaposlenika koji možda svoj posao ne radi kako treba.
- Ako nešto nije u redu, fess up! Za taj ste proizvod ili uslugu platili novac, pa biste trebali imati visokokvalitetan proizvod. Nikada nemojte šutjeti o tome, jer ćete svoj problem riješiti prilično brzo!
Sljedeće je pismo žalba na neispravan pametni telefon.
William, javna domena, putem Pixabay-a
Uzorak pisma za neispravan pametni telefon
Dragi Gospodine / Gospođo, Nedavno sam kupio pametni telefon Samsung Galaxy S5 u Super Storesu, Baker Street, London, 17. srpnja. Jamstvo vrijedi godinu dana i na referentnom broju na kutiji stoji SSF319.
Pametni telefon je bio neispravan i jako sam razočaran vašim proizvodima. Pametni telefon nastavlja prikazivati zaslon izbornika, ali mi ne dopušta pristup aplikacijama ili otvaranje novog prozora. Zaslon ostaje zamrznut na zaslonu izbornika.
Molim vas da telefon popravite što prije, po mogućnosti u roku navedenom u nastavku.
U prilogu se nalazi jamstvo isporučeno s telefonom, zajedno s računom koji mi je trgovina dala prilikom kupnje. Na ovim ćete dokumentima pronaći sve potrebne referentne kodove.
Želio bih primiti odgovor u vremenskom okviru od 27. srpnja do 10. kolovoza i želio bih da telefon bude u potpunosti popravljen i normalno funkcionira.
Nadam se da se to neće ponoviti i ostalim kupcima. I dalje ću biti vaš kupac ako se problem izmijeni. Nadam se da će problem biti riješen i imam najveće povjerenje da hoće.
S poštovanjem, Susan Wells
Uzorak pisma za lošu uslugu u restoranu
Dragi Gospodine / Gospođo, Pišem kako bih detaljno opisao svoje razočaravajuće iskustvo u kolibi Taco, u srijedu, 26. srpnja. Kao vaš redoviti kupac, jako mi je žao što mogu reći da sam imao užasno iskustvo u vašem restoranu.
Kad sam naručio svoj tacos, osoblje je potpuno odgodilo postupak ignorirajući moju narudžbu! Kad sam ih pitao mogu li naručiti, uzeli su je, ali bili su vrlo brzi i bezobrazni. Jedan član osoblja pod imenom "Emma" služio je narudžbu, ali to uopće nije bilo ono što sam naručila. Ona nije htjela promijeniti redoslijed, a meni je ostalo da jedem hranu koju uopće nisam tražio!
Mislim da osoblje treba promijeniti odnos prema svojim kupcima. Volio bih da svoj posao rade korektno i budu ljubazni i uslužni. Njihova uljudnost i stav "uf, još jedan kupac" trebali bi nestati. i Jedini put do uspješnog restorana je ljubazno osoblje koje je spremno pomoći.
I dalje ću biti vaš kupac nakon što se problem izmijeni. Obavijestite me kad dođe do promjene.
S poštovanjem, Susan Wells.
Koji je najbolji način za žalbu: pismo ili e-pošta?
Može biti teško odlučiti hoćete li napisati e-poštu ili pismo. Oboje imaju svoje prednosti i nedostatke, ali općenito je poželjnije ako ste napisali ručno napisano pismo. To je zato što će vas tvrtka ozbiljnije shvatiti i puno brže može vam poslati popravak / zamjenu.
Međutim, neke tvrtke (poput Applea) nemaju valjanu adresu na koju možete pisati za popravak pa ćete ih morati poslati odgovarajućim odjelom.
Najbolji savjeti
Sljedeći glavni savjeti pomoći će vam u rješavanju problema!
- Budite jezgroviti. Bilo kakvo natezanje ili prepirka oko tog pitanja samo će dovesti do zbunjenosti i frustracije čitatelja, a to je zadnje što želite! Tvrtke žele sažeta, službena pisma koja se mogu lako skenirati, a zatim koristiti za pronalaženje vitalnih podataka poput onoga što nije u redu, vremenskog okvira u kojem želite odgovor i što će riješiti problem. To će postupak učiniti brzim i lakim.
- Ne psujte, ne gadite se i ne pokazujte narav! To je vrlo loša vibracija koju ćete izdati i samo će pogoršati stvari!
- Ne prijetite tvrtki ako se niste posavjetovali sa odvjetnikom. Za male probleme poput neispravnih proizvoda nema potrebe za pravnim prijetnjama.
- Svakako im ostavite dojam da ćete i dalje biti njihov kupac ako riješe problem. Ako kažete da nikada više nećete kupiti njihove proizvode, oni će možda ignorirati vaše pismo i nikada neće riješiti problem. Ali rekavši da će, ako vam vrate novac / promijene stvar, to učiniti kako bi vas zadržali kao kupca.
- Dajte vremenski okvir kada želite odgovor ili rješenje. To stvari čini brzim i nesmetanim. Bez vremenskog okvira, tvrtka možda neće odgovarati tjednima.
Svi komentari su zahvalni! Jeste li ikada doživjeli nezadovoljavajući proizvod ili uslugu? Podijelite svoje iskustvo u nastavku. Hvala na čitanju!
© 2014 Susan W