Sadržaj:
- 10 vitalnih vještina i strategija za upravljanje vremenom
- 1. Procijenite trenutno stanje
- 2. Održavajte raspored
- 3. Dajte prioritet svojim zadacima
- 4. Postavite ograničenja na ono što se od vas očekuje
- 5. Uklonite sve smetnje
- 6. Kontrolirajte svoje misli
- 7. Držite se Plana
- 8. Pronađite svoje najprikladnije mjesto i vrijeme
- 9. Kombinirajte slične zadatke
- 10. Postanite organizirani
Vještine učenja i strategije kako dobro upravljati svojim vremenom presudne su za život onakvog života kakav zapravo želite živjeti.
Bez obzira kako to gledate, svatko od nas svaki dan ima ista 24 sata. To je neovisno o našoj rasi, rangu, inteligenciji ili stanju na bankovnom računu. Ista su 24 sata za sve.
Može se reći puno toga o uspješnim ljudima, ali zajedničko im je jedno što namjerno paze kako provode vrijeme. Svi imamo ista 24 sata, pa je razumljivo da je kritična razlika u tome koliko mudro koristimo svoje vrijeme .
U ovom ćemo članku pokriti neke od načina na koje možete postati mnogo produktivniji učinkovitim upravljanjem svojim vremenom.
10 vitalnih vještina i strategija za upravljanje vremenom
- Procijenite trenutno stanje
- Održavajte raspored
- Dajte prioritet svojim zadacima
- Postavite ograničenja onoga što se od vas očekuje
- Uklonite sve smetnje
- Kontrolirajte svoje misli
- Držite se plana
- Pronađite svoje najprikladnije mjesto i vrijeme
- Kombinirajte slične zadatke
- Postanite organizirani
1. Procijenite trenutno stanje
Za početak se trebate zaustaviti i napraviti inventuru kako u posljednje vrijeme koristite svoje vrijeme. Ovo je osobna samoprocjena koja će vam dati sliku kako točno koristite ovaj nezamjenjivi resurs.
Možda ste primijetili da vam se čini da vam dan prilično brzo promiče. Prije nego što to shvatite, prošlo je 24 sata, a vi teško da možete postići ono što ste naumili. Ako je to slučaj, morate započeti bilježenje dnevnih aktivnosti.
Jednom kada prepoznate aktivnosti koje zauzimaju vaše vrijeme, moći ćete se izolirati i usredotočiti na one koje donose najviše prinosa. Sjednite i izračunajte koliko vremena potrošite na svaki zadatak od trenutka kada se probudite.
Pa kako krenuti sa praćenjem svog vremena? Dostupne su korisne aplikacije koje možete preuzeti kako biste lakše pratili svoje vrijeme svaki dan. Za više informacija pogledajte ovaj popis 10 najboljih aplikacija za praćenje vremena 2020. godine.
Postavljanje i održavanje rasporeda pomaže vam da velike projekte rastavite na manje zadatke koji se mogu realizirati - na taj način oni nisu toliko zastrašujući i lakše ih je izvršiti.
2. Održavajte raspored
Pripremite jednostavan predložak koji možete ispuniti zadacima koje treba obaviti za svaki pojedini dan. Ovaj popis obveza mora se podijeliti u kategorije: osobne aktivnosti, obiteljske aktivnosti, poslovne aktivnosti i tako dalje.
Potrebno je velike projekte rastaviti na manje zadatke koji se mogu realizirati kako ih ne bi toliko zastrašivali i bilo ih je lakše izvršiti.
3. Dajte prioritet svojim zadacima
Ako smatrate da uvijek morate obaviti više od sati u danu, tada morate odrediti prioritete. Raspored zadataka prema prioritetima omogućit će vam da posvetite vrijeme pitanjima koja su vam najvažnija u životu.
Ovdje možete izvoditi neke eksperimente dok ne pronađete aranžman koji vam najbolje odgovara. Pomoću softvera za obradu dokumenata možete koristiti kodiranje u boji kako biste razlikovali kategorije prema redoslijedu prioriteta.
Možete ih jednostavno označiti kao A, B i C aktivnosti, pri čemu su A glavni zadaci, B zadaci umjerenog prioriteta, a C zadaci najnižeg prioriteta.
Kad određujete kako odrediti prioritete zadataka, trebate si postaviti sljedeća pitanja:
- Koje zadatke danas treba obaviti?
- Koji se zadaci mogu preurediti?
- Koji se zadaci mogu delegirati?
- Koji su zadaci središnji za moje osobne ciljeve?
- Koji se zadaci mogu eliminirati?
4. Postavite ograničenja na ono što se od vas očekuje
Shvatite da ne morate pristati na sve ili na sve zahtjeve. Nauči reći ne. Ako je vaš popis obveza predugačak, vjerojatno postoje neke stvari kojima ste posvetili svoje vrijeme i koje su nužne.
Postanite čvrsti u svojoj odluci i uspostavite jasne granice u svom životu. Prije nego što se s nečim složite ili pristanete, postavite si sljedeća pitanja:
- Imam li doista kapaciteta i vremena da se nosim s tim?
- Hoće li to biti isplativo?
- Je li to u skladu s mojim prioritetima, misijom i ciljevima?
- Koliki bi bio trošak ne izvršavanja ovog zadatka?
5. Uklonite sve smetnje
Kamo god se danas okrenete, ima vremenskih usisavača. Ometanja ima na pretek. Zastanite i razmislite na trenutak o neočekivanim stvarima koje se događaju u vašem svakodnevnom životu, a koje nisu planirane i oduzimaju vam vrijeme.
To može biti bilo što, od e-pošte i tekstualnih poruka na telefonu do neplaniranih društvenih susreta. Možete se oduprijeti ovom trendu osiguravajući da isključite svoju e-poštu tijekom rada. Ako vas član obitelji ili prijatelj uputi na društveni poziv, uljudno ih pitajte biste li poziv mogli vratiti kasnije.
Prekidi mogu biti ometajući kada radite na upravljanju vremenom, pogotovo kada ti prekidi nisu ni hitni ni važni. Ovdje trebate vježbati disciplinu držanja zadatka od početka do kraja. Ako se pojavi još nešto o čemu treba voditi računa, zabilježite to na svom popisu i nastavite raditi na projektu ili zadatku.
6. Kontrolirajte svoje misli
Nisu sva ometanja vanjska. Mnogo ih je unutarnjih i imaju veze s našim "životom u mislima". Ponekad se može osjećati kao da se vaš vlastiti um uroti protiv vas i sabotira vaše napore.
Možda se trudite posvetiti svoju pažnju zadatku, ali onda vam se uvuku i izmaknu iz cilja misli o nečemu što se dogodilo u prošlosti, ili nekim užasnim vijestima koje ste nedavno dobili ili emocionalnoj razmjeni koju ste imali s nekim..
Prosječna osoba dnevno ima otprilike 70 000 misli. Ako ćete neke stvari u životu obaviti, morat ćete upravljati svojim umom. Kad god se nađete da se zadržavate na distraktivnom toku misli, umjesto da se usredotočite na svoj projekt, odmah se zaustavite i zapitajte se:
Vježbajte to i primijetit ćete da će biti lako ukloniti misli koje ometaju pažnju i preusmjeriti pozornost na ono što se u današnje vrijeme stvarno računa.
7. Držite se Plana
To je toliko važno da mu treba vlastiti odjeljak. Nakon što stvorite strategiju upravljanja vremenom, morate joj ostati vjerni bez obzira što se dogodilo.
Shvatite da će mnogi ljudi koji nisu zainteresirani za upravljanje svojim vremenom imati hitne slučajeve s kojima će očekivati da se bavite njima. Drugim riječima, stvari krenu krivo u životu zbog njihovog lošeg vremena, onda se okrene i želim da se problem riješi.
Naučite razlikovati što je istinska hitnost od onoga što će vas jednostavno vratiti. Odredite si rokove za projekte koji su na vašem popisu i organizirajte se tako da poštujete te rokove. Kad se odvraća pažnja, postavite sustav filtriranja kako biste izbjegli gubljenje vremena.
8. Pronađite svoje najprikladnije mjesto i vrijeme
Kad prolazite kroz aktivnosti koje ste planirali za taj dan, izvodite zadatke koji zahtijevaju najvišu razinu razmišljanja u vrijeme kada ste najsvježiji.
Jeste li najproduktivniji ujutro ili ste noćna sova? Zakažite svoj plan tako da ćete se moći nositi s najzahtjevnijim zadacima kad ste najproduktivniji.
Osigurajte prostor koji ste odredili za svoj posao bez ikakve gužve i smetnji. Koliko god je to moguće, postavka bi trebala imati nadahnjujući osjećaj koji vas motivira na stvaranje rezultata s vašim vremenom.
9. Kombinirajte slične zadatke
Pregledajte popis koji ste stvorili. Ako postoje aktivnosti slične prirode ili pripadaju istoj podkategoriji, grupirajte ih i radite ih u jednom slijedu.
To će vam zapravo uštedjeti više vremena za prebacivanje između različitih zadataka u potkategorijama i moći ćete brže obraditi svoje aktivnosti.
Kada kombinirate zadatke na ovaj način, vašem će mozgu biti lakše kretati se kroz njih. S vremenom ćete se početi uvjetovati da sustavno radite, za razliku od uobičajenog raspršenog pristupa životu koji je toliko raširen u našem modernom dobu.
10. Postanite organizirani
Kada je sve na pravom mjestu, štedite vrijeme i ostavljate prostor za koncentraciju na zadatak koji vam je na raspolaganju. Osobna organizacija razlikuje se od jedne osobe do druge, jer nismo svi isti kada je riječ o načinu na koji pristupamo situacijama.
Zbog toga se zaposlenici u tvrtki mogu osjećati zarobljeno i sputano do kontraproduktivne razine kada uprava provodi opći organizacijski proces koji je previše specifičan i ne dopušta im uspostavljanje vlastitog ritma.
Pa kako se možemo organizirati u svom osobnom životu?
Puno vremena u današnje vrijeme provodimo u raznim oblicima komunikacije. Jedan od načina da se organizirate je da svoje telefonske popise ili kontakte složite u grupe i označite prema načinu na koji ih upotrebljavate, na primjer: obitelj, rođaci, prijatelji, suradnici itd.
Grupirajte svoje e-adrese u kategorije i stvorite mape za svaku. Ako redovito primate puno e-poruka iz određenih izvora, najbolje bi bilo postaviti pravilo ulazne pošte koje automatski prebacuje sve takve poruke u odgovarajuće mape. Umjesto da koristite više kalendara ili planera za praćenje sastanaka na poslu, ostalih događaja i sastanaka, rasporedite ih sve u jednom.
Kao što je prethodno rečeno, uredite svoje radne prostore kako biste osigurali da ništa ne narušava vašu koncentraciju. Steknite naviku pripremiti sve što vam treba za dan prethodne večeri prije odlaska u mirovinu.
Kad pravilno upravljate svojim vremenom, postići ćete više s manje napora. Nikada ne dopustite da vam vrijeme jednostavno promakne. Umjesto toga, preuzmi kontrolu i kontrolu.
Postanite selektivni u načinu na koji provodite vrijeme. Usredotočite se na aktivnosti koje su u skladu s vašom vizijom i ciljevima.
U početku neće biti lako, ali što više steknete naviku praćenja, mjerenja i upravljanja vremenom, to ćete više početi vidjeti uspješne rezultate u svom životu. Nagrade će biti vrijedne truda.