Sadržaj:
- Uvod:
- 4.6 Objasnite kako se rukuje opremom koja se koristi za proizvodnju i slanje pisanih ili elektroničkih komunikacija.
- 4.7 Objasnite važnost informiranja vašeg kupca ako postoji vjerojatnost kašnjenja u odgovoru na komunikaciju.
- 4.8 Objasnite rizike povezane s povjerljivošću pisanih ili elektroničkih komunikacija.
- E-mailovi
Uvod:
Komunikacija pisanjem i elektroničkim putem često zahtijeva upotrebu opreme. Da bi uspješno komunicirao, kandidat bi trebao znati učinkovito upravljati uključenom opremom. Kada postoji predviđeno kašnjenje u odgovoru na komunikaciju, kupca treba redovito informirati o situaciji i napretku.
Elektroničke i pisane komunikacije mogu biti rizične ako dokumenti ne dođu u ruke prave osobe. Potrebno je voditi računa o sigurnoj isporuci gore navedenih sredstava komunikacije.
Ovo je jedinica razine 3 s vrijednošću kredita 6. Ova je jedinica podijeljena u dva dijela radi lakšeg razumijevanja i radi ne strpanja previše podataka u jedno središte.
Da biste pročitali prvi dio ove jedinice, slijedite donju poveznicu:
Dogovor s kupcima u pisanom ili elektroničkom obliku - 1. dio
123rf.com
4.6 Objasnite kako se rukuje opremom koja se koristi za proizvodnju i slanje pisanih ili elektroničkih komunikacija.
Pismene i elektroničke komunikacije mogu se obavljati na različite načine, a različita oprema koristi se za različite vrste komunikacija. Da bi se te komunikacije učinkovito slale i primale, treba znati upravljati tom opremom.
Za pisanu komunikaciju treba imati vještine pisanja, a također koristiti odgovarajuću olovku, papir i olovke prikladne za tu komunikaciju. Ako će se komunikacija ispisati i poslati, treba znati koristiti pisač. U elektroničkoj komunikaciji koristimo računalo ili faks uređaj. Dakle, osoba koja komunicira mora znati upravljati računalom ili prijenosnim računalom i faks uređajem. Faksirani materijali mogu biti rukom ili tiskani, a možda će vam trebati znati kako upravljati telefaksom, računalom i pisačem.
Da bismo proizveli dokumente, trebamo
- Računalo s tipkovnicom, mišem i monitorom ili prijenosno računalo ili olovka i papir
- Pisač
Za slanje dokumenata trebamo
- Telefaks
- Računalo s tipkovnicom, mišem i monitorom ili prijenosnim računalom
- Koverte i marke
Upravljanje računalom:
- Potrebno je računalo ili CPU s tipkovnicom, monitorom i mišem te priključeni pisač.
- Računalo mora imati operativni sustav, a to je Windows XP u našoj organizaciji.
- Prije uključivanja računala potrebno je osigurati da su kabeli za napajanje savršeno pričvršćeni na stražnjoj ploči CPU-a, video kabeli na monitoru i kabeli u utičnicu, kao i da su miš i tipkovnica povezani na odgovarajući način luke.
- Nakon ove provjere u CPU se uključuje gumb za napajanje.
- Uređaj će tražiti korisničko ime i lozinku za prijavu u sustav. To će se razlikovati za svaku organizaciju, ovisno o načinu postavljanja računala.
- Mogu biti dodatne prijave za specifične sustave ili softver tvrtke za korištenje resursa i softvera, pristup tvrdim diskovima itd.
- Treba znati koristiti softver za obradu teksta, Microsoftove aplikacije i druge programe koje organizacija koristi za izradu dokumenata.
Nakon pripreme dokumenta treba znati priložiti ga e-pošti i poslati ih putem usluga e-pošte koje nudi organizacija, na primjer Microsoft Outlook ili ispis ako treba poslati poštom, ovisno o metodi koja će se koristiti za poslati komunikaciju.
Ponekad će dokument možda trebati poslati šifriran na flash pogonima, CD-ima ili DVD-ima. U tim situacijama treba znati kopirati datoteke na flash pogon i šifrirati ih, a ako ih narežete na CD ili DVD, treba znati koristiti softver za narezivanje ili pisanje.
wikihow.com
Upravljanje telefaksom:
Telefaks uređaji se uglavnom koriste kada nema mogućnosti slanja dokumenata putem e-pošte ili kada organizacije smatraju da komunikacija putem e-pošte nije sigurna za tu određenu vrstu dokumenata ili dokumenata može potrajati nekoliko dana prije nego što stignu poštom. Da bi se dokumenti mogli slati faksom, treba znati upravljati faks uređajem. Da biste upravljali faks uređajem, potreban vam je broj faksa, broj faksa primatelja, uložak ili vrpca ili toner, ovisno o modelu faks uređaja, potrebnim dokumentima koje treba poslati zajedno s naslovnicom i praznim bijelim papirima ako primate faks.
Morate postaviti i konfigurirati faks uređaj prije nego što se može koristiti. U početku je potrebno napajanje i telefonsku liniju priključiti i uključiti napajanje. Telefonska linija mora ići u pravu utičnicu, slijedeći upute za uporabu. Provjerite postoji li ton biranja. Većina organizacija ima namjenski telefonski broj za liniju faksa, pa se faks može postaviti na automatski odgovor. Provjerite jesu li umetnuti toner / uložak / vrpca i je li u ladici za papir uvijek potrebna količina papira za primanje faksa.
U svrhu evidencije, dobro je postaviti stranicu za potvrdu faksa koja će vam reći je li slanje uspješno ili je bilo pogrešaka. Pomaže pri slanju povjerljivih i važnih ili pravnih dokumenata. Ali ako faks koristite samo za jednostavne stvari, ovu značajku možete isključiti da biste uštedjeli papir.
Još jedna korisna postavka je opcija zaglavlja koja će sadržavati redak na vrhu dokumenta koji govori odakle je faks, plus datum, vrijeme i broj faksa. Ovo će biti vrlo korisno za identificiranje podataka o pošiljatelju, a također i za komunikaciju s pošiljateljem putem faksa ako je potrebno.
Tijekom slanja faksa provjerite je li napajanje uključeno i uvijek pošaljite naslovni papir za faks spominjući detalje poslanih dokumenata, tko ih šalje i u koju svrhu se šalje. To će stvari učiniti vrlo jasnima i jednostavnima. Postavite dokumente u ispravnu ladicu na ispravan položaj i birajte broj na koji želite poslati faks. Pritisnite gumb za slanje i pričekajte da se svi papiri skeniraju i faks pošalje. Kad je postupak završen, faks će ispisati izvješće o potvrdi, ovisno o postavkama.
Ako je uređaj pravilno postavljen, ladica za papir je umetnuta i spremnik s tonerom je spreman, primanje faksa vrlo je jednostavan postupak. Ako je faks uređaj postavljen za automatsko primanje faksova, kad zazvoni linija za faks, uređaj će automatski primiti faks i ispisati ga. Postavljanje automatskog odgovaranja na faks vrlo je korisno kako ne biste propustili važne dokumente koji dolaze u bilo koje doba dana.
Upravljanje pisačem:
Da biste tipirani dokument mogli poslati putem poštanskih usluga ili faksa, prvo ih morate ispisati. Za ispis dokumenata potreban vam je pisač priključen na računalo ili mrežu s kojom je računalo povezano. Vrlo slično faks uređaju, morate biti sigurni da je pisač priključen i da je napajanje uključeno. Ovisno o vrsti pisača, bilo inkjet ili laser jet, pisači će imati spremnik s tintom ili toner uložak. Provjerite je li pretinac za uložak napunjen tintom ili tonerom. Ovisno o vrsti pisača, možete imati različite ladice za različite vrste papira i različite veličine papira. Provjerite jesu li ladice za papir umetnute. Izvršite neke početne postavke na pisaču za kvalitetu ispisa, dvostrani ispis itd.
Da biste ispisali dokument, upotrijebite izbornik datoteka na dokumentu koji ste stvorili i odaberite opciju ispisa. U okviru koji se pojavi nalazit će se opcija ili gumb svojstava za postavljanje postavki ispisa. Otisci u boji mogu se po potrebi raditi na printeru u boji. Za uštedu papira može se izvršiti obostrani ispis.
Iako se sva ova oprema svakodnevno koristi u uredskom okruženju, pobrinite se da svakodnevno isključujete računala i pisače kako biste uštedjeli energiju. Također pomaže u dugom vijeku trajanja opreme.
4.7 Objasnite važnost informiranja vašeg kupca ako postoji vjerojatnost kašnjenja u odgovoru na komunikaciju.
Briga o kupcima vrlo je važan element u svakoj organizaciji. Kontakti i odnosi s kupcima vrlo su važni i moraju se održavati kontinuirano kako bi organizacija mogla nesmetano raditi. Informiranje kupaca vrlo je važan zadatak i dio korisničkih usluga. Pomoći će izbjeći toliko problema, nesporazuma i frustracija i pomoći će u jačanju odnosa s kupcima većinu vremena. Kupci će biti sretni čuti za problem od tvrtke ili organizacije, umjesto da ga sami otkriju. Dakle, proaktivni pristup je puno bolji od reaktivnog pristupa.
Na primjer (s gledišta mog posla), ako znate da je došlo do problema i na primljenim preporukama postoji lista čekanja, možete nazvati kupce kako biste ih obavijestili o kašnjenju i razlogu zbog kojeg je došlo do kašnjenja i također im dati vremenski okvir u kojem će se izdvajanje razvrstati. Također možete poslati pismo u kojem ćete navesti razloge odgode i kada će se poduzeti koraci. Ako se to ne učini, kupci će ponovno zazvoniti i kad dobiju negativan odgovor, postat će frustrirani ili će potražiti druge organizacije ili tvrtke.
Dijeljenje informacija s kupcima o kašnjenjima u uslugama ili bilo kakvim kašnjenjima u odgovoru na komunikacije ili usluge reći će kupcima da se tvrtka brinula za njih. Također će spriječiti kupce da odzvanjaju brigom o kupcima i postanu zabrinuti ili frustrirani. To će pomoći u jačanju odnosa s kupcima. Uvijek se stavite u poziciju kupca i razmislite što biste očekivali. Isto i dalje morat će se osigurati za kupce.
Kad primite zahtjev od kupca, kupac čeka u očekivanju hoće li njegov zahtjev biti ispunjen. Mogli bi se čak zapitati je li njihov zahtjev stigao do vas. Dakle, kao početni korak, dobro je potvrditi primitak i obavijestiti kupca da ste primili zahtjev i da ćete se baviti njim ili raditi na njemu. Ako je ovo zahtjev za koji će trebati neko vrijeme da se riješi, obavijestite kupca o napretku. To će pomoći kupcu da ostane u miru, znajući da je posao u tijeku i da se o njemu brine.
Kada se problem riješi, obavezno nazovite kupca i obavijestite ga, umjesto da čekate da ga kupac nazovite radi informacija. To će pomoći kupcu da ostane u miru i postane produktivan, inače, prema kupcu, problemi i dalje postoje neriješeni.
Informiranje kupaca poboljšava zadovoljstvo kupaca. Bez obzira jesu li to dobre ili loše vijesti, treba ih informirati kako bi znali da ih se pamti i ne zanemaruju.
viseven.com
4.8 Objasnite rizike povezane s povjerljivošću pisanih ili elektroničkih komunikacija.
Svi oblici komunikacije nisu potpuno sigurni. Postoje rupe i nedostaci u svim oblicima komunikacije.
Rizici povezani s povjerljivošću pisane komunikacije:
Bilo koji oblik pisane komunikacije bit će spremljen u tiskanom obliku ili poslan putem poštanskih usluga. Komunikacija može sadržavati povjerljive podatke koje neovlaštene osobe ne smiju čitati ili pregledavati.
Rizici povezani s povjerljivošću elektroničke komunikacije:
Elektronički oblici komunikacije uključuju telefone, mobilne telefone, telefakse i e-poštu.
- Telefoni: Komunikacija koja se odvija putem fiksnog telefona nije u potpunosti sigurna jer postoje slučajevi kada su telefonske linije prisluškivane. Kao dio postupka i postupka, telefonske tvrtke mogu nadzirati telefonske pozive, što opet čini ozbiljnim problemom u pogledu povjerljivosti. Također postoje linije koje mogu imati više nastavaka, gdje razgovor jedne osobe mogu čuti drugi ljudi, što narušava povjerljivost.
- Mobilni telefoni: Komunikacija putem mobilnih telefona koristi radio valove koji se lako mogu presresti. Sve poruke primljene putem mobilnih telefona, ako telefon nije zaključan lozinkom, može vidjeti bilo tko ako ode u ruke pogrešnih ljudi. Također pametni telefoni imaju jednostavnije opcije za postavljanje e-pošte i drugih funkcionalnosti. Ako nisu zaštićene lozinkom, ove funkcije pametnog telefona mogu uzrokovati ozbiljne probleme s povjerljivošću ako šalju podatke u ruke ljudima koji nisu ovlašteni za pristup tim informacijama.
- Faks uređaji: Iako su faks uređaji siguran način slanja i primanja informacija, treba biti vrlo oprezan dok podatke šaljete faksom. Ako unesete pogrešan broj tijekom slanja faksa, čak i ako je jedna znamenka pogrešna, povjerljivi podaci mogu otići u ruke pogrešnih ljudi, čak i suprotnoj strani u pravnom pitanju. Stoga treba dvaput provjeriti broj na koji šalju faks prije nego što pritisnete gumb za slanje ili slanje. Na kraju prijemnika može biti i neovlašteni pristup faks uređajima. Stoga je uvijek dobro provjeriti s prijamnikom je li pravo vrijeme za slanje faksa i je li primatelj primio dokumente u ruke. Čak i u vašem uredu, faks uređaje mora držati tamo gdje im pristupa samo ovlašteno osoblje jer se u suprotnom zaprimljeni povjerljivi dokumenti mogu dokopati pogrešnih ljudi.
- E-adrese: Kao i kod prijenosa faksa, treba biti vrlo oprezan dok komunicirate putem e-pošte. Treba osigurati točan unos adrese e-pošte i dvaput provjeriti je li točna, jer u protivnom e-poruke mogu ići u pristiglu poštu pogrešnog primatelja. Postoje i druge prijetnje povezane s komunikacijom putem e-pošte. Adrese e-pošte i njihove privitke mogu čitati i vidjeti administratori sustava i hakeri. Dakle, dok šaljete povjerljive i osjetljive podatke, trebali biste izbjegavati korištenje javnih mreža i koristiti šifrirane metode.
Općenito, uvijek je dobro obavijestiti kupce ili primatelje komunikacija da postoje rizici povezani s pisanom i elektroničkom komunikacijom te da su osobni sastanci najbolja metoda.
Naša je organizacija primijenila mjere za održavanje sigurnosti podataka u korištenju računalne tehnologije.
E-mailovi
Da biste pročitali prvi dio ove jedinice, slijedite donju poveznicu:
Dogovor s kupcem u pisanom ili elektroničkom obliku - 1. dio
Nadam se da su vam informacije u ovom čvorištu bile korisne. Ovo je samo za referencu. Ako imate pitanja ili želite podijeliti svoje iskustvo, učinite to u odjeljku za komentare u nastavku.
Sve najbolje!