Sadržaj:
- Plan projekta: Što i zašto?
- Sadržaj
- Kompletni plan se isplati
- Slika # 1: Željezni trokut
- Najjednostavniji projektni plan: opseg, vrijeme i cijena
- Opseg: Što radimo?
- Vrijeme: Koliko će trebati?
- Cijena: Koliko će koštati?
- Slika # 2: Željezni trokut podržava 6 procesnih čimbenika
- Presudni elementi velikog projektnog plana
- Kvaliteta: Što ga čini dobrim?
- Rizik: Što bi moglo poći po zlu? I što možemo učiniti s tim?
- Ljudski potencijali: Tko je u timu i što će svaka osoba raditi?
- Komunikacije: Kako ćemo ostati u kontaktu i ostati na istoj stranici?
- Nabava: Što ćemo kupiti i kako ćemo to dobiti?
- Integracija
- Izložite svoj sljedeći projektni plan
- Koristite svoj projektni plan svaki dan
Plan projekta: Što i zašto?
Plan je bitan za uspjeh bilo kojeg projekta. Da budem iskren, većina projekata propadne, čak i oni s dobrim planovima. Ali projekt bez plana je beznadan. Projektni tim sigurno će isporučiti jednu stvar kada kupac želi drugu, ili kasniti ili prelaziti proračun. Dobar projektni plan može nas postaviti za uspjeh izbjegavanjem svih ovih problema, ali i mnogih drugih.
Projektni plan postavlja nas za upravljanje projektom. Što to točno znači? Planom ćemo moći:
- slijedite korake u planu
- koordinirati napore tima s mnogim vještinama
- biti dovoljno fleksibilan za rješavanje promjena, uključujući nove dobre ideje i rješavanje problema
- isporučite željene rezultate na vrijeme i ispod proračuna
Kao voditelju projekata, moj je cilj više od zadovoljstva kupaca - to je zadovoljstvo kupaca. A plan upravljanja projektom je moj najvažniji alat.
Dobar plan upravljanja projektom pokriva svaki aspekt projekta. Prema Institutu za upravljanje projektima (PMI), postoji devet područja koja moramo planirati i podvesti pod upravljanje kako bismo uspjeli na projektu. Prošećite sa mnom, pa ću vam pokazati što su oni i kako izraditi plan upravljanja projektom za vaš sljedeći projekt.
Predavao sam preko 4000 projektnih menadžera i napisao četiri knjige o upravljanju projektima. Ne trebate ih sve pročitati. Zapravo, ako slijedite korake u ovom članku, bit ćete daleko ispred većine profesionalaca koje sam upoznao!
Sadržaj
- Kompletni plan se isplati
Projekt s planom završava se prije, po nižoj cijeni.
- Najjednostavniji projektni plan: opseg, vrijeme i
plan troškova što ćete isporučiti, kada ćete to obaviti i koliko će koštati.
- Presudni elementi velikog projektnog plana
Naučite kako planirati šest čimbenika procesa (p) koji osiguravaju uspjeh projekta
- Izložite svoj sljedeći projektni plan
Slijedeći korake u ovom članku možete izložiti svoj sljedeći projektni plan.
- Koristite svoj projektni plan svaki dan
Vaš plan vodi vaš projekt - svaki dan!
Kompletni plan se isplati
Kad završite s čitanjem ovog članka, znat ćete kako stvoriti cjelovit plan upravljanja projektom koji pokriva devet pitanja koja trebaju planiranje i upravljanje.
Zvuči kao puno posla - ali to nije nužno točno.
Ovakav plan mogu iznijeti za otprilike 45 minuta za mali projekt. A ako to učinim, vjerojatno će za taj projekt trebati 5 sati, umjesto 8, i oduševiti kupca, umjesto da ga frustrira. Ustvari, upravo sam udvostručio prihode iznoseći projektni plan. Radim pametnije - smanjio sam frustracije i rasipanje.
Naravno, projektni plan za veliki projekt traje dulje. Ali uvijek se isplati. Vrijeme provedeno u planiranju na kraju štedi više vremena na projektu nego što je potrebno - svaki put.
Zapravo, ušteda može biti ogromna. Jednom su me pozvali da spasim projekt s proračunom od 10 milijuna dolara. To je već bila totalna katastrofa - potrošeno je 1,5 milijuna dolara, ništa se nije pokazalo, a mjeseci su se izgubili. Dionice tvrtke trebale bi zaroniti ako i ovaj proizvod izađe kasno. Naučio sam tim kako izraditi projektni plan i zajedno smo ga izložili. Manje od mjesec dana kasnije, imali smo novi plan koji je koristio najbolje vještine svakog člana tima i svakog savjetnika, a novi je proizvod bio zakazan za pravodobnu isporuku prema novom planu projekta.
Naravno, taj je plan koštao oko 10.000 USD. No, tvrtki je to uštedjelo 10 milijuna dolara i pomoglo joj da zaradi stotinjak milijuna dolara u sljedećih nekoliko godina.
Slika # 1: Željezni trokut
Željezni trokut: povećanje opsega zahtijeva više vremena i više novca.
Šid Kemp
Najjednostavniji projektni plan: opseg, vrijeme i cijena
Najjednostavniji projektni plan ima najmanje tri elementa: opseg, vrijeme i trošak. Ili, jednostavnim engleskim jezikom:
- Opseg: Što radimo?
- Vrijeme: Koliko će trebati? Kada ćemo početi, a kada završiti?
- Cijena: Koliko će koštati?
Recimo da kupac unajmljuje moj tim da im napravi web stranicu. Ako kažem: "Za dva tjedna dovršit ću web mjesto koje želite za 1200 dolara", to je sažetak opsega, vremena i cijene projekta. Ali moram iznijeti cjeloviti plan kako bih bio siguran da je web mjesto koje gradimo ono što kupac želi i da to stvarno možemo obaviti za dva tjedna za 1200 dolara.
Opseg, vrijeme i cijena nazivaju se "željeznim trokutom", kao što je prikazano na slici # 1. Zašto? Budući da se željezo ne rasteže i kad se trokut jednom fiksira s dvije stranice, druga se strana ne može promijeniti bez prekida trokuta. Željezni trokut način je podsjećanja kupaca da ne mogu dobiti više nego što su platili. Ako se dogovore oko određenog opsega na određeno vrijeme i troškove, ne mogu se vratiti kasnije i reći: "Želim još." Ako to učine, pokažemo im dijagram željeznog trokuta i kažemo: "Ne možete protezati željezni trokut. Ako želite više rezultata, trebamo više vremena za posao, a to će također koštati više novca."
Pogledajmo pobliže svaki od ova tri elementa.
Opseg: Što radimo?
Možda se čini jednostavno: Izrađujemo web stranicu. No, kupac može pretpostaviti da će biti videozapisa i šesnaest stranica i košarica, iako je u vašoj ponudi bilo jasno navedeno da je web mjesto od 1.200 američkih dolara imalo do pet fotografija, šest stranica, bez videa i košarice. Dakle, da bismo dali izjavu o opsegu, što je prvi odjeljak projektnog plana, zapisujemo što ćemo isporučiti.
I mi također zapisujemo ono što nećemo isporučiti. Kupci se obično sjećaju da ste rekli "da" svemu što su željeli, čak i kad ste rekli "ne". Dakle, recimo da je kupac zatražio video, a vi ste rekli: "Rado ću ga povezati u videozapis ako ga navedete. Ali stvaranje videozapisa nije obuhvaćeno cijenom od 1.200 američkih dolara i ne može se obaviti za dva tjedni." Ako se to dogodilo na sastanku za planiranje, budite sigurni da je to i u planu projekta, u odjeljku nazvanom "izuzeća". Možemo biti pristojni. Ne trebamo reći "SLUŠAJTE: BEZ VIDEO". Ali možemo reći, "Trenutni plan od 1.200 američkih dolara ne uključuje nikakvu video produkciju. Ako želite videozapis na web mjestu, možemo proizvesti trominutni videozapis i dodati ga za dodatnih 350 američkih dolara nakon što stranica bude postavljena.Za izradu videozapisa bit će potreban dodatni tjedan. "
Još je jedna uobičajena pogreška u izjavama o opsegu je li uključena podrška. Kupac može pretpostaviti da ćete, nakon postavljanja web mjesta, izvršiti izmjene i dopune besplatno. Izjava o opsegu trebala bi sadržavati podršku koju ćete pružiti i izričito izuzeti svaku podršku koju ne pružite.
Izjava o dobrom opsegu jasno iznosi sve pretpostavke, tako da možete biti sigurni da svi uključeni u projekt imaju na umu isti cilj. Kako projekt ide dalje, podsjećati ćete ljude na izjavu o opsegu da svi budu na istoj stranici. A kad završite, usporedit ćete svoje rezultate s izjavom o opsegu. Isporučit ćete sve što klijent želi i osigurati mu zadovoljstvo!
Vrijeme: Koliko će trebati?
Možda se čini jednostavno reći: "Mogu napraviti web stranicu za dva tjedna." Ali što to zapravo znači? Dobro planiranje i procjena vremena projekta puno je više od takve tvrdnje. Evo nekoliko pitanja koja treba razmotriti:
- Trud je ukupan broj sati koje ćemo raditi mi i naš tim.
- Trajanje je ukupno vrijeme koje će projekt trebati, od početka do kraja.
- Trajanje i trud nemaju jednostavan odnos. Na primjer, mogli bismo isporučiti prije s više ljudi koji istovremeno rade na istom projektu. Ili će nam možda trebati više vremena čekajući dostavu podataka od kupca ili zato što radimo na nekoliko projekata odjednom.
Ako radimo projekt koji je vrlo rutinski za nas i naš tim, možemo procijeniti vrijeme uspoređujući sa sličnim prošlim projektom. Ali pripazite da ne napravite pretpostavke o projektu. Pažljivo provjerite razlike u opsegu, jer mala razlika u opsegu može napraviti veliku razliku u vremenu. Na primjer, ako su sve vaše prethodne web stranice bile hostirane na jednom web hostu, a ovaj klijent želi da koristite drugi host, to može potrajati puno duže.
Postoje i neke druge vremenske zamke. Što ako klijent ne dostavi tekst za web mjesto na početku projekta? Što ako ne odobre vašu grafiku i stranice brzo? To bi moglo povećati trajanje projekta. I ako ne komunicirate vrlo jasno, klijent neće znati da je taj koji odgađa vlastiti projekt.
Cijena: Koliko će koštati?
Najjednostavniji plan troškova je vrijeme i materijali: sati rada pomnoženi s cijenom usluga, plus troškovi bilo kojih predmeta koje kupujete za klijenta. Često je i ovo dovoljno. No trebali biste također uključiti uvjete naplate i izjavu o načinu rješavanja prekoračenja troškova.
Kada vaš projektni plan uključuje opseg, vrijeme i troškove, postavite osnove. Je li plan gotov? Daleko od toga! Opseg, vrijeme i troškovi rezultat su dobrog rada, ne griješenja i rješavanja problema čim se dogode. Stoga moramo planirati i te čimbenike procesa .
Slika # 2: Željezni trokut podržava 6 procesnih čimbenika
Opseg možemo pružiti na vrijeme i u okviru proračuna samo ako upravljamo i sa šest drugih procesnih područja.
Šid Kemp
Presudni elementi velikog projektnog plana
Planiranje željeznog trokuta nije dovoljno. Ako planiramo i upravljamo samo opsegom, vremenom i troškovima, tada će stvari krenuti po zlu prije nego što to shvatimo. Nećemo uspjeti, isporučiti kasno ili ćemo potrošiti proračun. Zapravo, posljednji je put da je netko pomislio da je projektni plan s opsegom, vremenom i troškovima dovršen prije oko 50 godina.
Slika # 2 gore pokazuje kako Željezni trokut, tri čimbenika Rezultati (r), ovise o šest ostalih čimbenika Procesa (p). Osiguravamo uspješno postizanje rezultata na vrijeme i u okviru proračuna upravljajući sa svih devet čimbenika, gore opisana tri (r) čimbenika i ovih šest (p) čimbenika:
- Kvaliteta: Što ga čini dobrim?
- Rizik: Što može poći po zlu i što ćemo poduzeti po tom pitanju?
- Ljudski potencijali: Tko će raditi, a tko koji posao?
- Komunikacije: Kako ćemo ostati u kontaktu i ostati na istoj stranici?
- Nabava: Što ćemo kupiti i kako ćemo to dobiti?
- Integracija: Kako ćemo održati svih ovih devet područja zajedno i kako ćemo upravljati promjenama?
Sada možda nećete trebati iznijeti plan za svako od ovih devet područja. Ali trebate pitati trebate li iznijeti plan za svako područje. Svako područje koje treba plan, a ne dobije ga, temelji se na nagađanjima i pretpostavkama. Otprilike je vjerojatno da će uspjeti kao avion koji se drži zajedno sa žicom za spajanje i žvakaćom gumom. Dakle, evo kratkog vodiča za šest procesnih (p) područja dobro postavljenog plana upravljanja projektom.
Kvaliteta: Što ga čini dobrim?
Ključna pitanja: Koji su najvažniji dijelovi isporuke za kupca? Što bi ih oduševilo? Kako se pobrinuti da izvrsno odradimo te određene predmete?
Rizik: Što bi moglo poći po zlu? I što možemo učiniti s tim?
Najjednostavniji način za izradu plana rizika jest zapitati se: Što je pošlo po krivu zadnjih pet puta kada smo radili projekt poput ovog? Mogli bismo dobiti popis poput:
- Dostavljali smo kasno jer se nekome pozlilo.
- Klijentu su trebala tri dana da dostavi odobrenje za grafiku, a mi smo ih dobili u petak i morali smo raditi cijeli vikend da bismo završili.
- Klijent nam nije rekao lozinku za web stranicu i započeli smo s tri dana zakašnjenja.
- Klijent je volio web stranicu, ali nikada nije platio račun.
Zvuči li vam nešto od ovoga poznato? Pa, napravite vlastiti popis poput ovog, a zatim zapišite kako možete spriječiti problem, smanjiti šanse da se dogodi ili se s njim dobro nositi ako se dogodi. Evo rješenja za upravljanje za svaki od ovih rizika:
- Obučite dvoje ljudi u timu za obavljanje svih zadataka ili pozovite savjetnika da popuni prazninu u timu.
- Educirajte klijenta prije početka projekta, govoreći mu koliko brzo očekujemo odobrenja ili zahtjeve za promjenom, a to odgađanje od strane klijenta odgađa datum isporuke projekta.
- Napravite kontrolni popis svega što nam treba od klijenta, dostavite ga klijentu i ne započinjte projekt dok nemamo sve u ruci.
- Zahtijevajte kapara. Za klijente bez dokazane povijesti plaćanja zahtijevajte escrow.
Plan rizika može biti puno složeniji od ovog. U stvari, voditelji projekata za teške uvjete planiraju rizike koristeći statistiku! Ali ako ste sastavili popis rizika i planirali kako spriječiti ili riješiti svaki od njih, trčite daleko iznad prosjeka.
Ljudski potencijali: Tko je u timu i što će svaka osoba raditi?
Ovdje je najvažnije osigurati da imamo tim sa svim vještinama potrebnim za obavljanje posla. Ali, na velikim, složenim projektima, Projektno planiranje ljudskih potencijala može uključivati stvari poput zapošljavanja, zadržavanja, prekovremenih sati, rasporeda godišnjih odmora i sindikalnih pravila.
Komunikacije: Kako ćemo ostati u kontaktu i ostati na istoj stranici?
Većina projekata odgađa se jer se ključne odluke ne donose na vrijeme, a posao se zaustavlja. U filmu Aviator postoji scena o Howardu Hughesu, gdje on počinje poludjeti, a stotine radnika besposleno čekaju upute, dok Hughes pokušava odrediti pravi oblik džojstika. Nažalost, nama je projektima scena previše poznata, čak i kad nitko ne poludi!
Također sam vidio da projekt nije uspio jer su različiti članovi tima dobili različite verzije plana. Jednom smo odlučili odbaciti određeni modul s proizvoda i kupac se složio s tim. No, programeru to nitko nije rekao, a on je doslovno ostao budan cijelu noć pokušavajući da uspije. Ne trebam vam reći kako se programer osjećao sljedećeg jutra, kad smo mu rekli da je bez razloga ostao budan cijelu noć. Recimo samo da takve komunikacijske pogreške ne grade lojalnost! Uz lošu komunikaciju, polovica ekipe misli da izrađujemo konja, a druga polovica misli da izrađujemo magarca. Kad je projekt završen, imamo nešto s glavom konja i repom magarca, što čini da voditelj projekta izgleda poput stražnjeg dijela konja!
Dakle, komunikacija je ključna. A to je još istinitije u današnje vrijeme, kada se mnogi projekti rade putem weba, e-pošte i telefona. Često radimo s članovima tima koji žive u različitim vremenskim zonama i govore različite jezike. U tim je slučajevima komunikacijski plan ključan za uspjeh. Jednostavno pitajte svaku osobu kada i kako da je kontaktirate i zapišite smjernice za sastanke, razgovor i odobrenje ili zahtjeve za promjenom.
Nabava: Što ćemo kupiti i kako ćemo to dobiti?
Neki projekti nemaju potrebe za nabavom. Ako ništa ne kupujemo, ne iznajmljujemo ili ne iznajmljujemo i ne zadržavamo usluge podizvođača, možemo preskočiti ovaj odjeljak. Ali ako radimo bilo koju od ovih stvari, tada moramo uskladiti ugovore, pisma o dogovoru, osiguranje, poštivanje propisa i slično s planom projekta. Tako izlažemo plan nabave projekata.
Integracija
U izradi plana projekta, integracija ima dva značenja. Prvo je ovo: Moramo biti sigurni da su svi dijelovi plana povezani. Pretpostavimo da kupac zatraži dodatne stranice na web mjestu i mi se slažemo. Zatim dodamo deset sati rada. No, jesmo li ažurirali troškove kako bi odražavali promjene u opsegu i vremenu? Što ako se tih 10 sati računa kao prekovremeni rad, a prema pravilima ljudskih potencijala, moramo platiti vrijeme i pol? Svih devet područja međusobno se povezuje i, kad iznesemo plan projekta, moramo sve provjeriti.
Čak i ako sve provjerimo, to nije dovoljno. Projekti se mijenjaju u sredini, do. Dakle, drugi dio integracije dolazi nakon planiranja - to je upravljanje kontrolom promjena tijekom projekta kako bi se sve održalo na tragu.
Izložite svoj sljedeći projektni plan
Slijedeći korake u ovom članku, možete izložiti svoj sljedeći projektni plan. Ako ste već planirali projekt, vjerojatno ga možete znatno poboljšati, samo obraćajući pažnju na devet područja.
Institut za upravljanje projektima naziva ovih devet područja znanja u upravljanju projektima. Ali potičem vas da budete jednostavni. Zdrav razum je mnogo važniji u upravljanju projektima od znanja. Odvojite vrijeme za razmišljanje u smislu ovih devet područja kojima će trebati upravljati, a ono što smislite bit će sjajno.
Naravno, neki su projektni planovi puno lakši od drugih. Jedinstvenost projekta ključni je čimbenik: Što je projekt rutinskiji, to je lakše planirati. I naravno, veličina, složenost i pritisak za smanjenje troškova ili brzu isporuku, također zahtijevaju planiranje. Ako vam treba dodatna pomoć, možete pogledati moju knjigu Jednostavno upravljanje projektima ili provjeriti resurse dostupne na PMI-u.
Koristite svoj projektni plan svaki dan
Najveći razlog neuspjeha projekta je nedostatak dobrog plana. Čestitamo! Prošli ste taj problem. Sada ste spremni napraviti drugu najveću pogrešku, a to je baciti plan u ladicu, prionuti na posao i ne iskoristiti dobro svoj posao.
Kada vozite negdje gdje nikada prije niste bili, postavite li GPS u svoj automobil, a zatim ga zanemarite i samo vozite dok se potpuno ne izgubite. Naravno da ne!
Ipak, to je ono što treba previše projektnih menadžera. Korištenje vašeg projektnog plana svaki dan i svaki tjedan je poput slušanja vašeg GPS-a. Svaki dan neka vam plan kaže:
- što učiniti danas
- što dalje
- što reći svom timu
- kada kontaktirati svog kupca i što reći
- na koje rizike treba paziti te ih spriječiti ili upravljati
Svaki tjedan provjerite izvršeni posao prema vašem planu i riješite probleme koji se pojave. Ako samo pratite vrijeme i troškove prema rezultatima, otkrit ćete da ste zakasnili i pretjerali s proračunom. Ali ako pripazite i na šest procesnih čimbenika, uhvatit ćete probleme prije nego što vam popuše proračun, stvore velika kašnjenja i uvedu vaš projekt. S postavljenim dobrim planom na putu ste do uspjeha.