Sadržaj:
- Što je zahtjev za prijedlog (RPF)?
- Format poslovnog prijedloga
- Primjeri naslovnih stranica i karakteristike
- Poželjni elementi na naslovnoj stranici
- Dizajn naslovne stranice
- Predložak naslovne stranice
Pregledavajući Internet, primijetio sam da se niz izraza koristi naizmjenično s "naslovnom stranicom" što može stvoriti zabunu. Naslovnica, naslovna stranica i naslovno pismo različiti su predmeti koji se koriste u različite svrhe.
Naslovnica je ono što prethodi dugom izvješću neke vrste - poput prijedloga ugovora ili projekata, prijedloga bespovratnih sredstava ili poslovnih izvješća - a postupak dizajniranja u osnovi je jednak za svaki. U ovom slučaju, poslužit ću se primjerom prijedloga ugovora (ili ponude) napisanog kao odgovor na "Zahtjev za prijedlog" koji je postavila vladina agencija (ne-APA stil).
Naslovnica dizajnirana za (ne stvaran) prijedlog - za pripremu priručnika s uputama o provođenju revizija sustava navodnjavanja. Imajte na umu koliko fotografija dobro ilustrira projekt, ali ne dominira.
Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (obje)
Što je zahtjev za prijedlog (RPF)?
RFP je detaljan dokument, koji obično objavljuje vladina agencija, a koji javnosti daje do znanja da imaju projekt za koji žele dati ponude. Dobro napisan RFP opisuje cilj kojem agencija teži, razlog projekta, njegovu pozadinu i detalje o tome što žele učiniti.
Ako prijedlog pišete kao odgovor na RFP, važno je da ga napišete istim redoslijedom koji agencija traži. Ako to ne učinite, agencija će to odbaciti. Zašto? Oni to vide kao ponuđača koji ne želi pristupiti potrebama agencije, što znači da mogu očekivati probleme tijekom ugovora, ako ste vi odabrani. Međutim, postoji standardni način na koji se većina prijedloga organizira.
Format poslovnog prijedloga
U standardnom poslovnom prijedlogu dokument prilažu prednja i stražnja naslovnica. Prednja je naslovnica poput naslovnice časopisa s grafikom, lijepog dizajna, s ključnim informacijama i otisnutom na kartonu.
Zaista velik prijedlog mogao bi imati naslovnu stranicu koja, ako je zatraži, ide samo unutar naslovnice. Naslovna stranica trebala bi biti gotovo ili samo tekst, obično tiskan crno-bijelo u lako čitljivom formatu, s istaknutim naslovom prijedloga.
Slijedi ili izvršno pismo tvrtke ili sadržaj (TOC), ovisno o redoslijedu koji RFP traži. Zatim dolazi ostatak sadržaja, uz svaki odjeljak i broj stranice navedeni u TOC-u. Stražnji poklopac proširuje osnovnu shemu boja prednjeg dijela, ali nema puno više.
Stražnji poklopac slijedi shemu boja, ali je minimalan. Jedini tekst na ovoj naslovnici je naziv i adresa tvrtke. To bi mogao biti srodni citat neke vrste, ovisno o vrsti izvještaja.
Primjeri naslovnih stranica i karakteristike
Naslovna stranica prijedloga prva je stvar koju će netko vidjeti od vašeg prijedloga. Mora odražavati ono najbolje što jeste i biti prepoznatljiv. Dobra naslovnica ima sljedeće osobine:
- Izgleda uredno i čisto.
- Komponente su informativne i dobro organizirane, ali prilično jednostavne.
- Izgled je atraktivan na način koji odražava tvrtku ili projekt.
- Tekst uključuje naziv vaše tvrtke, adresu i logotip, naziv prijedloga, datum dospijeća i kome prijedlog ide.
Primjere u nastavku dizajnirali su vodovodi ili vladina tijela povezana sa State Departmentom za vodne resurse. Svi su pokrivali zahtjeve za isplate bespovratnih sredstava za projekte zaštite voda ili obnove. Kao što vidite, međusobno se vrlo razlikuju. Svaka ima svoje snage i slabosti.
Prvi primjer iz grada Uppland prilično je dobro postavljen i nosi većinu potrebnih informacija. Međutim, nije baš atraktivno imati crno-bijeli logotip Uplanda kao jedinu grafiku. Moglo bi imati koristi od približavanja čitavog teksta, tako da ima više praznog prostora oko rubova. Logotip i drugi okvir za tekst mogli bi se malo približiti imenu grada, pa čine veliku skupinu. Također treba datum slanja, koji bih dodao na kraju 2. tekstualnog okvira.
Drugi primjer, iz okruga za obranu od poplava u okrugu Riverside, koristi grafički logotip županije kao grafiku - dobro postavljen i proširen. Maleni tekst gore gore je datum podnošenja prijedloga. Prvo glavno polje za tekst izgleda pomalo neugodno s retkom kratkih godina nakon kojeg slijedi duga linija programa dodjele, a zatim opet kratki retci. To bih promijenio na nekoliko manjih, ali učinkovitih načina:
- Pomaknite datum predaje neposredno ispod riječi "DODATNI PRIJEDLOG" i povećajte njegovu veličinu. Podignite obje linije, tako da su odvojene skupine od ostalih. Oni tada postaju "naslov" dokumenta.
- U sljedećem tekstualnom okviru izbrišite godine i premjestite najduži redak na dno te grupe. Tada to postaje program Odjela za vodne resurse, što i jest. Vizualno također čini da tekstualna grupa iznad logotipa izgleda slično (ali obrnuto) grupi ispod logotipa. Zajedno uokviruju logotip.
Treći primjer, iz Reklamacijskog okruga 2107, ima prekrasnu fotografiju poplavljenog područja, izravno povezanu s projektom za koji traže financiranje, ali oblikovanje nije baš atraktivno. Bilo bi puno bolje kad bi fotografija bila malo manja i lagano uokvirena, a tekst veći, smješten malo bliže fotografiji. Datum bi mogao ostati mali. Da bi izgledao uravnoteženo, razmak na vrhu i na dnu stranice mora biti veći od razmaka između teksta i fotografije.
Obratite pažnju na zajedničko sve troje:
- Tekst u kojem se navodi kakav je dokument (financiranje prijedloga 13, prijedlog bespovratnih sredstava, zahtjev za bespovratna sredstva).
- Naziv projekta za koji traže financiranje.
- Naziv agencije koja podnosi (sami).
Ono što im nije zajedničko, ali je poželjno:
- Dvoje imaju datume.
- Dvoje imaju logotipe.
- Samo Riverside County navodi agenciju kojoj se dotacija podnosi.
Tri uzorka stvarnih naslovnica. Svi su zahtjevi državnih potpora za vodne projekte (stoga su u javnoj domeni).
Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0
Poželjni elementi na naslovnoj stranici
Artikal | Uzvišice | Uz rijeku | Kotar 2107 |
---|---|---|---|
Vrsta dokumenta |
x |
x |
x |
Naziv projekta |
x |
x |
x |
x |
|||
Pošalji na ime |
x |
||
Pošalji od imena |
x |
x |
x |
Logo pošiljatelja |
x |
x |
|
Datum predaje |
x |
x |
Dizajn naslovne stranice
Ako napišete mnogo prijedloga (ili izvješća) koji zahtijevaju naslovne stranice, uvijek pomaže uspostaviti rutinu dizajna. Evo redoslijeda koji predlažem:
- Provjerite RFP za bilo kakve zahtjeve na naslovnoj stranici.
- Odaberite tekst.
- Odaberite grafike povezane s vrstom prijedloga (uključujući logotip). Naslovna stranica i sadržaj prijedloga moraju se podudarati, jer je naslovnica uvod u sadržaj. Ako se prijedlog odnosi na projekt koji provodi revizije vode, na naslovnu stranicu stavite fotografiju nekoga tko provodi test jednolikosti navodnjavanja ili promatra prskalice s međuspremnikom u rukama ili nešto što odražava prirodu prijedloga. Nemojte stavljati fotografiju na kojoj razgovarate s grupom ljudi, iako može izgledati dobro, ako se ta vještina ne traži.
- Odaberite shemu boja koja odgovara logotipu ili bojama na glavnoj fotografiji.
- Razviti osnovni izgled. Dodajte shemu boja, zatim okvire za tekst i tekst, zatim grafike i bilo koji tekst koji ih prati.
- Premještajte grafičke okvire i okvire s tekstom, eksperimentirajte s različitim lokacijama i postavima, sve dok cijela naslovnica ne bude točno onakva kakvu želite.
- U jednom ćete trenutku razviti naslovnicu za koju znate da je zapanjujuća. Ako je to slučaj, pretvorite ga u predložak kada ga spremite kako biste ga mogli ponovno koristiti s drugim prijedlozima.
Ukupni format gornje naslovne stranice jedan je od tri opsega, svaki se povećava u dubinu, a onaj važniji na dnu. Na vrhu je traka zelene i plave boje koja predstavlja boje okoliša i vode. Drugi u centru prikazuje naziv projekta s fotografijom koja ilustrira vrstu priručnika i relevantne vještine navedene uz njega. To projekt i moje kvalifikacije za njega stavlja u središnji, privlačan položaj. Donji pojas sastoji se od bloka teksta koji se sastoji od pojedinosti o prijavi: Moja tvrtka i adresa, njihova tvrtka i adresa i datum predaje. Oko se prirodno pomiče udesno na mali, odgovarajući zeleni element "logotipa", nesvjesno ih povezujući u široki, donji pojas.Bijeli razmaci između bendova međusobno se uravnotežuju i čine da naslovnica izgleda "čisto".
Analizirajući ovakve naslovnice doista vam može istrenirati oko. Kada dizajnirate i analizirate jedan od vlastitih, to može biti zastrašujuće prvih nekoliko puta. Ali postupak će postati zanimljiviji kad se opustite, postanete kreativniji i počnete vidjeti rezultate.
Da biste prošli zastrašujuće, ponekad vam je korisno upotrijebiti predložak koji je izradio netko drugi - vaš softverski program ili internetski - ili prijedlog koji pokriva netko drugi prije vašeg dolaska.
Prvo sam stavio boje i središnju liniju kao vodilju. Zatim je dodan naslov prijedloga, zatim adrese i fotografija logotipa.
Završio sam s fotografijom odabranom za predstavljanje projekta, zajedno s nekim relevantnim vještinama. Zatim pomičite predmete lagano jednu do druge, i gore i dolje, kako biste pronašli najbolju ravnotežu.
Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (obje)
Predložak naslovne stranice
Ako odlučite pokušati koristiti predložak, pronađite kolekciju u svom softveru ili onom na Internetu i pregledajte nekoliko predložaka koji imaju sličan osjećaj kao i vaše poslovanje. Imajući na umu komponente dizajna koje ste već uspostavili (boje, tekst, grafika) započnite zamjenu objekata u jednom od predložaka vlastitim materijalom i pogledajte što će se dogoditi. Dok budete radili isto s ostalima, vjerojatno ćete otkriti da je jedan puno bolji od ostalih.
Tada ćete, ako ste poput mene, vjerojatno vidjeti nekoliko promjena koje želite unijeti u onu koja vam se najviše sviđa. Unijet ćete promjene i vidjet ćete drugu. Prije nego što to shvatite, napravit ćete taj predložak po svom. Svakako ga spremite na zasebno mjesto, tako da ga je lako ponovno pronaći. Nakon što izradite svoj predložak, u budućnosti će biti puno lakše stvarati naslovne stranice, koristeći isti izgled.
Imajte na umu da, iako naslovnica daje prvi dojam, to nije jedini dojam. Dobar će ocjenjivač gledati i pored sadržaja, zato se ne brinite previše hoće li vaša naslovna stranica biti dovoljno dobra ili ne. Previše uznemirenja može inhibirati kreativnost.
Ovaj vodič pokazuje kako stvoriti osnovni dizajn pomoću programa Microsoft Publisher - jednostavan i više nego adekvatan softver. Ostali softverski programi koje možete koristiti su Word ili InDesign (Mac). Gornje naslovnice dizajnirao sam modificirajući predložak u InDesign-u. Zapravo više volim Publisher, ali neće se pokretati na Macu.