Sadržaj:
- Pet bitnih elemenata za učinkovitu agendu
- Stvaranje i distribucija dnevnog reda
- Osnovni element 1: Zaglavlje dnevnog reda
- Bitni element 2: Cilj sastanka
- Osnovni element 3: Tijelo dnevnog reda (plan rada sastanka)
- Osnovni element 4: rasporedite vrijeme, zadržite vrijeme i postavite pitanje
- Osnovni element 5: Odgovor na hitna i kritična pitanja koja se pojavljuju
- Putokaz do uspješnih sastanaka
Otkrijte 5 bitnih aspekata učinkovite agende.
Canva
Pet bitnih elemenata za učinkovitu agendu
Kad bih vam rekao da postoji jedna jednostavna stvar koju biste mogli učiniti kako biste povećali prisustvo i sudjelovanje na svojim sastancima, preskočili biste to, zar ne? Pa, pripremite se za skok, jer tamo je jedna stvar koju mogu provesti odmah da će učiniti svoje sastanke učinkovitiji i produktivniji: Napravite plan s ovih pet osnovnih elemenata i produktivnost sastanak će se dramatično povećao.
Stvaranje i distribucija dnevnog reda
Kao i većina vas, i ja sam preplavljen papirologijom i ponekad se osjećam kao da trebam objaviti rat na bijelom papiru i ispisati bilo koju drugu boju kako bih mogao pronaći ono što tražim kad to tražim. To je rečeno, dnevni red nije mjesto za štednju. Veći dio svoje proizvodnje možemo preusmjeriti na elektronički format i e-čitače, ali kad je riječ o dnevnom redu, stvaranje i distribucija tiskanih primjeraka na sastancima toliko je kritično da uvijek napravim dodatne primjerke za osobnu distribuciju i ponovno distribuciju - pošaljite kopiju dnevnog reda prilikom internetskog sastanka.
Zamislite dnevni red kao putokaz koji biste koristili prilikom planiranja putovanja - komponente su iste i morate znati sljedeće informacije:
- Tko ide s vama, kada i u koje vrijeme odlazite i odakle?
- Zašto ideš?
- Kamo idete, koje ćete orijentire ili prekretnice koristiti za mjerenje napretka naprijed?
- Koliko vremena imate do tamo?
- Što se događa ako udarite u rupu i imate stan?
Svako od ovih pitanja odnosi se na bitan element pri stvaranju učinkovite agende. Pogledajmo svaki element.
Osnovni element 1: Zaglavlje dnevnog reda
Glavna svrha zaglavlja je brzo prepoznati sljedeće:
- Entitet, organizacija ili odbor koji saziva sastanak
- Naziv saziva; je li ovo odbor, savjetodavna skupina, odbor
- Koji je datum i vrijeme zakazanog sastanka za početak i kraj
- Mjesto sastanka
Iako bi moglo biti lako pretpostaviti da, ako se ljudi pojave na sastanku, moraju znati mjesto i vrijeme, međutim, ovi podaci zaglavlja počinju služiti kao temelj za sljedećih nekoliko elemenata, a također stvaraju organizacijsku arhivu kako bi proglasili da sastanak se zaista dogodio u odgovarajući datum, vrijeme i mjesto - skidajući teret sa svih sudionika da se moraju sjetiti ili se pokušati prisjetiti kada su točno odlučili nešto poduzeti kada su ispitani.
Zaglavlje uzorka moglo bi izgledati ovako:
Lokalna udruga za brigu o djeci
Mjesečni sastanak odbora direktora
15. travnja 2014. 1:00 - 2:00
Narodna knjižnica
Radije centriram zaglavlja dnevnog reda, ali i obrazloženje slijeva (tamo gdje su sve riječi poredane s lijevom marginom) također djeluje. Koju god opciju odabrali, koristite isti format za svaki sastanak te vrste. Dosljednost započinje dnevnim redom.
Sudionici vašeg sastanka cijenit će vitalne informacije o sastanku na jednom mjestu, na njihovom dnevnom redu, tako da ne moraju tražiti onu salvetu ili papir na kojem su zabilježili sljedeći sastanak. Postoji i razina vjerodostojnosti koju zaglavlje prenosi, inkluzivno je, informativno i službeno i počinje postavljati temelje da će se ovaj sastanak shvatiti ozbiljno i da neće biti gubljenje vremena.
Često me pitaju tko bi trebao izraditi dnevni red i poslati ga, a taj je odgovor potpuno drugačiji članak, ali kratki je odgovor da osoba koja je odgovorna za sazivanje sastanka treba poduzeti inicijativu za sastavljanje pet elemenata o kojima se raspravlja u ovome članak. Netko drugi može već biti delegiran ili dodijeljen da stvarno ukuca ili pošalje dokument, ali sadržaj dnevnog reda mora biti u rukama osobe odgovorne za omogućavanje sastanka.
Bitni element 2: Cilj sastanka
Cilj sastanka je odgovor na pitanja: „Zašto se sastajemo? Što se nadamo postići? "
Na samom početku dnevnog reda navedite svrhu sazivanja ovog sastanka. Odgovarajući na pitanje „zašto se sastajemo? Što se nadamo postići? " na početku dnevnog reda pomaže usmjeriti i održati grupu usredotočenom pogotovo ako stvari počnu izmići kontroli. Ako je sastanak redovito planirani mjesečni sastanak, napišite to na dnevnom redu, ako se sastajete kako biste razgovarali o događaju, pitanju ili temi - navedite te detalje. I na kraju, ako vaša organizacija ima izjavu o misiji, obavezno navedite izjavu o misiji na ovom mjestu na dnevnom redu kako biste ostali fokusirani.
Ako je svrha sastanka zapisana na dnevnom redu, voditelju i svim sudionicima omogućuje priliku da preusmjere razgovor koji je preusmjerio na drugu temu. Sjajna je navika pročitati svrhu sastanka i izjavu o misiji prije početka sastanka kao potvrdu da ozbiljno razmišljate o onome što planirate postići i da postoji plan. Sudionici neće bez razmišljanja raspravljati ili ogovarati ili dijeliti nepovezane priče ako imaju smisla ili ako se stvari kreću u tom smjeru, jednostavan je zadatak preusmjeriti razgovor oko dotične svrhe.
Iz organizacijske arhivske perspektive, navođenje svrhe sastanka stvara postupak pismene dokumentacije za osvrtanje na onome na čemu ste radili kada je zaista korisno kada planirate sličan događaj ili se pokušavate sjetiti kada ste nešto učinili. Navođenje svrhe sastanka također vam pomaže da procijenite postignuća i napredovate na napretku sastanka.
Uzorak izjave o svrsi dnevnog reda sastanka:
Cilj: Sastati se kako bi planirali trening vodstva
Pisanje svrhe sastanka jednostavno je kao i odgovor na pitanje: "Zašto se sastajemo?" Ako na to pitanje nema odgovora ili je odgovor "Ne znam", nemojte zakazivati sastanak ili ga otkazivati ako se radi o sastanku koji se ponavlja. Vrijeme je previše dragocjeno da bi se mogao sastajati radi sastanaka.
Osnovni element 3: Tijelo dnevnog reda (plan rada sastanka)
Ovo je meso sastanka, ono što treba postići tijekom sastanka, navesti prvo vremenski najosjetljivije, a zatim najkontroverznije ili dugotrajnije, a zatim manje osjetljive i slabe stavke i završiti s papirom parkiralište.
U sljedećem elementu (# 4) govorit ću o tome koliko vremena treba posvetiti svakom od ovih područja, zato nemojte paničariti kad na vrhu dnevnog reda vidite dugotrajna pitanja - nema opravdanja da ne prolazak kroz zauzeti dnevni red u jednom satu. Ne samo da sat vremena predstavlja količinu vremena koje ljudi obično mogu donirati ili potrošiti na jednu grupu, već naši rasponi pažnje mogu podnijeti samo toliko. Učinkoviti sastanci s visoko produktivnim ishodima u jednom satu nisu samo mogući, već su to i norma u jednom satu, ako se svi ovi elementi koriste.
Najveća odgovornost voditelja u vođenju djelotvornog i djelotvornog sastanka koristeći ove elemente je u prikupljanju sadržaja za dnevni red sastanka, a zatim davanju prioriteta raznim dijelovima. To se može učiniti na razne načine, najdraže mi je poslati najavu sastanka najkasnije 2 tjedna prije sastanka svima koji su odgovorni za prisustvovanje i zatražiti od njih povratne informacije o bilo čemu o čemu bi željeli razgovarati cilju ili su imali bilo kakve informacije s prošlih sastanaka o kojima bi željeli ažurirati grupu.
- Korisni savjet - Najava sastanka uključuje sve informacije iz bitnih elemenata # 1 i # 2, zaglavlje i cilj.
Ako znate teme o kojima će se izvještavati ili imate neka standardna izvješća koja su potrebna ili željena za vašu grupu, dodajte svaku od tih točaka na dnevni red, kao i sve točke s posljednjeg sastanka koje nisu riješene. Za ove vrste problema koristim parkiralište za papir.
- Korisni savjet za vođenje uspješnih sastanaka - ne trebate rješavati svaki problem na dnevnom redu, jednostavno započnite raspravu i kad vas dijeli nekoliko minuta od predviđenog vremena, predložite da se područja koja ostaju neriješena ili u prepirci ponovno pregledaju na sljedećem sastanku i da ljudi istražuju ili razmišljaju o strategijama i opcijama za kretanje kroz problem. To će funkcionirati samo ako problem namjerno postavite na parkiralište, a zatim ga postavite kao prioritet na sljedećem sastanku i zapravo ponovno posjetite temu. Čak i ako je tema i dalje sporna ili dugotrajna pri ponovnom susretu, treba je ponovno posjetiti ako kažete da će se ponovno posjetiti, čak i ako je treba vratiti na parkiralište ili zakazati sastanak posvećen rješavanje jedne teme ili problema.
Sad sastavimo tijelo dnevnog reda (plan rada sastanka):
Ako je skupina ona koja mora slijediti Robertsov pravilnik o redu ili neka druga načela organiziranja, svaka od tih komponenata mora biti uključena u dnevni red. Primjeri tih točaka mogu obuhvaćati: Poziv za narudžbu, Prozivka, odobrenje dnevnog reda, čitanje zapisnika s prethodnog sastanka, odobravanje zapisnika s prethodnog sastanka, predsjedničko izvješće, izvještaji osoblja, novi poslovi, stari poslovi, datum sljedećeg sastanka, prekid.
Možda će biti i drugih potrebnih elemenata u tijelu vašeg dnevnog reda, stoga budite sigurni da ste potvrdili sve propise koji se odnose na vašu određenu skupinu prije nego što napravite neke značajne promjene, međutim, ugradit ću većinu tih elemenata, samo malo drugačijim redoslijedom i dodajte nekoliko elemenata. Idealno tijelo za dnevni red uključuje sljedeće točke ovim redoslijedom:
- Poziv za narudžbu (2 minute)
- Sazivanje sastanka po narudžbi, u zakazano vrijeme i čitanje svrhe sastanka
- Dobrodošlica i uvod (5 minuta)
- Svatko navodi svoje ime, ulogu na sastanku i nešto drugo bitno za svoju odgovornost u organizaciji ili na sastanku
- Održavanje domaćinstva (5 minuta)
- Pregledajte format i radna pravila sastanka
- Potvrdite datum i vrijeme sljedećeg sastanka prije nego što uđete u meso sastanka
- Pregled dnevnog reda (2 minute)
- Pitajte ima li netko što dodati
- Odobrenje zapisnika s prethodnog sastanka (3 minute)
- Potvrdite da su zapisnici sa sastanka distribuirani, pregledani i zatražite promjene ili ispravke
- Odobrite po potrebi ili po nalogu upravnog odbora za koji ste odgovorni
- Izvještaj predsjednika (5 minuta)
- Iskoristite ovo vrijeme da se svi usredotoče i usredotoče na zadatak i tako mogu podijeliti da imamo puno posla ili da imamo posebnu stvar na koju moramo djelovati, dobrodošlicu novim članovima u odbor itd., Nekoliko minuta koje voditelj treba da postavi ton, to će sastanak teći uglađenije - ovaj dio trebao bi potrajati samo nekoliko minuta.
- Izvještaj osoblja (5 minuta)
- To je područje u kojem vidim da se mnogi sastanci pokvare, ako postoji osoblje koje se treba prijaviti grupi, radite s tim osobljem kako biste izvijestili samo informacije ključne za zadatke tijekom tog sastanka.
- Sva izvješća osoblja koja preispituju rad organizacije trebaju biti napisana i distribuirana prije sastanka.
- Učinkovito izvješće osoblja ne bi trebalo biti dulje od 5 minuta, ako izvještavaju o problemu ili temi o kojoj se raspravlja tijekom sastanka, tada bi te podatke trebali prijaviti za to vrijeme (novi ili stari posao).
- Ako nemate osoblje, onda to nije problem, međutim, ista se stvar događa kada odbori izvještavaju, pa se sljedeće obraćam odgovarajućem izvješću odbora.
- Izvještaji Stalnog odbora, tj. Financije, osoblje, itd. (2 izvješća u trajanju od 5 minuta - 10)
- Izvješća Stalnog odbora mogu biti trak postojanja učinkovitog sastanka, zato imajte na umu ove strategije prilikom stavljanja izvješća stalnog odbora na dnevni red:
- Većina izvještaja stalnog odbora može se predstaviti u pisanom obliku, a idealno je i prije vremena, ako se izvješća ne mogu distribuirati ranije od datuma sastanka, neka su već sabrana i u paketu sa svim ostalim stvarima koje će se distribuirati tijekom toga sastanak.
- Ako se odnosi na izvješće, osoba koja izvještava treba istaknuti samo stavke na koje grupa treba djelovati na tom sastanku, a ako izrađuje usmeno izvješće - jedine stavke na koje treba izvijestiti su one na koje će skupina djelovati (odlučujući o) tijekom tog sastanka.
- Ako odbor ima nove informacije za izvješćivanje grupe o nečem novom - na njih treba ući u New Business, međutim, na njih se može uputiti tijekom izvješća odbora, kao što je "tijekom novog poslovanja preporučit ćemo novi način plaćanja." ali to je opseg izvještavanja - ako ljudi žele znati više, trebali bi sjediti u tom odboru.
- Većini stalnih odbora trebalo bi dodijeliti 5 minuta za izvještavanje, a ako osim pismenog izvještaja nema izvještaja (posebno ako nemaju ništa novo za izvještavanje na osnovu čega vaša grupa treba djelovati), u redu je za prosljeđivanje.
- Za učinkovite i produktivne sastanke zabavljajte samo one poslove na kojima grupa ima potrebu djelovati ili donijeti odluku. Ažuriranja i pozadina informacija mogu se predstaviti u pisanom obliku prije vremena ili distribuirati na sastanku radi pregleda prije sljedećeg sastanka.
- Old Business (s parkirališta na prethodnim sastancima) (2 akcije @ 5 minuta - 10)
- Vremenski ograničena rasprava, izvještavanje i radnje na poslovima koje nisu riješene na prethodnim sastancima.
- Budite sigurni da kao voditelj sastanka znate sve o čemu će se razgovarati tijekom tog vremena i hoće li to biti informacija ili radnja (potrebno je glasovanje ili odluka).
- Budite spremni vratiti problem na parkiralište ako je nakon dodijeljenog vremena očito da skupina još nije spremna za djelovanje.
- U pravilu, kada problem izađe na parkiralište na više od 4 sastanka, i / ili oko njega postoje značajne emocije ili energija ili je znatno složen - zakazujem sastanak da počne raditi upravo kroz to problem. Ako zajednica odgovara na hitno pitanje koje ima neke od prethodno spomenutih komponenata, tada će biti koristan poseban, posvećeni sastanak.
- Za svaku točku dnevnog reda u novom poslu ne bi trebalo biti dodijeljeno više od 10 minuta.
- Novo poslovanje (2 akcije @ 5 minuta - 10 minuta)
- Novo poslovanje je bilo koja stavka ili problem koji proizlazi iz odbora, osoblja ili skupine koja zahtijeva radnju ili odluku okupljene grupe.
- Najučinkovitiji način bavljenja novim poslom je trijaža stavki kojima će se najprije baviti najsloženiji i dugotrajniji i ograničiti vrijeme uvođenja
- Poanta novog posla je predstaviti temu, utvrditi koje će informacije ili resursi biti potrebni za napredak, a zatim pružiti potrebne informacije prije sljedećeg sastanka na kojem će se problem sada pojaviti kao Old Business
- Obično dajem 10 minuta za novu poslovnu stavku, osim ako grupa koja iznese problem nije spremna pripremiti grupu prije vremena kako bi svi došli na sastanak spremni za djelovanje.
- Parkiralište (3 minute)
- Ovo je područje dnevnog reda mjesto na koje idu pitanja koja trebaju daljnje razlučivanje, izvore ili informacije dok se na sljedećem sastanku ne pojave kao Old Business.
- Upravo je zbog te točke dnevnog reda presudno da svi imaju pisanu kopiju, mogu popuniti prazna mjesta na parkiralištu i koristiti ih za bilješke o tome što im je potrebno za donošenje odluke o određenoj temi ili problemu.
- U ovom ćete vremenskom terminu pregovarati gdje, kada i kako postupati sa svakom stavkom)
To su komponente učinkovitog plana rada za sastanak, inače poznat kao dnevni red. Važna značajka svih koji imaju vlastiti pisani primjerak je da mogu pratiti koliko su putnici na putovanju. Svaka točka dnevnog reda može se označiti kad je dovršena i prekretnica se tek aktivira. Kad smo već kod otkucavanja…
Satovi, mjerači vremena, zvona i palice za razgovor pomažu voditelju da osigura da će sastanak teći i započeti i završiti na vrijeme
Kathy Stutzman
Osnovni element 4: rasporedite vrijeme, zadržite vrijeme i postavite pitanje
Dodjela i zadržavanje vremena, uključujući početak i završetak na vrijeme, jednostavno je pitanje poštovanja. Pravovremeni sastanci pokazuju da je vrijeme sudionika dragocjeno. Dodijelite maksimalno vrijeme za svaku pojedinu točku dnevnog reda i pridržavajte je se. Iako se neki ljudi možda neće osjećati ugodno s „postavljanjem pitanja“, ovo je jedan od najkritičnijih elemenata produktivnog sastanka.
Budući da je ovo tako presudno, volim se s tim zabavljati i imati svjetsku reputaciju svojih pravovremenih sastanaka, možete pročitati da poštujem ljude s kojima se susrećem. Evo nekoliko zabavnih načina kako održati sastanak na vrijeme:
- Upotrijebite timer i postavite ga na početak svakog izvješća,
- Počnite i završite na vrijeme bez obzira na sve. Ako nisu svi tamo, ne kružite okolo kako biste sabrali sve što su propustili, to je njihova odgovornost. Kako se sastanak bliži vremenu koje treba obaviti, a čini se da još uvijek ima mnogo toga što treba učiniti, anketirajte grupu da biste vidjeli postoji li nešto što POTREBUJE radnju prije završetka i premjestite je na vrh rasprave - sve ostalo može idite u obliku pismenog izvještaja ili pričekajte do sljedećeg sastanka.
- Imam vrlo veliko zvono koje donosim i postavljam za glavni stol - poznato je da ga zvonim kako bih pokrenuo stvari ili sazvao skupine koje su se podijelile u manje skupine za daljnju raspravu, a svako malo naletim na nekoga koji jednostavno ne želi prestati razgovarati i ljubazno će pozvoniti da ponovno sazove grupu.
- Dajte izvještaje i zadatke za čitanje prije vremena kako se vrijeme ne bi koristilo za čitanje i pripremu sastanka.
- Pregovarajte s drugima koji trebaju izvijestiti o vremenu koje im treba ako netko drugi naznači da mu treba više vremena.
- Ako postoji jedan problem kojem doista treba puno više vremena, zakažite odvojeni sastanak kako biste se upuštali u složenija pitanja i izvijestili kasniju grupu.
- Upotrijebite palice za razgovor ili mikrofone kako biste svima dali priliku da govore.
Razvijanje reputacije za početak i završetak na vrijeme, kao i kontrola vremena predviđenog za prelazak na posao, osigurat će ljudima da prisustvuju i sudjeluju na sastancima koje vi vodite. To je jedan od najjednostavnijih načina da se kaže: "Poštujem vas, vaše vrijeme i vaš doprinos ovom sastanku."
Osnovni element 5: Odgovor na hitna i kritična pitanja koja se pojavljuju
Neizbježno će se tijekom sastanka pojaviti kritična hitna situacija, a planiranje toga na dnevnom redu izuzetno je važno za postizanje učinkovitog i produktivnog sastanka. Ili netko tko je "stručnjak" želi svjedočiti o svom znanju ili strastveno apelirati na nešto izvan teme ili s vremenom. Fleksibilni voditelj služit će se parkiralištem na kojem će "parkirati" kontroverzno, emocionalno ili složeno pitanje. Svi programi koje kreiram uključuju značajku parkirališta.
Bez obzira na ozbiljnost problema, sve se može parkirati, čak i ako je privremeno, dok sastanak ne završi ili dok se ne može organizirati novi poseban sastanak. Činjenica da postoji mjesto za parkiranje teških problema stvara dozvolu bilo kojem sudioniku da utvrdi da će se tema ili problem vremenom odvijati i trebati daljnju pažnju na drugom sastanku.
Vjernost parkirališta bit će onoliko dobra koliko je pažnja posvećena istjerivanju tih problema s parkirališta i na drugi prikladniji ili pravovremeni sastanak, pa da bi se osiguralo da je ovo učinkovit alat, mora se koristiti, mora se koristi dobro i mora se dosljedno koristiti - tada će to biti učinkovita strategija za produktivne sastanke.
Ako vodite sastanke ili sudjelujete na sastancima, ovih 5 bitnih elemenata za izradu izvrsne mape pomoći će vam da vas odvede do vašeg konačnog odredišta; sastanak na kojem se svi osjećaju cijenjenima, čuti i angažiranima. To je moguće prvo izrađivanjem dnevnog reda, ali i distribucijom, a zatim slijeđenjem ovdje navedenih elemenata; rezultati će biti brzi i uskoro ćete vidjeti povećanje posjećenosti i sudjelovanja. Ako se iznenada nađete usred "ad-hoc" sastanka, zaustavite grupu i brzo izradite dnevni red kako ne bi postao trač-fešta, osim ako je naravno riječ o seji mozga; a to je drugi članak.
Kao i uvijek, radujem se povratnim informacijama o strategijama koje su vam bile korisne i smislene u stvaranju veza među ljudima.
Dobar dnevni red vodit će vas poput putokaza do postizanja uspjeha, povećanja produktivnosti i učinkovitosti
Kathy Stutzman
Putokaz do uspješnih sastanaka
Karta puta | Element dnevnog reda |
---|---|
Tko ide s vama, kada, u koje vrijeme i odakle odlazite? |
Zaglavlje dnevnog reda |
Zašto ideš? |
Cilj / svrha sastanka |
Gdje ideš? Koje su prekretnice i znamenitosti? |
Tijelo dnevnog reda (zadaci) |
Koliko vremena imate do tamo? |
Dodijelite vrijeme svakom zadatku dnevnog reda |
Što se događa ako udarite u rupu i imate stan? |
Parkiralište |