Sadržaj:
- HR istrage kako bi se utvrdilo tko laže
- Korak 1: Prikupljanje informacija
- Atributi dobrog istražitelja
- Korak 2: Intervjuiranje svjedoka
- Kako intervjuirati svjedoke u istrazi na radnom mjestu:
- Korak 3: Dokumentiranje istrage
- Korak 4: Donošenje vjerodostojnosti
- Kada određujete kome vjerovati, uzmite u obzir:
- Još uvijek niste sigurni?
- Dodatna sredstva:
HR istrage kako bi se utvrdilo tko laže
To je čest problem na radnom mjestu: jedan zaposlenik podnosi žalbu protiv drugog zaposlenika tvrdeći da je prekršio neko ponašanje, poput seksualnog uznemiravanja. Poslodavac mora odmah poduzeti korektivne mjere kako bi izbjegao odgovornost. Netko iz odjela za ljudske resurse poslodavca mora istražiti da bi saznao što se stvarno dogodilo i postoje li osnovi za disciplinu. HR osoba intervjuira svakog zaposlenika kako bi saznala obje strane priče. Nema drugih svjedoka incidenta, a optuženi zaposlenik žestoko poriče da se bilo što dogodilo. Pa što sad?
Stručnjak za ljudske resurse može vjerovati da se malo više može učiniti kad se suoči sa scenarijem "rekao je, rekla je" poput gore navedenog. Nikada nije dobra ideja poduzeti disciplinske mjere protiv optuženog zaposlenika bez značajnih dokaza o krivnji. No ako je zaposlenik doista učinio nešto pogrešno, zatvaranjem istrage kao neuspješne i ne poduzimanjem daljnjih radnji, poslodavac riskira odgovornost za neprijateljsko radno okruženje. Izbjegavajte da vas uhvate u ovoj zabludi učeći nekoliko osnovnih tehnika istrage. Poslodavac koji provodi učinkovitu istragu na radnom mjestu bit će u boljoj poziciji da utvrdi tko govori istinu, a tko laže.
Korak 1: Prikupljanje informacija
Primarni cilj istrage je utvrditi valjanost prigovora kako bi poslodavac mogao ograničiti svoju odgovornost zaustavljanjem neprimjerenog ponašanja na radnom mjestu. Istražitelj bi trebao započeti stvaranjem popisa pitanja koja se istražuju, relevantnih dokumenata i drugih informacija koje treba pregledati te osoba s kojima će se razgovarati. Ovaj će se popis kasnije moći proširiti jer se otkriju nove informacije.
Zatim prikupite relevantne dokumente i zapise. Razmotrite koje bi informacije mogle biti relevantne za konkretne navode žalbe. Ako podnositelj pritužbe tvrdi da se nešto određeno ne dogodi na određenom mjestu i u određeno vrijeme, postoje li dokumenti koji bi optuženog zaposlenika smjestili na to mjesto u to vrijeme? Ako postoji kontrolirani pristup određenim područjima radnog mjesta, možda postoje sigurnosni zapisi koji pokazuju kada su ljudi ulazili i izlazili iz tog područja. (Takvi zapisi također mogu biti korisni za utvrđivanje prisutnosti potencijalnih svjedoka.)
Ostale relevantne poslovne evidencije mogu uključivati telefonske ili računalne zapisnike, vremenske listove, sigurnosne trake i izvještaje o troškovima. Istražitelj bi također trebao pogledati osobne dosjee podnositelja žalbe i optuženog, sve bilješke koje vode nadzornici zaposlenika, relevantne politike i postupci tvrtke, evidenciju o prethodnim pritužbama i svu dokumentaciju o navodnom incidentu, poput pisanih izjava svjedoka, ako je dostupno.
Pregledajte ove materijale prije razgovora sa bilo kojim zaposlenikom, jer unaprijed znano što dokumenti govore pomaže u utvrđivanju laži svjedoka i upotrijebite ih za pripremu pitanja za razgovor.
Atributi dobrog istražitelja
- Nepristranost kako u stvarnosti, tako i u percepciji zaposlenika koji se žali, optuženika i svih drugih zaposlenika koji bi mogli biti uključeni u istragu.
- Sposobnost objektivnosti i uskraćivanja presude dok se ne utvrde sve činjenice.
- Diskrecija i sposobnost održavanja povjerljivosti radi očuvanja integriteta istrage.
- Poznavanje važećih zakona i politika tvrtke.
- Dobre vještine slušanja.
- Sposobnost procjene dokaza.
- Netko tko bi bio dobar svjedok kad bi ga pozvali da svjedoči o istrazi i nalazima.
Korak 2: Intervjuiranje svjedoka
Dva su svjedoka s kojima se uvijek mora razgovarati: zaposlenik koji se žali i optuženi. Bez obzira na način na koji je podnositelj pritužbe prethodno podnio pritužbu, važno je da istražitelj obavi službeni razgovor kao dio istrage. Zamolite zaposlenika da opiše što se dogodilo, ali ne sugerirajte nikakve činjenice ili zaključke. Istražitelj bi također trebao projicirati nepristranost i prenijeti da poslodavac ozbiljno shvata prigovor.
Također je kritično dobiti optuženu verziju događaja. Započnite s općenitim pitanjima („Jeste li se vidjeli na poslu u petak?“ „O čemu ste vas dvoje razgovarali tog dana?“) I nastavite s konkretnijim pitanjima. Ako zaposlenik tvrdi da drugi laže, istražite sve moguće motive lažne tvrdnje. Budući da se istina uvijek nalazi negdje u sredini, istražite moguće pogrešne interpretacije.
U većini slučajeva nije dovoljno razgovarati samo s podnositeljem pritužbe i optuženim, pogotovo ako su njihove priče široko razilaze. Ostali potencijalni svjedoci su oni koji su identificirani uvidom u dokumente, osobe za koje je bilo koja stranka utvrdila da imaju znanje, nadzornici stranaka i suradnici. Ovaj se popis može proširiti na temelju informacija naučenih tijekom ranih intervjua.
Kako intervjuirati svjedoke u istrazi na radnom mjestu:
- Zapiši bilješke.
- Pitajte otvorena pitanja, a ne ona koja zahtijevaju odgovor da ili ne.
- Sjetite se pet pitanja kako biste saznali više o činjenicama: tko, što, gdje, kada, kako.
- Razlikovati neposredna zapažanja svjedoka i ona iz druge ruke.
- Ako svjedok ponavlja glasine, saznajte izvor informacija. Je li to došlo od podnositelja žalbe, optuženog ili nekoga drugog ili se temelji samo na glasinama i nagovještajima?
- Ne prihvaćajte zaključne izjave kao odgovore, potražite "zašto".
- Postavite dodatna pitanja.
- Postavljajte pitanja da biste potvrdili ili opovrgnuli druge informacije ili svjedoke - ali ne otkrivajte izvore.
- Pitajte postoje li popratni dokumenti ili netko drugi s relevantnim informacijama.
- Iscrpite sve načine istrage.
- Ostanite neutralni.
- Promatrajte fizičke i verbalne reakcije.
Korak 3: Dokumentiranje istrage
Preporučljivo je da na razgovorima bude prisutna druga rukovodeća osoba koja će podržati istražitelja i voditi detaljne bilješke. Bilješke ne moraju biti doslovno, već bi trebale obuhvatiti bit onoga što je svjedok rekao. Imati na raspolaganju drugu osobu koja će to učiniti, istražitelju se može usredotočiti na postavljanje pitanja i formuliranje sljedećih pitanja. Također, druga osoba pomaže izbjeći drugi scenarij, rekao je ona, ako svjedoci kasnije promijene svoje priče. Ovaj "nijemi svjedok" trebao bi imati reputaciju pouzdanosti i dobru pozornost na detalje.
Korak 4: Donošenje vjerodostojnosti
U nedostatku očevidaca, rješavanje prigovora na radnom mjestu često ovisi o odluci istražitelja koja je stranka, tužitelj ili podnositelj pritužbe, vjerodostojnija. Provođenjem temeljitog pregleda dokaza koristeći dobre istražne tehnike, istražitelj bi trebao biti u boljoj poziciji da donese takvu odluku.
Kada određujete kome vjerovati, uzmite u obzir:
- Kvaliteta dokaza: Činjenice su bolje od zaključaka; izravni dokazi su bolji od glasina. Uzmite u obzir udaljenost i vrijeme. Je li svjedok bio predaleko da bi imao jasan pogled? Prije koliko vremena su se događaji dogodili? Iskaz svjedoka trebao bi ostati interno dosljedan. Bilo koja odstupanja sugeriraju da svjedok može biti manje od istinit.
- Postoje li potkrepljujući dokazi: U nedostatku izravnih dokaza, prevladavanje posrednih dokaza može pokrenuti postupak protiv jedne ili druge strane. Razmislite je li priča svjedoka u skladu s dokumentacijom. Ako nema svjedoka samog incidenta, potražite izvještaje iz prve ruke o ponašanju strana neposredno prije ili nakon navedenog vremena. Istodobno opažanje podnositelja žalbe koji je plakao ubrzo nakon što se navodno dogodio incident podupire nalaz da se dogodilo nešto loše. Postoje li dokazi o sličnim incidentima u prošlosti? Ovo može uspostaviti obrazac ili praksu. Na kraju, razmislite trebaju li postojati potkrepljujući dokazi koji podupiru priču svjedoka. Ako svjedok tvrdi da je netko telefonirao, postoji li zapis o tom pozivu? Trebalo bi biti. Ako ne, razumno je pretpostaviti da nije bilo poziva.
- Interesi svjedoka: Ima li itko motiv lagati? Netko bez udjela u ishodu može biti vjerodostojniji od nekoga s nečim što može dobiti ili izgubiti. Izjave protiv kamata također mogu biti vjerodostojnije; sigurno je pretpostaviti da ljudi ne govore stvari da bi izgledali loše ako te stvari nisu istinite.
Još uvijek niste sigurni?
Ponekad, unatoč najboljim istražnim tehnikama, nalazi istražitelja doista nisu konačni. To ne znači da je poslodavac isključen. Poslodavac bi trebao ponoviti svoje politike i tražiti mogućnosti za preodgoj radne snage kako bi se spriječila buduća kršenja.
Dodatna sredstva:
- Kontrolni popis za poslodavce
prije otpuštanja zaposlenika Kontrolni popis poslodavca za procjenu potencijalne pravne izloženosti prije otpuštanja zaposlenika. Smanjite rizik od parnice zbog nezakonitog otpusta proaktivnim prepoznavanjem i rješavanjem pravnih rizika od otkaza zaposlenika prije poduzimanja radnje.
- Strategije za izbjegavanje zahtjeva
za odmazdom zaposlenika Zahtjevi za odmazdom zaposlenika su u porastu. Saznajte što predstavlja nezakonitu odmazdu i što poslodavci mogu izbjeći odgovornost.
© 2011 Deborah Neyens