Sadržaj:
- Različite vrste minuta
- Različiti stilovi pisanja koji se koriste u minutama
- Kako sortirati, odabrati i strukturirati podatke za izradu minuta
- Ispravan ton i upotreba profesionalnog jezika u nekoliko minuta
Fotografija Livingsta
Ovaj je članak jedan od skupine od tri osobe koja vode zapisnike (druga su dva radi sastanaka i zapisnika i uloge predsjedavajućeg sastanka i zapisničara. Ovaj članak objašnjava različite vrste zapisnika i različite stilove pisanja uzimanje minuta, razvrstavanje, odabir i strukturiranje informacija kako bi se stvorile minute i ispravan ton i upotreba profesionalnog jezika u pisanju minuta.
Različite vrste minuta
Postoje različite vrste zapisnika, a vrsta minuta koje napišete ovisit će o svrsi ili upotrebi zapisnika. Obično se na sastancima timova koristi jednostavna neformalna vrsta zapisnika, dok se detaljna formalna vrsta zapisnika piše ako su zapisnici za vanjsku publiku. Dakle, vrsta minuta ovisi o vrsti publike i svrsi.
U osnovi postoje tri vrste minuta:
- Doslovno zapisnici
- Diskurzivne minute
- Bilješke o akcijama
Doslovno minute:Doslovno znači „U potpuno istim riječima koje koristi pisac ili govornik“ ili „riječ po riječ“. Ovi se zapisnici koriste posebno kada postoji neka vrsta spora i svaka riječ govornika mora se zabilježiti. Koristi se na službenim sastancima odbora ili općim godišnjim sastancima ili u pravnim situacijama kada osoba bilježi raspravu riječ po riječ. Svi argumenti i komentari su zabilježeni. Obično će to biti situacija u kojoj je rasprava usmjerena na određenog pojedinca. Budući da to može biti naporan postupak, ovisno o osjetljivoj prirodi raspravljanih problema, osoba koja snima morat će koristiti audio snimač ili će morati koristiti stenografiju, a zatim kasnije otkucati bilješke. Prilikom snimanja zvuka mora se paziti da snimljeni komad ne dođe u ruke pogrešnih ljudi.Primjeri situacija u kojima se vode doslovni zapisnici su žalbe, javne rasprave, sastanci vijeća, disciplinski odbori, postupci za žalbe itd.
Diskurzivni zapisnici: Ove se vrste zapisnika koriste kada se održavaju formalniji sastanci poput sastanaka odbora ili odbora. Oni imaju glavni sadržaj rasprave i akcijske točke. Ovakve vrste sastanaka vjerojatno će imati vanjsku publiku koja će širiti informacije o kojima se raspravljalo na sastanku. Tako će zapisnici biti u obliku odlomaka, uredno u dijelovima i prema redoslijedu rasprava.
Vrlo je rijetko vidjeti ljude kojima se obraćaju njihovim imenima u ovim vrstama zapisnika, jer će radnje ili rasprave poduzimati odbor ili odbor i stoga će se u zapisniku spominjati kao odbor ili odbor. Zapisnik će voditi tajnik ili osoba u sličnoj ulozi, koja neće sudjelovati u raspravi, pa će stoga moći točno zabilježiti zapisnik. Tajnik će u ovom slučaju biti odgovoran za pripremu dnevnog reda, organiziranje sastanka, poput mjesta održavanja, osvježenja, praćenja akcijskih točaka, informiranja predsjedatelja i distribucije ostalih relevantnih dokumenata.
Akcijski bodovi: To su najčešće vrste zapisnika i obično se bilježe kao kratke bilješke s detaljima odluka i bilješkama o akcijama. Rasprave nisu detaljno zabilježene, već samo spomenute. Ovi se zapisnici vode na sastancima timova, raspravama u malim grupama, internim sastancima, raspravama o projektu itd. Kao što naziv implicira, ti zapisnici imaju samo popis odluka ili kratke bilješke s akcijskim točkama. Oni su usredotočeni na ishod i buduće akcije. Ima neformalni stil i može se zapisati kao nabrajanje, jer se samo interno cirkuliraju. Često zapisničar sudjeluje na sastanku u raspravama. Ove su minute jednostavne, mogu se brže zapisati i točne su. Ovi sastanci također imaju dnevni red, koji pripremaju administratori ili bilo tko tko je zadužen za sastanak.Postoje slučajevi kada jedan od sudionika samo zapisuje bilješke tijekom sastanka.
Sve navedeno su vrste minuta i najvažnije je koristiti svaki stil na odgovarajući i učinkovit način.
Različiti stilovi pisanja koji se koriste u minutama
Stil pisanja zapisnika najvažniji je zadatak u procesu vođenja zapisnika. Vođenje zapisnika znači bilješke vođene tijekom sastanka ili dok ste na sastanku. Morate zapisati na način koji ćete kasnije razumjeti prilikom izrade zapisnika. Ne postoji određeno pravilo koje se treba pridržavati, jer svatko ima svoj stil zapisivanja zapisnika.
Različiti stilovi pisanja koji se koriste prilikom odvođenja minuta su:
- Dobro je imati nacrt prema dnevnom redu, tako da vam olakšava vođenje bilješki ispod svake točke tijekom rasprave.
- Pripremite popis sudionika i označite ih dok ulaze u sobu, a to će vam dati i popis odsutnih ljudi. To će vam pomoći jer ne morate zapisivati imena svih polaznika jer to može potrajati i zbunjivati kad postoji velika grupa.
- Zapišite naziv sastanka, datum, vrijeme i mjesto sastanka, uključite stavke koje su iz nekog razloga ostale bez rasprave, jer će ih ubuduće trebati vratiti. Također ne zaboravite na kraju navesti datum i vrijeme sljedećeg sastanka.
- Ne pokušavajte uhvatiti sve osim ako to nisu doslovne minute. Slušajte pažljivo i zabilježite važne detalje. Ne pišite duge rečenice, samo zabilježite točke (bullet points) koristeći izravan jezik. Također izbjegavajte ponavljanje i budite konkretni.
- Ako bilježenje postane preteško zbog previše rasprava, unakrsnih referenci itd., Uvijek možete uzeti dopuštenje da vidite može li se sastanak snimiti na uređaju za snimanje zvuka. Provjerite jesu li sudionici toga svjesni. Ovo puno pomaže u razjašnjavanju stvari tijekom izrade zapisnika.
- Što se tiče doslovnih minuta, zapisujte sve riječi po riječi pod odgovarajuće naslove, jer će to biti korisno kada sastavite zapisnik. Za to trebate biti brzi pisac, a najbolje je znati stenografiju. Važno je zapisivati što više možete, a sve što nije potrebno možete izostaviti kasnije, jer ako izostavite određene podatke, možda ih se nećete moći sjetiti kasnije kad zapišete zapisnik.
- Za diskurzivne zapisnike zapišite važne točke za svaku raspravu kako biste se podsjetili na ono o čemu je raspravljano tijekom izrade zapisnika. Opet, najbolje je pisati pod odgovarajućim naslovima kako biste izbjegli zabune tijekom stvaranja minuta.
- Za bilješke o akcijama upotrijebite nabrajane točke da biste zabilježili važne točke. Možete koristiti predložak sa stupcima za raspravljenu temu, odluku i radnje
- Dobro je koristiti kratice dok pišete, čak i za imena članova, jer će to pisanje učiniti bržim. Obavezno upotrijebite kratice koje slijedite jer ostale kratice neće imati smisla kad kasnije budete gledali bilješke tijekom izrade zapisnika. Neki su primjeri, minute (minute), upravno tijelo (GB), priprema (priprema), važno (imp) itd.
- Uvijek zapisujte rasprave onim redoslijedom kako su se raspravljale, ali svejedno možete dobiti broj točke prema dnevnom redu. Na primjer, ako se o točki 7 dnevnog reda raspravljalo treće na sastanku, zapišite je kao treću raspravu, ali pored nje možete imati broj 7 radi lakšeg snalaženja u dnevnom redu.
Sve minute moraju biti sažete i točne, a da bi se to postiglo, bilješke moraju biti napisane točno u pravom redoslijedu i stilu. Omogućite pisanje bilješki što jednostavnijim obavljanjem nekih naprednih priprema prije sastanka, a ako pisanje bilješki bude išlo dobro, to će učiniti izradu zapisnika mnogo jednostavnijim. Zapisnici bi također trebali pomoći svima koji nisu mogli prisustvovati sastanku da shvate jasno što se dogodilo na sastanku, bez potrebe za još jednim sastankom radi pojašnjenja o istim raspravama.
Kako sortirati, odabrati i strukturirati podatke za izradu minuta
Izrada minuta sljedeći je zadatak u procesu vođenja minuta. Najbolje je zapisnike zapisati što prije nakon sastanka jer ćete se stvari bolje sjećati. Kada zapisujete zapisnik, ne treba uključiti sve ono što je zapisano tijekom postupka bilježenja. Trebalo bi biti dovoljno informacija kako bi ljudi koji nisu prisustvovali sastanku mogli pratiti i hvatati sadržaj bez zbrke ili potrebe za daljnjim informacijama. Zato zapišite glavne / važne točke.
Prvo što treba zapamtiti je brojanje minuta. Svaka točka o kojoj se raspravlja na sastanku ili svaka točka dnevnog reda o kojoj se raspravljalo sadrži kratku bilješku koja se naziva zapisnik. Zapisnik je zbirka kratkih bilješki. Zbog jednostavnosti čitanja i praćenja, kao i za referenciranje, najbolje je dati broj svakoj minuti.
Svaka točka dnevnog reda ili svaka rasprava treba imati objašnjenje (ako je riječ o diskurzivnim zapisnicima) ili kratku napomenu (ako su bilješke o akcijama) onoga o čemu se raspravljalo sa glavnim točkama rasprave, nesuglasicama, odlukama i postupcima. Dobra je praksa imati standardni predložak za zapisnike ako se sastanak povremeno ponavlja, jer će to pojednostaviti zadatak pisanja zapisnika. Sve točke dnevnog reda, koje su standardne, mogu se dodati predlošku zapisnika.
Standardne stavke svih minuta su:
- Naslov / naziv sastanka / odbora / odbora
- Datum sastanka
- Vrijeme sastanka
- Mjesto / mjesto
- Popis nazočnih - to su ljudi koji su pozvani na sastanak
- Popis isprika - ljudi od kojih su primljene isprike
- Popis odsutnih - ljudi koji su pozvani, ali nisu prisustvovali niti su im poslali ispriku
- Potvrda prethodnih zapisnika zajedno s datumom prethodnog sastanka
- Izmjene i dopune proizašle iz prethodnih zapisnika
- Pitanja koja proizlaze
- Sažetak rasprava, odluka i radnji
- Pitanja u tijeku ili odgođena ili dovršena
- Bilo koji drugi posao
- Datum sljedećeg sastanka
Za ostale stavke dodajte / izradite naslove na predlošku. Sada imate raspored sa naslovima za sve stavke o kojima se raspravljalo na sastanku. Sada pregledajte svoje bilješke i dodajte relevantne informacije poput rasprava, odluka i akcijskih točaka preko ili ispod svakog naslova, odbacujući nebitne informacije.
Strukturiranje zapisnika nije vrlo težak zadatak, jer postoji dogovoreni standard ili stil ili predložak koji se koristi za zapisivanje zapisnika. Struktura zapisnika također ovisi o dnevnom redu jer se zapisnici zapisuju redoslijedom kojim su se raspravljale o točkama dnevnog reda.
U slučajevima kada su na sastanku odobrena izvješća ili politike ili postupci, oni se moraju priložiti zapisniku. Kada minute imaju privitke, napomena Att pojavljuje se na margini zapisnika. Na naslovnoj stranici priloga navodi se i naziv sastanka ili odbora ili odbora, datum sastanka i stavka u zapisniku kojem prilog pripada. Ovaj prilog mora se podnijeti zajedno s zapisnikom nakon odobrenja.
Nakon što sastavite zapisnik, on se može poslati predsjedavajućem radi pojašnjenja, a zatim i odobrenja. Nakon odobrenja sa stolice mogu se podijeliti relevantnim ljudima, to jest ljudima koji su prisustvovali i ljudima koji trebaju izvršiti odluke. Može biti korisno ako je uz zapisnik priložen popis akcija zajedno s datumima rokova, tako da pojedini ljudi mogu lakše postupiti prema njima.
Ako ljudi nakon distribucije zatraže ispravke, mogu se zabilježiti i odvesti na sljedeći sastanak kako bi ih predsjedatelj mogao provjeriti i razjasniti zajedno s ostalim članovima koji su prisutni na sastanku. Tek nakon što se izvrše sve promjene, zapisnik se dogovara i potpisuje kao točan.
Ispravan ton i upotreba profesionalnog jezika u nekoliko minuta
Dok piše, ton pisca je vrlo važan, jer ovo prenosi poruku i pokazuje stav ili osjećaje spisateljevog spisa prema predmetu i utječe na čitatelja. Odgovarajući tonovi koji se koriste ovise o tome tko je publika i ovise o napisanim informacijama.
Zapisnici su profesionalni dokumenti koje ne mogu pregledati samo interni ljudi, već ih može pregledati bilo tko izvan organizacije, čak i ako je to interni sastanak u vrijeme kada su u pitanju pravne stvari. Stoga ih je važno zapisivati na profesionalan način koristeći ispravan profesionalni / formalni ton i jezik. Također pripazite da dokument sadrži kratke i jasne rečenice koje se drže poante i koristite jednostavne riječi koje su lako razumljive.
Zapisnici trebaju biti napisani u prošlom vremenu, jer se radi o sastanku ili raspravi koja se vodila u prošlosti. Upotrebljavajte pasivni glas gdje god možete dok zapisujete minute, jer će to eliminirati upotrebu imena bilo koje osobe, ali uporaba samo pasivnog glasa neće imati smisla i otežat će razumijevanje. Zato uvijek koristite kombinaciju aktivnih i pasivnih glasovnih rečenica dok zapisujete zapisnik.
Zapisnici sadrže detalje o tome o čemu je grupa članova raspravljala i odlučila na sastanku, pa je stoga zapisnik najbolje napisati kao treća osoba. Na taj se način ograđujete od svog pisanja i stvari zapisujete neutralno. Upotrijebite izraze poput: „predsjedatelj je to izjavio“, „zabilježeno je“, „odbor je to odlučio“, „odlučeno je“ itd. U slučajevima kada je točke iznosila određena osoba ili kada je sporazum postigao pojedinca, važno je navesti tu osobu i što je rekla, jer će to pomoći za buduće reference.
Izgovorene riječi na sastanku ne bi trebale biti napisane točno u zapisniku, već ih treba pretvoriti u drugi jezik koji je prihvatljiv za profesionalne dokumente. Ako su članovi na sastanku koristili sleng, nemojte ih uključivati u zapisnik, već ih zamijenite odgovarajućim riječima. Ako nisu bitni za odluku ili nisu važni, samo ih izostavite. Slično tome, kada se na sastancima javljaju argumenti ili nesuglasice, nemojte ih zapisivati kao argumente, već upotrijebite alternativne izraze poput „izraženi su različiti stavovi“ ili „izražena su različita mišljenja“. To ne precizira osobu koja se nije slagala, ali čitatelju govori da je došlo do rasprave zbog neslaganja.
Upotrijebite fraze ili riječi poput "zabrinuti", "istaknuo je direktor", "odbor je objasnio", "glavni izvršni direktor zatražio", "izrazio zabrinutost zbog", "predložio sastanku", "pokrenuo pitanje", itd. Sljedeća točka koju treba primijetiti jest provjera pravopisa, gramatike i interpunkcije. Ne oslanjajte se samo na provjeru pravopisa i gramatike na vašem uređivaču dokumenata. Najbolje je ručno pročitati zapisnike nakon što ste ih sastavili, a također nagovorite drugu osobu da pročita i odgovori.
Nadam se da vam je ovo bilo od neke pomoći. Hvala na čitanju. Molimo vas, ne ustručavajte se kontaktirati me sa bilo kakvim upitima ili bilo kakvim povratnim informacijama u vezi s ovim čvorištem. Ako smatrate da ne pokriva relevantne teme, molimo vas da povratne informacije!
Hvala vam.
Livingsta