Sadržaj:
- Osjećate li se kao da ste izgubili kontrolu?
- Neorganiziranost na radnom mjestu
- Vodite dnevni popis koji se prenosi
- Upravljajte svojim vremenom i prioritetima prema gore
- Što trebate za izradu popisa za provjeru
- Organizator kontrolnog popisa u 7 koraka
- Dajte svoj popis prioritetu bojama
- Ostanite organizirani kod kuće sa svojim popisom za provjeru
- Organizatori digitalnih kontrolnih popisa
- Obrazac za organizator PDF kontrolnog popisa
- Popis aplikacija za računala, pametne telefone i tablete
- Aplikacije naspram papirnatih kontrolnih popisa
- Zašto biste trebali biti organizirani pomoću kontrolnog popisa
- Kako ostajete organizirani? Koristite li popise?
U ovom će se članku opisati kako koristiti kontrolne popise da biste ostali organizirani.
mohamed_hassan, CC0, putem PIxabaya
Osjećate li se kao da ste izgubili kontrolu?
Jeste li ikad imali jedan od onih dana, kada napuštate posao osjećajući se kao da niste ništa postigli?
- Vaš je stol izgleda pretrpan nego kad ste stigli.
- Vaša je poštanska pošta maksimirana prošlog tjedna.
- Post-it bilješke prekrivaju zaslon vašeg računala.
- Ispod stola nema mjesta za vaše noge.
- I taj je jutarnji sastanak napokon završen prije sat vremena.
Ostati organiziran izazov je. Informacije nas bombardiraju iz svih smjerova. Tekstualne poruke, društveni mediji, e-pošta, odgovori na web obrasce, zahtjevi za sastanke, prolazni razgovori, telefonski pozivi i standardni mail natječu se za našu pažnju.
Nije ni čudo što su razine stresa visoke. Američko psihološko udruženje (APA) izvještava da je 39% Amerikanaca u 2017. godini patilo od "donekle značajnog" do "značajnog stresa" uzrokovanog "preteškim opterećenjem" na radnom mjestu.
Neorganiziranost na radnom mjestu
Nerealne ili nesigurne uloge također su bile među prvih pet stresova na radnom mjestu u APA-inom istraživanju 2017. Ovi negativni aspekti, uz previše posla, otežavaju zadržavanje na vrhu vašeg posla.
I ne bave se samo zaposlenici ureda s preopterećenim zadacima i vremenskim ograničenjima. Trgovci, maloprodajni radnici i zabavljači također se bore postići neke stvari.
Većina radnih mjesta pruža vam opis posla koji ističe dužnosti i zadatke. Ponekad su zastarjeli ili ne pokrivaju sve što radite. Iako bi mogli priopćiti popis odgovornosti, nedostaju im pojedinosti.
Čak i kada na radnom mjestu postoje postupno dokumentirani postupci, i dalje možete imati previše posla. Znanje kako odrediti prioritete i upravljati velikim radnim opterećenjem pomoću kontrolnog popisa ima prednosti. A kontrolni popisi služe kao važan organizacijski alat.
Ako se osjećate premoreno na poslu, organizirajte se uz pomoć popisa obveza. Na početku svakog jutra zapišite sve što trebate učiniti. Budi precizan.
Vodite dnevni popis koji se prenosi
Dnevni popis zadataka i aktivnosti:
- Djeluje kao podsjetnik
- Pomaže vam da odredite dan po prioritetu
- Pokazuje ako pretjerujete
- Štedi vam vrijeme
Upravljajte svojim vremenom i prioritetima prema gore
Kontrolni popis također pomaže u tijeku rada. Ako ste tajnik ili osobni asistent koji odgovara više linijskim upraviteljima, kontrolni popis vam pomaže da upravljate prema gore. Uključite stupac na svoj popis da biste zabilježili procjenu vremena za izvršavanje svakog zadatka.
Potaknite svoje menadžere da na vaš popis zadataka zabilježe zadatke koje vam daju. Kontrolni popis proširuje njihovu svijest o vašem radnom opterećenju. Oni vide što još trebate učiniti i kada je to potrebno. Popis upravlja njihovim očekivanjima.
Čak i ako imate samo jednog linijskog upravitelja, kontrolni popis je vitalni dokaz vašeg radnog opterećenja. Koristite svoj popis obveza za:
- Otkrijte učinkovitije radne procese
- Olakšajte svoje radno opterećenje
- Zatražite pomoć
- Založite se za pomoćnika ili novog člana tima
Međutim, ono što ću vas podijeliti s vama nije običan popis obaveza. Organizator je kontrolne liste.
Što trebate za izradu popisa za provjeru
- Bilježnica (preporučio sam upotrebu knjige veličine A5.)
- Najmanje četiri olovke u boji, poput zelene, žute, ljubičaste i crvene
- Ravnalo (nije obavezno)
- Zvjezdane naljepnice (bilo koje boje)
Kad završite sve zadatke na stranici, dajte si zvjezdicu.
© Phumphaosrk - Dreamstime.com (izmijenjena slika)
Organizator kontrolnog popisa u 7 koraka
- Otvorite svoju bilježnicu na prvoj dostupnoj stranici.
- Na vrh upišite današnji datum.
- Zapišite sve stvari koje morate obaviti prije nego što se vratite kući.
* Uključite nove zadatke čak i one koje taj dan ne trebate izvršiti.
* Koristite jedan redak po zadatku.
* Dajte prednost svakom zadatku olovkama u boji (pogledajte donji vodič za boje).
Savjet: Možda ćete neke zadatke morati podijeliti na više zadataka kako biste ih lakše upravljali. - Završite ravnu crtu kroz svaki zadatak dok ga izvršavate. Ili stavite kvačicu na kraj retka.
- Započnite novi popis na novoj stranici sutra.
- Svakodnevno se vraćajte knjizi i pronađite stranice bez zvjezdica. Procijenite sve nedovršene zadatke. Ako trebate zadatak preusmjeriti na novu stranicu, dovršite zadatak na staroj stranici tako da je ne ponavljate.
- Nagradite se zvjezdicom kad se završi dnevni popis. Stavite zvjezdanu naljepnicu na stranicu gdje ćete je lako vidjeti. Kad vizualno nagradite svoj trud, to također znači da je svaka stavka na stranici dovršena. Stranica bez zvjezdice ima nedovršeni posao.
Zvjezdane naljepnice označavaju da su stavke na popisu ili dovršene ili prenesene na drugi dan.
© Bazruh - Dreamstime.com
Dajte svoj popis prioritetu bojama
- Crveni zadaci imaju osjećaj hitnosti. Oni toga dana moraju biti dovršeni.
- Plavi zadaci se ponavljaju.
- Zeleni zadaci su za duge projekte. Očekujete da će im trebati više od tjedan dana.
- Crni zadaci su opći zadaci koje ćete pronaći u opisu posla.
Za daljnju kategorizaciju možete koristiti druge boje. Na primjer, možda ćete htjeti koristiti različite boje za razlikovanje dnevnih i tjednih ponavljajućih zadataka.
Ostanite organizirani kod kuće sa svojim popisom za provjeru
Organizator kontrolnih popisa radi bilo gdje. Možda ćete htjeti zadržati dvije bilježnice: jednu za posao i drugu za svoj osobni život.
Održavajte svoju kuću čistom, a travnjak pokošenim dodavanjem poslova na popis kućnih organizatora. Možete ga koristiti i za:
- Organizirajte svoje vjenčanje
- Traženje posla
- Planirajte zabavu za umirovljenje strica Bena
- Dajte prioritete i platite račune
- Dogovorite svoj sljedeći inozemni odmor
Pomoću njega možete upravljati većinom vrsta događaja ili životnih okolnosti.
Organizatori digitalnih kontrolnih popisa
Imate li postupak na radnom mjestu koji zahtijeva česte provjere? Razmislite o automatizaciji organizatora svog kontrolnog popisa za upotrebu na pametnom telefonu ili tabletu. Izradite PDF obrazac ili isprobajte jednu od dolje navedenih aplikacija.
Obrazac za organizator PDF kontrolnog popisa
Radna mjesta na kojima kupci pristupaju objektima često započinju dan revizijom radi provjere opreme i objekata. Stvorite prioritetni popis, poput dolje navedenog, za određenog zaposlenika koji će se odjaviti ili komentirati. Jednom kad je dovršen, zaposlenik sprema i e-poštom šalje kontrolni popis za reviziju upravitelju ili službeniku za zaštitu na radu.
Popis aplikacija za računala, pametne telefone i tablete
Ako ne želite nositi bilježnicu, ove vam aplikacije mogu pomoći i da se organizirate.
Appleov iOS dolazi sa standardnom aplikacijom Podsjetnik. Upotrijebite ovo kao alternativni postupak kako biste održali organizaciju.
Pronašli ste aplikaciju Apple Reminder koja ograničava ili ne koristi IOS uređaj? Isprobajte Todoist: Popis obveza i upravitelj zadataka. Dostupan je besplatno na više uređaja, ali također dolazi s premium opcijom. Prijavite se u aplikaciju sa svojim Google ili Facebook računom ili izradite novi. Koristim ga na računalu sa sustavom Windows 10.
Ostale kontrolne liste i organizacijske aplikacije (neke imaju malu naknadu ili sadrže kupnje u aplikaciji) uključuju:
- Wunderlist
- Google Keep
- Habitica (gamificirani popis obveza)
- OmniFocus 2
- 2Do (popis obveza, zadaci i bilješke)
Aplikacije naspram papirnatih kontrolnih popisa
Aplikacije automatiziraju popise za provjeru. Olakšavaju vam dijeljenje i integriranje vašeg radnog procesa s drugim ljudima, programima i radnim procesima. Međutim, kada se računalni sustav zaustavi ili nestane napajanja, ručni organizator kontrolnog popisa drži vas pod kontrolom.
Kontrolni popis na papiru važan je alat za hitne slučajeve. Razmislite o tome da držite tiskanu kopiju digitalnog kontrolnog popisa pri ruci.
Ako kontrolirate sigurnost svog radnog mjesta, držite međuspremnik i tiskani primjerak kontrolnih popisa o zdravlju i sigurnosti na radnom mjestu na lako dostupnom mjestu. Također bi mogla biti dobra ideja imati popis za postupke zatamnjivanja.
Čuvajte papirnate kontrolne popise kada nestane struje.
© Ekaterina79 - Dreamstime.com
Zašto biste trebali biti organizirani pomoću kontrolnog popisa
Korištenjem organizatora kontrolnog popisa, kao što je popis zadataka, vraćate kontrolu nad svojim radom. Umjesto da se stalno sjećate svega što trebate učiniti, zapisivanje vaših zadataka oslobađa vaše misli da biste se usredotočili na posao koji imate.
Organizator kontrolnih popisa također se proteže izvan svakodnevnog popisa obveza. Koristite ga za dovršavanje određenog postupka, kao što je provjera zdravlja i sigurnosti na radu ili revizija mjesta. Ili organizirati sve što trebate učiniti da biste se opustili i uživali tijekom vikenda.
Uvrštavanjem kontrolnih popisa u svoj dan, ublažavate stres na radnom mjestu. Popis obveza možete koristiti i za:
- Iznesite poslovni slučaj za više resursa
- Ažurirajte opis posla i dodijelite odgovornosti
Najviše od svega, kontrolni popisi pomažu vizualno upravljati i organizirati postupak ili stvari koje trebate učiniti. Kao rezultat toga, taj posljednji krpelj oduzima vam velik pritisak.
© 2012 Tina Dubinsky
Kako ostajete organizirani? Koristite li popise?
Hoće li engleski 01. svibnja 2013.:
neorganizirano? To sam svaki dan, hahaha. Čudi me da sam još uvijek pri zdravoj pameti. Zapravo imam iphone i cijelo vrijeme koristim aplikaciju "Podsjetnik", ne znam koliko sam organiziran zahvaljujući njemu, ali puno pomaže. Dobro čvorište.