Sadržaj:
- Savjeti za učinkovit sastanak
- Odlučite o svrsi sastanka
- Odaberite najbolje vrijeme i lokaciju
- Stvorite dnevni red
- Dobar dnevni red sastanka uključivat će:
- Odaberite i pozovite članove na sastanak
- Uspostavite osnovna pravila
- Osnovni ciljevi pravila
- Dodijelite kritične uloge
- Voditelj
- Mjeritelj vremena
- Snimač
- Nabaviti i organizirati materijale
- Uvodi
- Navedite svrhu sastanka
- Pregledajte dnevni red
- Završavati
- Izrada akcijskog plana
- Pošaljite dodatne e-poruke
- Pošaljite pojedinačne e-poruke za praćenje
Foto: rawpixel.com putem Unsplasha
U gotovo svakoj epizodi američke verzije The Officea , neobični Michael Scott Stevea Carella uveo je svoje zaposlenike u konferencijsku dvoranu na sastanak koji je započeo loše, nikamo nije krenuo, a obično je završio nekim prijetenjem otkazom, tjelesnom ozljedom ili neželjenim postupkom zagrliti. U stvarnom životu sastanci na radnom mjestu (ili sastanci bilo gdje, doista - u crkvi, programima nakon škole ili čak sjedi s obitelji) mogu se osjećati jednako proizvoljno i nelagodno. Ako je poanta u mozganju i konačno pronalaženju rješenja, onda je gužvanje oko stola u zbornici ili zaokruživanje 40 zaposlenika putem Zooma bez definiranog smjera poput skakanja u jedrilici bez jedra. Ozbiljno ne ideš nikamo.
Slijedite ove korake za bolje sastanke koji započinju i završavaju snažno s puno napretka između.
Savjeti za učinkovit sastanak
- Odaberite vrijeme i mjesto koje neće omesti članove. Sastanak sat vremena prije ručka u uredu preko puta menze bit će posve nezanimljiv polaznicima.
- Ako možete virtualno voditi sastanak, učinite to. Više nema razloga tražiti od ljudi da prebace dan za sastanak na jednom mjestu.
- Provjerite ima li vaša svrha čvrstu i određenu svrhu. Sastanak na kojem će se razgovarati o načinima smanjenja proračuna za sljedeće tromjesečje nije dovoljno tijesan. Neka tema bude "Odlučivanje koje tri stvari ne trebamo potrošiti u sljedećem tromjesečju."
- Pozovite samo ljude koji su relevantni za točku sastanka. Ljudi uglavnom ne vole ići na sastanke, pa nemojte tjerati nikoga tko nije potreban za rješavanje problema.
- Stvorite osnovna pravila prije početka sastanka i pobrinite se da svi polaznici imaju primjerak - univerzalno sjajno osnovno pravilo je "ne prekidajte jedni druge".
- U roku od 24 sata od sastanka pošaljite e-poštu s potvrdom i potvrdom i donetim odlukama i tko će izvršiti određene uloge u tim odlukama.
4 faze učinkovitih sastanaka
Prvo što treba prepoznati kod provođenja učinkovitih sastanaka jest da se oni ne samo čarobno spoje kad uđete u zagušljivu sobu za sastanke. Kao i svako strašno druženje, postoji element planiranja i pripreme, bez kojeg je stvarni sastanak potpuno besmislen.
Četiri faze učinkovitih sastanaka su:
- Priprema. Ovo je vrijeme da stvarno definirate o čemu se radi na vašem sastanku. Radi li se o brainstormingu o tome kako bolje iskoristiti ljetne pripravnike? Pokušavate li odlučiti gdje ćete potrošiti dodatni novac u proračunu odjela za umjetnost? Dobro oblikovana glavna tema rasprave ključna je za uspjeh sastanka jer se polaznici žele osjećati kao da se isplati dodatno vrijeme izvađeno iz njihove rutine.
- Sastanak. Tijekom sastanka, bit ćete sigurni da slijedite plan što nastalog tijekom p popravak , tako da svi ključni govori bodove su odgajani, i svatko je dao priliku da doprinese ulaz bez skretanja s tema, što je sastanak duže nego što treba biti.
- Zatvaranje. Nekoliko minuta prije završetka sastanka završit ćete rasprave, po potrebi odrediti vrijeme za sljedeći sastanak i pregledati priliku da vas sudionici kontaktiraju s bilo kojim dodatnim pitanjima.
- Praćenje. Praćenje je jednako važno za kvalitetu sastanka kao i faza pripreme. Ovdje ćete zatvoriti sve praznine i vezati sve slobodne krajeve kako biste bili sigurni da su odluke donesene tijekom sastanka pravilno primijenjene.
Od svih faza sastanka, ona koja bi trebala potrajati najviše vremena je priprema. Smjestite se u mirno okruženje i zacrtajte što želite od predstojećeg sastanka, usredotočujući se samo na ono što će vam pomoći u provedbi poboljšanja.
Foto Alejandro Escamilla putem Unsplasha
Priprema za učinkovit sastanak
Odlučite o svrsi sastanka
Ovdje smo u najvažnijoj fazi planiranja sastanka - odlučivanju zašto se sastajete. Da biste uopće odredili svrhu sastanka, postavite si dva jednostavna pitanja:
- Koje pitanje treba riješiti?
- Zašto se problem treba riješiti?
Odgovori na ova pitanja bit će svrha sastanka.
Odaberite najbolje vrijeme i lokaciju
Razmislite o vremenu i mjestu koje će biti pogodno za mozganje i otvorenu raspravu te o tome kakva će postavka najbolje odgovarati veličini vaše grupe.
Ako odaberete udaljeno mjesto, možete koristiti uslugu video chata poput Zoom, jednostavnog konferencijskog poziva ili čak chat razgovora putem messenger usluge. Velika je prednost udaljenih sastanaka u tome što vrijeme može biti puno fleksibilnije jer se polaznici mogu jednostavno pridružiti putem svog telefona s bilo kojeg mjesta.
Ako se odlučite osobno sastati, razmislite o odabiru vremena u kojem trbuščići neće tutnjati, a oči neće buljiti u sat. Sastanak neposredno prije posla ili prije ručka vjerojatno je loša ideja.
Stvorite dnevni red
Dalje, morat ćete izraditi dnevni red. Dnevni red koji se ponekad naziva "putokazom" vodit će sastanak i pomoći vam kao dirigentu i svima ostalima koji sudjeluju, pratiti tačno gdje ste i kamo biste trebali ići.
Dobar dnevni red sastanka uključivat će:
- Teme o kojima treba razgovarati
- Ključne točke razgovora vezane uz svaku određenu temu
- Određeno vrijeme početka i završetka sastanka
- Soba za pitanja prije završnog vremena
Dnevni red mogao bi izgledati otprilike ovako:
Raspored sastanaka
15:00 Početak sastanka
3: 00-3: 05 Uvod u polaznike i tema
3: 05-3: 20 Rasprava o temi i točke razgovora
3: 20-3: 30 Pitanja
15:30 Sastanak završava
Vrijeme završetka: 15:30
Glavna tema zabrinutosti: Gdje bismo trebali staviti nove automate?
- Bit će tri nova automata - dva za grickalice i jedan za pića
- Trebaju li se svi automati nalaziti na jednom mjestu ili raširiti unutar zgrade?
- Požarni kod kaže da se automati ne mogu nalaziti u blizini izlaza iz zgrade
Molimo pošaljite e-poštu na adresu [email protected] do 28. lipnja s dodatnim pitanjima i nedoumicama.
Ovaj dnevni red djeluje jer postavlja jasne smjernice za put sastanka. Ispišite svoj dnevni red i podijelite ga svakom polazniku na početku sastanka ili ga unaprijed pošaljite e-poštom kako bi svi imali priliku pregledati dnevni red i vratiti se na njega tijekom sastanka. Također je dobra ideja objaviti ga gdje god se sastajete kako bi bio uvijek pred vama i sudionicima tijekom rasprave.
Odaberite i pozovite članove na sastanak
- Odlučite tko bi trebao biti na sastanku i zašto
- Šaljite zahtjeve za članove putem e-pošte, teksta ili drugog oblika profesionalne komunikacije
Uspostavite osnovna pravila
Granice pomažu u održavanju društva koje funkcionira u uglavnom civilnoj državi. Smatrajte svoj sastanak mini društvom i uspostavite neke granice, koje se nazivaju Osnovna pravila. Da biste utvrdili osnovna pravila za učinkovit sastanak, budite konkretni i pozabavite se potencijalnim smetnjama poput:
- Tehnologija. Trebaju li tijekom sastanka biti dopušteni telefoni i računala?
- Poštujući ostale članove. Ne treba obeshrabriti prekidanje, glasno razgovaranje, prekomjerno ili predugo.
- Prekidi. Ako će sastanak biti dug, hoće li biti pauza i kada i gdje bi članovi trebali očekivati ponovni sastanak?
Osnovni ciljevi pravila
Osnovna pravila trebaju biti specifična i osigurati da svi prisutni na sastanku imaju priliku sudjelovati i sudjelovati u produktivnom okruženju.
Dodijelite kritične uloge
Kao i svaki dobro podmazan stroj, i za uspješan sastanak potrebno je više nego što je potrebno za osobu koja ga vodi. Morat ćete dodijeliti tri kritične role unutar sastanka kako biste nastavili pjevati od početka do kraja.
Voditelj
Voditelj održava sastanak na tragu, provodi osnovna pravila i pomaže članovima da se vrate svrsi sastanka ako razgovor skrene s teme.
Mjeritelj vremena
Mjeritelj vremena će pratiti definirana vremena početka i završetka sastanka, povremeno podsjećajući članove koliko je vremena prošlo i koliko vremena ostaje.
Snimač
Snimač bilježi ideje iznesene tijekom sastanka i obavezno traži pojašnjenje ako razgovor postane zbunjujući, tako da su sve zabilježene informacije korisne i mogu se koristiti kao učinkovita referenca nakon sastanka.
Nabaviti i organizirati materijale
Odlučite koji su materijali potrebni za sastanak i prikupite ih prije vremena sastanka. Dakle, ako ćete koristiti prijenosno računalo, provjerite neće li se početi ažurirati samo na pola sastanka i ako očekujete da svi vode bilješke, uzmite dovoljno olovaka i bilježnica za prolazak. Ako planirate predstaviti podatke, odvojite vrijeme za izradu nekoliko vizuala koji podržavaju vaše brojeve.
Dođite na sastanak spremni preuzeti jedno ili dva dobro definirana pitanja. Previše točaka rasprave moglo bi ometati istinski napredak i dovesti do vanjske rasprave.
Foto Tim Gouw putem Unplasha
Sastanak
Uvodi
Sprovedite kratki uvod kako biste međusobno upoznali sve članove sastanka, zatim navedite svrhu sastanka i pređite na osnovna pravila kako bi svi imali jasno razumijevanje kako će proteći sastanak.
Navedite svrhu sastanka
Pregledajte svrhu sastanka, zašto ste svi tamo i što se nadate postići (donijeti jednoglasnu odluku o najboljem mjestu ili mjestima za tri nova automata).
Pregledajte dnevni red
Za osobne sastanke dajte tiskane primjerke dnevnog reda koji uključuju teme za raspravu, točke razgovora i vremena početka i završetka.
Za sastanke na daljinu, prije nego što započnete, provjerite jesu li svi poslani i ima li pristup dnevnom redu. Dajte dodatnu minutu polaznicima kako bi je mogli povući prije nego što uđu u raspravu.
Odredite vrijeme za završetak sastanka i držite se toga. Vaši zaposlenici i kolege cijenit će vašu odlučnost. Potaknite sve da vam pošalju e-poštu s dodatnim pitanjima kako se nitko ne bi osjećao prepuštenim.
Foto Eder Pozo Perez putem Unsplasha
Zatvaranje sastanka
Završavati
Čak i ako sastanak ide jako dobro i svi smišljaju sjajne ideje, važno je pridržavati se konačnog vremena završetka utvrđenog na početku sastanka. Ako se o tome još može razgovarati, to se može učiniti tijekom faze praćenja .
Da biste imali glatko zatvaranje:
- Na kraju sastanka dajte nekoliko minuta članovima da postavljaju pitanja i odgovaraju na njih.
- Odlučite je li rješenje postignuto ili će se o njemu ponovno razgovarati na sljedećem sastanku.
- Ako je postignuto rješenje, izradite akcijski plan s određenim vremenskim okvirom.
- Ako rješenje nije postignuto, dođite do drugog vremena sastanka koje će se održati u bliskoj budućnosti.
Izrada akcijskog plana
Kada je vrijeme za izradu akcijskog plana, morat ćete uključiti sljedeće elemente:
- Rješenje. Rješenje je premjestiti sva tri automata na jedno centralno mjesto, a aparat za piće je u sredini, tako da ih je lako pronaći, a sve grickalice možete kupiti na jednom mjestu.
- Kako implementirati rješenje. Da bi se primijenilo ovo rješenje, strojevi će se premjestiti u dio dvorane preko puta kupaonica.
- Tko će biti dio provedbe rješenja i njihove specifične uloge. Jackie će kontaktirati dobavljače kako bi ih obavijestila gdje strojevi trebaju biti instalirani, a Juan će ih dočekati na dan instalacije kako bi osigurao da su strojevi instalirani na odgovarajućem mjestu.
- Vremenska crta za postupak rješavanja. Jackie će nazvati dobavljače u ponedjeljak ujutro s informacijama i odrediti datum instalacije, dok će Juan kontaktirati svog menadžera kako bi zatražio slobodno vrijeme od svojih uobičajenih jutarnjih zadataka kako bi se sastao s dobavljačima.
U roku od jednog tjedna nakon sastanka, praćenje sa sudionicima putem e-pošte kako bi razjasnili sva pitanja i riješili probleme koji se pojavljuju nakon sastanka. Neka komunikacijske linije budu otvorene kako biste u potpunosti iskoristili svoj sastanak.
Foto Andrew Neel putem Unsplasha
Pratiti
Pošaljite dodatne e-poruke
Održavajte zamah sastanka nakon njegovog završetka slanjem bilješki zapisničara sudionicima sastanka u daljnjoj e-poruci. Podsjetite sve na dužnosti Jackie i Juana i pobrinite se da svi imaju vaše kontakt podatke ako se pojave bilo kakvi problemi ili pitanja.
Pošaljite pojedinačne e-poruke za praćenje
Za one koji su izabrani za obavljanje određenih zadaća za provedbu rješenja, pošaljite e-poštu kako biste provjerili napredak i raspravite o svim problemima koji mogu ometati vremensku traku. Provjerite je li Juan dobio odobrenje od svog menadžera da iskoristi slobodno vrijeme za sastanak s dobavljačima, te provjerite u ponedjeljak popodne da li je Jackie kontaktirala s dobavljačima kako bi potvrdio vrijeme i mjesto instalacije.
Slijeđenje ovih jednostavnih smjernica za kratak i vrlo učinkovit sastanak pomoći će vama i vašim kolegama da ostanete u toku s problemima, a da ih oni potpuno ne izbace iz kolosijeka.
© 2017 Kierstin Gunsberg