Sadržaj:
- Kako učinkovito postupati s e-poštom na poslu
- 1. Uvijek imajte na umu da su e-adrese trajni zapisi.
- 2. Nikada ne ostavljajte e-poštu bez nadzora.
- 3. Budite transparentni u vezi s pravilima svoje organizacije u vezi s upotrebom, pohranom i nadzorom e-pošte na radnom mjestu.
- 4. Prestanite se prijavljivati za pretplate na e-poštu koje nikada nećete pročitati.
- 5. Rjeđe koristite e-poštu.
- Podsjetnik: Nemojte se previše oslanjati na e-poštu!
Ne bi li bilo lijepo da vaša poštanska pošta izgleda poput hrpe papira s desne, a ne s lijeve strane? Evo kako započeti sortiranje e-pošte.
Kako učinkovito postupati s e-poštom na poslu
Osjećate li kao da na poslu dobivate previše e-pošte? Kolutate li očima i uzdišete kad otvorite svoj račun e-pošte i pronađete stotine poruka koje čekaju da se otvore, skeniraju, izbrišu ili riješe?
Ponekad se čini da je potrebno više vremena za obavljanje zadataka e-poštom nego za stvarno obavljanje bilo kojeg posla. E-pošta nije trebala učiniti radne dane radnijima. E-pošta je razvijena kao način za ubrzanje isporuke važnih poruka i smanjenje viška papirnog otpada. Ali stvarnost je takva da tehnologija e-pošte nije lijek za poboljšanje učinkovitosti vaše poslovne komunikacije. Zašto? Budući da kao i sve tehnologije, i e-pošta u potpunosti ovisi o načinu na koji je upotrebljavate kako bi zadovoljila vaše potrebe. Izreka "smeće ulazi, smeće se odnosi" odnosi se na način na koji koristite (ili zloupotrijebite) svoje radne račune e-pošte.
U svojoj knjizi Managing Your E-mail: Thinking Outbox of Inbox, komunikacijska stručnjakinja Christina Cavanagh daje savjete kako:
- Učinkovito kontrolirajte i filtrirajte ono što završi u pristigloj pošti
- Prepoznajte i upravljajte trivijalnim porukama male vrijednosti koje stvaraju nered u vašoj pristigloj pošti
- Razumijevanje i upravljanje problemima uzrokovanim grupnim slanjem e-pošte i popisima za distribuciju
Knjiga također nudi korisne savjete i prijedloge kako izbjeći pravne probleme uzrokovane neprimjerenom upotrebom e-pošte na radnom mjestu. Evo nekoliko jednostavnih podsjetnika koji će vam pomoći da se klonite uobičajenih zamki e-pošte.
1. Uvijek imajte na umu da su e-adrese trajni zapisi.
Izbrisana elektronička pošta ne postoji. Iako se čini da je e-pošta uklonjena iz vašeg sustava, nikako ne možete znati je li primatelj izbrisao vašu poruku. Zapravo, nakon što pošaljete e-poštu, ne možete znati što će se s njom dogoditi. Može se proslijediti, kopirati ili spremiti kao snimanje zaslona. Radnu e-poštu koristite samo za profesionalne i legitimne poruke. Uvijek izbjegavajte uvrštavati u svoje e-adrese povezane s radom bilo koje informacije za koje ne biste željeli da ih vaši nadzornici javno znaju ili pregledavaju.
2. Nikada ne ostavljajte e-poštu bez nadzora.
Uvijek zaštitite svoj račun e-pošte lozinkama i pobrinite se da vaši programi e-pošte ne budu otvoreni na vašem prijenosnom računalu ili stolnom računalu. Cavanagh napominje da ako netko drugi pristupi vašem računu e-pošte radi slanja uvredljivih, potencijalno ilegalnih ili štetnih podataka u vaše ime, možda će biti vrlo teško dokazati da niste autor te poruke.
3. Budite transparentni u vezi s pravilima svoje organizacije u vezi s upotrebom, pohranom i nadzorom e-pošte na radnom mjestu.
Koristite natpise na kraju e-pošte kako biste obavijestili korisnike (i pošiljatelje i primatelje) o njihovim zakonskim pravima i odgovornostima u vezi s prijenosom e-pošte. Natpisi se mogu koristiti za obavještavanje korisnika e-pošte hoće li se i kako nadzirati njihov prijenos e-pošte. Izvadak iz Upravljanje vašom e-poštom pruža primjere formulacija za natpis koji obavještava korisnike državne mreže e-pošte o ograničenjima privatnosti:
Sljedeći put kad pošaljete ili primite e-poštu od korporacije ili vladinog tijela, dobro pogledajte i koriste li natpis za otkrivanje u svojoj e-pošti.
Je li ta besplatna e-knjiga koju ste dobili za prijavu na e-bilten zaista vrijedna dodatne nereda u pristigloj pošti?
4. Prestanite se prijavljivati za pretplate na e-poštu koje nikada nećete pročitati.
Jednom sam imao dodatni račun e-pošte koji je izgledao baš poput ovog. Stalno sam odgađao bavljenje mailovima, pa su se oni samo gomilali. Na kraju sam odlučio jednostavno isključiti cijeli račun. Postavila sam ga za čitanje e-biltena, feedova i drugih besplatnih pretplata, ali jednostavno nisam imala vremena čitati sva besplatna e-pisma za koja sam se prijavila.
5. Rjeđe koristite e-poštu.
Kontrola broja e-poruka koje generirate pomaže vam kontrolirati količinu e-pošte koju dobijete zauzvrat.
Ako želite smanjiti količinu neželjene e-pošte i beskorisnih informacija koje primate, imajte na umu koliko e-pošte šaljete drugim ljudima. Cavanagh napominje da ono što najviše volimo u e-pošti također je ono što najviše mrzimo u vezi s njom. Ona kaže, "Volimo to, jer možemo poslati istu poruku mnogim ljudima jednim pritiskom tipke; mrzimo je jer dobivamo previše tih poruka."
Od upotrebe značajke "odgovori svima", umjesto da odvojimo vrijeme za odabir odgovarajućih primatelja, do prosljeđivanja "inspirativnih ili smiješnih" lančanih pisama, većina nas se uključila u loše prakse e-pošte koje usporavaju nas i naše suradnike. Pokušajte usvojiti nekoliko dobrih navika e-pošte poput ovih:
- Neka vaše poruke budu kratke i precizne.
- Redovito ažurirajte svoje popise distribucije i uklanjajte primatelje e-pošte koji više nisu dio odjela ili su aktivno uključeni u zajednički projekt.
- Ne koristite distribucijske popise svoje organizacije za promociju osobnih projekata ili sljedećeg napora vašeg djeteta za prikupljanje sredstava. Podijelite ove vrste obavijesti u blagovaonici ili na zajedničkoj pločici.
Što misliš? Koji su vaši najveći ljubimci u upravljanju vašom e-poštom? Podijelite svoje misli u komentarima.
Podsjetnik: Nemojte se previše oslanjati na e-poštu!
Bez obzira koliko učinkoviti postajali u upravljanju e-poštom i sprječavanju preuzimanja radnog dana, ponekad je osobni telefonski poziv najbolji način za rješavanje situacije. Ali ako vas pomisao na to da podignete slušalicu i razgovarate sa pravim čovjekom nervira, opustite se, u dobrom ste društvu. Mnogo je ljudi koji bi radije poslali tekst ili e-poštu nego razgovarali telefonom. Internetski članak u Nauci o nama nudi nekoliko savjeta i uvida psihologa o tome zašto se neki od nas boje telefoniranja i što možemo učiniti da prebolimo taj strah.
- Psiholozi objašnjavaju vašu tjeskobu na telefonu i kako je prevladati
Savjet za bonusno slanje e-pošte: Ako je jedna od stvari koja vas izluđuje zbog upotrebe e-pošte činjenica da ljudi zauvijek odgovaraju na vaše poruke, možda je vrijeme da ispitate kraj vaše poruke. Završavate li poruku e-pošte određenim, jasnim pozivom na akciju ili je vaša odjava previše razdragana?
Umjesto da zatvorite podužu poruku sa: "Što mislite o ovom planu?" pokušajte postaviti konkretnije pitanje. Možete pokušati pitati: "Koju od pet točaka koje sam nabrojao mislite da bismo trebali odmah primijeniti?" Postavljate određeno pitanje koje se odnosi na stavke koje ste naveli u svojoj e-pošti i stvarate osjećaj hitnosti postavljanjem pitanja kojim stavkama trenutno treba najviše pažnje.
© 2013 Sally Hayes