Sadržaj:
- 1. Analizirajte situaciju
- 2. Budite jasni koja je vaša uloga
- 3. Čuvajte svoj raspored
- 4. Iskoristite pravilo 80/20
- 5. Revidirajte sebe
- 6. Poduzmite mjere podrške
- Planirati unaprijed
- Komunicirati
- Rasporedite svoje zadatke
- Automatizirajte gdje je to moguće
- Odmarajte se dovoljno
Smatrate li da imate previše stvari kojima možete upravljati odjednom?
Foto Robert Bye na Unsplash-u
1. Analizirajte situaciju
Ispunjavanje rasporeda aktivnostima i stalno zauzetost ne znači nužno da svojim vremenom upravljate učinkovito. Kontinuirano kretanje velikom brzinom ima svoje nedostatke, od kojih je najmanje važan stres.
Stvarnost je takva da sami po sebi zapravo ne možemo kontrolirati niti upravljati vremenom. Ono što mi možemo upravljati je sami. Usporavanje je neophodno kako bi se snimila cijela slika.
Postavite si pitanja: Je li ovo najproduktivnije korištenje mog vremena? Postoji li pametniji način da postignem ono što sam danas trebao učiniti, a da ne potrošim toliko vremena?
Zauzetost sama po sebi može biti problem. Postoje slučajevi kada zauzetost postaje izbjegavajući pristup - sredstvo izbjegavanja drugih važnih problema u čovjekovom životu.
Stoga bi vraćanje na razmišljanje, umjesto neprestanog ulaganja u aktivnosti, moglo uštedjeti vrijeme i učiniti napore učinkovitijima i isplativijema.
Imati jasnu viziju je presudno
Foto: You X Ventures na Unsplash-u
2. Budite jasni koja je vaša uloga
Čak i na redovnom radnom mjestu, problemi povezani s lošim upravljanjem vremenom mogu rezultirati kriznom situacijom u kojoj su izvorne uloge i odgovornosti zaposlenika zasjenjene i on cijelo svoje vrijeme troši na ono što nije bilo u izvornom opisu posla.
Zbog toga je presudno postaviti jasnu viziju onoga što treba postići i koje su vaše uloge i odgovornosti. Ako ne znate kamo idete, tamo će vas odvesti bilo koja cesta. Morate imati standard koji možete kontinuirano koristiti kao mjerilo za svoj napredak.
Ako ste zaposleni, možda ćete trebati imati sastanak sa svojim direktorom kako biste bili jasni gdje su vaši prioriteti. Otvaranje ove rasprave moglo bi biti korisno i na druge načine. Moglo bi vam pomoći da reorganizirate svoj raspored kako biste izbjegli izgaranje i olakšali delegiranje dodatnih zadataka drugim članovima tima.
Imajte na umu da se zbog promjene prirode poslovnog svijeta prioriteti mogu mijenjati i odgovornosti zajedno s njima. To posebno vrijedi za one koji su samozaposleni. Organizirajte upravljanje vremenom tako da uzima u obzir takve promjene.
Zaštitite svoje vrijeme
3. Čuvajte svoj raspored
Vrijeme je najcjenjenija imovina koju imate. Većina ostalih stvari u životu su zamjenjive, ali vrijeme nije. Nikad vam se neće vratiti godine vašeg života koje su već bile potrošene. Isto se odnosi na svaku sekundu koja trenutno otkucava.
Stoga nije samo potrebno već je i neophodno pažljivo čuvati svoje vrijeme. Vodite popis radnji i nakon što odredite svoje prioritetne zadatke i odvojite neometano vrijeme za njihovo izvršavanje, potrudite se da nema smetnji.
To uključuje mjere poput aktiviranja govorne pošte, onemogućavanja obavijesti e-poštom, ograničavanja dolaznih poziva, iskorištavanja virtualnih sastanaka umjesto onih koji se odvijaju uživo, zahtijeva kalendarske sastanke, upotrebom znakova "Ne ometaj".
Na primjer, ako ste zakazali da sastanak traje 15 minuta, osigurajte da se svi sudionici pridržavaju vremenskog ograničenja i drže se dotične teme. Za bilo kakve strane probleme koji se ne mogu riješiti u vremenskom okviru koji ste postavili može se uspostaviti zaseban aranžman.
Osim gore navedenog, neprestano gledajte kako osloboditi svoje vrijeme. To će vas učiniti učinkovitijima. Svih nekoliko minuta spremljenih od svake aktivnosti kada se zajedno kombiniraju na kraju dana mogu napraviti značajnu razliku.
4. Iskoristite pravilo 80/20
Što veći posao raste, to su više odgovornosti i veća je potreba za učinkovitim upravljanjem vremenom.
Ono što je možda započelo kao operacija s jednom osobom, moglo bi brzo postati toliko masovno, s tako nevjerojatnim zahtjevima, da stvari izmaknu kontroli ako se ne postavi pravilno upravljanje.
Tipične dužnosti na koje ćete se prethodno trebati pripremiti uključuju stvaranje i upravljanje poslovnim strategijama, nadzor nad radnicima, žongliranje računima, pronalaženje više poslovnih prilika.
Stoga je važno pronaći učinkovit način rješavanja svih zadataka i još uvijek imati život. Kao poslovni čovjek možete biti toliko zaokupljeni napornim radom na poštivanju rokova da ne uspijete prepoznati koji su prioriteti i što vam zapravo krade vrijeme, trenutak po trenutak.
Prema pravilu 80/20, 80% rezultata postiže se od 20% uloženog vremena i truda. Ovo pravilo naglašava važnost davanja vremena onome što je najproduktivnije. Utvrdite konkretne zadatke koji imaju najveći utjecaj na vaše poslovanje i odvojite vrijeme za rad na njima svaki dan.
Ako je 80% vaših poslovnih rezultata rezultat 20% vremena i truda koji ste uložili, onda je to postotak na koji biste trebali usmjeriti većinu svoje pažnje.
Mnogi vlasnici poduzeća oklijevaju što se tiče prenošenja i prenosa zadataka, jer smatraju da to služi samo povećanju njihove osnovice troškova.
Ali kad se posao proširi i vrijeme je da unajmite ljude koji rade za vas, obučite ih u 20% i dodijelite im ove zadatke. Na taj će način posao moći generirati dovoljno da pokrije troškove zapošljavanja novih radnika. Repliciranje na ovaj način učinit će operacije učinkovitijim i profitabilnijim.
Pratite kako trošite svoje vrijeme
5. Revidirajte sebe
Odvojite jedan tjedan tijekom kojeg ćete voditi detaljnu evidenciju svojih aktivnosti i vremena provedenog na svakoj aktivnosti. Što ste detaljniji, analiza će biti preciznija.
Najbolji način da se tome pristupi je raščlamba dana na komade od 15 ili 30 minuta, a zatim bilježenje onoga što radite u tim vremenskim terminima. Ova vježba pomoći će vam da izbrojite svaku sekundu.
Tablice nisu samo potrebne korporacijama. Korisni su za tvrtke na svim razinama, uključujući slobodnjake i samostalne poduzetnike. Možete se odlučiti za vođenje dnevnog radnog vremena zasnovanog na računalu ili radnog vremena na papiru.
Alternativno, jednostavno možete imati bilježnicu ili dnevnik koje ćete svugdje ponijeti sa sobom i postaviti podsjetnike koji će vam osigurati da i dalje vodite odgovarajući dnevnik svog vremena.
Jednom kad se upustite u reviziju sebe na ovaj način, trebat će vam disciplina da biste je održali. Cilj ove vježbe je imati zapis koji se može analizirati. Vođenje tekućeg dnevnika aktivnosti i utrošenog vremena pomoći će vam da prepoznate kamo vaše vrijeme ide i riješite se rasipanja vremena.
Takva rasipanja vremena uključuju nepotrebne sastanke, obavljanje posla koji bi drugi trebali raditi, prekide telefona ili e-pošte, dupliciranje zadataka, aktivnosti s niskim prioritetom, gašenje požara, pogrešno planiranje i dezorganizacija.
Moći ćete utvrditi što je neproduktivno, ometajuće i nepotrebno u vašem uobičajenom danu. Sve ono što izravno ne doprinosi ili podržava ispunjavanje vaših uloga i odgovornosti je crvena zastava.
Postupak će vam također omogućiti prepoznavanje proizvodnih aktivnosti kako biste mogli utvrditi je li vrijeme dodijeljeno njima zaista prikladno. Moći ćete imati jasnu sliku o tome koliko se ulaže u 20% aktivnosti koje generiraju 80% rezultata u vašem životu i poslu.
6. Poduzmite mjere podrške
Planirati unaprijed
Isplanirajte dan, tjedan i mjesec unaprijed. Vaše planiranje treba uzeti u obzir kratkoročne, srednjoročne i dugoročne ciljeve. Nedostatak strukturirane metode upravljanja vremenom dovodi do poteškoća, uključujući propuštanje rokova, neuravnotežene poslovne i osobne obveze i pritisak drugih angažmana.
To rezultira pogoršanjem. Učinak negativno utječe i umjesto da budu profitabilne, aktivnosti postaju opterećujuće. S druge strane, planiranje unaprijed i primjena odgovarajućih principa upravljanja vremenom dosljedno ih čini uobičajenima. Počinju prirodno teći kao dio vašeg svakodnevnog života.
Komunicirati
Uključite dionike u odluke u koje krećete. Komunicirajte sa svojim kolegama, menadžerima, dobavljačima, drugim timovima i kupcima koji imaju osobni interes i na koje će utjecati vaše promjene.
Podijelite ove podatke s članovima svog kućanstva kako bi ih mogli podržati i ustupiti vam prostor potreban za nastavak.
Rasporedite svoje zadatke
Započnite s odlaznim zadacima prije nego što riješite dolazne zadatke. Prvo pošaljite važnu komunikaciju koja je potrebna za taj dan. Nakon što to maknete s puta, podmirite se s dolaznom poštom.
Razvijte naviku da započnete s odgovornostima na čekanju prije rada na novim. Uklonite zaostatak prije upuštanja u nove zadatke.
Automatizirajte gdje je to moguće
Automatizirajte svoje svakodnevne zadatke što je više moguće. Na primjer, ako vam posao zahtijeva puno čitanja i tipkanja, mogli biste iskoristiti besplatne aplikacije Pretvaranje teksta u govor i Govor u tekst kako biste uštedjeli na vremenu.
Odmarajte se dovoljno
Ne zaboravite praviti kratke pauze između zadataka. To će spriječiti nakupljanje stresa na vašem umu i tijelu. Ako imate dovoljno vremena za odmor i osvježenje, učinit ćete vas produktivnijim, a um pametnijim.