Sadržaj:
- Molimo vas da ne razbijate uredsku opremu: Kad neinvestirani zaposlenici postanu nevaljali
- Uredski bi trening trebao pokriti osnovnu upotrebu opreme
- Kako biti pošten zaposlenik u uredu
- 1. Budite pažljivi i uljudni s pisačem / kopirnim strojem
- 2. Držite spajalice odvojene od klinova i zamijenite kapice na markerima
- 3. Vratite stvari onako kako ste ih pronašli
- 4. Koristite ljepljive bilješke prema namjeri
- 5. Poštujte opremu i ljude koji je koriste
- 6. Ne preuzimajte stvari s računala tvrtke ako to nije vaš posao
- 7. Ne posuđujte zalihe iz drugih odjela
- 8. Kad planirate velike poslove, javite nekome unaprijed
- 9. Pitajte kako koristiti uredsku opremu
- 10. Koristite odgovarajuću opremu za pravilan posao
- 11. Koristite zdrav razum
- Tko je znao da je potreban talent za korištenje stvari poput rezača papira, klamerica i bušilica?
- Nijedan upravitelj ureda ne želi mikro upravljati malim poslovima, ali male pogreške s vremenom mogu koštati puno novca
- Sve je dobro, pazi se na dobro
Molimo vas da ne razbijate uredsku opremu: Kad neinvestirani zaposlenici postanu nevaljali
Jeste li ikad primijetili da se čini da nekim zaposlenicima nije baš stalo do uštede novca ili brige o imovini tvrtke kao da je njihova vlastita?
Kad sam bila mala, bilo je niz iznajmljenih domova u blizini mjesta gdje sam živjela. Uvijek su se činili zatrpanima starim smećem u dvorištu, mačkama koje su imale više kompleta poludivih mačića i razbijenim i pohabanim igračkama razbacanim po dvorištu.
Moja mama rekla nam je da ljudi koji su unajmljivali kuće često nisu dobiveni ili im nije stalo do njihovog održavanja kao i ljudi koji su ih posjedovali jer nisu naporno radili kako bi dobili imovinu i planirali su se preseliti negdje drugdje, pa nisu ' Baš ih briga jesu li to mjesto uništili i ostavili nekome drugome da ga očisti i popravi nakon što su otišli. Iako mislim da je moja mama možda imala malo predrasuda, imala je smisla.
Ponekad se čini da novi zaposlenici i zaposlenici izvan ureda ne poštuju zalihe i opremu. Čini se da im nije povjereno društvo i nije ih briga kad nešto krene po zlu jer mogu otići i pustiti da netko drugi riješi problem. Odbijaju preuzeti odgovornost za svoju nebrigu, a to može izazvati veliku napetost u uredu, kao i trošak novca i ometati produktivnost rada.
Uredski bi trening trebao pokriti osnovnu upotrebu opreme
Imati osnovno znanje o pravilnoj upotrebi uredske opreme trebalo bi biti dio svačijeg treninga, a iako bi se činilo očitim da svi znaju koristiti kopirni uređaj, faks, klamericu i telefon, uključite računalo, pošaljite dokumente pisač i stavite datoteke po abecednom redu, nažalost to često nije slučaj.
Kako biti pošten zaposlenik u uredu
1. Budite pažljivi i uljudni s pisačem / kopirnim strojem
- Ne ostavljajte papir na fotokopirnom stroju s zatvorenim gornjim dijelom kako bi ga ljudi morali ukloniti prije nego što kopiraju vlastiti.
- Ne ostavljajte gornji dio otvorenim (prašina i smeće mogu ući i oštetiti ogledala).
- Nemojte nešto izbjeljivati, a zatim pokušajte kopirati papir, a da se izbjeljivanje ne osuši.
- Ne provlačite naborane ili spajane kopije kroz uređaj. Rezultati toga trebali bi biti očiti prije nego što i pokušate.
- Nemojte stvarati zaglavljeni papir i ostavite ga nekome drugom da ga očisti.
- Nemojte koristiti sav papir i ne stavljajte više.
- I na kraju, pregledajte ono što namjeravate tiskati kako ne biste potrošili stotine listova papira koji koštaju samo sedam centi po komadu, ali s vremenom troše stotine dolara.
2. Držite spajalice odvojene od klinova i zamijenite kapice na markerima
Postoji razlog zašto spajalice držimo odvojeno od igla i zamjenjujemo poklopce markera. To biste znali da ikad sami radite u uredu. Staviti ruku u kutiju za spajalice i zapeti za pola tuceta pribadača nije toliko uzbudljivo kao što bi moglo zvučati.
Također, kada se potpuno novi highlighteri i crni flomasteri gotovo svakodnevno pokvare ili prokrvare po svemu, jer ste zaboravili vratiti kapicu ili ste je u pola srca pokušali zamijeniti, ali niste čekali da čuje kako klikne na mjestu, košta nas najmanje 1 USD i čini naš posao puno težim nego što treba. Inače, korištenje crnog Sharpiea za isticanje teksta ima suprotan učinak od onoga što ste namjeravali i ne može se poništiti… uzdah!
3. Vratite stvari onako kako ste ih pronašli
Kada radimo s kupcima u brzom okruženju, ne trebamo razmišljati gdje bi se klamerica ili kolut trake možda skrivao ili posezati za našom olovkom, a na njenom mjestu pronaći smotuljak omotača od tootsie role. Telefon bi se trebao okrenuti prema korisniku, a ne okretati ga suprotno. Teško je nazvati broj kada je tipkovnica okrenuta naopako. Zamijenite sve onako kako ste pronašli ili još bolje, uopće ga ne dirajte! Nije da ga koristite za bilo što produktivno.
4. Koristite ljepljive bilješke prema namjeri
Ljepljive bilješke služe za privremene poruke, a ne za stvaranje kolaža oko računala. Ljepljive bilješke, koje su također nekako skupe, ne bi se trebale koristiti kao zamjena za dobro knjigovodstvo. Iako je sjajno zabilježiti telefonski broj ili ostaviti poruku nekome tko dolazi u sljedeću smjenu, bilješke je potrebno ukloniti nakon što ih pročitate, a ne ostavljati ih tjednima na kraju, tako da nitko nema pojma hoće li su važni ili ne i zato prestanite uopće na njih obraćati pažnju jer se skupljaju poput suhog lišća oko radne površine, a nitko ne želi poduzeti inicijativu za njihovo uklanjanje za slučaj da mogu biti važni.
5. Poštujte opremu i ljude koji je koriste
Ne lupajte po kopirnim strojevima, ne razvlačite telefonske kablove oko računala i ne zavlačite svoje suradnike ili ne držite zajednički prostor na stolu tako da nitko ne može doći do njega ili koristiti bilo što drugo osim vas. Nježno zamijenite poklopce kopirnih uređaja. Ne stavljajte otvorenu šalicu kave blizu tipkovnice računala, niti ostavljajte mrlje od kapanja ili još gore, vaš zadah iz usta, kolonjske vode ili masne kože na bilo kojoj površini, posebno na telefonskim prijemnicima!
6. Ne preuzimajte stvari s računala tvrtke ako to nije vaš posao
Ako niste primijetili, postoje stvari koje se nazivaju virusi i koji se skrivaju u preuzimanjima i onemogućuju računala. Tvrtka možda ima instaliran antivirusni softver, ali nemojte iskušavati sudbinu. U redu je povremeno pregledavati web stranice kada je posao spor i sav vaš posao gotov, ali budite oprezni pri preuzimanju virusa koji mogu izbrisati pohranjene podatke i učiniti vaše suradnike i šefove vašim najgorim neprijateljima.
7. Ne posuđujte zalihe iz drugih odjela
Ako dijelite odjele u blizini drugih ureda, nemojte im "posuđivati" zalihe i ne vraćati ih ili još bolje, uopće ih ne posuđujte. Nabavite svoje! U redu, svi znamo da neki uredi nisu toliko dobri kao drugi u održavanju zaliha, ali baš kao kod kuće, ako upotrijebite posljednju kap mlijeka, praznu kutiju ne vraćajte natrag u hladnjak. Ako trebate upotrijebiti nešto što nije vaše, prvo pitajte, provjerite je li u redu, a zatim ga zamijenite fondom za opskrbu vlastitog ureda.
8. Kad planirate velike poslove, javite nekome unaprijed
Ako planirate kopirati 200 brošura koje trebaju uklapanje i klamanje, trebate planirati unaprijed. Pazite da ima dovoljno papira kako ne biste koristili zadnji papir. Pazite da nitko drugi ne mora koristiti pisač ili kopirni uređaj za vrijeme dok ga upotrebljavate i iskoristite njegove značajke (npr. Grupiranje, heftanje, probijanje rupa) kako ne biste prisilili podložnike da stave u red 800 listova papira i spajajte ih ručno. Što nas vodi do broja devet!
9. Pitajte kako koristiti uredsku opremu
Ako ne znate koristiti uredsku opremu, naučite to ili zamolite nekoga da vam pokaže. Također, bilo bi lijepo da se sjetite, pa sljedeći put nećete smetati drugima koji rade svoj posao. Uvijek sam zapanjen nekim tko pita, kojim putem ide papir u toj "stvari". Postoji dijagram sve moderne uredske opreme koji vam pokazuje kamo staviti papir i u kojem smjeru. Mogao bih vam pokazati "kamo ga staviti", ali možda vam se moj odgovor neće svidjeti.
10. Koristite odgovarajuću opremu za pravilan posao
- Ne koristite uredsku traku za postavljanje letaka na obojeni zid. Otkrit će boju sa zida.
- Nemojte zaglaviti klamericu, a zatim je potucite i slomite oprugu.
- Ne pokušavajte heftati 200 kopija klamericom dizajniranom za male, a ne velike poslove, jer će klamerica raditi loše, a najvjerojatnije će nesklopljeni oštri metalni zupci zarezati u ruku sljedećoj osobi koja obrađuje spajane papire.
11. Koristite zdrav razum
Nema ništa loše u tome da nekoga pitate kako nešto učiniti, ali ako očekujete da to učini umjesto vas kad je zauzet obavljanjem vlastitog posla, umjesto da ga pravilno obavljate sami, tada ste ured ureda, a ne imovina. Svatko, bez obzira na svoj status, trebao bi znati osnovne uredske vještine i učtivost prilikom dijeljenja i korištenja potrepština. Možda se čini glupo čak i spominjati ove stvari kad ima puno važnijih stvari koje treba uzeti u obzir, ali održavanje ureda bez problema, poštivanje opreme i ne zlouporaba zaliha može dovesti do više novca i više vremena utrošenog na druge stvari poput kraja godine bonuse i pizza zabave
Zato nemojte bacati klamericu s zaglavljenim klamericama u smeće ili ga isključujte klamericom svog kolege kao da je nikada niste slomili. Ne kopirajte stražnjicu ili lice na kopirni uređaj i poštujte tamo gdje stvari idu, a kad zatražite posuđivanje stvari, zamijenite ih što je prije moguće jer su šanse klamerica, traka i škare potrebne iz minute u minutu osnova, a ne nešto bez čega možete proći deset dana, a da ne morate posuđivati tuđe, dok naručujete drugo, dok se stari ne pojavi deset minuta prije nego što novi stigne. Vratiti stvari i učiniti svoj dio da sve bude čisto i dobro održavano u velikoj će mjeri osigurati sretno, produktivno radno mjesto za sve!
Jeste li ikad posegnuli u držač spajalice i smislili lančić ogrlice dugu dvadeset stopa? Da, netko je dobro iskoristio tih 10 dolara na sat da nauči novi zanat.
Tko je znao da je potreban talent za korištenje stvari poput rezača papira, klamerica i bušilica?
Većinu svog odraslog života proveo sam radeći u uredu neke vrste, a polovicu toga radio sam kao voditelj ureda, tako da bih mogao ispričati neke priče. Vidio sam papir koji troši šuma, smrtonosno oružje izrađeno od gumica i olovaka koje su lansirane na prazne kutije složene uz zid i potpuno nove uredske stolice uništene za manje od tjedan dana s potpuno poderanim naslonima za stolice i naslonima sjedala isključiti. Jeste li mislili da su to ljudi s naslonjačem ili stepenicama?
Nedavno je rezač papira koji smo koristili u uredu gotovo dvadeset godina nađen zgnječen između kopirke i drobilice papira s otkinutom drškom. Zamjenski model istog kalibra koštao bi 150 dolara, ali uz neke štedljive internetske usporedbe uspjeli smo nagovoriti našeg dobavljača da postane pristojna zamjena za 35 dolara.
Manje od mjesec dana nakon kupnje novog rezača, jednog sam jutra došao čuti grozan zvuk i zatekao novog zaposlenika koji je oštricom dizajniranom za najviše pet istovremeno odsjekao 20 listova papira !!!
Odupirao sam se nagonu da povičem: "Što misliš što radiš?" i umjesto toga upitao: "Znate li da ne biste trebali istodobno rezati više od pet listova, zar ne?"
Zaposlenik me pogledao bezizražajno i nastavlja pokušavati rezati 20 listova, ulažući malo više snage u rez misleći da će to riješiti problem, a ne stvoriti veći i uništiti naš drugi rezač papira za manje od dva mjeseca.
"Ca-Runch, Quoosh", začuo se zvuk kad je oštrica zarezala šest centimetara u papire, savila i usitnila ostatak. za manje od dvije sekunde dvadeset listova usitnjenog, savijenog i unaprijed ispisanog papira baci se u smeće, a ne u koš za smeće i sve je što mogu da ne stisnem za srce i onesvijestim se mrtvim na istrošenom tepihu.
Nijedan upravitelj ureda ne želi mikro upravljati malim poslovima, ali male pogreške s vremenom mogu koštati puno novca
Ako morate naručiti zalihe, znate koliko koštaju i kad znate da vaš odjel ima proračun i da će se radno vrijeme zaposlenika smanjiti, a povećanja plaća ovisiti o ispunjavanju vašeg proračuna, skloni ste biti vrlo oprezni o sitnicama koje s vremenom dodaju puno novca, poput upotrebe preko polovice maramica u potpuno novoj kutiji Kleenexa za čišćenje prolivene kave, kada iza ormarića sjedi bris i stari ručnik ili savijanje spajalica u životinjske oblike ili ih lomeći na male komadiće i ostavljajući ih ležati na radnoj površini poput starijeg psa koji mrvi drobljenje.
Svakako, svatko ponekad koristi uredsku opremu za osobnu upotrebu, na primjer prilikom kopiranja recepta, ali kada ispisujete 200 stranica komentara na kopirnom stroju u boji kad je sve što želite bio recept na jednoj stranici, ali ga niste pregledali prije ispisa popisa preko 600 ljudi komentirajući kako su voljeli ili mogli poboljšati recept, tada zlouporaba opreme postaje skupa za sve.
Vidio sam kako zaposlenici koriste uredske škare kako bi strugali pseće cipele s cipela i vraćali škare u ladicu, a da ih nisu ni obrisali, ili žvakali vrhove svih olovaka ili prskali pola limenke Lysola u kupaonici nakon prolaska vjetra ili upotrijebite pet papirnatih ručnika u punoj veličini da osušite ruke i pola smotke maramice kako biste im obrisali dno i začepili zahod, tako da se prelije na pod i ostavi nekome drugom da očisti.
Iako ne želite računati minute koje ljudi provedu u zahodu ili ih ograničiti na pet listova toaletnog papira za broj jedan i deset za veće poslove, dolazi točka kada ljude morate podsjetiti da je rasipanje zaliha jednako loše kao gubljenje vremena na gluposti kad ima posla.
Sve je dobro, pazi se na dobro
Postoje neke stvari koje je opasno zanemariti, poput ostavljanja grijača prostora visoko preko noći, a da ga ne isključite ili ostavite rezač kutije otvoren i okrenut prema van i pritisnut na tvrdu površinu. Postoje i druge stvari koje su dosadne poput ostavljanja crnih olovaka u pukotinama crne tipkovnice, tako da kad počnete tipkati, olovka skoči prema vama i zakotrlja se pod prstima sprečavajući vas da unesete pristupni kod i prisiljavajući vas da započnete ispočetka.
Biti dobar suradnik isto je kao biti cimer. Ako poštujete druge i okolinu u kojoj radite, sve će proći u redu, ali ako svojim prisustvom otežate život, tada je malo vjerojatno da ćete dugo izdržati na tom položaju ili imati mnogo prijatelja.
Pomirimo se s tim da svi glupimo i griješimo, a rijetki zaposlenik koji ne koristi modernu uredsku opremu za obavljanje nekih osobnih poslova koje nisu mogli raditi kod kuće, ali stalne zlouporabe opreme i kolega zaposlenika postavljaju radno mjesto je nesretno mjesto s puno svađa i prigovaranja. Ako doprinosite nesretnom radnom mjestu, onda ste dio problema, a ne dio tima, a briga o zalihama i poštivanje osobnog prostora drugih uvelike doprinosi stvaranju ugodnog i produktivnog radnog okruženja.