Sadržaj:
- Brzi i jednostavni sustavi za organizaciju primanja
- 1. Odaberite sustav
- Veziva
- Prednosti i nedostaci korištenja veziva
- Mape datoteka
- Prednosti i nedostaci korištenja mapa datoteka
- Proširivanje datoteka
- Prednosti i nedostaci korištenja proširivih datoteka
- Digitalne datoteke
Ovi jednostavni koraci mogu vam pomoći organizirati račune.
VirginiaLynne CC-BY putem Hubpagesa
Brzi i jednostavni sustavi za organizaciju primanja
Provodite li previše vremena pokušavajući pronaći račun za vraćanje predmeta? Jeste li spremni za porezno vrijeme ili je prepucavanje da stignete na vrijeme do 15. travnja? Ako ste poput mene, možda ćete doći u napast da pustite da se računi gomilaju dok ne postanu nerazvrstani nered. Zbog toga je najbolji način organiziranja računa zadržati svoj sustav:
- Jednostavno za pamćenje.
- Brzo arhiviranje radova.
- Lako pronaći ono što vam treba.
Imajući ova tri cilja na umu pomoći će vam da sljedeća četiri jednostavna koraka stvorite sustav koji vam odgovara.
1. Odaberite sustav
Nijedan sustav arhiviranja nije savršen. Uvijek morate izvagati cijenu postojanja detaljnog sustava koji olakšava pronalazak računa s vremenom potrebnim za arhiviranje tih računa. Evo četiri različita sustava s prednostima i nedostacima svakog.
Sustav veziva za račune malo je više posla, ali pomaže vam da brzo pronađete stvari. Koristite džepne razdjelnike indeksa za podnošenje računa koji su manji.
VirginiaLynne CC-BY putem stranica HubPages
Veziva
Pomoću mape koja sadrži indeksne kartice za odvajanje vrsta računa možete lako pronaći ono što vam treba. Ovaj sustav najbolje funkcionira za ljude koji se često vraćaju unatrag i gledaju račune jer lako možete listati naprijed-natrag u različite odjeljke i jer vezivo održava papire u redu. Ako uvijek prijavljujete nove radove na prednjoj strani odjeljka ili na stražnjoj strani, možete brzo pregledati račune kronološki.
Ovaj sam sustav koristila za organiziranje primanja roditelja moga supruga kad je imao skrbništvo nad njima, jer smo morali redovito podnositi izvještaje o njihovim prihodima i troškovima, a račune sam trebala lako pronaći.
Prednosti i nedostaci korištenja veziva
- Potrebno je najviše vremena za arhiviranje
- Datoteke je najlakše držati prema mjesecu.
- Najbolje za račune na koje se često morate pozivati
- Uredno i jednostavno za držanje na polici s knjigama.
- Ograničeno veličinom bilježnice ili možete koristiti više njih.
Mape datoteka su brze, jednostavne i proširive.
VirginiaLynne, CC-BY, putem HubPages
Mape datoteka
Sustav mapa datoteka najjednostavniji je i najbrži sustav za upotrebu, tako da imate veće šanse da stvari stvarno organizirate. Nakon što sam zaostao 6 mjeseci u podnošenju bilježnica za obiteljske račune, napokon sam se odlučio vratiti u mape. Nepredane papire stavljam sprijeda i uglavnom ih postavljam na mjesto kad se popuni to prednje područje ili otprilike jednom mjesečno.
Savjet: papire za koje znate da će vam kasnije trebati čuvajte u zajedničkoj datoteci. Sve svoje porezne podatke, uključujući dobrotvorne priloge, stavio sam u jednu datoteku.
Prednosti i nedostaci korištenja mapa datoteka
- Jeftino i jednostavno.
- Trebaju samo mape datoteka i ormar ili kutija za datoteke.
- Brzo u datoteku.
- Proširivo u bilo koju veličinu i broj datoteka.
- Teže je pronaći papir od sustava bilježnica.
VirginiaLynne, CC-BY putem HubPages
Proširivanje datoteka
Za manji organizacijski projekt uzmite datoteku koja se širi i sadrži odjeljke i kartice. Ako ste student sa samo nekoliko vrsta računa ili ako želite organizirati račune iz projekta poput projekta obnove kuće, ovo je sjajan način da to napravite. Također sam koristio ovaj sustav za sve papire oko našeg usvajanja i često koristim malu datoteku koja se proširuje za planove odmora.
Prednosti i nedostaci korištenja proširivih datoteka
- Sve čuva u urednoj, prijenosnoj datoteci.
- Izvrsno za organiziranje računa koje želite trajno čuvati.
- Dobro za male serije papira.
- Prijenosni.
- Ne radi za puno novina.
Digitalne datoteke
Počinjem bez papira, a možda ste i vi. Mnogo tvrtki želi da "odete bez papira" i mogu vam dati bonus za to. Sada vam neke trgovine poput Home Depota omogućuju dobivanje potvrde e-pošte umjesto papirnate. Štoviše, možete skenirati kako biste slikali račune koji nisu digitalni. Ipak, morat ćete upamtiti:
- Organizirajte digitalne datoteke: nemojte samo sakupljati sve svoje račune u jednu datoteku, provedite neko vrijeme stvarajući grupe datoteka i obavezno označite svaku svoju potvrdu dok je stvarate ili će vas glavobolja morati otvoriti kada pokušate nešto pronaći.
- Sigurnosna kopija: računalni virusi ili rastop na računalu mogu ometati vaš sustav, zato provjerite imate li svoje račune na računalu koje ima sigurnosnu kopiju u oblaku, poput Carbonitea.
Digitalni računi mogu ublažiti puno glavobolja u podnošenju papira, ali samo ako ste oprezni. Trebali biste biti sigurni da ste zapravo preuzeli račune za sve važne izjave koje će vam kasnije zatrebati, jer mnoge tvrtke vode evidenciju računa o svojim izjavama samo 12 mjeseci. Primjerice, kada sam otišao na zahtjev za produljenjem jamstva za kreditnu karticu na slomljenoj perilici posuđa, tražili su našu izvornu izjavu od prije 15 mjeseci. Nije bilo dostupno