Sadržaj:
- Različite vrste sastanaka
- Administrativna podrška sastancima
- Organiziranje sastanaka
- Poslovni smještaj
- Rezervacija putovanja
- Vrste uredske opreme
- Korištenje uredske opreme
- Smanjenje otpada
- Dnevnički sustavi
- Prednosti dnevničkog sustava
- Primjer sustava u uporabi
Napomena: Ovi vam podaci pomažu u stjecanju diplome 2. stupnja iz poslovanja i administracije. Molimo ne kopirajte.
Različite vrste sastanaka
Vrste sastanaka ovise o veličini organizacije, pitanjima o kojima treba razgovarati i broju ljudi koji će eventualno prisustvovati.
- Sastank u stojećem položaju upravo je ono što zvuči: sastanak uspravno. Te se sastanke menadžer često održava svakodnevno, kratko vrijeme. Obično se koriste kada upravitelj zaposlenike mora obavijestiti o jednostavnim promjenama ili zadacima koje treba započeti i dovršiti.
- Konferencija je vrlo planiraju i organiziraju sastanke i konferencije uvelike se temelje na raspravi i mišljenja. Drži ih predsjedavajući kako bi razgovarali o jednoj ili nekoliko tema i često imaju veliku posjećenost različitih ljudi u organizaciji. Ponekad se odvijaju konferencijski pozivi. To može uključivati jednu ili više osoba.
- Prezentacija je sastanak koji se održava informirati zaposlenike o izmjenama rutinskih, pravilima i postupcima. Planiranje prezentacije često je dugotrajno, jer je od vitalne važnosti da sve informacije budu precizne i detaljne. U prezentaciji često postoje jedan ili dva izlagača, a polaznici obično na kraju imaju priliku raspraviti bilo koja pitanja.
- Tematska sastanak je sastanak koji je održan kako bi raspravljali jedne pojedinačne temu.
- Hitni sastanci održavaju se iznenada, često bez puno planiranja i najave. Oni obično uključuju rasprave o krizi bilo unutarnjoj ili izvan organizacije. Hitnom sastanku morat će prisustvovati svi članovi tima što može prouzročiti smetnje u dnevnom radu, no to je vrlo važno. Dnevni red nije potreban za hitni sastanak zbog kratke obavijesti; međutim, i dalje treba voditi računa o zapisniku tijekom ili nakon sastanka.
Administrativna podrška sastancima
Od vitalne je važnosti da se za sastanke pruži administrativna podrška. Prije održavanja sastanka treba napraviti popis svih nazočnih i prikupiti kratke informacije o svrsi sastanka. Kako ljudi ulaze na sastanak, važno je da netko zabilježi tko dolazi.
Uvijek bi trebao biti zapisnikar; to su ljudi koji bilježe rasprave i dogovore koji se vode tijekom sastanka, omogućujući ljudima da se na njih vrate. Kako ljudi ulaze u područje sastanka, važno je da netko zapiše imena tamošnjih ljudi u slučaju da drugi sastanak treba održati s istim polaznicima. To također omogućuje menadžeru itd. Da zna kome su postavljeni novi ciljevi ili tko je svjestan novih ishoda.
Administrativna podrška također je potrebna tijekom planiranja i organizacije sastanka (pogledajte pitanje 3 za ono oko čega pomažu).
Organiziranje sastanaka
Kada organizirate sastanak, razmotrite njegovu svrhu i tko će biti 'šef' sastanka. Treba organizirati prikladno vrijeme tako da se sastanak ne kosi s bilo kojim važnim sastancima ljudi koji sudjeluju u sastanku. Treba planirati duljinu sastanka, kao i popis onih koji će prisustvovati te odabrati odgovarajuće mjesto (ono koje će moći dobiti i svi sudionici). Treba stvoriti dnevni red; ovo je popis predmeta koji ocrtavaju teme o kojima će se raspravljati na sastanku.
Ako treba osigurati osvježenje, treba razmisliti o količini i ovisno o tome koliko je udaljen / zatvoren sastanak, osvježenja treba kupiti i pravilno ih pohraniti. Treba razmotriti posebne dijete.
Pristup osobama s invaliditetom treba razmotriti kao podršku sudionicima. Ako je potrebno, treba provjeriti mjesto sastanka kako bi se osiguralo da je prikladno za pristup invalidskim kolicima itd. Mogu se unajmiti ili pozvati tumači za znakovni jezik da pomognu u komunikaciji.
Poslovni smještaj
Kada putujete u poslovne svrhe, područje može biti lokalno ili međunarodno. Važno je da se prije rezervacije istraže sve različite mogućnosti putovanja kako bi se usporedile prikladnost i pouzdanost, kao i različite vrste smještaja.
- Različite mogućnosti putovanja: automobil, taksi, autobus, autobus, vlak, brod / trajekt, avion
- Različite vrste smještaja: hotel, noćenje i doručak.
U poslovnom je sektoru vrlo važno potvrditi upute i zahtjeve za poslovna putovanja i smještaj. Kada se dogovara poslovno putovanje sa smještajem, vrlo je važan proces planiranja. Potrebno je otkriti količinu ljudi koji putuju i proračun kako bi se krenulo dalje s postupkom planiranja.
Prvo bi trebale biti poznate različite vrste poslovnih putovanja; hoće li putovanje biti lokalno ili međunarodno? Nakon što se lokacija potvrdi, treba pažljivo razmotriti odabir smještaja.
- Hoteli često nude tri kvadratna obroka dnevno (što može uključivati i ručak u paketu), a mogu biti prilično skupi. Međutim, posjetiteljima nude mnoštvo različitih sadržaja, uključujući javne sobe u hotelu, a mogu pružiti i besplatni WiFi koji će poslovnim radnicima omogućiti da budu u toku sa svojim zadacima dok su u svojoj sobi i omogućit će im komunikaciju s kolegama.
- Noćenja s doručkom uvijek nude doručak ujutro koji uključuje troškove nečijeg boravka. Sadržaji u nekim krevetima i doručcima su ograničeni, što ne bi trebalo previše zabrinjavati, jer je na poslovnim putovanjima vjerojatno da radnik često neće biti u dodijeljenoj sobi.
Rezervacija putovanja
Prilikom rezervacije putovanja važno je provesti dodatna istraživanja. Ako hotel / noćenje i doručak ima vrijeme policijskog sata za rezervaciju, od vitalnog je značaja da poslovni djelatnik tamo prije dođe. U nekim je slučajevima lakše putovati dan prije da se smjestite u sobu i opustite se dok posao ne započne. Troškove će trebati pažljivo provjeriti kako bi troškovi bili unutar proračuna.
Karte za putovanja i hotelske sobe / sobe s doručkom treba rezervirati unaprijed kako bi se izbjeglo razočaranje i stres. U nekim slučajevima poslovnim putnicima može se osigurati određena količina novca za kupnju hrane, putovanje autobusom ili taksijem i za druge potrebe.
Kad je planiranje završeno, svim članovima osoblja koji će sudjelovati na poslovnom putovanju trebaju se dati detalji o putovanju i smještaju kako bi se mogli pripremiti i znati točne detalje onoga što rade.
Važno je voditi evidenciju o poslovnim putovanjima i smještaju kako biste pratili novčane tokove i dobit tvrtke jer se novac koji se koristi za poslovna putovanja često postavlja u proračun. Ako se čuvaju detalji o putovanju i smještaju, na primjer koliko novca koštaju i njihova prikladnost, u budućnosti se može vratiti na evidenciju radi uštede novca i / ili pronalaska boljeg smještaja.
Također je korisno voditi evidenciju jer omogućava zaposlenicima komunikaciju o mogućim promjenama tijekom putovanja.
Vrste uredske opreme
Dopisnice: Dopisnice se uglavnom koriste u uredu. Primjeri tiskanica: Olovke, olovke, klamerice, spajalice, post-it bilješke, ravnala.
Sigurnosni sustav: Na mom radnom mjestu sva su vrata ureda zatvorena i imaju šifrirane brave. Time se osigurava da javnost i neovlaštene osobe ne mogu dobiti pristup dosjeima pacijenata, kao ni sitni novac. Postoje i CCTV kamere unutar recepcije i izvan zgrade kako bi se osigurala sigurnost kako unutarnjih tako i vanjskih kupaca. Sva računala za osoblje imaju posebnu tipku za paniku koja se pritiskom pojavljuje kao upozorenje na ostalim računalima osoblja. To ih upozorava da ste u nevolji i naša je politika da, ako se to dogodi dok nemamo posla s pacijentom, odemo do člana osoblja koji je aktivirao gumb za paniku da vidimo što nije u redu.
Računalo: Računalo je jedan od glavnih dijelova opreme koji se koristi u uredu. Sadrže različit softver, na primjer Microsoft word, koji članovima osoblja omogućuje izradu pisama itd. Računala su obično povezana s internetom što omogućuje mrežne komunikacije i istraživanja. Na svim računalima treba instalirati poseban antivirusni softver za sigurnu upotrebu prilikom korištenja interneta. Također je važno da se sav rad sigurnosno kopira kako bi se izbjegao gubitak posla. Većina softvera na računalima može se šifrirati lozinkom kako bi se omogućio samo ovlašteni pristup i zaštitila povjerljivost.
Pisač / Fotokopirni uređaj: Fotokopirni uređaji koriste se za izradu kopija dokumenata na papiru. Uvijek je korisno imati kopije podataka, posebno ako se tiču kupca.
Skener: Skeneri su povezani s računalima i koriste se za prijenos nečega s papira na računalo. Moj posao na mom radnom mjestu je koristiti skener za stavljanje bilješki pacijenta i bolničkih pisama u sustav za dodjelu.
Stolovi i stolice: Većina zaposlenika u uredskoj organizaciji raspoređeni su za vlastite stolove. U nekim organizacijama zaposlenici imaju "vrući stol". To znači da nemaju svoje područje, već uzimaju gdje god im je dostupno.
Faks uređaj: Faks uređaji koriste se za kopiranje dokumenata u vanjsku tvrtku. Svaki faks ima svoj pojedinačni broj, slično telefonskom broju, što ga omogućuje ostalim tvrtkama da vam odmah proslijede podatke.
Stroj za frankiranje: Strojevi za frankiranje koriste se za vaganje i 'ispis' na omotnice (pisma / pakete) kako bi ih se moglo otpremiti. Kredit se kupuje i ulaže u stroj za plaćanje troškova marke koji se mogu promijeniti u 1. ili 2. klasu. (pogledajte jedinicu 12 za više informacija o strojevima za frankiranje)
Laminator: Papir ili kartica umetnuti su u laminator koji se zatim 'zatvara' u plastičnu oblogu kako bi ih zaštitio od oštećenja i kidanja vodom. Dokumenti se često laminiraju ako ih treba izložiti, na primjer plakate ili upute.
Fiksni telefon: telefoni se gotovo uvijek koriste u uredu. Mogu se koristiti za upućivanje / primanje eksternih i internih poziva. Unutar mog radnog mjesta telefoni se koriste za komunikaciju s drugim zaposlenicima i koriste se za pozivanje drugih zdravstvenih poduzeća i pacijenata. Također primamo dolazne pozive od pacijenata koji mogu imati upit ili koji žele rezervirati sastanak. Svaki telefon također ima 'poštanski pretinac' gdje ljudi koji zovu mogu ostaviti poruku ako ne možete odgovoriti. Mogu se postaviti i na postavku "ne ometaj".
Ormar za dosijee: Ormar za pohranu koristi se za organiziranje i pohranu dokumenata. Često imaju više ladica i odjeljaka koji se mogu označiti kao pomoć u organizaciji. Unutar mog radnog mjesta imamo kartoteke, posebno za osobne podatke pacijenata koji su poredani abecednim redom po prezimenu i mogu se zaključati. Prednost mnogih od njih je što su vatrootporni, pa se vitalni podaci neće uništiti u slučaju požara.
Drobilica: Drobilice se mogu koristiti u uredu za odlaganje privatnih i povjerljivih podataka o drugom članu osoblja ili kupcu / pacijentu. Time se osigurava da neovlaštene osobe ne mogu dobiti informacije. Zakon o zaštiti podataka kaže da osobne podatke treba „čuvati ne dulje nego što je prijeko potrebno“. Unutar mog radnog mjesta uništili smo sve povjerljive podatke koji više nisu potrebni.
Sef: Sef je dio vitalne „opreme“ za ured ako se sprema novac. Sef će sigurno pohraniti novac i samo ovlaštene osobe trebaju mu znati pristupiti bilo pomoću ključa ili koda. Ključeve sefa također treba držati na sigurnom mjestu kako bi se izbjegao gubitak ili krađa.
Korištenje uredske opreme
Pri odabiru uredske opreme za dovršetak zadatka, treba razmotriti što taj zadatak zahtijeva. Ako morate napisati pismo, možete odlučiti koristiti Microsoft Word na računalu, a zatim upotrijebiti pisač. (Razmotrite dostupne resurse: možda nema dovoljno papira za ispis.)
Također je važno uzeti u obzir koliko vam vremena treba za izvršavanje zadatka. Na primjer, ako trebate izraditi grafikon, trebat će vam više vremena da ga nacrtate slobodnim rukama nego ako koristite softver na računalu.
Ako zadatak uključuje pružanje informacija drugim ljudima, treba li to učiniti brzo ili brzina nije jako bitna? Slanje faksa i upotreba telefonske komunikacije gotovo su trenutni, dok slanje e-pošte ovisi o tome koliko vremena treba nekome da pristupi i pročita.
Prilikom poduzimanja zadatka također će trebati uzeti u obzir troškove i kvalitetu. Neka uredska oprema može proizvesti kvalitetnije dokumente, ali uz velike troškove to će trebati pažljivo planirati.
Smanjenje otpada
Važno je smanjiti otpad na minimum u radnom okruženju jer će performanse biti učinkovitije, a kupci / pacijenti će se osjećati ugodnije. Svim zaposlenicima treba pružiti odgovarajuću obuku, uključujući kako identificirati i umanjiti otpad.
- Korištenje e-pošte pomaže u smanjenju papirnog otpada jer se zapisnici sa sastanaka, bilteni itd. Mogu slati e-poštom osoblja umjesto da im se daju na papiru.
- Ako zaposlenik koristi pisač, trebao bi ispisati samo onu količinu stranica koja im je potrebna i, ako je moguće, obostrano ih obostrano obostrano tiskati. To se može primijeniti i kada se koristi fotokopirni uređaj.
- 'Električni otpad' također je vrlo važno smanjiti: računi će biti niži, a zgrada i okoliš ekonomičniji. Po završetku radnog dana treba isključiti sva svjetla, kao i računala i njihove dijelove (skeneri, printeri, fotokopirni uređaji). Centralno grijanje ili klima uređaj smiju se koristiti samo ako je potrebno.
Dnevnički sustavi
Tiskana kopija ili ručni sustav dnevnika često je u obliku uvezane ili prstenaste knjige. Dolaze u mnogim različitim formatima dana / mjeseca, tako da će prije odabira trebati uzeti u obzir koliko će unosa ući u dnevnik. Mane ovog sustava su mogućnost gubitka i uporaba papira. Prostor može biti ograničen u vezanom dnevniku što bi moglo dovesti do nejasnih unosa. To bi moglo dovesti do pogrešnog čitanja unosa. U mojoj organizaciji postoji jedan ili više zidnih planera u svakoj sobi za održavanje osoblja koji se redovito ažuriraju. Oni su korisni jer su im uvijek na vidiku. Osobna je odluka koristimo li dnevnik u stilu knjige ili ne.
Sustavi elektroničkih dnevnika mogu se stvoriti na računalu, telefonu ili električnom organizatoru. Na računalu postoji mnogo različitih programa koje možete koristiti za izradu dnevničkog sustava, tako da to ovisi o osobnim željama. Ako su dnevnički sustavi elektronički, uvijek postoji mogućnost šifriranja lozinkom kako bi se osiguralo da ih mogu pregledavati i uređivati samo osobe s ovlaštenim pristupom.
Prednosti dnevničkog sustava
Korištenje dnevničkih sustava omogućuje vam učinkovito planiranje i organiziranje vlastitog vremena kao i drugih. Ako su sustavi dnevnika dostupni ostalim članovima osoblja, to im omogućuje da znaju vašu opću dostupnost za sastanke, dane treninga i na mom radnom mjestu kada su njihovi administratorski dani. Dnevnički sustavi pomažu pri planiranju sastanaka i događaja jer ćete moći osigurati da se ništa s njima ne preklapa.
Pri naručivanju resursa često je dobro voditi dnevnik o tome što je naručeno, kada i koliko je naručeno. To pomaže upravitelju i vlasniku sitnog novca da prate koliko se često resursi troše, a moglo bi pomoći u rješavanju problema radi smanjenja rasipanja resursa.
Vrijedno je uključiti datume i vrijeme u sustav dnevnika. Treba ih slijediti s imenima ako je potrebno i informacijama o zakazanom sastanku ili događaju. Dnevnički sustavi uvijek bi trebali biti točni i točni te bi trebali sadržavati sve potrebne detalje.
Primjer sustava u uporabi
Dobivanje točnih podataka prilikom unošenja dnevnika je od vitalnog značaja. Unutar mog radnog mjesta koristimo softver nazvan 'SystmOne'. Sadrži vrstu elektroničkog dnevničkog sustava za rezerviranje termina i telefonske konzultacije. Važno je da su podaci o tome točni kako bi se izbjeglo sukobljenje termina, pomoglo se u zaštiti pacijenata, osigurao ulazak ispravnog pacijenta i kako bi liječnik ili službenik koji propisuje lijek znao mali sažetak u vezi sa simptomima / potrebama pacijenta.
Također imamo mogućnost vođenja vlastitih dnevničkih sustava za unos datuma sastanaka tima i dana treninga. Praćenje ovih datuma pomaže nam da slobodno vrijeme ostane dostupno. Prisustvovanje sastancima i danima treninga omogućuje nam komunikaciju s drugim kolegama, poboljšanje svih problema koje imamo u ordinaciji i pomaže nam da proširimo svoje znanje.
© 2015 Tasha Fox