Sadržaj:
- Nemojte samo napustiti svoj posao, delegate
- Koje vrste stvari treba delegirati?
- Kome treba prenijeti zadatak ili zadatak?
- Planiranje
- Kretanje u tijeku
- Završavati
Nemojte samo napustiti svoj posao, delegate
Svima koji su novi na rukovodećem mjestu može biti važno naučiti kako učinkovito delegirati zadatke. Delegiranje vam omogućuje da razvijete zaposlenike, postignete više i učinite stvari koje ste postavili učinkovitijima.
U ranim fazama procesa delegiranje na podređenog može dugo trajati dok ih vodite i nadgledate, ali na kraju ćete uštedjeti vrijeme i frustracije jer steknete sve kompetentnije i uloženije zaposlenike koji vas mogu razriješiti dužnosti ne zahtijevaju vašu stručnost.
Ispravno delegirani zadaci također mogu motivirati zaposlenike, spriječiti dosadu i energizirati zaposlenike koji imaju slabije rezultate. Svakako, zaposlenici koji preuzimaju odgovornost za zadatak ili projekt više su uloženi u njegov ishod i vjerojatno će biti motivirani odgovornošću.
Učinkovito delegiranje, međutim, zahtijeva mnogo više od odbacivanja posla na druge. To je postupak koji zahtijeva da:
- pažljivo utvrditi koje vrste zadataka treba delegirati
- odrediti tko bi trebao preuzeti zadatak
- slijedite ih na dosljedan i podržavajući način kako biste osigurali njihov uspjeh
Koje vrste stvari treba delegirati?
U učenju kako delegirati posao, prvi je korak razumjeti kakve stvari treba uputiti drugima.
Postoje razni zadaci i zadaci koji se mogu na odgovarajući način delegirati.
- Svakako, zadaci koji ne zahtijevaju upraviteljevu razinu vještine ili oni koji zahtijevaju stručnost koju upravitelj ne posjeduje spadaju u one koji se mogu uzeti u obzir za preraspodjelu.
- U idealnoj situaciji stvari koje menadžer delegira zaposlenima trebaju ih motivirati ili naučiti. Jednostavno davanje zaposlenika dodatnog posla, koji im ne daje priliku za rast ili učenje, nije motivirajuće. Za neke zaposlenike to znači da im treba odgovornost za cjelokupni zadatak, dok je drugima koji rade na drugačijoj razini dovoljno preuzimanje odgovornosti za jedan aspekt projekta.
- Delegiranje zadataka koji samo stimuliraju zaposlenika također mogu biti dobri, jer dosada može biti razorna sila na poslu.
- Davanje zadataka koji su ukršteni treniraju iz sličnih razloga, a može vam pomoći u osiguravanju glatkog radnog mjesta.
Svaki zadatak ili zadatak koji je delegiran nekom drugom trebao bi biti specifičan po svom opsegu i nešto što vas dvoje možete izmjeriti kako biste znali kada je završen i koliko je uspješno izveden. Idealno bi bilo da se zaposlenik koji preuzme zadatak složi s tim da ga preuzme kao odgovornost.
Napomena: Ne smije se prenijeti nijedan zadatak koji zahtijeva rukovanje povjerljivim informacijama ili odlukama koje su odgovornost uprave; kao što su stvari povezane sa strateškim planiranjem, nadzorom nad proračunom, zapošljavanjem i procjenom.
Kome treba prenijeti zadatak ili zadatak?
Sljedeći korak u učenju delegiranja jest razumijevanje pojedinaca koji bi trebali dobiti dodijeljeni posao.
- Da bi zadatak ili zadatak bio uspješan, osoba koja ga preuzima mora imati na raspolaganju vrijeme da ga izvrši. Slomiti zaposlenika s nerazumnim očekivanjima osigurat će neuspjeh projekta i vjerojatno uništiti moral zaposlenika.
- Naravno, identificiranje zaposlenika s pravim vještinama i kvalifikacijama za posao jednako su važni. Na primjer, tražiti od zaposlenika s lošom komunikacijom da vodi grupni projekt vjerojatno je loš izbor.
- Iako je odabir nekoga sa vještinama koje su podudarne važne, dobro je imati i zadatak koji izaziva zaposlenika da postigne malo više.
- Općenito, zaposlenik će spremno preuzeti delegiranu dužnost ako osjeća da će od toga profitirati u karijeri dajući mu priliku da pokaže svoje talente, napravi korak više ili razvije traženu vještinu. To bi trebalo uzeti u obzir i prilikom odabira.
Planiranje
Kad odlučite koji zadatak ili zadatak želite dodijeliti i koji je zaposlenik najizgledniji kandidat, vrijeme je za razgovor kako biste postavili jasne ciljeve i postavili plan.
Jasno je da nadzornik mora razgovarati o:
- točno ono što traže od zaposlenika da preuzme,
- koji je opseg zadatka,
- zašto je zadatak kritičan
- što će zaposlenik dobiti preuzimanjem ovog posla; hoće li to biti razvoj novih vještina, veća plata ili samo zadovoljenje njihovog interesa u određenom području?
Da biste osigurali uspješan završetak projekta koji zadovoljava vaše zadovoljstvo, važno je:
- točno definirati što se želi postići
- što će predstavljati uspjeh
- opći vremenski okvir za završetak. Ako je zaposlenik tada spreman preuzeti zadatak, planiranje će biti sljedeća faza u procesu.
Učinkovito delegiranje od ove točke naprijed bit će usmjereno na sljedeću fazu planiranja. Dobar, dobro osmišljen plan osigurat će da zaposlenik zna:
- njihova očekivanja
- vremensko ograničenje
- opseg njihove odgovornosti
- svoju ulogu u zadatku
Vas dvoje trebali biste sastaviti plan koji definira:
- svi potrebni resursi (ljudi, oprema, materijali i slično) potrebni za zadatak
- određeni rokovi za završetak različitih faza projekta
- kako ćete vi nadgledati napredak.
Određivanje načina na koji će se pratiti napredak u ovom je trenutku presudno kako biste bili sigurni da je vaša uloga nenametljiva i očekivana. Može se sastojati od:
- redoviti raspored pisanih izvještaja
- kratki sastanci s usmenim ažuriranjima
- zapažanja
- ili neka kombinacija svakog
Također je važno biti siguran da zaposlenik koji preuzima odgovornost za posao ima aktivan glas u planiranju. Možda ne rade stvari onako kako biste ih vi radili, ali moraju imati određenu kontrolu nad načinom na koji se to radi, jer će oni biti osoba koja je barem djelomično odgovorna za ishod. Opet, oni ne prihvaćaju samo dodatni rad, oni prihvaćaju odgovornost.
Drugi važan dio preuzimanja odgovornosti je davanje potrebnih ovlasti. Na primjer, ako zaposlenik preuzme odgovornost za vođenje grupe na zadatku, grupa i bilo koje drugo povezano osoblje trebaju biti upoznati s novom voditeljskom ulogom. Od svih ostalih uključenih menadžera treba zatražiti da ih podrže i prepoznaju njihov autoritet u srodnim pitanjima.
Isto tako, zaposlenik mora unaprijed, u fazi planiranja, razumjeti ograničenja svojih ovlasti na projektu. Na primjer, ako treba kupiti materijale, oni moraju znati moraju li svi zahtjevi proći kroz upravitelja ili će njihova presuda biti posljednja riječ.
Kretanje u tijeku
Menadžer koji doista zna delegirati razumije da kad plan postoji, njihova dužnost nije daleko od izvršenja. Ozbiljna je pogreška puštanje zaposlenika na slobodu, propuštanje redovitog nadzora ili pružanje smjernica po potrebi. U konačnici, uspjeh je i dalje odgovornost nadzornog menadžera, iako svakodnevni posao leži na dodijeljenom zaposleniku.
S uspostavljenim planom, izvješća i ažuriranja trebaju se odvijati rutinski i bez ikakvih smetnji. Voditelj može izvršiti reviziju kroz planirane interakcije.
Ovisno o zadatku i zaposleniku, upravitelj može osigurati:
- ohrabrenje
- Povratne informacije
- opće smjernice
- pomoć u rješavanju problema po potrebi
Međutim, dodijeljeni zaposlenik treba biti usmjeren na razmišljanje o problemima i rješenjima, umjesto da se to proslijedi menadžeru. Menadžer bi trebao intervenirati samo kada je njihova uloga potrebna da bi se stekla suradnja, razradila pitanja šire prirode i slično. Općenito, menadžer treba djelovati kao trener i mentor.
Završavati
Na kraju zadatka važno je prepoznati događaj. Ako je projekt neuspješan, upravitelj će morati preuzeti odgovornost. Ako je zadatak bio uspješan, što obično i jest, tada bi trebalo biti javno priznanje za obavljeni posao.
Područja za razvoj mogu se utvrditi bez obzira na ukupni ishod. Oni mogu voditi buduće zadatke.
Kao što je prethodno rečeno, delegiranje može pomoći u obavljanju više posla, ali u konačnici bi također trebalo pomoći u razvoju i motiviranju zaposlenika. Na upravitelju je da:
- izvršiti odgovarajuće zadatke
- pažljivo planirajte
- redovito nadgledati
- osigurati uspjeh zadatka za pozitivno iskustvo
© 2009 Christine Mulberry