Sadržaj:
- Zlatna pravila organizacije vašeg rada
- Zlatno pravilo: Rukujte sa svakom stvari samo jednom
- 1. opcija - napravite mali korak naprijed
- 2. opcija - delegat
- Što ako nemate "odgovarajuće mjesto"
- Ne trebate čuvati račune za kućanstvo
- Arhiviranje
- Što je s porezima?
Organizirani ured znači organizirani um. Čitajte dalje da biste saznali sjajne organizacijske savjete.
Canva.com
Možda smo smanjili količinu papira s kojim rukujemo, ali to nimalo nije olakšalo žongliranje svim konkurentskim zahtjevima našeg vremena. Zapravo je teže, jer "papirologija" dolazi u toliko različitih formata. Međutim, ako želite organizirati svoj posao, zlatna pravila i dalje vrijede.
Zlatna pravila organizacije vašeg rada
- Svakim papirom, e-poštom ili telefonskom porukom rukujte samo jednom
- Kad to učinite, pohranite je na odgovarajuće mjesto.
- Kad u potpunosti završite, spremite ga u arhivu ili ga arhivirajte.
Naravno, u stvarnom životu često je teško postići ove ciljeve. No, samo pokušavajući se držati pravila, znatno ćete si olakšati život.
Zlatno pravilo: Rukujte sa svakom stvari samo jednom
Kad ste zauzeti, primamljivo je staviti račun ili bilo što na stranu i reći da ćete "kasnije doći do njega". Stvarnost je takva, vi to već gledate, pa ste već prekinuti. Vremenski će biti učinkovitije učiniti nešto s tim, nego ga zatvoriti ili odložiti.
Znam, reći ćete, "ali moram otići u banku / doći na internet / otići u poštu kako bih platio ovaj račun, a to trenutno ne mogu učiniti." Razumijem to - ali ideja je otići što dalje do tog cilja, čak i ako je to samo mali korak.
1. opcija - napravite mali korak naprijed
Recimo da morate otići u poštu kako biste platili ovaj račun. U tom slučaju stavite račun u torbicu, tako da kad sljedeći put izađete u kupovinu, ne možete ga zaboraviti. Ili ako morate na internet, stavite račun uz računalo. Možda ćete imati ladicu za arhivu za "stvari koje treba obaviti" ili ćete račun jednostavno staviti na vrh tipkovnice, tako da ga nećete moći propustiti kad se sljedeći put prijavite. Ako je riječ o e-poruci ili poruci, premjestite je u mapu "to do" ili dodajte podsjetnik.
2. opcija - delegat
Ako netko ima nešto učiniti s dokumentom, to je definitivno vrijedan uzimanje nekoliko minuta za poziv ili e-mail na tu osobu odmah , bez obzira koliko si zauzet. To znači da dok ste zauzeti, druga osoba već radi na problemu - napreduje se.
Savjet!
Kad završite s dokumentom, ne ostavljajte ga tamo gdje ste ga dobili: steknite naviku da ga odmah odložite na njegovo mjesto.
Što ako nemate "odgovarajuće mjesto"
Ako nemate "odgovarajuće mjesto", onda organizirajte nešto odmah! Trebate "odgovarajuće mjesto" za predmete s kojima ste završili i odgovarajuće mjesto za predmete s kojima još uvijek morate postupiti.
To može biti jednostavno kao datoteka s koncertom (velika kartonska datoteka s nekoliko utora, bilo po jedno za svako slovo abecede, bilo s naljepnicama koje sami možete odlučiti). Čak i ako vam je samo kartonska kutija s natpisom "računi", druga oznaka "porez", pobrinite se da nešto imate.
Savjet!
Zapamtite, ponekad je "odgovarajuće mjesto" kanta za smeće. Ne trebate sve čuvati!
Ne trebate čuvati račune za kućanstvo
Ako ne vodite posao od kuće i ne trebate potražiti porez, ne morate zauvijek čuvati račune za kućanstvo. Računi za struju, plin i telefon mogu se baciti čim primite račun za sljedeći mjesec i možete vidjeti da su primili vašu uplatu. Jedini razlog zadržavanja računa za komunalne usluge je ako želite pratiti upotrebu, a mnogi vam dobavljači ionako mogu pružiti ove podatke na mreži ili na zahtjev.
Ako mislite da biste se možda željeli prijaviti za kredit u bliskoj budućnosti, zadržite šestomjesečne bankovne izvode jer banka može naplatiti njihovo ponovno tiskanje za vas. U suprotnom, nakon što provjerite izjavu i utvrdite da je točna, nema nikakve vrijednosti zadržati je, osim ako je potrebna porezniku. Isto se može odnositi na uplatnice - provjerite svoje lokalne porezne propise.
Arhiviranje
Kad završite s dokumentima, ali ih trebate čuvati, najekonomičnija su metoda omotnice.
Velike omotnice zauzimaju mnogo manje prostora od kartonskih mapa ili veziva u obliku prstena, tako da su prostorno najučinkovitiji način za pohranu dokumenata koje morate čuvati, ali rijetko ih trebate pogledati. I oni su jeftini! Omotnice možete spremiti u stari kovčeg ili u ukrasnu kutiju za odlaganje iz vaše dopisnice.
Kad završite s bilo kojim projektom, stavite sve u kovertu. Omotnicu s predmetom i datumom označite lijepim velikim slovima, debelom olovkom. Primjer može biti podnošenje zahtjeva za hipotekom - nakon što obavite sve papire, vjerojatno više nikada nećete pogledati dokumente, samo ćete platiti rate. Zato stavite sva pisma odvjetnika i bankovne dokumente u kovertu i odložite ih na sigurno mjesto.
Glomazne mape zauzimaju previše prostora
Što je s porezima?
Isto vrijedi i za porez. Podatke o godišnjem porezu morate čuvati nekoliko godina (provjerite svoje lokalne zahtjeve), ali vjerojatno ih više nikada nećete pogledati ako niste podvrgnuti reviziji. Stavite porez za svaku godinu u zasebnu omotnicu, označite ga i odložite.
Ako slijedite ovu rutinu, neće vam trebati velika količina prostora za pohranu aktivnih dokumenata, što će olakšati održavanje urednosti i arhiviranje novih stvari.
Savjet!
Neka vam postane navika pregledavati svoje datoteke na kraju svake financijske godine.
Na kraju svake godine očistite sve dokumente koji vam neće trebati u novoj godini - ili ih omotajte i odložite u spremište, ili spremite u kante. Učinite isto za svoje računalo.
Dokumente će biti lakše arhivirati i pronaći, a "aktivno" podnošenje neće zauzimati puno prostora.
Poredano!