Sadržaj:
- Što je PERT?
- Sadržaj
- Optimistični i pesimistični procjenitelji
- PERT procjena
- Što procjenjujemo?
- Tri PERT pitanja
- Izračunavanje PERT prosjeka
- Mnoge vrste prosjeka
- Tablica # 1: Izračunavanje PERT-ovog prosječnog vremena za zadatak
- Koristite li PERT?
- Slika # 1: Čvor PERT grafikona
- Grafikon PERT
- Slika # 2: Pojednostavljeni PERT grafikon
- Uvjeti na PERT grafikonu
- Od PERT grafikona do stvarnog svijeta
- Korištenje PERT-a na vašem projektu
Što je PERT?
PERT, tehnika ocjenjivanja i pregleda projekata, metoda je za detaljno planiranje projekata koja uključuje ove dvije komponente:
- Prosjek PERT-a: Točna tehnika procjene vremena i troškova, koristeći statističko prosječenje.
- PERT Chart: grafikon koji omogućuje detaljno raspoređivanje svih projektnih aktivnosti.
PERT je razvila NASA, ali to nije raketna znanost. Matematika je jednostavna - zbrajanje i oduzimanje - a čini je bilo koji softverski program za upravljanje projektima. I logika je jednostavna.
- Procjenjujemo vrijeme za svaki zadatak uzimajući u obzir optimistične, vjerojatne i pesimistične procjene.
- Izlažemo kalendar planiranja koji uključuje sve radne aktivnosti i također uzima u obzir ovisnosti između aktivnosti, odnosno koje aktivnosti treba obaviti prije nego što se druge mogu obaviti.
Pogledajmo svaki od ova dva elementa PERT tehnike: PERT procjena i PERT grafikon. Završit ćemo razgovorom o tome kako pretvoriti PERT grafikon u stvarni raspored projekata, nazvan Gantt Chart.
Sadržaj
- Procjena PERT-a
Izračunajte realnu procjenu vremena koje je potrebno za obavljanje svakog zadatka
- PERT grafikon
Predstavljamo klasični PERT grafikon
- Uvjeti na PERT karti
Pojmovnik za PERT
- Od PERT grafikona do stvarnog svijeta
Uzmimo svoje zadatke i prenesite ih u kalendar!
- Korištenje PERT-a na vašem projektu
PERT-ova procjena i raspored smanjuju troškove i gnjavažu
Optimistični i pesimistični procjenitelji
Neki procjenitelji su optimistični, neki pesimistični. Upotrijebite PERT da biste dobili realnu procjenu bilo kojeg od njih!
Šid Kemp
PERT procjena
Kad nekoga pitate, "koliko će vremena trebati za obavljanje ovog posla?" odgovor obično dobijete s pristranošću. Neki su ljudi dosljedno pesimistični, misleći - ili vam govore - posao će potrajati dulje nego što će vjerojatno biti. Na taj način izgledaju dobro kad to prije izvrše. Drugi su dosljedno optimistični, zamišljaju sebe kako zaranjaju i rade posao puni svježe energije, a ne nailaze na probleme. Njihove su procjene nerealno niske, jer nitko nema stalno dobre energije i sreće.
Da stvar bude teža, ljudi ne znaju da to čine. Općenito je to nesvjesna navika.
Kako onda dobiti realnu procjenu? To radimo postavljanjem tri pitanja o svakom poslu koji treba obaviti, a zatim izvođenjem posebnog izračuna koji se naziva PERT prosjek.
Što procjenjujemo?
Želimo procijeniti vrijeme koje će biti potrebno za dovršetak svakog malog dijela našeg projekta. Procjena i planiranje PERT-a trebalo bi se izvršiti na detaljnoj razini, koristeći Popis aktivnosti koji je stvoren iz Strukture raščlanjenja rada. PERT nije dio rane procjene prije stvaranja WBS-a. Dio je to detaljne procjene, oslanjajući se na plan opsega projekta, a WBS se radi na detaljnoj razini, a popis aktivnosti je također potpun. Procjenjujemo napor (količinu posla) potrebnog za izvršavanje svakog zadatka i broj ljudi dodijeljenih zadatku.
Najbolje je ako svaki radnik izradi vlastiti popis aktivnosti i procjenu PERT-a. Kao voditelj projekta, možete naučiti svaku osobu u timu da to radi. Ili, ako su im već poznati, mogu raditi u parovima, postavljajući jedni drugima pitanja za procjenu PERT-a i provjeravajući međusobni rad.
Tri PERT pitanja
Umjesto pitanja "Koliko će vremena trebati za obavljanje ovog posla", postavite tri pitanja:
- Ako posao traje zaista glatko, bez problema, koliko će trajati? (Optimistički odgovor)
- Ako to radite kad ste umorni i nailazite na probleme, koliko će to trajati? (Pesimistički odgovor)
- S obzirom na te odgovore, koliko će to vjerojatno potrajati? (Vjerojatni odgovor)
Postavljajte pitanja ovim redoslijedom, a vjerojatno ćete dobiti zadnji odgovor. Na taj će se način ljudi, koji su uvijek uobičajeno optimistični ili pesimistični, prilagoditi i dati realan odgovor koji je zapravo prilično realan. Uz malo vježbe, svatko može postati jako dobar u ovome.
Sve tri procjene unosimo u proračunsku tablicu, pod naslovima "Pesimistično", "Vjerojatno" i "Optimistično", kao što je prikazano u tablici 1.
Izračunavanje PERT prosjeka
Korištenje tri broja kao procjene za svaku detaljnu stavku izludilo bi planera! To sprječavamo rješavanjem tri procjene u jedan broj, prosjek PERT-a. Logika je da je vjerojatno vrijeme vjerojatnije od pesimističnog ili optimističnog, ali sve tri brojke su bitne. Koristeći O, L i P za optimistično, vjerojatno i pesimistično, ovo je naša jednadžba: (O + (4xL) + P) / 6 = PERT Procijenjeno vrijeme. Vjerojatno se množi s četiri, jer kažemo da je četiri puta vjerojatnije da će se stvarno vrijeme podudarati s vjerojatnim vremenom, nego da će se podudarati ili s optimističkim ili s pesimističkim vremenom.
Odakle dolazi 6? (Svi to pitaju kad to predajem na satu.) To je jednostavno: imamo ukupno šest točaka podataka: 4 vjerojatnosti, 1 optimistična i 1 pesimistična. Da bismo dobili prosjek, ukupni broj dijelimo s ukupnim brojem podatkovnih točaka. (Pogledajte bočnu traku o mnogim vrstama prosjeka i sve će to imati smisla.)
Prosjek PERT prikazan je u desnom stupcu tablice # 1.
Mnoge vrste prosjeka
Neki misle da postoji samo jedan način za izračunavanje prosjeka: Zbrojimo sve stavke i podijelimo s ukupnim brojem predmeta. U statistici je to zapravo jedna od tri uobičajene vrste prosjeka i naziva se srednja vrijednost . Tu su i medijan i način . Čak i ljudi upoznati sa statistikom mogu pomisliti da postoje samo tri vrste prosjeka. Ali, zapravo, postoji još barem desetak.
Na primjer, u olimpijskim sportovima koji se ocjenjuju, konačni rezultat izračunava se na sljedeći način: Uklonite najviši i najniži rezultat, a zatim uzmite srednji prosjek ostalih rezultata. Ovo eliminira pristranost sudaca iz matične zemlje i nečijeg primarnog suparnika. To je posebna vrsta prosjeka.
Prosjek PERT-a, koji vjerojatni rezultat računa četiri puta vjerojatnije od optimističnog ili pesimističnog vremena, druga je vrsta prosjeka za centriranje. Temelji se na jednostavnoj ideji da je vjerojatni događaj doista vjerojatniji od ekstremnih događaja. Četiri puta vjerojatnije odabrano je na temelju statističke teorije, radeći s normalnom krivuljom i standardnom devijacijom.
Tablica # 1: Izračunavanje PERT-ovog prosječnog vremena za zadatak
Zadatak | Optimistična | Vjerojatno | Pesimističan | PERT Prosjek |
---|---|---|---|---|
Instaliranje Framistata |
3 |
6 |
18 |
7.5 |
Koristite li PERT?
Slika # 1: Čvor PERT grafikona
Ovo je format jednog čvora na PERT grafikonu. Svaka aktivnost dobiva jedan čvor. U stara vremena, projektni menadžeri koristili su ih za sastavljanje rasporeda projekata - ručno!
Šid Kemp
Grafikon PERT
Čudno je, ali PERT-karta se gotovo nikad više ne vidi, iako je središnji dio svakog detaljnog rasporeda projekata.
Ovaj odjeljak predstavlja nekoliko pojmova koji su vam vjerojatno novi. Možda ćete ga htjeti pročitati, a zatim pročitajte sljedeći odjeljak, Uvjeti na PERT karti, a zatim se vratite i ponovno pročitajte ovaj odjeljak. Dajte si malo vremena s ovim, i sve će to imati smisla. Također je dobro uputiti se na sliku # 2: Pojednostavljeni PERT grafikon dok čitate
PERT grafikon razvijen je kao alat za izračunavanje. Još 1970-ih voditelji projekata popunjavali su sva imena svake aktivnosti i procjene PERT-a za vrijeme. Svaki zadatak na popisu aktivnosti projekta dobio bi okvir nazvan čvor na PERT grafikonu. Uzorak čvora prikazan je na slici # 1. Tada bi crtali strelice koje ukazuju na ovisnosti, na primjer kada jedan zadatak ne može započeti dok drugi ne završi. Tada bi napravili dodavanje prema naprijed, zbrajali vrijeme za sve zadatke koji idu prema naprijed, kako bi izračunali raspored ranog početka, uključujući datume ranog početka i kasnog starta. Ako slijedimo raspored ranog početka, započinjemo svaki projektni zadatak što je prije moguće. Tada bi voditelj projekta dodao da napravi unatrag dodavanje , dodajući sve unatrag, od kraja projekta, i izračunavajući zadnji datum svakog zadatka može završiti (datum kasnog završetka) i zadnji datum koji svaki zadatak može započeti (datum kasnog početka).
Ako se, na primjer, zadatak 2 ne može pokrenuti dok se zadatak 1 ne završi, zadatak 2 ovisi o zadatku 1. Recimo da je zadatak 1 "Ship Framistat", a zadatak 2 "Install Framistat". Jasno je da Framistat ne možemo instalirati dok ne bude isporučen i stigne. Zadatak 1 započinje 1. dana i traje 4 dana. Datum ranog početka za 1. zadatak je 1. dan, a trajanje 4., tako da je rani završetak 4. dan. Zadatak 2. može započeti jedan dan kasnije, 5. dan. Prolaz unaprijed omogućuje nam izračunavanje vremena svakog zadatka način, određivanje datuma ranog početka i ranog završetka. Prolazak unatrag započinje s kraja projekta i oduzima Trajanje od Late Finish da bi se izračunao datum kasnog početka za svaki zadatak.
Za neke zadatke rani datum početka i kasni datum početka razlikuju se. Ovi zadaci lebde. Jednostavno na engleskom, to znači da biste zadatak mogli pokrenuti na određeni datum ili biste ga mogli pustiti da pluta određeni broj dana i pokrenuti ga bilo kada do kasnog datuma početka. To neće biti važno, jer će se projekt obaviti isti dan, u svakom slučaju.
Ostali zadaci imaju nula plutanja. Njihov rani datum početka jednak je datumu kasnog početka. Ako jedan od ovih zadataka započne dan kasnije, završit će dan kasnije, a neki drugi zadatak kasni. To će ići sve do kraja projekta, a projekt će biti isporučen dan kasnije. Zadaci koji imaju nula plutaja su na kritičnom putu. To znači da želimo osigurati da se svaki od ovih zadataka izvrši na vrijeme. Nema plutanja: odgoda pokretanja bilo kojeg zadatka na kritičnom putu odgodit će isporuku projekta.
PERT grafikon izračunava se bez pozivanja na stvarni kalendar. 1. dan prvi je datum projekta, a zadnji datum određuje se koliko će vremena trebati za izvršavanje svih zadataka u pravilnom redoslijedu.
Sa svim tim informacijama mogli bi izraditi Ganttov grafikon, koji je kalendar lako pregledan na temelju PERT grafikona.
Sada koristimo softver za upravljanje projektima. Unosimo datume početka i završetka projekta, a zatim PERT procijenjeno vrijeme za svaki zadatak. Ulazimo u slatke grafičke programe kako bismo stvorili veze ili ovisnosti između zadataka. Kliknemo gumb za izračunavanje i pojavit će se Ganttov grafikon, kalendar projekta, u punoj boji, s prekretnicama. Nije li vam drago što imate računalo?
Ako vam ovo nije imalo smisla, pogledajte popis uvjeta rasporeda PERT-a u nastavku.
Možete pogledati PERT grafikon u bilo kojem softveru za upravljanje projektima, ali nitko to ne čini jer ih je teško pročitati. I nitko ih nikad ne ispisuje - osim kao divovske tapete. Zapamtite, svaki projektni zadatak ima vlastiti okvir, poput okvira na slici 1. Čak će i mali projekt vjerojatno imati na desetke zadataka. Veliki projekti imaju desetke tisuća zadataka - ili više.
Ako više nitko ne koristi PERT grafikon, zašto učiti o njima? Dva su vrlo dobra razloga. Prvo, svi pojmovi na PERT grafikonu ključni su za dobro upravljanje projektima. Morate znati raditi s analizom kritičnog puta i držati raspored pod kontrolom, inače će vaš projekt biti isporučen kasno. Drugo, možda biste se samo htjeli certificirati za stručnjaka za upravljanje projektima, a PERT će sigurno biti na testu!
Slika # 2: Pojednostavljeni PERT grafikon
Ovaj pojednostavljeni PERT grafikon prikazuje zadatke 1 - 5, od kojih svaki ne može započeti dok se prethodni zadatak ne dovrši, na kritičnoj putanji, i zadatak 6, koji se mora obaviti nakon 1. zadatka i prije 5. zadatka, s plovkom
Šid Kemp
Uvjeti na PERT grafikonu
Grafikon PERT treba svoj vlastiti pojmovnik. Idemo!
- Datumi na PERT grafikonu započinju s 1. danom, prvim danom projekta, a završavaju na datum završetka projekta, koji se izračunava kada napravimo prosljeđivanje unaprijed. Grafikon PERT nije u stvarnom kalendaru. To dolazi kasnije, nakon završetka PERT analize.
- Ovisnost između dva zadatka govori da su ta dva zadatka povezana. Najčešća vrsta ovisnosti je završetak pokretanja. To znači da zadatak A mora biti završen prije nego što započnemo zadatak B. Na primjer, moramo obaviti kupovinu i donijeti hranu kući prije nego što skuhamo večeru. Postoje i druge vrste ovisnosti, na primjer kada zadaci moraju započeti u isto vrijeme ili završiti u isto vrijeme. No, 90% svih ovisnosti dovršava se, stvarajući lanac zadataka potrebnih za dovršetak projekta. Ovisnosti se nazivaju i poveznicama.
- Rani početak je najraniji datum kada određeni zadatak može započeti. Prvi zadatak na projektu ima rani datum početka. Ali zadatak koji je povezan s tim zadatkom ne može započeti dok se ne izvrši prvi zadatak, i tako dalje.
- Trajanje je broj dana (ili sati) potrebnih za izvršavanje zadatka.
- Early Finish je najraniji datum kada se zadatak može izvršiti. Za bilo koji zadatak, rani završetak = rani start + trajanje.
- Prosljeđivanje je izračun izveden za svaki zadatak, određujući njegov rani datum početka i rani datum završetka. Prosljeđivanje također određuje ukupno trajanje projekta i datum završetka projekta.
- Ukupno trajanje projekta je vremensko razdoblje koje će trebati cijelom projektu, svi zadaci, od početka do kraja, izračunato prema prosljeđivanju unaprijed. Jednaka je duljini Kritičnog puta.
- Datum završetka projekta je broj dana kada će projekt završiti. Projekt uvijek započinje prvog dana. Dakle, projekt u trajanju od 50 dana završit će na 50. dan, a to je datum završetka projekta.
- Backward Pass je drugi izračun za svaki zadatak na projektu, počevši od datuma završetka projekta, i rad unatrag do prvog zadatka. Izračunava datum kasnog završetka i datum kasnog početka svakog zadatka.
- Datum kasnog završetka zadnji je datum koji zadatak može završiti bez odgađanja projekta.
- Datum kasnog početka je zadnji datum koji zadatak može započeti bez odgađanja projekta.
- Float je broj dana u kojima možemo pustiti zadatak da pluta bez pokretanja nakon ranog datuma početka. Može se izračunati na dva načina. Float = Datum kasnog početka - Datum ranog početka, a također Float = Datum kasnog završetka - Datum ranog završetka.
- Kritični put su svi zadaci koji imaju nula plutajućih, odnosno zadaci koji imaju isti rani datum početka i kasni datum početka. Naravno, datum njihovog ranog završetka isti je kao i datum kasnog završetka. Svaki od ovih zadataka mora započeti i završiti na vrijeme da bi projekt završio na vrijeme.
Od PERT grafikona do stvarnog svijeta
Na PERT grafikonu projekt započinje 1. dana i završava na datum završetka projekta, koji smo izračunali dok smo gradili PERT grafikon u prosljeđivanju. Ali kada je 1. dan? A kada će projekt biti gotov? Odgovor na to dolazi s stavljanjem PERT grafikona u stvarni kalendar. To je teže nego što zvuči. Čak i nakon što je PERT grafikon dovršen, stvaranje stvarnog radnog rasporeda ili Gantt Chart-a za naš projekt zahtijeva uzimanje u obzir sljedećih stvari:
- Kalendar rada, uključujući vikende i praznike kada se ne radi.
- Rješavanje sukoba resursa. Što ako se jednom zaposleniku s određenom vještinom dodijele dva zadatka istovremeno? Ili što ako je za dva različita zadatka istovremeno potrebno jedno radno mjesto ili dio opreme, poput sobe za sastanke ili buldožera? Te sukobe treba razraditi, a to može produžiti raspored.
- Izravnavanje resursa. Ako tvrtka dodjeljuje određeni broj zaposlenika cijelom projektu, to se možda neće podudarati s projektom kako je planirano na PERT grafikonu. Grafikon PERT može pokazati da nam jedan tjedan treba samo 10 ljudi, a sljedeći tjedan 50. Ne možemo platiti 40 ljudi da prvi tjedan sjede i ne rade ništa. Izravnavanje resursa prilagođava zadatke tako da stalno koristimo sve ljude koje imamo na raspolaganju, ali također može produžiti duljinu projekta.
- Odabir datuma početka ili završetka. Tada uprava odabire da će projekt započeti određenog datuma. Ili odluči da će završiti na određeni datum i, prema tome, mora započeti do određenog datuma. Na ovaj datum često utječu praktična razmatranja, poput raspoloživosti novca za projekt u novoj fiskalnoj godini. I to ima posljedice na trajanje projekta. Dvomjesečni projekt koji započinje 15. rujna vjerojatno će završiti do 15. studenoga. Isti projekt koji započinje 15. studenog vjerojatno neće završiti do 15. siječnja, jer moramo uzeti u obzir američki blagdan zahvalnosti, Božić i Novu godinu.
Kad projekt stavimo u stvarni kalendar, nazivamo ga Ganttovom tablicom. Ganttov grafikon alat je za upravljanje i izvještavanje koji će voditi projekt do uspjeha.
Korištenje PERT-a na vašem projektu
Kad predajem satove iz upravljanja projektima, otkrio sam da je svatko tko je studirao upravljanje projektima naučio PERT, ali gotovo nitko ga nikada nije koristio. To je razumljivo - čini se pravom gnjavažom stvoriti tri vremenske procjene za svaki zadatak i obaviti svo to razmišljanje. To čini se da imaju smisla samo napraviti brzo kako-napraviti popis i skok i doći na posao.
Možda se tako čini, ali to uopće nije istina. Stvarnost je takva da procjena i planiranje PERT-a traje vrlo malo vremena i da se u potpunosti isplati. Zapravo, procjena i planiranje PERT-a mogu vam uštedjeti puno vremena i muke na svakom projektu.
Kad podučim projektni tim u stvari radim procjene PERT-a, misle da će to biti gnjavaža, ali na kraju uživaju u tome. Ključno je to što zamišljaju kako rade posao, nailaze na probleme i rješavaju ih. Ozbiljno gledaju na ono što je optimistično, realno i pesimistično. Kao rezultat toga, uzbude se da sjednu i odrade posao. I oni također znaju što je pred njima. Često vide probleme i zabilježe kako bi ih riješili rano, malo istraživali i provjerili stvari prije vremena.
Dva su rezultata ako je tim stvorio PERT grafikon. Jedna je da uprava ima vrlo stvaran, pouzdan plan rada i raspored projekata. Drugi je taj što je svaki član tima jasan, spreman za polazak i uzbuđen zbog posla. Kako posao započinje, tim trči poput dobro podmazanog stroja. Predviđeni su problemi i tim je razradio prije nego što problemi uzrokuju kašnjenje. Tim često otkrije da radi prije roka, a svi - tim, menadžeri i kupci zadovoljni su radom i rezultatima.