Sadržaj:
- 8:00: Počnite s radom. Provjerite e-poštu.
- 9:00: Konferencijski poziv
- Konferencijski poziv u stvarnom životu
- 10:00: Pregled konferencijskih poziva / izdanja projekata
- 11:00: Planiranje projekta / Više poziva
- 11:30: Specijalistički sastanak
- 12.30: Ručak
- 13:00: Prezentacija rukovoditeljima
- 14:00: Napišite izvještaje
- 15:00: Pridružite se timu
- 16:00: Ažuriranje proračuna
- 16:30: Financijski sastanak
- 17:00: Hitni konferencijski poziv
- 17:30: Odgovor na e-poštu
- 18:00: Pregledajte popis obveza za sutra
- Zaključak: Ne postoje dva ista projekta / organizacije
S obzirom na karijeru voditelja projekta? Nastavi čitati…
Canva.com
U bilo kojoj karijeri ono što autsajderu može izgledati zanimljivo i glamurozno često mogu biti složeni i stresni aspekti posla. Važan je odabir prave karijere pa morate istražiti. Pogled dalje od sjajnih stranica za zapošljavanje i upoznavanje ponešto o svakodnevnoj stvarnosti posla može vam pomoći da donesete informiraniju odluku o tome odgovara li ta karijera za vas.
U ovom sam članku spojio svoje iskustvo i iskustvo drugih menadžera projekata kako bih vam dao uvid u to kako izgleda normalan dan. Pročitajte i provjerite je li to karijera u kojoj biste mogli zamisliti kako uživate.
Naravno, u stvarnosti se svaki dan kao voditelja projekta jako razlikuje, ali u svrhu ovog članka strukturirao sam neke tipične aktivnosti u prosjeku 9-5 dana.
8:00: Počnite s radom. Provjerite e-poštu.
Čitatelj orlovskih očiju već je uočio proturječnost u mom članku. U uvodnom odlomku spomenuo sam da ću vam dati tipičnih 9-5 dana, a sada sam umjesto toga započeo dan u 8 sati.
Ovo je prva stvarnost voditelja projekta: dan je vrlo rijetko 9-5.
Vođenje projekata zahtjevna je karijera. To je osobito istinito kada ste u kritičnoj točki projekta. Projekti su toliko suštinski povezani s vremenskim okvirom, da kad stvari postanu teške, nema vremena za zaustavljanje i zaustavljanje. To u stvarnosti znači da tijekom zauzetih razdoblja možda radite dugo radno vrijeme da biste podržali svoj tim, prošli svoje zadatke i osigurali da se poštuju rokovi.
Da bi se nosili s tako zahtjevnim poslom, mnogi će voditelji projekata započeti posao prije jutarnje navale telefonskih poziva i sastanaka, kako bi imali vremena nadoknaditi e-poštu. Nerijetko je da voditelj projekta započne s radom u 7 ili 8 sati ujutro. I naravno, zajednička velika poštanska pošta. Morate biti dovoljno organizirani da biste mogli dobro upravljati pristiglom poštom i odgovarati na važne e-poruke.
9:00: Konferencijski poziv
Konferencijski pozivi preuzeli su sastanke kao najčešći način komunikacije na projektima. Zašto? Jer mnogi projekti sada imaju udaljene timove. Kada radite s ljudima sa sjedištem na brojnim lokacijama, imati vremena za putovanje na sastanke postaje nerealno. A s naprednom tehnologijom kakva je, telefonska ili video konferencija mogu biti jednako učinkovite. (Pa, ovo nije uvijek istina. Samo iz zabave, povezao sam se s video u nastavku koji daje jedinstveni pogled na to kako bi konferencijski poziv izgledao u stvarnom životu. Ako ste ikad doživjeli konferencijski poziv, ovaj zasigurno će vas nasmijati.)
Kao voditelj projekta, često ćete biti odgovorni za organizaciju konferencijskih poziva, a možda ćete trebati biti i predstavnik tvrtke u drugim pozivima povezanim s vašim projektom. Pozivi za projekt često su zakazani kako bi timu redovito pružio priliku za razgovor o tome kako napreduju s projektom i za raspravu o eventualnim problemima.
Konferencijski poziv u stvarnom životu
10:00: Pregled konferencijskih poziva / izdanja projekata
Dakle, pretpostavimo da je konferencijski poziv u 9 sati jedan sat. To je prilično tipično za veći projekt. Kao voditelj projekta, konferencijski ćete poziv završiti skupom bilješki koje ste tijekom cijelog vremena zabilježili. Vaš vas je tim vjerojatno obavijestio o završenom poslu, radu koji je u tijeku i glavnim projektnim problemima. Vjerojatnost je da će biti hitnih ili poluhitnih poslova koje trebate obaviti nakon što napustite konferencijski poziv da biste riješili upravo pokrenuta pitanja.
U ovom trenutku dana vjerojatno ćete raditi nekoliko stvari:
- Ažuriranje projektne dokumentacije, npr. Projektnog plana, tako da odražava sve što ste upravo rekli u konferencijskom pozivu
- Učinite neki početni posao na rješavanju hitnih problema o kojima ste obaviješteni, npr. Ako dobavljač kasni s isporukom, možete provjeriti utjecaj koji će to imati na vaš projekt, nazvati dobavljača ili eskalirati problem.
- Vjerojatno će se održati i druge e-adrese / telefonski pozivi / rasprave koje bi vam mogle zauzeti veliku količinu jutra. Uobičajeno je da voditelj projekta tijekom dana dobiva kontinuirani tok e-pošte, problema i telefonskih poziva, tako da ćete imati novih stvari s kojima se možete nositi, čak i dok ste zauzeti rješavanjem već postojećih problema.
11:00: Planiranje projekta / Više poziva
Dakle, slijedeći vaš sastanak ranije, vjerojatno ste otkrili da vaš projektni plan sada treba ažurirati. Međutim, ne očekujte puno vremena da to napravite. Vjerojatno će vas prekidati još poziva i e-poruka. Međutim, svejedno započinjete s planom.
11:30: Specijalistički sastanak
Upotrijebio sam generički izraz "stručni" sastanak za ovaj naslov, ali u stvarnosti ovo bi mogao biti bilo kakav sastanak povezan s određenom temom vašeg projekta. Na primjer, ako ste voditelj IT projekata, ovo je možda pregled softvera.
Međutim, ovdje valja naglasiti da sastanci zauzimaju znatan dio vašeg dana. I ne zaboravite, dobrom voditelju projekata treba vremena s bilo koje strane sastanka kako bi bili sigurni da će iskoristiti vrijeme. Možda prethodno prikupljaju referentni materijal ili čitaju pozadinske informacije, a nakon toga mogu prepisivati i distribuirati bilješke koje su napravili tijekom sastanka.
12.30: Ručak
Stoga ne želim slikati previše sumornu sliku kada je riječ o tome koliko život voditelja projekta može biti zauzet. Dakle, u 12:30, ovdje je zaustavno mjesto za ručak. Dobra je ideja, koliko god vaš posao bio užurban, uvijek odvojiti vrijeme usred dana. Otkrit ćete da imate više energije za popodne i možete se bolje usredotočiti.
13:00: Prezentacija rukovoditeljima
Očekuje se da ćete kao voditelj projekta morati održati puno prezentacija. Možda ćete primijetiti da vaš menadžer, viši rukovoditelji ili sponzor projekta pažljivo prate projekt visokog profila i oni mogu tražiti da im redovito predstavljate ažuriranja.
Naravno, redovita prezentacija nije samo jednosatni sastanak izvan vašeg radnog tjedna. Potrebno je vrijeme za sastavljanje detalja koje viši rukovoditelji očekuju da će se vidjeti u prezentaciji, a možda ćete i sami morati poslati dodatne informacije nakon završetka sastanka kako biste im pomogli odgovoriti na sva pitanja ili nedoumice. Biti vješt u uzimanju puno kritičnih podataka i pretvaranju u jasnu, izravnu prezentaciju vrlo je važno ako želite dobro obavljati svoj posao.
14:00: Napišite izvještaje
Voditelji projekata troše znatnu količinu vremena na dokumentaciju, jer postoji mnogo podataka koje treba čuvati i redovito ažurirati na projektu. Uz prezentacije rukovoditeljima, možda ćete redovito trebati pružati pisana izvješća široj publici ili kupcu. Imati solidne vještine pisanja važno je jer želite da vaši izvještaji izgledaju profesionalno i da ih ljudi lako čitaju i razumiju.
15:00: Pridružite se timu
Vaš osnovni posao kao voditelja projekta je održavanje kontrole nad projektom i ne treba ga podcjenjivati koliko brzo projekt može početi kliziti. Jedini način da se to spriječi je čvrst odnos sa svojim timom i redovita komunikacija s njima. Važno je da se vaš tim osjeća dovoljno ugodno s vama da vas može riješiti bilo kojih problema koji imaju i koji bi mogli stvarati probleme vašem projektu, pa su dobre međuljudske vještine nužne.
Tijekom tog vremena možda proaktivno sustižete pojedine članove tima telefonom ili osobno ili možete odrediti prioritete određenih članova tima ako se trenutno bavite određenim problemom na vašem projektu.
16:00: Ažuriranje proračuna
Održavanje kontrole projektnih financija je neophodno. Na početku bilo kojeg projekta morat ćete sastaviti proračun da biste procijenili što ćete potrošiti i kada. Da biste održali blisku kontrolu nad svojim projektom, morat ćete redovito pregledavati proračun i provjeravati ga prema stvarnim podacima o potrošnji. Izvrsno razumijevanje brojeva vrlo je važno za voditelja projekta.
16:30: Financijski sastanak
Ako trošite proračun na projektu, možda ćete se naći na sastanku s financijskim timom kako biste pregledali svoju potrošnju. Ili vaša organizacija možda jednostavno želi redovitu financijsku provjeru vašeg projekta kako bi provjerila je li na pravom putu. Međutim, ono što ćete zasigurno pronaći na bilo kojem projektu jest da će vas često tražiti da prisustvujete sastancima s unutarnjim odjelima koji imaju interes ili udio u vašem projektu.
17:00: Hitni konferencijski poziv
Rijetki je dan kada se na projektu sve odvija bez problema. Često vam se dogodi da morate promijeniti svoj pažljivo isplanirani raspored kako biste riješili rastuću krizu na projektu. Na primjer, možda ćete morati zakazati kasni konferencijski poziv kako biste sustigli treću osobu u vezi s problemom koji vam je pokrenut tog jutra. Imajte na umu i da ako imate posla s timovima u različitim vremenskim zonama, vjerojatno ćete se morati zakazati za pozive bilo rano ujutro ili kasno navečer. Jedan od mnogih razloga zašto je posao upravljanja projektom rijetko 9-5.
17:30: Odgovor na e-poštu
E-pošta je i dalje važan alat za komunikaciju u bilo kojem poslu, a iako ste tijekom dana možda imali 10 ili 20 minuta u neparnim točkama za čitanje i odgovaranje na e-poštu, vjerojatno ćete otkriti da vaša pristigla pošta brzo raste kako dan prolazi. Stoga vam se često može dogoditi da na kraju radnog dana stisnete dodatnih 30 minuta samo da biste nadoknadili e-poštu i stali na vrh ostatka popisa obaveza, prije nego što budete spremni napustiti posao.
18:00: Pregledajte popis obveza za sutra
Dakle, u 18:00 možda ćete se sada osjećati kao da ste postigli određeni napredak u svom poslu i da ste spremni napustiti ured. Međutim, da biste sebi pokušali dati prednost vrlo zauzetom sutra planiranom danu, možda ćete potrošiti samo 10 minuta na pregled popisa obaveza. Naravno, popis obveza važan je alat za svakog voditelja projekta, jer će vam pomoći u upravljanju vremenom i žongliranju vrlo zahtjevnim rasporedom.
Zaključak: Ne postoje dva ista projekta / organizacije
Ako se iznenadite bilo kojom od ovih točaka, sjetite se da je ovo jednostavno vodič, a u stvarnosti su svi projekti različiti i način na koji upravljate svojim vremenom bit će drugačiji. Uz to, sve su organizacije različite. Neki mogu imati kulture koje očekuju da radite dugo i uzmete minimalni ručak; drugi mogu imati sasvim drugačiji pristup i mogu aktivno poticati zaposlenike da prave pauze, smanjuju svoje radno vrijeme i rade razumno radno vrijeme. Bez obzira kojim projektom upravljate, jedna pouka koju možete izvući iz ovog primjera je da je sposobnost ostajanja organiziranim, budnim i učinkovitim nevjerojatno važna za voditelja projekta. Dobro upravljanje vremenom čini značajnu razliku u mogućnosti zadržavanja složenih zahtjeva i nepredvidljivosti koje dolazi s nadzorom nad projektom.