Sadržaj:
- Zašto je točnost važna
- Stručni svijet očekuje loše procjene
- Zašto su nam potrebne dobre procjene
- Uklanjanje pristranosti
- Savjeti za dobru procjenu
- Proces procjene i tehnike
- Dobra procjena - brzo
Naučite kako napraviti bolje procjene projekata - i to brže.
Canva
Zašto je točnost važna
Kao projektni menadžeri, često smo pod pritiskom da vrlo brzo i s premalo informacija kreiramo procjene. Još gore, pod pritiskom smo da kažemo ono što izvršni sponzori žele čuti: "Imam samo 15 000 USD za ovu nadogradnju baze podataka. Možete to učiniti, zar ne? I to također mora biti gotovo za dva mjeseca!"
Ipak, ako kažemo da, a to jednostavno nije moguće, to pogoršava stvari. Ne izgledamo baš dobro dva mjeseca i petnaest tisuća dolara kasnije kad se vratimo i zatražimo još deset tisuća dolara i još mjesec dana. Pa ipak, 3 mjeseca i 25 000 USD bilo je najbolje što je itko mogao učiniti, a to smo mogli znati i unaprijed.
Stručni svijet očekuje loše procjene
Nažalost, mnoge su se organizacije navikle prihvaćati niske procjene i računati da će većina projekata preći proračun i biti isporučena kasno. Prema Institutu za upravljanje projektima, 55% svih projekata ne donosi zadovoljavajuće rezultate. Postotak projekata koji daju zadovoljavajuće rezultate na vrijeme i prema proračunu je daleko ispod tog.
I projektni menadžeri su vjerovali da ne možemo napraviti realne procjene ili, čak i kad bismo to mogli, ne možemo to učiniti u roku koji nam je na raspolaganju. I, da možemo, šef to ne bi želio čuti.
Jednostavno rečeno, profesionalni svijet očekivao je loše procjene.
Zašto su nam potrebne dobre procjene
To znači da ćemo izgledati jako dobro ako budemo mogli dobro procijeniti. Bit ću iskren, predstaviti ih neće biti lako. Uvjeriti šefove da nam trebaju dobre informacije i dovoljno vremena da dobro procijenimo bit će izazov. Davanje realnih procjena značit će u početku predstavljanje većih proračuna projekata i duljih rasporeda - više argumenata. Ali pogledajte što se događa sa druge strane: Počinjemo isporučivati svoje projekte na vrijeme i u okviru proračuna - ili u zatvoru. I mi jedini to radimo.
To je zlata vrijedno.
Povez na očima gospođe pravde znak je njezine sljepoće na osobne planove, status, podmićivanje i druge elemente koji nas odvajaju od istine.
Vlastitim radom (Retuširano) putem Wikimedia Commons
Uklanjanje pristranosti
Prema procjeni, pristranost je pritisak koji nas navodi da dođemo do procjene koja je ili preniska ili previsoka. Dakle, prva stvar koju moramo učiniti je da želimo napraviti točnu procjenu. Sjetite se samo da se na kraju projekta želite osvrnuti i reći: Moja je procjena bila točno; moje je upravljanje bilo dobro i isporučio sam pravo na cilj.
Zapravo, jedan od načina razumijevanja pristranosti jest misliti da je to nešto zbog čega ste neprestano izvan cilja. U streličarstvu, bočni vjetar otpuhat će strelice s cilja u smjeru vjetra. To je pristranost. Predrasude nadoknađujemo svjesnim pritiska i odbijajući nas pustiti da nas odbacimo.
Evo nekoliko stvari koje bi nas mogle odbaciti i što učiniti sa svakom od njih:
- Potrebni ili nametnuti proračuni i izvještaji o raspoloživim sredstvima. Potreban ili nametnut proračun izjava je o tome što su sponzori projekta ili kupac spremni potrošiti. Izjava o raspoloživim sredstvima govori koliko novca ima u proračunu. Budite jasni da ništa od toga nema nikakve veze s procjenom. Ili nemojte znati taj iznos prije nego što procijenite (poput pravde slijepe dame na slici # 2) ili, ako ga znate, ostavite sa strane. Nakon što napravite realnu procjenu, možete predstaviti usporedbu procijenjenog proračuna i potrebnog proračuna.
- Željno ili ogorčeno razmišljanje. Ako nam se sviđa naš šef, htjet ćemo posao uklopiti u ono što on kaže da si može priuštiti. Ako mislimo da je naš šef nerealan, htjet ćemo tražiti dvostruko više. To su prirodne, ljudske reakcije susretljivosti ili ogorčenosti. Molim te, ostavi ih sa strane. Usredotočite se na profesionalni ponos koji dolazi sa stvaranjem realne i točne procjene posla koji treba obaviti te njegovih troškova i vremena.
- Želeći samo upotrijebiti kopiju stare procjene projekta. Nemojte jednostavno kopirati procjenu iz drugog projekta. Ako to učinite, bit će dvije pogreške. Prvo, ta procjena možda nije bila točna. Uvijek koristite točne izjave o stvarnim troškovima i rasporede, a ne prošle procjene. Drugo, ne postoje dva slična projekta. Čak i ako je vaš projekt vrlo sličan prošlom projektu, usredotočite se na razlike, a ne na sličnosti.
- Procjenjujući cijeli projekt kao samo jednu stvar. Ovo ne ide. Točne procjene grade se na detaljima. Razmislite koliko će koštati svaki dio projekta i koliko će trebati. Dobit ćete precizniju sliku. Također, ako je jedna stavka visoka, a druga niska, sve će se uravnotežiti.
Sada znate kako izbjeći pritiske koji stvaraju pristranost. Pogledajmo nekoliko savjeta za izvrsnu procjenu.
Prečesto se ljudi na poslu svađaju ne slušajući. Donošenje realnih procjena našim šefovima može biti izazov u vašoj korporacijskoj kulturi.
Tambako Jaguar (CC BY-ND), putem flickr-a
Savjeti za dobru procjenu
Evo nekoliko stvari koje možete učiniti da biste napravili sjajnu procjenu:
- Obavezno znajte što bi projekt trebao pružiti. Bez jasno definiranog opsega nemoguća je točna procjena.
- Dajte si što više vremena. Vaših prvih nekoliko procjena s novom metodom ići će polako. Nakon toga znat ćete koliko vam treba.
- Dobiti dobre informacije. Nemojte samo odzvanjati nekoliko e-mailova. Odvojite vrijeme za razgovor s ljudima, objasnite im što radite, pobrinite se da razumiju i razmislite o onome što tražite i dajte vam dobre informacije.
- Prvo se usredotočite na jedinstvene komade. Svaki projekt ima neke jedinstvene elemente. Prvo ih pažljivo procijenite. Tada možete kopirati stvarni proračun i rasporede iz prošlih projekata za dijelove koji su uobičajeniji.
- Ne izostavljajte ništa. Jednom kad se pristranost eliminira, najveće pogreške u procjeni nastaju jednostavno zaboravljanjem dijela projektnog plana.
Proces procjene i tehnike
U srednjem ili velikom projektu možemo stvoriti dvije procjene. Prva, ili rana procjena, vrši se nakon što imamo jasnu izjavu o opsegu, ali prije nego što se razradi točno u strukturi raščlambe rada. Rana procjena može se stvoriti usporedbom s ranim projektima, metodom kaširanja ili sofisticiranom (i skupom) tehnikom nazvanom Modificirani širokopojasni Delphi.
Nakon dovršetka WBS-a i popisa aktivnosti stvaraju se vrlo precizne procjene pomoću PERT-a, tehnike procjene i pregleda projekata. Odnos između procesa planiranja projekta i rane i kasne procjene detaljnije je opisan u Tehnikama procjene vremena i troškova upravljanja projektom: Pregled.
Gdje god se nalazite u procesu planiranja projekta i koju god tehniku procjene koristite, sve metode u ovom članku za sprečavanje pristranosti i olakšavanje procjene primjenjuju se.
Dobra procjena - brzo
Dok napravite prvih nekoliko procjena, sljedeći ćete put željeti postaviti stvari da to rade brže. Evo kako:
- Organizirajte i pohranite svoje podatke. Često ćete koristiti stvarne podatke iz prošlih projekata (rasporedi i proračuni). Provjerite je li dostupan, dobro organiziran i, ako je moguće, u standardnim formatima i dostupan za pretraživanje. Idealno bi bilo da bude u formatu iz kojeg je lako kopirati, kao što je baza podataka, proračunska tablica ili dokument koji se može uređivati, umjesto u dokumentu spremnom za ispis, kao što je PDF datoteka.
- Napravite popis kontakata. Otkrit ćete da su vam neki ljudi zaista od pomoći. Razumiju vrstu podataka koju želite. Neki će biti drugi voditelji projekata. Neki će biti računovođe. Neki će biti dobavljači koji će rado procijeniti na brzinu, u nadi da ćete kupiti od njih. Napravite popis kontakata ljudi koji vam posebno daju informacije o procjenama i zabilježite njihova područja stručnosti.
- Izradite predloške. Izradite vlastite predloške, obrasce i proračunske tablice. Ovo će sljedeći put učiniti stvari jako brzima. Svakako izbrišite sve podatke iz trenutne procjene iz vašeg predloška - ne želite da se uvlače pogreške. Imajući ove predloške također je jako lako osposobiti druge da vam pomognu da brže napravite procjene.
- Izgradite tim. Najbrži način provjere brojeva jest da jedna osoba pročita izvor, dok druga provjerava konačni dokument. Također možete podijeliti dijelove projekta, a radnici neka procijene vlastito vrijeme i troškove. Ovo je daleko preciznije i također potiče na vlastitu procjenu kako bi pokušali ispuniti ono što su rekli da mogu učiniti.
Na kraju, kada je projekt završen, usporedite ono što se zapravo dogodilo na projektu s vašom procjenom. Ako je vaša procjena bila ispravna, imate sjajan postupak. Ako je vaša procjena isključena - i to je u redu, ponekad će biti - onda uđite i saznajte zašto i ažurirajte predloške kako biste poboljšali svoj postupak.
Začas ćete postati brzi i precizni procjenitelj. Pa, ne, to nije točno. To je pristran hype. Vrlo brzo postat ćete brzi i precizni procjenitelj, a prije ako se potrudite!