Sadržaj:
- Informacijski sustavi i njihove značajke
- Pravni i organizacijski zahtjevi za informacijama
- Odabir podataka koje ćete pohraniti
- Osiguravanje točnosti podataka
- Formatiranje i pružanje informacija na vrijeme
- Odabir podataka koje ćete izbrisati
- Rješavanje problema s informacijskim sustavima
William Bout, putem Unsplasha
Informacijski sustavi i njihove značajke
Informacijski sustavi brinu, stvaraju, obrađuju, distribuiraju i pregledavaju podatke kako bi pomogli poboljšati učinkovitost i djelotvornost organizacije. Neki primjeri informacijskih sustava uključuju:
- Sustav za obradu transakcija (TPS): odgovoran za obradu poslovnih transakcija. Vrste transakcija razlikuju se među organizacijama, ali neki od primjera mogu biti naručivanje, naplata, čekovi, depoziti, sustavi za obračun plaća, sustavi rezervacija i kontrola dionica. Pomažu u održavanju, zbrajanju, mijenjanju i uklanjanju podataka.
- Informacijski sustav upravljanja: Pomaže u izvršavanju zadataka potrebnih za rješavanje problema i donošenje odluka. Oni pomažu upravljanju praćenjem podataka o izvedbi, učinkovitosti, računovodstvu i transakcijama. Neki primjeri uključuju sustave upravljanja prodajom, proračun, osoblje i kontrolu zaliha. Ovi podaci moraju biti točni i relevantni.
- Sustavi potpore odlučivanju: Pomaže menadžerima u donošenju odluka. Koristi unutarnje i vanjske resurse za analizu postojećih informacija i projiciranje učinaka. Oni pomažu u sažimanju izvještaja, prognoza i grafikona. Neki primjeri uključuju logističke sustave i tablice.
- Sustavi upravljanja odnosima s kupcima (CRM): Vlasnici poduzeća koriste sustave za odnose s kupcima za akumuliranje i praćenje aktivnosti kupaca, uključujući kupnje, nedostatke proizvoda i upite kupaca
- Sustavi poslovne inteligencije (BIS): Pružaju analize koje predviđaju buduće obrasce prodaje, rezimiraju trenutne troškove i predviđaju prihode od prodaje.
Pravni i organizacijski zahtjevi za informacijama
Važno je imati pravila koja se odnose na sigurnost i povjerljivost podataka, jer oni mogu sadržavati osjetljive podatke kao što su:
- Osobni rekordi
- Evidencija obračuna plaća
- Evidencija ljudskih resursa
- Financijski podaci
U pogrešnim rukama ove bi informacije mogle predstavljati prijetnju tvrtki i njezinim kupcima ili se koristiti za počinjenje prijevare, diskriminacije i drugih kršenja.
Postoje zakoni poput Zakona o zaštiti podataka iz 1998. godine koji bi, ako se ne poštuju, mogli dovesti do pravne radnje.
Odabir podataka koje ćete pohraniti
Organizacije ne mogu čuvati sve informacije koje dobiju. Pohranjivanje pogrešnih ili irelevantnih podataka ne koristi i zauzima dragocjen prostor, što otežava njihov pristup.
Prilikom donošenja odluka o tome koje podatke treba čuvati, odluka će prije svega ovisiti o pravnim zahtjevima koji se odnose na pojedinu vrstu informacija. Primjerice, zakonski zahtjevi navode da:
- Evidenciju o ljudskim potencijalima organizacija mora čuvati šest godina nakon završetka zaposlenika
- Evidencije o zdravlju i sigurnosti moraju se trajno čuvati
- Evidencija računa mora se čuvati između tri i šest godina, ovisno o vrsti organizacije
Podaci poput osobnih podataka koji se odnose na bivše kupce moraju se zbrinuti nakon što se više ne koriste. Slijedeći ove upute možete osigurati pohranu samo relevantnih podataka, što olakšava pronalaženje kad je potrebno.
Markus Spiske, putem Unsplasha
Osiguravanje točnosti podataka
Zakon o zaštiti podataka iz 1998. godine nameće tvrtkama obvezu osiguravanja točnosti osobnih podataka koje posjeduju. Podaci se uvijek moraju ažurirati ako je potrebno. Neki od načina za to uključuju:
- Korištenje redovito ažuriranih baza podataka i proračunskih tablica
- Postavljanje upozorenja na podatke o kupcima i zaposlenicima kako bi se osiguralo da će ih kontaktirati kada se sustavi ažuriraju
- Korištenje vanjske i unutarnje revizije
- Pregled i revizija vaših metoda prikupljanja podataka
Formatiranje i pružanje informacija na vrijeme
Informacije koje nisu dostavljene u ispravnom formatu morat će se formatirati prije upotrebe, što uzrokuje kašnjenje i stvara rizik od slučajnog mijenjanja podataka. Informacije koje se ne dostave u dogovorenim vremenskim okvirima mogu biti od koristi jer možda neće biti dovoljno vremena za interpretaciju podataka.
Odabir podataka koje ćete izbrisati
Organizacije postavljaju vlastite smjernice u vezi s tim kada i koje se informacije mogu izbrisati. Te smjernice ovise o vrsti i veličini organizacije, dostupnom prostoru u aktivnom ili trenutnom sustavu arhiviranja i vrsti podataka.
Podaci koji su nevažni, zastarjeli ili netočni mogu se izbrisati.
Podaci u arhiviranim datotekama mogu se izbrisati samo kada istekne njihovo razdoblje čuvanja. Osobni podaci neće se čuvati dulje nego što je potrebno. Odlaganje osobnih podataka kada više nisu potrebni smanjuje rizik da postanu netočni, zastarjeli ili nevažni.
Rješavanje problema s informacijskim sustavima
Problemi koji se mogu pojaviti u informacijskim sustavima i načini njihovog rješavanja uključuju:
- Podaci se ne pohranjuju na ispravan način. Na primjer: pogrešnim redoslijedom; čuvanje nepotrebnih datoteka; pohranjeni duplikati; i datoteke koje nedostaju. Način da se taj problem prevlada jest da organizacija postavi smjernice o tome kako pohranjivati podatke, što će brže i lakše dohvatiti podatke po potrebi. Menadžere treba obavijestiti kada nedostaju podaci, jer bi to moglo kršiti zakone o zaštiti podataka. Drugi način da budete u toku s informacijama jest da imate sustav koji redovito provjerava i odlaže nepotrebne informacije.
- Problemi s računalnim sustavima poput virusa. O njima treba obavijestiti IT menadžera ili IT tehničare.
- Unutar organizacija mogu doći do kvarova u komunikaciji zbog kojih se podaci ne prenose na ispravan način. To treba riješiti tim ili prijaviti menadžeru ako se ne mogu odmah riješiti.
- Većina organizacija koristi sustave za obradu transakcija za prikupljanje, pohranjivanje, obradu i iznošenje funkcionalnosti temeljnih operacija poduzeća. TPS informacijski sustavi prikupljaju podatke s korisničkih ulaza, a zatim generiraju izlaze na temelju prikupljenih podataka. Ti se sustavi koriste za obradu stotina transakcija i zahtijevaju da mnogi korisnici istodobno rade na istom skupu podataka. Ponekad to uzrokuje pad sustava. U slučaju pada, vitalno je da organizacija ima sigurnosnu kopiju svog sustava kako se podaci ne bi izgubili. Važno je da se pravila uspostave i slijede korak po korak kako bi se transakcija smatrala uspješnom.
Svrha pohrane podataka je da se čuvaju u sigurnom i sigurnom okruženju, u skladu sa zakonima o zaštiti podataka. Također je zakonski zahtjev za organizacije da čuvaju određene podatke.