Sadržaj:
- Svrha i blagodati poštivanja i podrške drugim ljudima na poslu
- Održavanje sigurnosti i povjerljivosti na poslu
- Održavanje sigurnog poslovnog okruženja
- Incidenti koji uključuju povjerljivost
- Održavanje opreme
- Dodatak: "Podaci izvještavanja"
Svrha i blagodati poštivanja i podrške drugim ljudima na poslu
Pripadnost timu čini da se osjećam dijelom nečega većeg od mene. U timskom okruženju razumijem misiju i cilj svoje organizacije, doprinosim ukupnom uspjehu organizacije radeći sa svojim kolegama članovima. Možda imam određenu funkciju posla i pripadam određenom odjelu, ali čak i dalje od toga, radit ću s drugima kako bih doprinio ukupnim ciljevima i uspjehu organizacije.
Da bih radio kao dio tima ili unutar organizacije, moram naučiti poštivati druge ljude na poslu i podržavati druge ljude na poslu. Moram znati što organizacija radi, kakva je struktura organizacije i zašto su izgrađeni svaki tim i odjel, što radi i kako doprinosi. Svaki tim i pojedinac moraju razumjeti gdje se njihov rad uklapa u ukupni kontekst organizacije.
Kada se posao radi uz timski rad, umjesto da pojedinci koji sami sjede izvršavaju zadatke, organizacija može procvjetati, jer će posao biti završen na vrijeme i uz proračun. Da bi izgradili dobar timski rad, članovi tima moraju međusobno komunicirati i podržavati se. Ova nas veza uči dijeliti radne ciljeve i ciljeve planiranja, a također pomaže svima da se razvijaju kao pojedinac. Kada radimo u timu, možemo prepoznati međusobne slabosti i snage. To dovodi do davanja i primanja povratnih informacija radi poboljšanja nečijeg rada.
Radim u raznolikom radnom okruženju i susrećem se s različitim osobama različitih osobnosti i iz različitih kultura. Kao organizacija i kao tim moram poštivati i cijeniti svakog pojedinca, bez obzira na rasu, običaje, uvjerenja, izgled itd. Kada različiti ljudi rade zajedno, oni okupljaju razne vještine, talente i iskustva. To pomaže timu i organizaciji da rade najbolje što mogu.
Prije nego što ikoga osuđujem, moram stati na njegovo mjesto, kako bih jasno razumio kako se ta osoba osjeća. Na taj ću način stvari gledati s gledišta te osobe. Uvijek razmišljam kako bih se osjećao da sam u situaciji te osobe. Moram poštivati njihove potrebe, njihove kulturne vrijednosti i rasne razlike prilikom rješavanja neslaganja. Na taj način činim da se osoba osjeća važnom i pokazujem joj da mi je stalo i tu sam da joj pružim podršku na svaki mogući način. Osjećam ih cijenjenima slušajući ih i podržavajući njihove lajkove i interese, cijenim njihove potrebe i poštujem povjerljivost informacija tamo gdje situacija zahtijeva.
Također puno naučim od ljudi kad radim u raznolikom okruženju. Zahtijevam promatranje i smjernice kad mi treba podrška. Također razumijem važnost izgradnje odnosa na poslu s kolegama i nadređenima i koristim druge ljude kao izvor inspiracije.
Održavanje sigurnosti i povjerljivosti na poslu
Sigurnost informacija znači zaštitu informacija i informacijskih sustava od neovlaštenog pristupa, uporabe, otkrivanja, ometanja, preinake ili uništenja. Sigurnost podataka bavi se povjerljivošću, cjelovitošću i dostupnošću podataka bez obzira jesu li podaci u elektroničkom, tiskanom ili drugom obliku.
Povjerljivost je važna iz različitih razloga. Podaci koji se odnose na zapošljavanje i upravljanje zaposlenicima automatski su osjetljivi. Osim toga, u mojoj organizaciji imamo posla s ogromnom količinom povjerljivih podataka za naše klijente. Svi su pohranjeni u ormarima i poslužiteljima organizacije. Ako podaci odu u pogrešne ruke, ti bi se podaci mogli zloupotrijebiti za počinjenje prijevare, diskriminacije i drugih kršenja.
Svaka organizacija treba biti oprezna kako postupa i poštuje podatke koji prolaze kroz njihove ruke.
Slijede zakonski zahtjevi i najbolja praksa:
• Zakon o zaštiti podataka iz 1998. (osmišljen kako bi zaštitio prikupljanje, čuvanje i upotrebu osobnih podataka.)
• Zakon o ljudskim pravima iz 1998
• Uobičajeni zakon o povjerljivosti
Povjerljivost je dužnost svih. Osoblje uvijek treba slobodno razgovarati sa starijim osobama ili menadžerima što to svakodnevno znači u rukovanju bilo kojim materijalom. Također svi zaposlenici moraju znati koja su pravila za bilo koju industriju kojom se bave i znati postupak na svom radnom mjestu za rješavanje sumnjivih rizika i kršenja.
Održavanje sigurnog poslovnog okruženja
Kada radite za organizaciju ili tvrtku ili bilo koje radno okruženje, vrlo je važno poštivati sigurnosne, pravne i pravne postupke. Svaka organizacija ima svoje povjerljive podatke i mora se voditi računa da se ti dokumenti zaštite od javnosti, inače će to dovesti do katastrofalnih učinaka. Imovina mora biti osigurana bravama koje može otvoriti samo ovlašteno osoblje. U našoj organizaciji imamo sigurne brave koje mogu otvoriti samo zaposlenici organizacije pomoću njihove kartice za povlačenje. Sobe upravitelja osigurane su brojevnim bravama. Svi povjerljivi podaci i datoteke zaštićeni su u ormarima kojima su dostupni samo zaposlenici.
Glavna vrata za ulaz u urede osigurana su bravama koja se mogu otvoriti prevlačenjem kartice. Također tijekom vođenja organizacije, svi zaposlenici slijede sve zakonske zahtjeve u vezi s načinom na koji se koriste povjerljivi podaci i zaštićeni podaci kupaca. Također se potpisuju ugovori za sve usluge koje se pružaju i traže, navodeći sve zakonske potrebe i ishod ako je proizvod ili usluga nezadovoljavajući.
Od zaposlenika koji rade u organizaciji očekuje se da nose svoju osobnu osobnu iskaznicu koja zajedno s fotografijom navodi njihovo ime, položaj i ime organizacije. Također svi zaposlenici trebaju osigurati da neidentificirani, neovlašteni ili ne-zaposlenici bez razloga ne uđu u zgradu. Svi posjetitelji koji ulaze u zgradu moraju se prijaviti na recepciji i odjaviti se kad napuste prostorije. Evidencija sve imovine - uredske opreme, namještaja i svih predmeta koji pripadaju organizaciji vodi se u svakom uredu, zajedno s markama i modelima. Svaka oprema dobiva jedinstvene kodove koji se stavljaju na opremu zajedno s imenom i telefonskim brojem organizacije. Svi predmeti koji (poput prijenosnih računala) koji se ne koriste ili su povjerljivi sigurno se zaključavaju.
Sve stavke koje su zaposlenici posudili, poput prijenosnih računala ili projektora, itd., Potpisani su za posuđivanje i vraćanje. Vrijednosti zaposlenika moraju se cijelo vrijeme sigurno zaključavati. Treba voditi računa da se izbjegne krađa u uredu nakon radnog vremena, zato uvijek pazite da su sve dragocjenosti i povjerljivi podaci sigurno zaključani. Predmeti koji nedostaju ili mislite da su nestali moraju se prijaviti upravitelju ureda. Također morate policiji prijaviti krađu i sve sumnjive radnje i poduzeti potrebne pravne radnje.
Povjerljive papire ne treba samo odlagati. Prije odlaganja moraju se usitniti.
Incidenti koji uključuju povjerljivost
Što se tiče povjerljivosti i sigurnosti u vezi s mojim poslom i datotekama s kojima se bavim, maksimalno pazim na postupanje sa situacijama i dokumentima. Sve povjerljive podatke i dokumente koji se odnose na zaposlenike i klijente zaključavam u zaključani ormarić. Također su povjerljive datoteke spremljene na tvrdi disk zaštićene lozinkom, tako da svatko tko ima pristup zajedničkom pogonu ne otvara dokumente. Ovo je rezultat problema s kojim sam naišao prošle godine. _________________ (uklonjen radi povjerljivosti) spremaju se u zajednički pogon, kojem drugi kolege imaju pristup. Nisam ih spremao u mapu "Moji dokumenti" koja je osobna, jer je i moj upravitelj trebao pristup tim datotekama. Otkrio sam da je suradnik pokušao otvoriti dokumente iz mape u kojoj su svi _____________ (uklonjeni radi povjerljivosti) bili spašeni. Nakon ovog incidenta razgovarao sam sa svojim menadžerom o tome što se dogodilo, kako je to utjecalo na organizaciju, povjerljivost podataka o ostalim zaposlenicima i objasnio sam joj kako će to utjecati i na sve ostale članove tima. Tada je moj upravitelj pitao što se može učiniti, predložio sam da zaštitimo lozinkom sve datoteke koje su povjerljive. Od tada su sve povjerljive datoteke, bez obzira na to gdje su spremljene, zaštićene lozinkom i lozinkom se dostavlja samo dotičnoj osobi koja ima dopuštenje za otvaranje datoteka.
Održavanje opreme
U uredu uvijek imamo posla s pisačima i faks uređajima te datotekama koje je potrebno reciklirati. Prazni toner ulošci i vrpce za faks mogu uzrokovati opasne učinke zbog prisutnih kemikalija. Radi se o zdravstvenim i sigurnosnim pitanjima. Tako se stavljaju na područje gdje se opasni otpadni materijali ostavljaju na odlaganje, a sakupljačka tvrtka ih sakuplja svaki mjesec. Također se sve kutije i poklopci u koje stižu toneri, ulošci i papirnice odlažu u odgovarajuće preskoke kako bi se izbjegla zdravstvena i sigurnosna pitanja.
Također osiguravam da je sva oprema, poput pisača, faksa i računala, u dobrom radnom stanju. Ako postoje bilo kakvi informatički problemi, prijavljujem poziv sa službom za informatičke usluge i progonim sve odgode navodeći referentni broj slučaja.
Dodatak: "Podaci izvještavanja"
Ovdje je dodan ovaj konkretni odgovor u nastavku, jer je bilo zahtjeva dvaju kandidata. To ni na koji način nije povezano s gore navedenom osobnom izjavom.
Livingsta
Opišite načine izvještavanja podataka tako da
a) Ispunjava dogovorene ciljeve
b) je točan i bez pristranosti
Podaci su skupina informacija koja se koristi u razne svrhe poput analize, procjene i dolaska do određenih rezultata ili zaključaka. Izvješćivanje o podacima je postupak u kojem se podaci izvlače iz izvora ili iz više izvora, a zatim pretvaraju u format koji se može koristiti u svrhu. Obično se prikazuje u obliku izvješća u tablicama ili grafikonima ili statistikama ili grafikonima ili na tablicama itd. Ti se podaci mogu koristiti za donošenje važnih odluka unutar organizacije ili s vanjskim organizacijama. Dakle, izvještaj podataka mora biti izrađen na takav način da ispunjava ciljeve i zahtjeve zahtjeva, a također mora biti točan i bez pristranosti, jer je kvaliteta podataka vrlo važna.
Načini izvještavanja podataka tako da ispunjavaju dogovorene ciljeve su:
- Uvijek se pobrinite da podaci koje prikupljate služe u svrhu izvješća koje ćete pripremiti.
- Provjerite je li izvještaj u dogovorenom stilu i formatu te da ga ljudi mogu lako razumjeti.
- Provjerite je li zahtjev za detaljnim izvješćem ili sažetim i pripremite izvješće u skladu s tim.
- Neka jezik bude što jednostavniji ako se izvještaj želi distribuirati širokom krugu publike; opet to ovisi o svrsi izvješća i onome što pokušavate postići ili prijaviti.
- Provjerite ima li izvješće dogovorenu / prihvatljivu strukturu i je li sadržaj u skladu s ciljevima i zadacima organizacije. Ukratko, mora imati logičnu strukturu, s jasnim idejama i biti dobro organiziran.
- Podijelite podatke jasno i uredno u različite odjeljke s bilješkama ili objašnjenjima gdje god je to potrebno.
- Najbolje je ne imenovati ili etiketirati ljude u izvješću.
- Zaključni dio mora biti jasan s rezultatima vašeg istraživanja ili analize.
- Uključite preporuke ako postoje.
- Uvijek je dobro na početku sažeti o čemu se radi u izvješću, o njegovoj namjeni i o čemu se raspravlja. Možete uključiti i razlog zbog kojeg je kreirano ovo izvješće. Možete spomenuti njegova ograničenja, ako postoje, i predložiti područja poboljšanja.
Načini izvještavanja podataka kako bi bili točni i bez pristranosti su:
- Nikad ne pretpostavljajte podatke ili zaključke jer to može predstavljati prijetnju funkcioniranju organizacije.
- Provjerite ima li gramatike, pravopisa i točnosti brojki jer ova izvješća predstavljaju kvalitetu organizacije. Ako su u pitanju bilo kakvi izračuni, dvaput ih provjerite ima li pogrešaka. Uvijek je najbolje ovo pokrenuti preko druge ili dvije osobe radi pregleda kako bi se izbjegle gramatičke ili numeričke pogreške.
- Nemojte imati nikakve ponavljajuće ili nebitne informacije.
- U svom izvješću morate biti vrlo precizni, koristeći točne, jasne riječi i brojke, kako bi vaše izvješće bilo pristrano.