Sadržaj:
- Uvod
- Status stop svjetla
- Ažuriranje statusa
- Raspored prekretnica
- U letu i predstojeći posao
- Rizici i problemi
Uvod
Pisanje tjednih ažuriranja statusa projekta može se osjećati kao dosadan posao, ali oni su presudan alat koji pomaže voditeljima projekata da održavaju projekt na tragu. Tjedna izvješća o statusu projekta održavaju visoko rukovodstvo i projektni tim u tijeku sa statusom projekta, daju vam forum za stavljanje rizika i problema pred sve i pružaju vam još jedan način da nastavite prebacivati prekretnice ispred svih osigurati da ljudi ostanu usredotočeni na njih. Ovaj članak opisuje kritične elemente koje biste trebali uključiti u svako tjedno izvješće o statusu projekta.
Jednostavni zeleni, žuti ili crveni indikator stop svjetla može vrlo brzo komunicirati o statusu projekta.
Američki State Department
Status stop svjetla
Status stop svjetla je zeleni, žuti ili crveni indikator. Zelena označava da projekt ide po rasporedu i da nema problema. Žuta označava da se naziru rizici koji će, ako se ne riješe, imati određeni utjecaj na raspored projekta ili proračun projekta. Crvena označava da projekt ima značajnih problema i da je neizbježan utjecaj na opseg, vremensku traku ili proračun. Nakon što se obratite projektu koji je u crvenom statusu, morat ćete ponovno temeljiti projekt, a tada ga možete premjestiti iz statusa crvenog svjetla.
Ažuriranje statusa
Odjeljak za ažuriranje statusa kratki je, napisani sažetak koji pokazuje gdje se projekt trenutno nalazi. U idealnom slučaju, ovo bi trebalo biti ograničeno na nekoliko rečenica koje pogađaju visoke note. Općenito, ovo će otkriti gdje je tim u pogledu postizanja sljedeće prekretnice u projektu. Alternativno, ako projekt trenutno trpi velike poteškoće, ovo je dobro mjesto za to da se nađe na radaru višeg vodstva. Osim toga, ako vaš projekt ima više faza, uključite kratko ažuriranje statusa povezano sa statusom svake faze ili ključnog dijela projekta.
Uključivanje projektnih prekretnica i njihovih pridruženih datuma daje svima okvire na visokoj razini da provjere jesu li projekti na putu.
Vijesti o akceleratoru projekta
Raspored prekretnica
Prekretnice su važni datumi koje je presudno za projektni tim postići tijekom razvoja projekta. Na primjer, prekretnica može biti demonstracija onoga na čemu radite za investitore ili ključne dionike ili očekivani datum završetka. Trebate nazvati datume prekretnica u svom tjednom izvještaju o statusu projekta kako biste bili sigurni da ih neće izgubiti iz vida i ključne dionice projekta i projektni tim.
U letu i predstojeći posao
Uključite odjeljak u svoje tjedno ažuriranje statusa projekta koji sažima ono na čemu članovi projektnog tima trenutno rade i na koji će posao prijeći nakon toga. Te biste podatke trebali moći prikupiti iz kombinacije projektnog rasporeda i strukture raščlanjenja rada. To također pomaže u održavanju voditelja projekta pod nadzorom, jer ih prisiljava da dodirnu bazu sa svima kako bi provjerili na čemu rade i na kojim zadacima će dalje kretati. Također pruža članovima projektnog tima još jedan put da iznesu probleme s kojima se susreću ili rizike koji su na pomolu.
Rizici i problemi
Posljednji, ali još uvijek kritični odjeljci koje morate uključiti u tjedno izvješće o stanju projekta odnose se na rizike i probleme. Odjeljak u kojem se pozivaju na rizike mora jasno navesti sve potencijalne rizike za projekt koji vidite na pomolu i plan koji morate ublažiti u slučaju da postanu problemi. Ovo nije točna znanost i ne postoji način da se na sve pripremite, ali želite biti sigurni da ste identificirali sve što možete i da imate približno ideju kako biste to kontrolirali u slučaju da to postane problem. Odjeljak s brojevima trebao bi navesti sva pitanja koja su trenutno iskusna na projektu i radnje koje se poduzimaju radi njihovog rješavanja.
© 2017. Max Dalton