Sadržaj:
- Što treba podnijeti? Što treba baciti?
- Postavite sustav arhiviranja
- Dokumenti koje treba čuvati na sigurnom
- U hitnim slučajevima
- Obvežite se
- Korisni video o tome kako organizirati svoje papire
Iz godine u godinu živio sam pod stresom neorganiziranih hrpa papira razbacanih po kući. Tu i tamo, kraj ulaza, u kuhinji i na mom stolu bilo je malo hrpe. Imao sam ulazni / izlazni sustav, ali nije djelovao učinkovito. Računi bi se izgubili, izjave su rijetko dolazile do njihovih datoteka i nikad nisam mogao pronaći ono što mi treba kad bi to trebalo. Na najosnovniji način, moje financije nisu bile pravilno organizirane.
Za učinkovito upravljanje financijama potreban je sustav praćenja svih vaših računa, financijskih izvještaja, polica osiguranja i ostalih važnih papira. Ne zahtijeva od vas da sačuvate svaki komadić papira, potvrdu ili račun koji vam prođu kroz ruke. Ispod je vodič koji će vam pomoći odrediti na čemu se morate držati i što možete uništiti. Kad se jasno upoznate s tim zahtjevima, možete očistiti stare datoteke i hrpe papira te postaviti sustav koji je brz i jednostavan za svakodnevno praćenje.
Sustav prijave doma
Što treba podnijeti? Što treba baciti?
Većina nas štedi previše papira, što postaje teret za upravljanje. Nije potrebno spremiti svaku potvrdu o bankomatu ili račun za kabel. Koliko često su vam potrebne za referencu? Steknite naviku svakodnevno pregledavati svu poštu i riješiti se svega što vam nije potrebno. Stalno ostanite na vrhu protoka papira u kuću, kroz svoj ured ili složene na stolu.
Jednom kada uspostavite radni sustav, bit će potrebno samo nekoliko minuta svaki dan da ga održite u redu.
Evo kratkog pregleda nekih financijskih papira za koje se trebate držati i arhivirati te onih koje možete baciti. Imajte na umu kada „bacite“ da je usitnjavanje i recikliranje najodgovorniji put za zaštitu vašeg identiteta i planete.
- Platne kartice: Nakon što provjerite točnost svojih platnih kartica, one nisu potrebne. Možete spremiti najnoviju, u slučaju da vam treba za dokaz o zaposlenju prilikom podnošenja zahtjeva za kredit.
- Izvodi iz banke, otkazani čekovi: Spremite i podnesite bankovne izvode pune tri porezne godine. Oni će biti potrebni ako ste podvrgnuti reviziji i mogu vam poslužiti kao potvrda o dokazivanju plaćenih računa. Otkazane čekove treba čuvati najmanje godinu dana. Kad izjave i provjere više nisu relevantni, sagorite ih ili uništite.
- Komunalni računi: Mjesecima ili godinama nije potrebno štedjeti račune za komunalne usluge. Kad račun dođe, provjerite jeste li uplaćeni za posljednju uplatu, a zatim bacite ili uništite stari račun. Spremite samo najnovije.
- Izjave na kreditnoj kartici: Kao i kod računa za komunalne usluge, provjerite jeste li bili knjiženi kao zadnja uplata i čuvajte samo najnovije izvode. Ne morate začepiti datoteke starim izvodima s kreditnih kartica, osim ako te kartice nisu korištene za porezno priznate troškove.
- Politike i računi osiguranja: Spremite ih dok su aktualni i na snazi. Moguće je baciti otkazane politike i povezane izjave.
- Uplatnice, potvrde o debitnim karticama i uplatnice u bankomatu: spremite ih samo dok ne stigne vaš sljedeći bankovni izvod kako biste ih mogli provjeriti i provjeriti iznose. Sve dok ne predstavljaju porezno priznati trošak i neće biti potrebni kao dokaz za jamstveni zahtjev, možete ih baciti.
- Evidencija imovine: Evidencije nekretnina moraju se čuvati tijekom trajanja vlasništva. Ako postoji mogućnost da će evidencije biti potrebne u porezne svrhe, spremite ih nakon prijenosa vlasništva ili prodaje.
- Evidencija o ulaganjima: Treba spremiti sve evidencije o ulaganjima i bankovne izvode koji se odnose na ulaganja. Ako su vaše izjave kumulativne, možete zadržati samo najnovije i uništiti zastarjelu papirologiju.
Odvojite vrijeme da pregledate sav svoj papir - uključujući stare datoteke - da biste očistili sve što više nije potrebno. To će učiniti zadatak organiziranja vaših financijskih evidencija lakšim i manje pretrpanim. U konačnici, imat ćete organizirani sustav arhiviranja koji će vam omogućiti da na trenutak pronađete ono što vam treba.
Bill Payer, kućni financijski organizacijski set.
Postavite sustav arhiviranja
Treba uzeti u obzir nekoliko različitih vrsta arhivskih sustava. Ovisno o vašim potrebama, moglo bi biti potrebno bilo što, od prijenosne datoteke za harmoniku do malog ormarića. Nakon što očistite sve viškove financijske dokumentacije, procijenite koliko će vam trebati prostora za pohranu ostatka datoteka. Idite samo malo više nego što vam je trenutno potrebno, tako da ne morate brinuti o kasnijem prelasku na veći sustav i možete brzo i jednostavno podnijeti dokumente.
Koristim jednostavan tradicionalni sustav arhiviranja s karticama za svaku kategoriju (pogledajte odjeljak gore za opće kategorije). Uz to, imam zasebne datoteke za pohranu važnih papira za svako svoje dijete, zdravstvenih računa i osiguranja. Svaka polica osiguranja i pripadajuća izjava također imaju vlastiti dosje.
Postavite stanicu za plaćanje računa. To može biti jednostavna mala kutija za pohranu koja sadrži sve što je potrebno za plaćanje računa, organizator datoteka na radnoj površini ili organizacijski proizvod zasnovan na kalendaru dizajniran posebno za ovaj zadatak. Čak i ako većinu svojih računa platite putem interneta, i dalje ćete neizbježno morati plaćati neparne račune na "staromodan" način i tražiti čekovnu knjižicu, marke i sl. Na prikladnom mjestu. Umjesto jedne datoteke "koja se plaća", koristim sustav zasnovan na kalendaru. Plaćanje što većeg broja računa putem interneta pomaže u smanjivanju papira, a mogu obilježiti i svoj kalendar za dospjela plaćanja.
Dokumenti koje treba čuvati na sigurnom
Da biste bili na sigurnoj strani, razmislite o tome da sljedeće važne, često nezamjenjive dokumente pohranite u unajmljeni sef ili u vatrootporni sef u svom domu.
- Izvodi iz matične knjige rođenih, smrtnih i vjenčanih
- Papiri o nagodbi, skrbništvu i razvodu
- Papiri o posvojenju ili državljanstvu
- Akti o vlasništvu, naslovi motornih vozila
- Dionice, američke štedne obveznice
- Ugovori o hipoteci i zemljištu ili bilo koji pravno obvezujući sporazum
- Vojni papiri
- Patenti, autorska prava
- Popis vašeg kućnog inventara, uključujući fotografije i račune.
U hitnim slučajevima
Jeste li jedini u svojoj obitelji koji se bavi plaćanjem računa i financijskim podnošenjem? Bi li vaš supružnik ili druga voljena osoba mogli pronaći potrebne papire u vašoj odsutnosti?
Odvojite vrijeme za postavljanje datoteke "U slučaju nužde" koja objašnjava vaš sustav, pojašnjava gdje se čuvaju važni pravni podaci i podaci o osiguranju te upute kako pronaći ono što bi moglo biti potrebno u hitnim slučajevima. Uključite važne telefonske brojeve, poput onih za vašeg računovođu, odvjetnika i investicijskog brokera. Jasno označite datoteku kako biste je lako pronašli u vašoj odsutnosti. Redovito ga ažurirajte.
Obvežite se
Ključ za funkcioniranje bilo kojeg sustava arhiviranja i održavanje dobre financijske evidencije jest obveza svakodnevnog održavanja koraka. Jednom kad vaš sustav bude na svom mjestu, odvojite nekoliko minuta svaki dan za sortiranje pošte, izvoda u datoteke i budite u toku sa svojim računima.
Uskoro ćete uspostaviti naviku koja je bitna za vaše dugoročno financijsko zdravlje i smanjit ćete dio stresa stvorenog upravljanjem financijama.